PDCA闭环与会务工作(表格版)电子教案.doc

PDCA闭环与会务工作PDCA（Plan-Do-Check-Action）是一个质量管理概念,意即策划实施检查改进。按照流程规划（P）流程执行（D）流程检查（C）流程优化（A）的模型来展开。项目内容目的规划（P）制定详细周密的计划和方案1. 会务分工2. 会场布置3. 设备调试4. 会议资料准备5. 会议用品准备6. 会场秩序维持7. 与会人员签到实现途径、预期目标、达到效果，以及对规划内容的梳理例如，在筹备一次地税系统工作会议时，我们把办会流程和往年作了一个列表式的比较，在逐一对照检查中，我们在告知会议座位表环节梳理出了三个方案的优劣：一是会场前张贴座位表（花钱少，但容易让参会人员堵在会场外）；二是在微信平台发布会议座位号（不花钱，但不是每个人都用微信）；三是通过短信系统告知参会人员具体座位（效果好，但工作量大且易出错）。考虑到流程梳理的目的就是尽可能简化，我们最终选择了第二个方案，对没有微信的参会人员，配合采用第一方案。 项目内容目的执行（D）准确、严格地执行1. 灵活应对和处理会议中出现的意外事件；2. 在会前，还要对布置的工作逐一进行梳理，未完成的要及时跟进，消除方案实施过程中的偏差；例如，某次会议有签订责任状的议程。流程安排A负责把两类责任状按一式三份分好。会前B临时有事找A帮忙，A便把分责任状的任务转交给C。回来后，由于A还兼顾统筹前台引导工作，认为分责任状的事情已有C在负责了，就没有关注落实情况。而C以为责任状已由A分好，签订时直接拿出去就行了。好在会前会务组对各环节执行情况进行审查时发现了这一疏漏，及时进行了修正。项目内容目的检查（C）会务工作进行检查和总结1. 对经验的总结2. 对问题的分析3. 对改进措施的探讨，制定出短期纠正措施和长期预防机制，以防止类似事件重复发生4. 对会议资料的归档，形成尽可能完善的资料汇编，便于今后查询。是一个发现问题、解决问题和积累经验的环节。例如，在一次表彰大会后，对照会务方案和实际流程进行检查，发现颁奖环节不够顺畅。先进代表上台领奖时，接受奖状后转身的方向、拿着奖状合影时奖状的摆放位置、每组代表在主席台停留合影的时间，以及领奖后退下主席台的方向等具体细节，由于会前没有进行统一，因此颁奖时主席台上出现了不协调的情况。这提醒在以后的类似会议中，这一环节需要多加注意并进行详细设计。项目内容目的优化（A）对会务工作的流程进行改进和完善每次会议结束之后都要及时进行总结，在必要的时候对已有的工作流程、工作规则和服务指南等进行修订增补，使之更加科学、规范。把经验和教训变成制度性的东西固化下来，使会务工作愈加精简与高效。例如，某次年度会议结束后，我们安排专人就会务质量分别征集领导、与会代表和办会人员的意见和建议。有同事反映在会议进行中某个环节临时急需人手帮忙，但不方便打电话，建议引入某软件手机客户端，通过共享协作的方式，标注每一环节完成进度，发出求助需求，让承办者随时掌握会务工作的进程。建议采纳后，这个软件得到利用，给以后的会务工作提供了很好帮助。（如，建立微信群）很多时候，我们在会务工作中往往更关注规划（P）和实施（D），容易忽视检查（C）和优化（A）。如果对后两个环节给予充分重视，形成一个完整的PDCA闭环，办会效率就会得到有效提升。（文章摘自秘书工作杂志2016年第2期。原题目：用PDCA闭环理念提升会务工作效率；作者：庞麒铭）