物业公司材料采购管理规定.doc

制度名称：××物业公司采购管理制度 制度编号：NYWY—2013-001

××物业公司采购管理制度
一 目的
为了明确××物业服务有限公司的采购管理体制，规范物资使用标准，明确责权关系特制定本制度。
二 适用范围
适用于××物业所有材料、福利品、劳保、办公、资产、专项的采购行为。
三 管理体系及组织权责
1、××物业物资采购归口管理部门为综合管理部。
2、公司的物资采购管理主要集中在采购行为及过程管理、采购信息管理、采购资料管理及供应商关系管理四个方面。
3、各业务部门以及综合管理部的组织权责如下表:
部 门
权 责
业务部门
1。明确(质量、功能、时间等）需求；
2。配合综合管理部对采购过程中物资的成本（价格）进行控制;
3.配合综合管理部草拟合同，提供专业技术支持；
4。负责有采购权限部分的物资采购（紧急采购）；
6.接受采购监督（紧急采购）;
综合管理部
1.负责导入先进采购管理思想,制订、修订采购管理制度;
2。负责月度采购计划的汇总、申请的审批及采购合同的草拟；
3。负责公司所有物资采购的执行及费用支出的成本控制;
4.负责供应商管理、价格信息管理和采购资料管理;
5。负责库房管理;
6.负责监督所有采购行为；
四 操作流程
（一）材料采购
1、计划内材料申购
(1）时间要求
各部门应于每月27日前（如遇到国家法定假日，则提前进行）,将本部门审批后的下月材料、劳保、办公用品等物资采购计划一并以纸裆形式送达综合办采购员处。
（2）申购审批流程图（以材料申请为例）
综合办
审核
部门领导
审核
采购员收集
汇总
各部门月度采购计划

设备总监
审核
① ② ③ ④
财务部
审核

⑥综合办采购员
执行采购
总经理
签批

总经理助理审核

⑧ ⑦ ⑤
申购流程说明:
①每月由维修主管统计项目部各岗位所需材料明细单，报至二级库管员；二级库管员根据库存材料帐进行核对,并视实际情况删减材料项目，经部门领导确认签字后报送至公司采购员处,由采购员统一执行签批。
②项目部领导根据预算审核材料成本开支是否超出标准,并视情况合理删减不必要的资金支出。
③采购员负责收集各部门报送的月度计划表，统一装订设计封面。
④综合办主任审核所购物资是否属于资产，如属资产,需另外填制《资产购置单》,审核所有物资是否可调配.
⑤财务部根据财务制度审核签字。
⑥设备总监对智能化、锅炉专项维修材料进行复核,包括成本开支、专项物资及工具的必要性、材料申请的技术规范及报表的规范性等。
⑦总经理助理对除智能化、锅炉专项以外其它材料计划进行复审,包括成本开支、专项物资及工具的必要性、材料申请的技术规范及报表的规范性等。
⑧总经理签批后由综合办采购员执行采购。
2、计划外采购
（1）采购严格执行计划采购原则，以月度计划申请为主,原则上不发生计划外申购,如遇到特殊情况，可做计划外申请，公司审批部门领导对计划外采购进行考核，考核权重视具体工作情况和管理情况而定。
（2）各部门所发生月度计划外的物资采购，由于具有突发性和重要性，综合管理部不代为各部门完成审批手续，由需求部门自行填写《月度计划外采购申请单》，正常情况下的月度计划外物资采购的申请审批同计划内审批流程相同。（参考计划内申购审批流程图）
3、紧急材料申购
（1)对于突发事件(供水、供电、供暖等影响居民正常生活的或威胁人身财产生命安全的），可根据公司授权额度先行采购,及时补填《紧急申购单》。（总经理助理、设备总监审批额度各为500元以内，项目经理审批额度为100元以内）
紧急材料 申购需求
（2）申购审批流程图
设备总监 审核
部门领导审核
维修人员申请

