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中国科学院院级国际交流协议项目操作指南

国际合作局

二○○八年五月七日

目 录

1. 中国科学院院级国际交流协议出访项目通则
2. 中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南(一)
3. 中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南（二）
4. 中国科学院院级国际交流协议来访项目操作指南
5. 中国科学院院级国际交流协议出访中文申请表
6. 中国科学院院级国际交流协议出访英文申请表
（Proposal for Exchange Visit）
7. 中国科学院院级国际交流协议出访印度英文申请表
8.意大利CNR专用申请表
9.澳大利亚科学与工业研究组织CSIRO英文申请表

中国科学院院级国际合作协议出访项目通则

根据我院与国外学术机构签订的部分国际合作协议的规定，我院与国外机构每年可对等地互派一定数量科研人员前往对方单位进行短期的合作研究和学术访问（简称“院级协议项目”）。为进一步挖掘利用交流资源，并规范院级协议项目的申报和执行，特制定此通则，供研究所申报时参考使用。
一、院级协议出访项目申报条件
1、申请单位必须为中科院下属法人研究机构；
2、出访申请人必须是中科院在职一线科研人员，其所在课题组具备足够科研项目经费和科研条件。申请人已与拟访问的国外科研机构建立了合作关系或学术联系；
3、申报的出访项目应符合我院“10+1”基地的布局需要和我院国际合作中长期发展战略规划的需求，有助于提高我院科研机构的研究水平和培养青年科技人才。
二、院级协议出访项目的申报
1、国际合作局每年年底在局网上公布下一年度拟使用的院级协议渠道、出访额度（人日或人月数）、申请截止日期、经办人员联系方式等信息；
2、请申请院级协议项目的单位按照网页上的要求向国际合作局提交盖有公章的申请函和《院级协议出访申请表》。申请表下载地址：
3、请每位申请人分别填写中/英文申请表。
三、院级协议出访费用
1、出访申请人国际旅费由国内所在单位承担；
2、我院通过院级协议渠道出访的人员的国外生活费（含住宿、个人零用费等）由外方负担，具体数额根据我院与国外机构签订的院级协议有关条款及该机构现实经济条件而定。
四、院级协议出访项目的执行
1、院级协议出访项目的操作程序详见各国“院级协议出访项目操作指南”；
2、获得我局批准的院级协议出访项目不得跨年度或推迟到下一年度执行；
3、院级协议出访人员须在回国后一月内向国际合作局提交出访总结。总结提供的情况，将作为研究所次年继续派员出访的参考。

本指南适用于出访以下科研单位：
西班牙高等科研理事会、法国国家科研中心、法国农学研究院、法国原子能总署、荷兰皇家文理学院、意大利研究理事会、芬兰科学院、乌克兰科学院、波兰科学院、匈牙利科学院、捷克科学院、斯洛伐克科学院、罗马尼亚科学院、保加利亚科学院、蒙古科学院、印度国家科学院、韩国科学财团、朝鲜科学院、丹麦高校联盟、澳大利亚科学与工业研究组织CSIRO、

中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南(一)

1.院属各单位在申请截止日期前，将加盖公章的申请函、《院级协议出访申请表》报送国际合作局。如同一个出访项目有多人申请，则每位申请人需填写中/英文申请表各1份（赴韩国、印度、法国需同时提交申请人简历、接待单位邀请信；赴法国国家科研中心的访问一般只支持互访，须注明来访人员停留时间，并由法方合作者根据法方的具体规定同时向科研中心总部申请；赴朝鲜只需提交中文申请表；赴澳大利亚、意大利、印度都需填写附件中专用的申请表格）。填写英文申请表“Brief description of main task”一项时，不得有涉密内容;
2.国际合作局将审批结果通知申请单位，并对需要修改的申请表退有关研究所进行补充和修改；
3.对于批准的院级协议项目，国际合作局致函国外协议机构，要求纳入院级协议接待，同时向外方提供我方出访人员英文申请表，赴韩国、印度、法国需另附申请人简历和接待单位邀请信；赴朝鲜附出访人员中文申请表；赴法国国家科研中心需附中方出访人员的简历、接待单位邀请信、法方合作者来访时间;
4.国际合作局收到国外协议机构同意接待的答复后，将通知我院的申请单位，出访人员即可通过院国际学术交流中心自行办理出国签证手续；
6.出访人员应在出访前两周将出访人员抵离日期、航班信息通知国际合作局。由国际合作局通知外方及时安排住宿和接机；
7.出访人员国际旅费由国内所在单位承担。外方协议机构提供住宿和出访人员生活费；
8.出访结束后一月内，出访人员向国际合作局提交出访总结。 总结格式请见附件。

