管理岗位说明书(商务合同岗).doc

TJ-HRM-N2015-001 岗位说明书隶属单位：常州院天津分公司 修订时间：2015年5月21日1背景资料岗位名称商务合同所属部门销售服务中心直接上级销售服务中心经理编制人数22岗位工作摘要接收甲方的询价单/招标书,在相关项目人员的协助及主管经理的指导下制定报价/投标方案；参与合同的谈判和签订，及时向甲方反馈项目的执行和调整情况；跟踪项目的执行情况,编制收款申请书，整理并审核相关收款文件,确定开票收入；进行入网资格申请,使公司成为甲方的合格供应商;编制和上报公司销售收入预算、财务结算，各类销售数据表、经营销售月报和经营分析总结，协助采办管理岗进行合同跟踪登记，提高资金使用效率和优化资源配置；为进一步完善公司内部管理制度,规范商务/采办业务,加强公司生产、经营、投资、科研和资本性项目的合同管理，及时向生产业务部门反馈项目的执行和调整情况；协助主管经理进行客户信息管理,整理并归档公司市场开发过程中相关所有商务文件，使公司商务管理工作规范化、程序化和制度化，确保公司商务工作顺利进行。3主要职责序号主要工作职责具体工作内容关键考核指标1商务、合同管理规范制定认真贯彻执行国家有关的法律、法规、政策和上级公司的规章制度,制定及完善公司商务、合同管理规定及程序并推动实施，保证商务、合同管理工作的规范执行。 严格遵照各项法规2询价/报价接收甲方的询价单，了解甲方所需产品或服务的内容、报价范围和技术要求，通过与采办管理和各部门项目人员的沟通，拟定报价方案,并交由各部室经理及公司主管经理确认。将产品或服务的价格和技术指标报送甲方并完成在中海油采办系统上的报价，协助项目负责人,就产品价格或服务技术等方面内容与甲方进行协商、达成共识，及时询问项目的中标情况，确保合同谈判和签订的顺利进行。中标率相关人员评定3合同跟踪妥善保管已签订的合同，跟踪相关部门的合同执行情况，协助主管经理对合同执行情况进行阶段性的检查，确保项目在规定的时间内保质保量的完成；当项目进展中出现不可预见情况,需要对合同进行延期、补充或更改时,向甲方发送联络函说明情况,确保甲方及时获知项目在实施过程中的调整。上级评定4项目结算与客户核对工作量，依据各部门/中心提供的完工报告和合同费用条款，制作费用确认单，交由上级领导确认及甲方项目主管签字，结算项目费用，确定开票收入。及时性、准确性、有效性相关人员评定5资质文件管理进行入网资格申请，根据甲方要求,准备公司的资质文件、信誉证明、公司业绩等资料，确保公司成为甲方的合格供应商。配合甲方进行年度供应商资格审查,及时更新公司的授权文件、资质文件、业绩等。相关人员评定6各类表单汇总编制重点项目执行情况表，汇总客户拜访记录，整理各部门/中心的服务月报，根据合同签订和执行情况、开票收入情况等编写公司投标报价统计表、经营月报、收入预算跟踪并、合同统计表等报表，根据上级要求完成经营数据的统计分析，并上报相关人员，确保上级及时了解各部门/中心的工作情况，并确保总部对公司工作情况的了解.准确性及时性7收支平衡控制负责协助预算管理岗，理清收入/支出合同情况的配比对应执行情况,控制收支平衡完善预算管理8标书准备负责商务/技术招标书的准备、技术澄清，以及最终合同文本中各项条款的确认完善标书管理9资质调查负责与所辖业务相关的供应商的资质调查,协助业务部门并组织与供应商之间的技术交流，组织现场考察、现场验货等工作；保持供应商良好沟通10信息收集负责公司及业务部本项目资格预审和投（招）标的信息收集、完善和归档等工作.完善部门/中心资料管理11其他完成领导安排的其他工作及时有效4工作联系内外部联系部门联系内容公司内部综合办公室、各业务部门公司外部常州院其他各分公司甲方及供货商5岗位任职要求 受教育程度l 大学本科及以上学历。 专业工作经验l 一年及以上基层工作经验；l 一年及以上相关专业工作经验。 专业知识要求；l 熟悉项目立项、采办、生产组织、销售、出入库手续、结算、发票交接等工作流程以及同管理流程和预算管理等管理办法;l 掌握商务合同管理、商务礼仪、档案管理以及财务管理等相关知识；l 了解税法、经济法等相关法律；l 了解基本的商务礼仪；l 熟练掌握Office等基本的办公软件,能使用办公软件进行数据分析，能使用各种相关专业软件。 能力素质要求l 具有良好的团结合作精神和服务意识；l 具有良好的协调能力、有突出的口头表达和书面表达能力； l 能阅读专业英文文献，并能准确编写本专业英文报告；l 良好计算和反应能力,良好的人际沟通和表达能力，良好的团队合作和组织能力。 所需证书l 大学英语六级及以上、人力资源师、经济师等生效日期： 撰写人： 审核人： 批准人: