行政办公管理指引.doc

日常接待工作管理规定第一条 目的为促进工作的规范化，进一步提高公司日常接待的管理水平，制定本规定。第二条 客户接待分类 1、贵宾接待 贵宾接待主要是指对公司的重要客人、公司的重要客户、外宾及相关政府相关部门及领导的接待。2、业务接待业务接待主要是指对营销客户洽谈等的接待。3、普通接待普通接待主要是指对一般来访客户的接待.第三条 接待场地1、客人来访时要进行来访登记，登记后前台工作人员要立即通知被来仿者；2、如来访客人为贵宾且人数较少时，安排到贵宾室等候，如人数较多时统一安排到会议室等候，业务接待或普通接待视来访人数安排至会议室或洽淡室。3、接待场地环境要求1）物品摆放整齐，且表面无灰尘2）地面干净无污物,室温适宜，灯光合适.第三条 相关部门职责及程序1、贵宾来访相关领导需提前1天通知管理部部提前准备接待事宜；管理部在得知有贵宾来访前,管理部要落实人员做好必要的安排:1）清扫、整理接待场所，备好茶水(水果鲜花需要请提前1天告知）；2）按公司相关领导的指示安排车辆接送，预订客房、客人返程机(车)票、就餐等。3）准备公司资料及通知相关人员陪同客人。2、业务接待及普通接待1）一般由相关业务部门自行安排接待,管理部行政人员随时提供协助。2）如需就餐,相关业务部门应及时通知管理部行政人员。第三条 前台礼仪规范为规范前台接待的形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象,特制定本规范。1、仪容规范1)前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；保持口气清新,以适合近距离交谈；2） 指甲修剪整齐,不涂抹鲜艳的指甲油,不宜使用浓郁的香水。3）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨.2、电话接听礼仪规范 1）电话接听：接电话中，要勤说“请问”、“对不起、“请稍等”之类的谦词。 2) 在电话玲响后的第二、第三声的时候接起电话。首先要说：“您好，盛业金融集团，请问有什么可以帮到您”，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了”。 3) 做好电话记录：前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下几点：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行 。 4) 礼貌挂断电话：通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗”或者“还有什么要吩咐的吗”要表示感谢，并让对方先挂断电话。会议管理制度第一条 目的为进一步规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理规范化、制度化，特制定本制度.第二条 会议规范1、 凡是会议,必有准备会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议主题、会议主持人、会议记录人员、会议资料准备等。2、凡是会议，必须守时开会请设定时间，尽量准时开始、准时结束;一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放,以免影响其他议题。3、凡是会议，必有主题和记录。1）开会应有明确的会议目的；2）会议应有一个准确完整的记录，各项决定要有具体的执行人员及完成期限。4、凡是会议，必有结果。开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来.5、凡是会议,必有事后追踪1)“散会不追踪,开会一场空“,对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟通调整,确认各项决议都能完成.第三条 会议室纪律1、开会前2-3分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退.2、会场内严禁吸烟、未经批准，不得在会议期间进行私自讨论 。3、参会人员因特殊原因不能按时参会的，请提前知会会议召集人。4、会议期间应将手机设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的电话需离开会场,请知会会议主持人处理完毕后及时返回。