苗木管理规范.doc

组织机构及岗位职责
 一、总经理
  1、主持公司全面工作。
  2、主持制定、批准公司的工作方针和工作目标。
  3、仁命公司管理者.
4、负责批准各种报告和程序文件。
5、负责组织对管理评审的实施。
  6、组织并主持对重大园林绿化工程与管理项目合同或标书的评审；对产品质量及重大的产品质量事故负责.
  7、组织审定公司中长期发展规划、年度计划、各种专项计划及园林绿化设计、施工、管理方案和重大质量计划(如人事、培训、财务等）。

二、副总经理
 1、协助总经理工作，对总经理负责。
 2、分管苗木生产和经营工作。
 3、负责公司安全生产、安全教育工作。
4、负责分管范围内的各项工作计划、规章制度的制定实施，
对分管部门出现的重大失误负责。
 5、协助总经理做好管理评审及相应纠正措施工作。
 6、向总经理报告公司各项工作体系的运行情况。
 三、行政技术部
 负责公司质量体系文件和资料的控制;协助总经理做好公司各部门定岗定员的工作；负责组织技术开发和员工培训；
负责公司的行政人事、后勤管理工作，根据公司质量管理的实际需要建立人事档案,保证为公司各部门输送各类合格人员；负责撰写、审核本公司各种公文和规则制度；负责公司财务管理工作；负责督促巡察队落实巡察工作；负责公司车队管理及检测、计量设备的管理；负责组织苗木的销售工作;完成公司交办的其他任务。
㈠办公室
 1、文件控制员职责
负责质量体系文件的归档保存，收集有关的法律、法规、标准、条文等文件并分类归档;协助副总经理做各种接待、咨询、检查工作。
 2、采购员职责
 负责个部室生产资料、劳动工具、办公用品的采购工作，到公司选定的合格供应商处采购，并对产品进行检验，以保
证所购物品满足质量要求,对不合格供应商提出更换意见。
所购物品必须入库管理，及时填写《物品入库单》。与仓管员密切配合,及时了解物品库存情况，对缺货物品及时补充。
采购物品的单据应填写数量、规格（型号)及单价，并按有关规定进行报销。
 3、仓管员职责
 遵守各项物品管理制度，做好物品的保管工作；对仓库物品的数量、质量、型号、规格、用途、堆放位置必须清楚，
分类存放，做到账、物、卡相符；做好仓库的通风、防水、防盗、防火工作，确保物品完整无缺;服务周到,凭审批后的出、入库单收发物品，要求收发及时准确，做好物品的收发日记账；根据库存情况，及时提出物品采购计划,按月(
31日前)呈报材料入库、消耗和库存账目。
 4、综合协调与督办职责
 负责公司各项重点工作和决定的落实与督办;负责会议安排、会议通知、会议记录和整理会议纪要；对各部门月考勤(30日前）、月计划（10日前）和月总结（31日前）进行催办；负责办理职称申报、工人技术等级报考、绿化工人工作证等工作。
 5、后勤保障职责
负责公司的对外接待和公关工作、负责报刊、
杂志、信函的收发、整理与保管工作；每月底前协助财务人员对苗圃场及仓库进行盘点、清算;保证公司公共场所的清洁卫生。
 6、文档管理职责
 负责市县及主管部门各类文件的签收、登记、编号和呈报、发放、传阅工作，要求及时、准确、高效、安全的收发与传阅文件；负责收集各部门存档资料,并将文件、资料分年度装订、登记工作，制订出总目录、分目录和做好文件资料的查询工作。
 7、打字员职责
 负责公司各类文件资料的打印、复印及保管工作，以及电脑、打字机、复印机的保养工作。
8、完成公司交办的其他任务。
 ㈡技术室
 1、负责公司各部门生产技术的指导和督办.
 2、负责科技项目的开发、研究与推广工作。
 3、负责建立公司的测量、计量器具及其管理.
 4、完成公司交办的其他工作。
 ㈢财务室
 1、会计职责
  ⑴严格按照国家的财政方针、政策和法令，遵守财经纪律，理顺财政、审计等各方面的关系.
 ⑵制定和完善公司财务制度，严格执行公司财务审批制度，抵制一切不合理的开支.对不真实、不合理和不清楚的原始凭证不予受理.
 ⑶对苗圃场财务情况进行监督，并提出业务指导和检查.