如下指南适用于俄罗斯科学院

中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南（二）

1.院属各单位在申请截止日期前将加盖公章的申请函、《院级协议出访申请表》报送国际合作局。如同一个出访项目有多人申请，则每位申请人需填写中/英文申请表各1份。填写英文申请表“Brief description of main task”一项时，不得有涉密内容；
2.国际合作局将审批结果通知各申请单位，并对需要修改的申请表退有关研究所进行补充和修改。获得批准的项目，请研究所尽快将出访人员有效护照首页（电子版）发给国际合作局；
3.办理俄罗斯正式邀请信周期较长。国际合作局须在出访日期前三个月致函俄罗斯科学院外事局，要求将我方出访项目纳入院级协议接待，同时还需向俄方提交出访人员工作计划（即英文申请表）、出访人员有效护照首页（电子版）；
4.国际合作局收到俄罗斯科学院外事局的答复后，将结果通知我院的申请单位；
5.由于俄罗斯特快专递费用十分昂贵，俄方不提供特快专递服务，我院出访人员需自行解决从俄方快速获得俄罗斯邀请信原件。（如请合作伙伴向俄罗斯科学院外事局索要，然后以特快专递、熟人捎带等方式带到中国）；
6.出访人员获取俄方邀请信原件后，前往院国际学术交流中心办理出国签证手续；
7.出访人员应在出访前10日将出访人员抵离日期、航班信息通知国际合作局。由国际合作局通知俄方及时安排住宿和接机；
8.出访人员国际旅费由国内所在单位承担。俄方提供出访人员住宿和生活费。因俄罗斯物价较高，俄方提供的生活费较少，建议出访人员自带少量外汇备用；
9.出访结束后一月内，出访人员向国际合作局提交出访总结。

本指南适用于接待以下机构人员通过院级协议来访：
西班牙高等科研理事会、法国国家科研中心、法国农学研究院、法国健康医学研究院、法国原子能总署、荷兰皇家文理学院、意大利研究理事会、芬兰科学院、俄罗斯科学院、乌克兰科学院、波兰科学院、匈牙利科学院、捷克科学院、斯洛伐克科学院、罗马尼亚科学院、保加利亚科学院、蒙古科学院、印度国家科学院、韩国科学财团、朝鲜科学院、日本学术振兴会、丹麦高校联盟

中国科学院院级国际交流协议来访项目操作指南

1.国外协议机构需向国际合作局提交 “推荐来华访问函”和“外宾在华工作计划”；
2.国际合作局负责与外宾拟访问的我院研究所联系，向研究所提供“外宾在华工作计划”和“回执”（附件1）；
3.研究所需填写“回执”，回复是否予以接待。研究所如不便接待，须将“回执”传真给国际合作局，并注明理由。国际合作局据此通知国外协议机构；
4.如研究所同意接待，请研究所外事人员向外宾寄送填写好的《被授权单位签证通知表》，同时将“回执”和《被授权单位签证通知表》的右联复印件传真至国际合作局备案；
5.收到研究所同意接待的回执后，国际合作局将回复国外协议机构可纳入院级协议接待，并附《被授权单位签证通知表》右联复印件。如外宾只访问京外研究所，国际合作局将在信函中注明：请外宾直接飞抵目的城市；
6.国外协议机构将外宾抵离中国的时间、航班通知国际合作局；
7.国际合作局给负责接待的研究所下发“关于接待 XXX 国外宾的通知”和“外宾接待费用报销清单”（附件2），并通知研究所外宾抵离时间、航班；
8.当外宾访问同一城市的不同研究所时，国际合作局将指定其中一个研究所为主接单位，由其负责报账和提交总结。当外宾访问不同城市的研究所时，在接待工作结束后，由各研究所分别报账和提交总结。一般不资助外宾访问三个及以上中国城市；
9.外宾接待标准为每人每天600元（限30人天内），或500元（超过30人天）。接待标准中，含发给外宾每人每天的150元伙食费（需有外宾签字的中英文对照签收条）；
10.研究所须在接待结束后一月内，凭接待总结、原始发票、外宾签字的中英文对照签收条至国际合作局办理报销手续。财务处将按照相关规定办理转账手续。每年12月院办公厅财务处封账之日为年度报销截止日期。逾期未办理报销手续的接待费用原则上由研究所自理。