第四条 会议室使用制度1、会议室的使用由管理部负责管理及协调,如公司有重要客人来访及总经理紧急召开会议，优先安排会议室；一般情况下,会议室按照申请的先后顺序使用.2、会议室使用需提前0.5-1天通知前台预留，并告知相应的时间段;如需准备水果、鲜花也一并告知前台。3、需要使用视频会议系统或相关电子设备的，请提前一天通知IT及异地使用方，做好相关安排；4、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请;应在所预约的时间到达会议室,如超过30分钟未到达，管理部有权对会议室的使用另作安排。5、离开会议室前，请收拾好自己的物品，椅子归位,关闭好会议室的灯光和其他设备。办公室管理规定第一条 员工仪容、仪表要求1、上班时间保持情绪饱满,精神愉悦.2、头发需保持清洁，发型自然整洁，严禁头发脏乱及发型另类怪异.3、面容整洁,女性化妆宜淡妆,保持自然、和谐、庄重、活力的风格，禁止浓妆、怪妆。不得使用香味浓烈的香水。4、保持指甲卫生，女性不得涂沫颜色浓重夸张的甲油。5、饰品佩戴应得体，禁止佩戴不符合职业形象的其它装饰品。第二条 员工着装要求1、工作时间着装应简洁大方，符合职业形象，应穿着正装或职业便装,参加接待、大型会议等正式场合必须着正装。2、着装时要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制内容颓废或不健康的文字和图案。禁止将衣服随意搭在肩上或围在腰间。3、男员工衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，禁止穿无领T恤、短裤、背心上班.4、女员工不得穿着暴露服装、超短裙、奇装异服及有透视效果的服装。5、上班期间不得穿着拖鞋、休闲鞋类进入办公区域.第三条 员工日常工作行为规范1、办公区请保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏等与工作无关之事。2、工作中请匆擅自查看他人电脑、翻阅文件、资料、报告等材料。3、请勿在办公座位上吸烟。第四条 公共办公区域规范要求1、请自觉维护办公环境的整洁和干净，请勿在公共办公区域吸烟.2、下班时请将重要文件收拾好，做到桌面整洁、办公椅归位。请勿私自挪动办公区域内的办公家具、办公设备及公司绿植。 3、下班时，所有员工请关闭好自己使用和负责的电脑等设备，如果你是最后一个离开公司,请检查所有的灯、打印机、饮水机等无需夜晚工作的电源。4、常规情况下消防门处于关闭状态，非危急情况，请勿从消防门进出！5、空调温度调节注意事项：最高温度不高于28度，最低温度不超过17度，调动的幅度2度以内.6、请各自注意保管好统一配备的移动柜钥匙，避免丢失.7、各个部门主管负责监督本部门所在的办公区域。第五条 茶水间、洽淡室、贵宾室规范要求1、茶水间1)如饮用机的饮用水已使用完，请最后一位同事及时关闭电源或主动换水，遇桶装水已没库存，请及时通知前台。2）请保持茶水间桌面清洁，垃圾丢入垃圾桶，勿用桶装水清洗杯子；茶水滴到桌上请及时清理，以免留下茶迹。3)员工自带午餐可用公司为员工提供的冰箱、微波炉，使用时请参照上面贴的使用注意事项；饭盒以及装饭盒的袋子，请勿放置桌面。4）下午茶试行期间，时间初步定为下午16:00，一人一份。2、洽淡室1）暂定洽淡室为午餐用餐场所，用餐后请把桌面收拾干净，桌子摆放整齐及关闭灯光.2）面谈或会客使用后洽淡室后请关闭灯光.3、贵宾室1)接待客人如不可避免要吸烟，请打开抽风机，离开时请关闭。第六条 公司行政服务1、 的士呼叫服务，电召电话:83166666，83938000，96511；2、 公司在前台备了药箱，针线盒以及女性卫生用品，以便紧急之需；3、 泊车卡：需办理泊车卡的员工，可到前台咨询办理.4、 机票咨询:如需私人订票，前台提供协助查询航班信息.5、 私人快递邮寄.办公用品管理规定第一条 目的为保证办公用品的有效使用和妥善保管、规范办公用品的管理和流程、节约成本,特制定本规定。第二条 办公用品范围主要包括：A4纸、签字笔、涂改液、计算器、文件夹、订书机、剪刀、文件夹等.第三条 办公用品的购买及入库1、常规性的办公用品由管理部行政人员统一购置办公用品,统一备存,各单位/部门请勿随意自行购置。