总经理签批
综合办采购员 执行采购

总经理助理

申购流程说明：
①维修人员负责与二级库管员沟通所需物资，根据库存量或有无情况填写《紧急申购单》。
②设备总监、总经理助理、总经理外出时，应电话联系进行沟通，并由需求部门领导将沟通情况及所需物资直接告知综合办采购员，且应在1周内将《紧急申购单》补签完毕。
③原则上应先填写《紧急申购单》，经各级人员审核、签批后方可执行采购。但因突发事件属于特别紧急情况的，则由需求部门领导直接根据实际情况与设备总监或总经理助理，并将沟通情况及所需物资直接告知综合办采购员，且应在1周内将《紧急申购单》补签完毕。
④购买总价值在100元以下的物资，由需求部门领导直接告知采购员准予采购；购买总价值在500元以下的物资,由总经理助理或设备总监审批后准予采购，经同意后项目部可直接派专人到指定的供货商取货，取货人签字后,项目部将第三联取走作为入库单据交至二级库管员。
注意:
1、禁止在《月度材料采购明细》和《紧急申购单》中申购资产类物资，资产价值在500元—2000元的需要填写《低值资产申购单》，在2000元以上的需要填写《固定资产申购单》。
2、未经采购员同意，禁止直接到供货商处取货，如私自取货，由取货人自行负责.
3、当月出现2次未及时补单,则当月不再对紧急申购给予采购。
（二)劳保用品采购
1、发放对象、标准及频率
（1）普通劳保用品:普通劳保发放对象为薪酬体系为一线的工作人员,产假、哺乳假、医疗假、待岗人员、事假或病假超过一个月以上人员均不享受劳保。发放频次为每月一次，标准按照公司统一标准( 10元/月）发放。
（2）特殊劳保用品：特殊劳保用品发放的对象为电工、维修工、包括锅炉维修工、智能化维修人员.
绝缘鞋:配备人员为电工、电焊工、水暖工；标准为每年四双(单鞋、棉鞋各两双）,绝缘鞋由公司统一购买经检测合格的产品.员工应于入职后一周内申请购置。
绝缘手套：配备人员为电工；以旧换新,标准为每年一付 ，绝缘手套由公司统一购买经检测合格的产品。员工应于入职后一周内申请购置。
电焊手套：配备工种是电焊工；以旧换新，标准为每年一付，电焊手套由公司统一购买经检测合格的产品.员工应于入职后一周内申请购置.
2、申请要求：
(1）普通劳保用品:各部门应于每月27日前将部门主管领导、综合办主任审批后的普通劳保人员明细以纸档形式送达综合办采购员处。
（2)特殊劳保用品：根据实际情况，按照月度材料采购流程审批。
（三)福利品发放对象、标准及频率
1、节日福利品发放对象：试用期满一个月的员工,均享受福利品待遇.季节工,病假、事假连续超过一个月的员工，不享受以上福利待遇。
2、节日福利品发放标准:每年中秋节标准150元/人；春节标准150元/人，防暑降温品标准100元/人.
3、福利品：节日前15天，综合管理部根据各部门提供发放人员明细表，核实后制定采购计划，经综合管理部审批后，由综合管理部门统一采购发放。
（四）办公用品申请要求
各部门应于每月27日前将部门主管领导、综合办主任审批后的办公用品明细以纸裆形式送达综合办采购员处.
五 验收
1、一般物品由供应商送货至公司综合办（重物或长度超过3米的物品或紧急物资由供货商直接送至需求部门)，物资运至后，由采购员或收货人按照送货单中所标明的品牌、规格型号、质量等级、数量等进行严格检查，验收合格后由采购员或收货人在送货单上签字确认并将送货单原件交综合办公室一级库管员，复印件交至本部门二级库管员(采购员自行采购的物资由采购员在送货单上签字）。
2、 不合格的物资由采购员退给供货商。
六 采购标准
序号
内容
采购衡量标准
衡量频率
1
采购
合理选择供应商，优先选择性价比相对较高者进行采购。
每次
2
质量
符合中国有关法律、法规规定的质量、技术、卫生以及安全等要求,或符合客户要求的材质,没有约定的按国家规定或行业通行标准为准，或按市场相同产品相同价格前提下的最好品质的产品标准为准。
每次
3
价格
不高于市场相同商品的平均价格。
固定供应商每2个月进行市场抽查，配抽查记录，单件在500元以上或批量在3000元以上的要填写市场调查记录表。
每次
4
交货期限
在合理期限内交货。
每次
5
售后服务
商品如出现瑕疵或存在质量问题，实行无条件退货。
每次
六 附件
1、月度资金计划表、月度材料采购明细表
2、计划外材料采购明细表
3、紧急材料申购单
4、劳保采购明细表
5、办公用品申购单
6、低值资产购买申请单
7、固定资产购置申请单
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