附件1
回 执

国际合作局 处：

1、能接待XXX国XXX外宾到XXX单位访问、工作（如不能接待，请注明理由）

2、具体接待时间

3、外宾在华活动简述（如顺访院内、院外其他单位，请注明）

接待负责人： 外事联系人：
电 话： 电 话：
传 真： 传 真：
电子邮箱： 电子邮箱：

二〇〇 年 月 日
（单 位 公 章）
附件2

外宾接待费用报销清单
（人民币）

报销单位： 报销日期：
国 别
代表团名称

接待通知批准日期

姓名

人数

年 月 日至 年 月 日，共 天
序号
开 支 内 容
金额
单据张数
备注

住宿费

交通费

宴请费

个人零用费

合计金额（小写）

合计金额（大写）

京外研究所的开户行和汇款账号：

研究所审核人： 研究所经办人：

国际合作局负责人： 处室负责人： 经办人：

院办公厅财务处的报销要求：
1、住宿费、交通费须凭正规发票报账，内部收据不予报销；
2、交通费的发票日期应在外宾来访期限内，期限之外的不予报销；
3、每个来访团组可报销1-2次宴请费；
4、个人零用费签收条内容须为中英文对照，注明访问时间和领取金额，外宾签字后有效；
5、请将报销单据按照开支内容分别用胶水贴好，勿使用订书器装订。

中国科学院院级国际交流协议出访中文申请表

访问国家
执行项目、任务名称
PART I 个人信息
1 姓名

2 性别
男 □ 女 □
3 出生年月日及出生地

4 护照号码、发照日期、有效期

5 工作单位
地址

电话
传真
E-mail
6 懂何种外语

7 专业、职称/职务、学位

8 学历及其它相关资历

PART II 访问信息
9 计划出访时间

10 访问期限

11 访问单位、访问内容及时间
单位
学者
主要会见学者电话、传真、E-mail
访问内容
访问时间
访问单位1
访问单位2
访问单位3

12 与以上单位是否曾经有过合作
有 □ 没有 □
13 是否做报告 报告的题目

14 通过日本学术振兴会赴日访问人员须填写本人发表过的5篇代表性的文章
15 其他
（请用A4纸打印）

申请人签名
日期

Proposal for Exchange Visit

Country to be visited

PART I Personal Information

Family name
First name

Sex
Male □ Female □
Date and place of birth

Nationality
Permanent resident Country
Home address

Passport No.
Date of issue
Date of expiry
Place of issue

Place of work and address

Present position

Telephone
Fax
E-mail
Field of specialization in brief
Academic degree or academic rank
Knowledge of foreign languages

PART II Visit Details

Proposed date of arrival

Duration of visit

Details for the visit

1) Name and address of institutions/laboratories to be visited /visiting time

2) Brief description of main task

（注意勿出现涉密内容）

3) Name of scientists to be visited, Telephone, Fax, E-mail

4) Are you willing to give lectures? If so, please indicate titles

Signature of applicant
（请用A4纸打印） Date

以上中英文申请表适用出访国家：
西班牙、俄罗斯、乌克兰、波兰、匈牙利、捷克、斯洛伐克、罗马尼亚、保加利亚、蒙古、韩国、日本、荷兰、意大利、芬兰、丹麦、法国、瑞士

印度申请表
Proposal for Scientific Exchanges

Under the Bilateral Exchange Agreement
Between
The Chinese Academy of Sciences
And
The Indian National Science Academy

1. Country to be visited: INDIA

2. Basic Personal Information:
Name:
Sex:
Date of Birth:
Place of Birth:
Marriage status:
Present Position:

3. Address for Correspondence:
Address:
Phone:
Fax:
E mail:

4. Brief Bio data: (attachment)

5. Significant Publications (within 10):

6. (a) Duration of visit:
(b) Expected date of departure:

7. Program of visit:

Name of host Scientists & Institutions

Host Professor:
Organization:
Address:
Tel:
Fax:
Email:

8. Brief plan of research to be carried out/proposed joint project:

9. Passport No.:
Date of Issue:
Date of Expiry:
Place of Issue:

Government of India
Ministry of Science and Technology
Department of Science and Technology
Technology Bhawan
New Delhi