2、非常规或其他偶然性使用物品，如验抄机、电风扇、电子配件、烧水壶等;对非常规的办公用品，需求部门需提前填写“办公用品采购申请表”（附表1），交由部门主管审核,价值300元以上的，需管辖高管审核。3、办公用品送至后，管理部行政人员负责核对所送货单上的单价、数量、规格是否与申购的相符,确认无误后填写入库单验收入库，登记入帐。第四条 办公用品领用和管理1、办公用品的领用和管理由管理部行政前台负责，常规的办公用品，员工直接到前台领取，并在“办公用品领用登记表”做好登记。2、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品。3、员工应自觉爱护公司财产、节约使用办公用品。4、使用中的办公用品出现问题及故障，使用人直接告知前台，由管理部负责退换、保修、维修等事项。5、员工离职时，应将剩余办公用品一并交给管理部。第五条 办公用品盘存办公用品，每月清点一次,清点工作由管理部负责。清点要求做到帐物一致，如果不一致要查找原因,使两者一致。附表1 办公用品采购申请表名片管理规定第一条 目的为使公司名片统一规范化,强化公司对外形象管理及展示,特定本规定。第二条 适用范围 适用于集团各单位/部门名片制作和使用管理.第三条 名片印制范围各单位总经理、副经理、各部门经理/主管成员、因工作需要对外联系业务人员。第四条 名片印制要求管理部对集团名片实行统一管理，集团名片版样统一规格，各单位参照集团的格式样版制作，确保字体、字体大小、格式、纸张、颜色需一致。第五条 名片申请流程及规定1、 需印刷名片的员工，应镇写名片制作申请表，申请人应明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话、传真、邮箱等,2、 申请表经部门主管审核后，传至HR审核,最后交由管理部行政前台制作.3、审核时应检查申请人职务是否与名片申请单上的相符，因工作需要使用比实际较高的职务头衔，需分管高管或总经理审核。第六条 名片的使用及注意事项1、员工辞职时请将剩余名片交回管理部，行政前台进行粉碎销毁。2、由于名片内容信息发生变更时,应及时通知管理部印制更新新名片,行政前台将未使用完的名片旧名片全部收回。3、交往中,员工应掌握名片递送礼仪与交换规则，维护公司形象。附表1 名片制作申请表收发快递管理规定第一条 目的为了规范公司发快递管理，防止快递丢失节约快递成本，提高工作高率，制定本规定。第二条 寄件流程及规定1、寄件时所注明邮物品的性质与紧急程度,合理性选择快递公司。紧急件、贵重件类选择：顺丰或EMS，普通件:发一般的快递如圆通、申通、韵达等。2、寄件时到前台领取及填写快递单，寄件人用正揩清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话等）。3、寄件人填写快递单后将快递件交由前台核查,核查内容包括：是否为私人件，快递单是否填写正确,核查完毕后通知相应的快递公司收件，由前台保留寄件单据。4、公司寄件由公司承担费用，私人件由个人承担,严禁公费邮寄私人物品，一经发现将严惩.5、保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件须进行保价。第三条 前台收件规定1、不需要支付到付快递费的收件由前台签收、登记后，及时通知收件人签字领取。2、需支付到付快递费的快递收件,前台及时联系收件人确保是否为公司件并支付其费用.3、前台签收所有公司快递件必须进行登记,并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相关人员代签.4、公司所有的寄件快递单统一由前台保管（保管期为一年)，便于对帐和查询。第四条 遗损件索赔寄(收）件人发现所寄(收）快递发生遗失或损失的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔。飞机票、火车票及酒店预定规定第一条 目的为进一步明确预定机票、车票及酒店的预订管理工作，提高工作效率，规范费用支出，特制定此管理规定.第二条 飞机票的预定规定1、飞机票、火车票的归口部门为管理部，具体负责人为前台文员.2、员工因公出差需预定飞机票时，将审批后的出差申请单交由前台统一预定。如遇特殊情况临时出差急需订票，需上级领导邮件或致电前台，前台确认后方可预订，出差回来后需要补上出差申请单 .3、员工在申请订票时须告知前台个人证件信息、出发时间等相关事项，前台查询航班后把相关信息反馈给订票人.4、员工非因公外出所需订票,前台可协助订票，机票费用由本人支付，公司不予办理报销。