企业进销存管理系统操作手册样本.doc

i6/Intfi进销存管理系统实施手册运作体系文件

文件编号： NG – i6/Inti/进销存
起草部门： 用户支持中心
撰 稿 人：
发版日期： 11月 30日
版本标识： 1.0 版

杭州新中大软件
保密文件 内部使用

目 录

第一部分 进销存业务管理项目实施前准备 2
第二部分 进销存业务管理项目需求调研 6
第三部分 处理方案设计 8
第四部分 运行和维护 10
第五部分 项目验收阶段 13

第一部分 进销存业务管理项目实施前准备
1．目标
1．1 确定项目标范围、目标和方法。
1．2确定项目标工作计划。
1．3进行项目标总动员及确定项目组织
1．4确定关键必备文档。
2．工作程序
2．1 确定项目标范围、目标和方法：
*项目标实施范围：目标，里程碑，成功原因
*项目标实施方法：管理，环境，其它业务需求
*尤其技术处理策略：关键、关键技术处理策略、
*项目标实施政策，风险和假设
*验收标准和需求改变管理
2．2 确定项目标工作计划：
统一计划，模块分步分阶段实施
总体需求调研

总体处理方案设计

第一阶段具体方案设计
第二阶段具体方案设计
第**阶段具体方案设计
第一阶段模块实施上线
第一阶段模块并行运行
第一阶段模块实施验收
第二阶段模块并行运行
第二阶段模块实施验收
第二阶段模块实施上线
第**阶段模块并行运行
第**阶段模块实施验收
第**阶段模块实施和上线

2．3 项目实施前动员和培训
2．3．1管理层培训班
培训对象：决议层、关键行政管理层
培训内容：项目标目标及意义、讨论项目标阶段计划、项目需要管理层相关配合工作、
项目组员组需要权力、项目组员组需要调用资源
培训目标：确定项目组织结构、项目组员组及其权力
培训步骤：
确定培训目标
进行培训准备
发放培训通知
培训签到
培训实施
培训总结和纪要

关键检验点：项目实施组《通知》相关领导签收；
准备培训环境确定
培训纪要相关和会领导确定
2．3．2项目实施组织—项目实施组织机构确定
项目组织目标：建立一套完善组织机构来领导和实施项目标实施，确定组织结构及对应职责，确保系统实施过程顺利高效进行。
项目组织结构框架：
@依据项目实施和组织关系:
用户方 新中大企业
新中大经营主管

总经理（厂长）

领导委员会

管理咨询

新中大项目经理
项目责任人

项目关键组

项目小组组员
（高级顾问
技术支持
软件产品
用户培训）

项目职能组
项目职能组
项目职能组

项目实施和组织关系
整合项目实施组织机构：

高级管理咨询小组

项目实施关键小组长

外部管理实施咨询
新中大项目实施小组

教育和培训职能组
数据处理实施职能组
各管理职能实施组
软硬技术实施职能组

各实施项目小组

项目实施领导委员会

2．3．3项目实施动员大会
会议对象：项目实施全部参与人员
会议内容：项目标目标及意义、讨论项目标阶段计划、项目需要相关配合工作、
项目组员组权力、项目组员组需要调用资源
会议工作步骤：
确定会议目标
进行会议准备
发放会议通知
会议签到
会议实施
会议纪要

关键检验点：项目实施组《通知》相关领导签收；
准备会议环境确定
会议纪要相关和会领导确定

2．4确定项目实施阶段计划
2．4．1方法：必需完成什么？（What） 项目参与组员?（Who） 实施方法？（How）
期限？（When） 所需要成本？（How much） 所需要资源？
2．4．2阶段：初步确定项目实施阶段，能够根据WBS：Work Breakdown Structure等方法进行
阶段
工作专题
具体内容
第一阶段

第二阶段

第三阶段

2．4．3项目实施计划甘特图：能够采取MS Project等工具编制项目实施进度控制表，标明项目进度时间、进度、里程碑等内容，如：

阶段标志
第1段
第2段
第3段
第4段
第5段
第6段
第7段
第8段
第9段
第10段
项目准备

项目调研

项目计划

项目上线
基 础 培 训

基础数据组织

初始数据验收

操 作 培 训

软件正式上线

并 行 阶 段

报 表 出 具

项目验收

3．控制表单
i6_intfi_00_01001：
i6_intfi_00_01002：
i6_intfi_00_01003：
i6_intfi_00_01004：
i6_intfi_00_01005：
i6_intfi_00_01006：
i6_intfi_00_01007：
i6_intfi_00_01008：
i6_intfi_00_01009：