 ⑷及时、准确、完整地做好记账、算账、报账工作,按规定编制会计报表，做到资金平衡、账表相符。
 ⑸会计凭证、账簿、报表要及时整理成册，不得丢失或损毁。
⑹做好工作人员的福利待遇,每月按时(10日前）制作人员工资表，发放工资。
⑺在领导班子例会上汇报公司财务工作情况，对不合理开支提出建议,供领导决策参考。
⑻完成公司交办的其他任务。
 2、出纳职责
⑴负责公司财务出纳工作，办理好现金收付和银行清算业务，没有通过会计审核和总经理审批的单据,出纳不能付款。
⑵负责妥善保管现金、支票，防止盗窃丢失，确保现金安全.
银行卡、U盾等遗失要及时到银行办理挂失手续，以免造成意外的经济损失。
⑶保持现金限额,超过限额的现金应及时存入银行，不准白条抵库,严禁私自挪用。
⑷不准出借银行账户。
⑸及时核对银行账，月终做好“银行存额调节表”,发现出错,应立即与银行联系解决;对未到账要随时查询明白，催促有关部门抓紧清理销账。
 ⑹做好苗圃场的现金清缴，并及时存入银行。
 ⑺完成公司交办的其他工作.
  ㈣销售室
销售部主任（ ）
1、销售计划的制定:(1)结合本公司的生产情况。(2）结合市场的需求情况。（3）结合市场的竞争情况。(4)结合上一销售计划的实现情况。(5）结合竞争对手的销售情况.
2、分析行情、拓展客源。
3、接待客户。
4、苗木的组织和调运.
5、技术资料的编写。
6、完成公司交办的其他任务.
㈤巡视组
 巡察员（ )
调解基地职工纠纷以及基地或基地职工与基地周边村民的纠纷。
 制订园林机械设备的作业指导书，在现场指导与监督绿化工人正确使用园林机械设备，并对出现的机械故障及时处理。
 建立园林设备档案，详细记录设备的使用情况,对违规操作造成机械损伤的,发出《不合格处理单》。设备的检测、保养、维护，指导作业人员遵守机械安全操作规程、安全技术规程,定期检查机械安全性能或安全装置，牢固树立“安全第一"思想。
水电安装与维护、保养.

安全生产监督，加强基地的环境卫生、饮食卫生、治安防火等方面的管理，防止各种意外事故的发生. 严格按照巡察工作计划及公司规章制度做好生产巡察工作。基地巡察，并对违反公司规章制度者发出警告或查处.组织机械施工。负责公司货车、水车等生产用车的日常调配和用车登记工作,重点抓好安全行车，发生事故及时处理。定期召开队务会议，深入了解各辆（含水车、工具车等）的使用及施工垃圾清运和洒水的具体情况，及时发现和解决出现的问题，不断改进和提高车队的管理水平。负责公司车辆检测、维护与保养，加强成本核算，已达到节约和降低成本的目的。制定和完善公司车辆技术管理，督促司机做好车辆例行保养工作，及时发现故障，及时排除或送修，以保持车辆良好的技术状况。督促司机遵守交通规则和操作规程，做到文明行车，保证行车安全。协助相关部门监督苗木生产的执行情况及绿地保护、绿化养护、绿化工程施工质量，做好巡检记录，对不合格项发出《不合格通知书》及《纠正和预防措施要求书》，并做追踪处理,确保达到质量要求。按照本公司《绿化养护管理技术标准及检查验收办法》和绿化管理部的工作计划及作业指导书，监督临时工人按计划进行养护管理工作.按照公司园林工程部的工程施工计划和施工进度，严格检查，确保工程质量达到公司及工程合同的要求。 按照公司苗木生产部的生产计划和作业指导书，抽查苗圃场按计划生产苗木的情况，确保苗木达到出圃要求。做好管理范围内绿地保护工作，并做好记录。对因为特殊原因破损绿地的情况，及时做好现场勘测、记录、拍照、预（决）算书，协调相关部门做好绿化恢复工作；对公司范围内绿地乱倒建筑垃圾、生活垃圾的行为，予以制止，并责令整改，恢复绿地；对因强风、暴雨等自然灾害造成绿化损毁,及时做好统计和恢复。完成公司交办的其他任务

四、园林工程部
负责园林绿化工程业务的联系和合同的拟定以及绿化管理业务的联系和合同的拟定,负责工程设计包括工程设计效果图、方案设计图、施工以及竣工文件的审核及审批与预算工作,负责工程施工说明书编写的督办以及工程施工质量安全的检查、督促；负责工程施工、工程竣工验收、移交验收的安排和组织以及工程结算工作；负责制定年度绿化养护管理方案及工作计划，组织绿化队按计划完成养护管理工作，对发现的问题提出整改措施,及时处理。
 ㈠设计室

1、 负责工程设计说明书的编写和方案说明书的编写。 
2、  负责工程效果图、方案设计图、施工图以及竣工图的设计和修改。
3、负责有关工程设计图纸的数量统计和苗木统计表编制.