PROFORMA FOR SEEKING SECURITY/POLITICAL CLEARANCES IN RESPECT OF VISITING FOREIGN SCIENTISTS

Name of the Institute -----------------

1. Name of the visiting Scientist:

2. Father’s Name:

3. Nationality:

4. Country/Organisation to which the visiting scientist belongs:

5. Passport No.(including date of birth and other personal details like married/single etc. ), Photocopy of passport:

6. Date of expiry of the passport:

7. Period of visit to India:

8. Reasons for visit:

9. Places to be visited during stay in India;

10. Whether coming alone or with spouse:

Signature
(Registrar or Director)
意大利申请表
STATEMENT
DICHARAZIONE
The undersighed
Il sottoscritto
bore in(town.country).
Nato in

on （who permanently resides in (town adress*)
il Il quale hala propria stabile residenza in(citta,indirizzo)

citizenship position
cittadinanza qualifica

passport N. Fiscal code
passaporto N. codice fiscale

who should carry out a research stay in Italy of duration, starting from
Che nprevede di soggiomare in Italy per motivi di ricerca per la durra di a partire dal

And receive, according to the agreement between CNR and CAS, the total sum of Liras,
Dovendo percepire,ai sensi dell’Accordo frail CNR e la CAS ia somma di Lire

Declares he/she intends to benefit from the Agreement signed between Italy and P.R.China on Oct.31,1986.
Dichiare di volersi avvalere della Convenzione stipulata fra l’Italia e la Rep.Pop.China il 31.10.86,intesa ad evitare

aiming to avoid double taxation on income and patrimory and prevent fiscal evasion
Le doppie imposizioni in mareria di imposte sul reddfto e sul patrimonio ed aprevenire le evasioni fiscali.

He/She states under his/her personal responsibility to be entitled to avail him/herself of art.20***of the above
Dichiara a rale fine ,sotto la sue personale responsabilita,di trovarsi nelle condizioni soggettive per avvalersene ed

agreement and exonerates the Consiglio Nazionale delle Ricerche from any responsibility deriving from it.
esonera il Consiglio Nazionale delle Ricerche da qualsiasi responsibilita’ in merito.

Sugnature
firma

THE CHINESE ACADEMY OF SCIENCES
FORM OF PROPOSAL FOR SCIENTIFIC VISIT（Italy）

Part I. Personal Data

1. Family name: Other name:

2. Title: 3.Sex:

4. Date and place of birth:

5. Nationality:

6. Present appointment:

7. Full address, telephone and fax number for correspondence:

8. Brief statement of scientific career and qualification(with dates):

9. Field of specialisation:

10. Main recent publications or project titles(to a maximun of 6):

11. Knowledge of English(including details of courses and qualifications):

12. Previous visit abroad:

Part II. Visit Details

13. Dates of proposed visit:

14. Names of laboratories and scientists to be visited:

15. Are you alreaday acquainted with colleagues to be visited? Please attach copies of invitation and/or agreed programme of work:

16. Brief title of proposed research or lecture:

17. Applicant's own statement of proposed research or lecture:

Signature of applicant Date
CHINESE ACADEMY OF SCIENCES (CAS)
澳大利亚申请表

AND
AUSTRALIAN COMMONWEALTH SCIENCETIFC AND RESEARCH
ORGNIZATIOIN (CSIRO)
SCIENTIFIC COOPERATION PROGRAM FORM OF APPLICATION
（2009-2010）
(Please type)

1. Title of research proposal:

2. Full name and title of applicant:

3. Date and place of birth:

4. Affiliation and business address:

5. Telephone (including mobile phone), fax numbers and Email:

6. Field of specification:

7. Brief education and employment experience:

8. English language competence (functional, good and excellent):
A. Listening: B. Reading:
C. Speaking: D. Writing:

9. Attach list of publication (last five years):

10. Previous visit(s) to Australia (if any) and collaboration:
Name of host Name of inst. Period of stay

11. List the Australian institutes the applicant desires to visit:

12. Proposed duration of visit:

13. Attach copy of correspondence with Australian host(s):

14. Summary of proposal:

15. Research plan:

16. State why the work should be best carried out in Australia and how it would benefit China:

17. References (at least three with name, address and telephone number):

______________________________ Date:
(Signature of applicant)