第二部分 进销存业务管理项目需求调研
1．目标
1．1 确定阶段调研内容
1．2 克服调研障碍、取得充足调研
1．3 确定业务现实状况和期望汇报
2．工作程序
2．1 调研内容
2．1 .1企业（集团）组织结构调研
内容：描述企业（集团）组织组成，包含分子企业、部门隶属关系
工具：画出企业（集团）树状组织结构图
方法：请对方出示、帮助分析
2．1．2企业（集团）资本结构调研
内容：描述企业（集团）内外资本投资结构关系
工具：画出企业（集团）树状资本结构图
方法：请对方出示、帮助分析
2．1．3企业（集团）信息化环境调研
内容：描述企业现有信息系统软硬件环境和计划采取新环境
工具：统计到对应调研清单列表中
方法：请对方出示、帮助分析
2．1．4企业（集团）全方面进销存业务管理政策和组织信息方法调研
内容：描述企业采取进销存制度，和需要综合提供和分类提供相关信息
工具：统计到对应调研清单列表中
方法：请对方出示、帮助分析
2．1．5企业（集团）进销存业务管理机构组织调研
内容：描述企业（集团）进销存业务管理部门内部组织结构关系
工具：画出企业（集团）进销存业务管理部门树状组织结构图
方法：请对方出示、帮助分析
2．1．6企业（集团）进销存业务管理机构业务步骤调研
内容：描述企业（集团）进销存业务管理部门业务处理和单据传输步骤
工具：画出企业（集团）进销存业务管理工作业务步骤图
方法：请对方出示、帮助分析
2．2 调研技巧
2．2．1采取关键岗位问答调研表
技巧：尽可能采取选择和判定方法
尽可能降低用户对问题分析难度
在确定性较差时采取多岗位调研，再经过讨论等进行统一
能够采取部分座谈会方法进行
2．2．2采取问题讨论会

2．3 修改并确定业务现实状况和期望汇报
依据多种调研表单汇总产生调研情况汇总汇报，以确定项目标实施方案：包含业务步骤重组方案、网络和系统集成方案、软件实现方案、操作培训方案、系统安全和维护管理方案等。
3．控制表单
表单：i6_intfi_02_00001、
i6_intfi_02_00002、
i6_intfi_02_00003、
i6_intfi_02_00004、
i6_intfi_02_00005、
i6_intfi_02_00006、
i6_intfi_02_00007、
i6_intfi_02_00008、
i6_intfi_02_00009、
i6_intfi_02_00010、
i6_intfi_02_00011、
i6_intfi_02_00012、

第三部分 处理方案设计
1．目标
1．1 研究用户需求应用实现可能
1．2 把系统应用各方面实现最好方法集合编制成书面实现方案
1．3 最终使项目标应用实现完全可控
2．工作程序
2.1用户需求定义和企业建模要领
2.1.1用户需求定义关键内容是步骤定义、功效定义、数据定义。
2.1.1．1步骤定义：所谓步骤定义就是要确定哪些业务步骤、哪些步骤步骤需要计算机化。
2.1.1．2功效定义：所谓功效定义就是要确定哪些部门、哪些岗位、哪些工作职责、哪些工作步骤需要计算机化。
2.1.1．3数据定义：所谓数据定义就是要确定哪些业务单据需要计算机输入、哪些业务报表需要计算机输出，这其中包含了输入输出具体内容。
2.1.1企业建模要领
企业管理模型表现为组织结构、业务步骤、业务数据，对应建模活动称之为组织建模、步骤建模、数据建模。
2．1．1．1组织建模：组织建模按部门、岗位、职责、工作步骤方法展开，其目标是描述职员本职员作。
2．1．1．2步骤建模：业务步骤描述了企业和用户和供给商、企业内部部门之间、职员之间业务往来情况和职员本职员作进行具体过程，包含了销售步骤、库存管理步骤、采购步骤、报销步骤、付款步骤。
2．1．1．3数据建模：数据建模关键描述业务数据（单据和报表）内容及其间关系。
2．2 依据用户管理需求确定业务步骤重组方案
2．2 .1业务步骤重组依据：依据现代企业管理信息系统质量要求（相关性、可靠性、实时性/集成性、安全性等），同时依据价值工程分析法，依据管理会计和财务会计全方面整合要求进行设计。
2．2 .2业务步骤重组内容：包含进销存业务管理作业步骤重构，重新确定进销存业务管理必需岗位，依据岗位重新安排角色分工。
2．3依据用户管理需求确定网络和系统集成方案
2．3 .1网络和系统集成方案设计依据：数据存量大小、用户端操作总数量和并发数量、用户网络和数据安全要求、用户投资预期、用户应用业务需求
2．3 .2网络和系统集成方案设计内容：数据库服务器设计、用户端操作系统配置、网络联接方案设计、打印方案设计、网络安全设计、数据安全和备份方案设计
2．3 .3网络和系统集成方案设计方法：综合考虑用户各方面需求、提供多种需求备选方案、和用户一起座谈和讨论，最终确定全方面处理方案多个备选方案，并由用户自主选一确定
2．4依据用户管理需求确定软件实现方案
2．4 .1软件实现方案内容：整理 原仓库物料余额、库位余额表、月末结存表、批号余额表、销售产品价格列表、供给商报价、销售计划、采购计划；
提出 软件应用基础编码方案、新旧产品大类对照表、新旧物料对照表、新旧仓库对照表、新旧库位对照表、岗位操作手册、特殊业务操作手册
2．4 .2软件实现方案设计：依据对原有进销存业务管理系统和管理层对进销存业务管理信息系统期望调研，明确进销存业务管理需求，分析软件对照实现措施和备选方案，再经和项目实施小组、和管理层讨论，由管理层确定最终实现方案；确定方案之前要求对全部方案全部在软件中部分测试，并验证经过。
2．5依据用户管理需求确定培训实施方案
2．5 .1培训实施方案内容：计算机操作基础培训、软件操作入门培训、软件操作提升和特殊业务培训、进销存业务管理领导培训、系统管理员培训。
2．5 .2培训实施方案设计：编制培训计划，包含确定培训内容、培训时间、培训地点、培训资料、培训设备、培训对象（参与人员）；培训应该伴随项目进度和时具进，能够采取甘特图方法进行培训项目进程控制。
2．6依据用户管理需求确定系统管理和维护方案
2．6 .1系统管理和维护方案内容：关键是和用户一起制订多种制度、职责和规范，按岗位分包含通常操作人员职责规范、系统管理员操作职责规范；按软件操作等级业务操作职责规范、系统和网络安全防范制度等。
2．6 .2系统管理和维护方案设计：帮助进销存业务管理和信息系统管理主管部门、讨论会等方法，新中大提供参考资料，通常由用户方负责确定起草人，形成讨论稿，最终经会议或关键责任人讨论确定。

3．控制表单
表单：
培训
i6_intfi_01_00001、
i6_intfi_01_00002、
i6_intfi_01_00003
i6_intfi_01_00004、