4、负责工程预决算的督办.督促预算员完成工程方案的概算以及工程预决算书的编制；完成公司绿化巡察队的绿化修复补偿费的编制以及协助工程设计图纸的工程量和苗木的规格、数量的统计和校对。
5、协助完成工程竣工验收和移交验收的安排和组织.
6、完成公司交办的其他任务.
㈡施工室
1、 负责工程施工方案说明书的编写。
2、 负责工程施工的技术指导和工程现场检查.
3、负责工程施工现场的工作安排：包括整地、定点放线、种植、基肥施放以及养护期保养的组织和落实。
4、施工技术员配合施工队对供应商的物品质量进行验收。
5、 施工队按工程施工计划，合理组织全体员工保质保量完成施工任务。
6、督促施工员做好施工队员的后勤管理和出勤登记工作。
7、负责巡察绿地的养护管理工作，包括松土、施肥、除杂草、修剪、防治病虫害及保洁，并安排人员做好缺死补植、及时扶正和安全检查等工作.
8、负责工程施工过程的变更签证和存在问题的解决。
9、协助完成工程竣工验收和移交验收的安排和组织。
10、完成公司交办的其他任务.
㈢养护队
主管职责
对领导负责，制定年度公司所辖范围绿化养护管理方案、绿化养护管理标准和技术要求以及月工作计划，并按审定后的养护管理方案和计划，组织工人开展工作。审核队长每周工作安排和临时出勤考勤表，审批工人临时加班和请假。每月负责组织月检查，经常到绿地对绿化养护管理工作进行检查和指导。对检查发现的及绿化工人报告的问题提出整改措施，情节严重须向公司领导汇报.努力学习专业知识，
经常与外界同行进行交流不断提高绿化管理水平.
绿化队长或组长职责
认真执行公司绿化养护管理方案和每月工作计划，制定每周工作安排，按照每周工作安排合理组织工人，保质保量完成绿化养护任务。每天巡察绿地植物生长、病虫害发生、绿地被侵占等情况，发现问题及时处理，并报告公司；检查和指导工人生产作业，对违反作业指导书和技术标准的行为应及时制止和处理，情节严重应报告公司。认真审核全队工人的出勤登记，监督考勤，审批工人请假。公正合理做好工人每天出勤、早退、旷工、请假等考勤工作，对违章行为及时制止并向公司报告。向工人解释公司有关规定和制度，组织工人学习绿化管理标准和作业指导书。做好物品领取、入库、保管和使用登记，并指导工人正确使用.及时到公司办理用车及机械申请以及工人加班审批工作.认真学习公司各种规章制度,熟悉绿化养护管理标准和作业指导书，熟悉掌握绿化养护管理各种操作技术。做好肥料、农药等物料领用登记和管理工作。发现绿地病虫害或绿地被侵占以及设施损坏等情况及时向公司报告.完成公司交办的其他任务。
五、 苗木生产部负责制定苗圃基地的苗木生产计划,组织苗圃基地按计划生产花卉苗木，同时做好花卉苗木的进出场登记和保管工作，完成公司交办的其他任务.