第三条 火车票的预定规定原则上由个人自行网上预订或窗口购票并支付其费用,特殊情况外，可由前台预订，出差回来后订票人需把火车票票据及时交至前台报销，个人原因遗失票据的，其费用将在工资中扣除。第四条 酒店预定规定1、管理部的相关行政人员负责找寻与公司合作的酒店并签订相关的优惠商务协议.2、员工出差或有接待需要求的单位/部门优先安排已签订的酒店，相应的酒店接洽由当地行政人员负责，如当时没有相应的行政人员则由所属单位的行政人员负责。3、所有预定的酒店原则上费用先行垫付，回司后自行报销。如遇特殊情况需挂公帐的，需要提前1天通知相关管理部的行政负责人协助办理。固定资产管理办法第一条 目的 为加强对公司固定资产的管理,掌握固定资产的构成与使用情况，确认公司财产不受损失，特制定本制度。第二条 界定标准1、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的。2、单位价值较高（一般在2，000元以上)，使用年限超过一年，办公家具无论单价多少均列入固定资产。3、以下物品均也列入固定资产进行管理： 打印机、照相机、复印机、一体机、传真机等办公室固定使用的电子设备无论单价多少均列入资产管理； 机械、运输工具和其他与经营有关的设备等； 采购价格在1000元以上的均列入固定资产管理。不具备以上条件的，使用年限在一年以上的资产作为低值易耗品，仿照固定资产进行管理。第三条 固定资产分类1、电子设备。包括各种办公及文字处理设备,如电脑、相机、投影仪、集线器、摄像机、PC服务器、不间断电源、防火墙、服务器、小型机、视频会议系统、机柜、计算机存储设备、路由器、网络设备、复印机、打印机、扫描仪、装订机、传真机及其它办公、通讯及文字处理设备等。2、交通运输设备。包括各类业务用车、管理用车等。3、办公家具。4、无形资产。包括软件、土地使用权及其他。第四条 固定资产编号编号原则:板块代码+地区代码+财务系统自动生成代码1、盛业金融集团 板块代码：FG2、盛业商业保理 板块代码：FA3、盛业国际能源 板块代码：RE4、盛业融资租赁 板块代码：LE第五条 固定资产的管理管理部作为固定资产的主要管理部门1、应设置固定资产实物台帐，建立“固定资产卡片”2、对固定资产进行统一分类编号,定期组织对固定资产的清点，做到帐、物合一。3、财务部负责固定资产综合核算，全面掌握固定资产的增减情况,以及正确认计提折扣等财务核算.第六条 固定资产添置及入库登记1、 需要添置固定资产的各单位/部门，应填写固定资产购置申请表，经部门经理、财务部审核及总经理签字批准后交由管理部进行相应的采购.2、 固定资产到达使用单位后，管理部和使用部门共同验收，对固定资产核查、清点，并填写入库单.3、所有资产验收后须入库登记、填写固定资产卡片，更新台帐，落实使用负责人.第七条 固定资产的调拨1、固定资产在公司内部员工之间转移调拨，需填写“固定资产调拨申请单”报调出单位的部门负责人、总经理批准，由管理部与调拨双方办理调拨手续。2、调出和调入部门、财务部、管理部门各存一份复印件。第八条 固定资产的维修各部门一旦发生固定资产故障，应立即停止使用,由管理部进行维修的协调与安排。第九条 固定资产停用、报废报废原则：1、超过使用年限、自然损耗造成性能降低，主要部门损坏，无法修复的.2、设备因产品质量低劣,不能正常运行，又无法改造利用.3、多次维修，费用超过设备原值50以上的.报废手续:1、当固定资产严重损坏,没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请表”并写清各项内容及报废原因，交由固定使用部门负责人、财务部、总经理审批，审批后交给管理部。2、固定资产管理部门对实物进行处理，处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将结果书面告知财务部.第十条 固定资产盘点1、为加强对固定资产的管理，确认帐物合一，帐帐相符，公司定于每月对资产进行一次实物清点清点工作由管理部组织。2、清点完成后,管理部应编制“固定资产盘点表，交由财务部核对。第十一条 固定资产管理员变更时,须首先完成辖区固定资产的实地盘点，完成交接手续。附表一固定资产购置申请表附表二 固定资产调拨申请单附表三 固定资产报废申请表 集团管理部 2014-0603