第四部分 运行和维护
1．目标
1．1 明确工作目标和阶段可控
1．2 工作内容明确和责任落实
1．3 问题便于追索和可控
2．工作程序
2．1 基础培训阶段
2．1．1基础培训内容：关键包含操作系统、字处理操作等计算机基础知识培训；新中大软件基础概念、操作风格、软件基础操作步骤等基础性培训
2．1．2培训方法：提议采取集中培训，找固定电算化多媒体培训教室进行，集中讲课
2．2基础数据建立阶段
2．2．1基础数据建立内容：关键把软件基础设置内容按管理计划要求实现，同时按计划要求对基础编码数据全部输入软件系统，并进行全方面校验和查对
2．2．2基础数据建立要求：全方面严格地落实系统计划内容，并在实践中对碰到问题进行充足研讨和分析后找到适宜方法处理
2．3初始化完成确定阶段
2．3．1初始化完成确定内容：包含基础数据编制规范、内容全方面性和完整性，编码方案包含地域、部门、产品大类、用户类型、供给商类型；编码规则包含部门编码、人员编码、往来单位（内部组织、供给商编码、用户编码）编码、产品大类编码、物料主文件编码、地域编码、仓库编码、库位编码、国家编码、省辖市编码、市编码等；将确定编码方案及编码规则全部基础数据录入到《基础数据》；还包含其它部分基础数据如计量单位、质量等级、结算方法等；库存管理初始化正确性和完整性；具体库存初始化包含仓库设置、库位设置、库存选项设置、物料初始、仓库初始、库位初始、批号初始、跌价准备等；库存基础数据还包含销售管理初始化正确性和完整性；具体销售初始化包含：销售选项设置、产品价格初始、用户产品折率初始、地域产品扣率初始等，销售基础数据还包含销售发票类型设置、销售凭证模板设置、用户类型设置、费用项目设置、退货原因设置等；采购管理初始化正确性和完整性；具体采购初始化包含采购选项设置、供给商（某物料）报价；采购基础数据还包含采购退货原因、供给商类型、采购发票类型、采购凭证模板设置。
2．3．2初始化完成确定方法：对全部完成初始数据首先打印成纸质材料，采取交叉检验法，进行全方面勾对校验；对检验内容不正确部分进行修正，对疑问部分再行讨论，寻求合理处理路径；最终需要用户方对打印成纸质材料进行签字确定
2．4日常操作培训
2．1．1日常操作培训内容：按岗位编写具体业务操作手册，然后对操作人员按岗位进行培训组织和实施
2．1．2培训方法：提议采取分岗位集中培训，找固定电算化多媒体培训教室进行，集中讲课，依据企业业务实践进行练习，进行集中指导
2．5运行过程中问题反馈和处理
2．5．1运行过程中问题：包含原先计划没有预见管理需求和业务处理措施；用户对原来确定管理需求忽然要求项目组对实现方法进行重大变更；软件中存在功效不足、不稳定或错误等等。
2．5．2运行过程中软件问题反馈：对于软件问题，应立即寻求变通处理措施，同时立即和当地分支机构服务部联络，确定是否为软件问题，确定为软件问题后，按ISO9000体系要求立即反馈给用户支持中心，对尤其重大问题，能够提交比较具体问题汇报直接传输到用户支持中心经理或产品经理，以取得最快处理措施。
2．5．3运行过程中管理需求调整处理：包含原有设计中没有充足考虑或用户需求忽然改变（有充足理由）；首先寻求软件层处理措施，进行处理；假如经过软件上操作处理还没有找四处理措施,考虑是否能够临时采取数据库中对数据调整进行处理。
2．6 上线完成
2．6．1：上线完成检验标准：对于进销存业务管理关键是第30天运行结果关键是报表能够顺利提供
2．6．2：上线完成检验方法：能够立即提供多种进销存业务报表，而且把进销存业务报表和手工报表进行对比，检验数据一致性。
2．6．3：上线完成总结汇报：对于整个i6项目而言，通常也称阶段性总结汇报

3．控制表单
表单：基础数据
i6_intfi_03_00001、
i6_intfi_03_00002、
i6_intfi_03_00003、
库存管理
i6_intfi_04_00001、
i6_intfi_04_00002、
i6_intfi_04_00003、
采购管理
i6_intfi_05_00001、
i6_intfi_05_00002、
i6_intfi_05_00003、
销售管理
i6_intfi_06_00001、
i6_intfi_06_00002、
i6_intfi_06_00003、

i6_intfi_02_00013、
i6_intfi_02_00014、

第五部分 项目验收阶段
1．目标
1．1 明确验收质量指标
1．2 立即落试验收工作
1．3 让验收工作准备充足，用户配合
2．工作程序
2．1 验收质量指标准备
2．1．1验收质量指标内容：根据协议中要求要求完成
2．1．2验收质量指标准备措施：查阅项目协议和管理层需求备忘统计，把要求提供正当要求进行逐条列表，并找出软件功效实现方法，经过操作人员签字确定取得最终经过（按协议要求能够是必需全部响应或按要求比率响应）
2．2 验收方法
2．2．1确定验收时机：通常见户对软件使用感受基础能够接收，根据项目协议功效要求检验点（checkpoint）已经全部完成
2．2．2验收工具：以功效验收对照表方法进行，要求相关操作人员签字确定功效对照实现
2．2．3验收方法：能够采取召开项目阶段性或最终验收会议，由项目组和双方最高领导出席方法进行，最终签署验收备忘录

3．控制表单
表单：i6_intfi_00_00002