归档文件整理流程和方法.doc

归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准归档文件整理规则(DA/T 222015)的规定，结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。第一步:收集文件收集,即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。收集中应掌握的原则是：“以我为主,突出重点”,即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文.对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全,另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分)，不带底稿的文件收集一套按字号排列(即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本,以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等.第二步：组件归档文件一般以每份文件为一件.特殊的如正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件; 中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件(作为文件附件时除外）；简报、周 报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或 发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件.对这些特殊的归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原 件在前,复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中 文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前,发文稿纸和定稿在后。第三步：分类立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。单位可能沿袭以前保管期限年度或保管期限-年度-机构三级分类方法进行分类。 1、按保管期限分类 即将文件按划定的保管期限分类。对照国家档案局8号令和本单位制定的文书档案保管期限表划定文件保管期限:永久、30年或10年。具体方法是:本单位文件,重要的定为永久，一般的定为30年或10年；上级文件，特别重要的政策法规文件定为永久,一般规定、办法、实施细则定为30年，其他文件定为10年；下级和平级单位文件特别重要的定为30年，一般文件定为10年。2、按年度分类 即将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报 表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度.跨年 度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归 档年度，并在附注项加以说明. 3、按机构分类 即将文件按其形成或承办机构分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。规模较小或公文办理程序不适于按机构分类的立档单位，可以采取保管期限-年度进行二级分类。第四步:排列 归档文件一般按时间结合事由排列.同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。第五步:编页纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。编制页码应见字为页(文件中有图文的页面亦为一页）,逐页编制，可用打号机或铅笔分别标注在文件正面右上角或背面左上角（正反两面印制时背面）的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变，不再重新编制.第六步：编号归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号,档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、 简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码保管期限年度-机构(问题）代码件号. 上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“”隔开，如“0066-WSY 2017BGS-0001”。档号应按照以下要求编制： 1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号,用 4 位数字标识,不足 4 位的，前面用“0”补足。 2、档案门类代码保管期限:归档文件档案门类代码由“文书”两位汉语拼音首字母“WS”标识,保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y、“D30、“D10”标识.3、年度:年度为文件形成年度,以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年。4、机构代码:机构代码采用 3 位汉语拼音字母，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构分类的，应省略机构代码,如“0009WSD30-2017 0028. 5、件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识, 不足 4 位的,前面用“0”补足,。 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容,特殊情况无位置加盖归档章的可在文件首页前另附纸加盖归档章并填写相关内容（此附页不算页数）。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项，机构（问 题）可以作为选择项（见附录 A 图 A1)。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构按照上面讲的编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录 A 图 A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使 用“永久”“30 年”“10 年”简称标识，机构也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录 A 图 A3）。第七步：编目归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录，编目应准确、详细，便于检索。归档文件应逐件编目来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注九项内容。1、序号：填写归档文件顺序号，即件号,用阿拉伯数字表示。 2、档号:档号按照上面所讲的要求编制。 3、文号：即文件的发文字号.没有文号的，不用标识。 4、责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。注意责任者要用全称或规范化简称,责任者为个人的最好加括号注明职务或职称。5、题名：即文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的， 应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“ ”.6、日期:文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如 19990909。 7、 密级：文件密级按文件实际标注情况填写.没有密级的，不用标识。 8、页数：编页时所编制的每一件归档文件的总页数。9、备注：注释文件需说明的情况,若无可不填. 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制，目录表格采用 A4 幅面,页面宜横向设 置(见附录 B 图 B1).归档文件目录除保存电子版本外，还应打印三份纸质的,一份交档案局留存，一份装入档案盒内，一份装订成册.装订成册的归档文件目录，应编制封面(见 附录 B 图 B2）.封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立 档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可区分保管期限装订成册。第八步:装订归档文件一般以件为单位装订，装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、 不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。已破损的,予以修复；字迹模糊或易退变的,予以复制；幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠，幅面过小的文件，应粘贴在A4纸上.还要去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，可使用缝纫机轧边装订或直角装订（见附录 C 图 C1、图 C2），文件较厚的，使用“三孔一线”装订.第九步：装盒将归档文件曲分开不同年度、保管期限、机构然后按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。档案盒应采用无酸纸制作.档案盒封面应标明全宗名称.档案盒的外形尺寸为 310mm220mm(长宽）,盒脊厚度可以根 据需要设置为 20 mm、30mm、40mm、50mm 等(见附录 D 图 D1）。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号 等必备项,并可设置机构（问题)等选择项(见附录 D 图 D2、图 D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制.备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期 （见附录 E). 1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况. 2、整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。3、整理日期：归档文件整理完成日期。4、检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章.5、检查日期:归档文件检查完毕的日期.第十步：排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频 繁倒架.我们一般将每年形成的档案按保管期限依次上架，在柜架上的排列顺序为:从上到下，从左到右.上面这十步是纸质文件归档的流程和方法，按要求单位产生的原生电子档案也就是纸质文件相对应的电子文件也应一并归档，同时送档案局一份备份。 归档电子文件的整理要求：1 、归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目的方法与上面纸质文件的相同。 2 、归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照数字档案室建设指南(2014 年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等标准执行. 3 、归档电子文件整理,应使用符合数字档案室建设指南（2014 年）、GB/T 18894 等标准的应用 系统。 9