㈠生产部主任（ ）
1、 组织制订、修订所管辖职责范围内的相关规章制度和作业程序标准，经批准后监督执行。
组织实施基地生产计划：（1)根据要求，组织制订基地的生产作业计划;计划分为年度计划、月计划和周计划；（2）负责按计划组织、安排生产工作,确保生产进度及生产质量；（3）合理调配人员和设备,调整生产布局和生产负荷，提高生产效率。（4）检查和指导基地的生产养护管理工作，及时发现并解决生产中存在的问题，情节严重须向公司领导汇报3、生产合格检验，检验苗木繁育如嫁接、扦插、播种是否符合技术要求规范，苗木栽植是否正确合格,浇水施肥修剪是否到位，除草是否按除早、除小、除了的原则进行，病虫害防治是否及时，起挖的苗木是否数量准确、质量合格,土球规范.4、苗木及生产资料的采购（1）提前预计苗木及生产资料的品种、数量；（2）多方了解苗木及生产资料的质量、价格;（3）采购计划提交公司上级部门批准后执行 5、努力学习专业知识，经常与外界同行交流，不断提高生产管理水平6、完成公司交办的其他任务。7、做财务代表的第3项工作
㈡7、做财务代表的第1、2、4、5、6、7项工作
㈢
㈣基地生产主管（ ）  
1、认真执行公司基地生产养护管理方案和每月工作计划，制定每周工作安排，按照每周工作安排合理组织基地工人保质保量完成生产任务
2、每天巡察基地苗木生长、病虫害发生、苗木被毁坏等情况，发现问题及时处理，并报告生产主任
3、公正合理做好基地工人的考勤工作，对违反行为及时制止并向主任报告
4、向工人解释公司有关规定和制度,组织工人学习苗木生产作业知识
5、积极学习技术知识，不断提高业务水平,经常与基地其他主管交流
6、基地生产过程管理：
（1）对生产作业过程进行监督、指导，保证生产质量；
（2）监督检查员工的工作,对违规操作提出警告并指正;
情节严重的应报告公司
(3）参与产品质量问题的分析,制定并实施纠正和预防措施；
7、基地生产现场管理：
(1）建立现场管理制度，并指导培训现场管理知识，实现基地生产标准化管理;
(2）按时考核基地员工的执行情况，实施奖惩,确保制度得到落实。
8、生产安全管理：
（1）负责落实企业各项生产安全制度，开展经常性安全检查；
（2）控制关键要害部位，杜绝安全隐患，防止安全事故的发生；
(3）定期组织安全生产教育培训，指导员工安全作业。
 4、基地生产成本控制：
（1） 统计分析基地每日的生产情况，寻求改善，提高生产效率；
（2） 统计分析基地的成本消耗，制定可操作性成本控制措施.     
 9、基地员工管理：
（1） 负责基地的管理及基地职工的调配
（2） 组织生产员工参加业务培训；
（3） 配合人力资源部做好基地员工考勤及工资核算等事宜10、基地工人的后勤管理,如饮水供应，食宿安排，生产工具和生产资料的领取和发放。
11、 完成公司交办的其他任务
㈤财务代表(仓库保管）
1、 仓库管理
2、 台帐设立
3、 进出资金管理
4、 资料管理
5、 税务、发票衔接
6、 基地工人工资表制定
7、 财务监督
8、 完成公司交办的其他任务
六、 公司管理程序
第一节
管理评审程序 
㈠目的对公司的质量体系进行定期的评审,以确保质量体系持续有效地满足质量标准和适合于实现质量方针和目标的需求。
㈡适用范围适用于公司管理对质量体系的评审。
㈢职责
1、 总经理负责制定质量方针,任命各级管理人员,设立组织机构，从而明确各部门的职责和权限,确保公司管理制度持续有效地执行。负责组织管理评审活动,并批准《管理评审计划》和《管理评审报告》。
2、公司根据实际情况设立组织机构，规定各部门的职责和权限,各部门应明确所属人员的职责和权限。 
3、总经理应规定从事质量管理、执行和验证活动的人员的职责、权限及相互关系,并配备相应的资源总经理任命副总经理，并授权其承担公司质量体系的建立、实施、维持和改进工作，公司的每位员工有反映问题及提出解决问题建议的权利和义务.
4、副总经理负责质量体系的维持和改进,及时向总经理报告质量体系的运行情况，并负责《管理评审计划》的编制和审核,协助总经理组织管理评审活动，并编写《管理评审报告》.
5、各相关部门应严格按组织机构中规定的职责和权限执行，负责准备和提供与本部门工作有关的评审所需的资料.负责落实评审中提出的纠正和预防措施的实施,并向副总经理汇报执行情况。
 ㈣程序内容
1、管理评审工作一般每半年一次.由总经理主持或授权副总经理以其名义对质量体系每年至少进行两次管理评审，必要时可由总经理提出增加评审次数，以确保质量体系持续有效地适合公司实际需要.
2、如有下列情形，管理评审活动适当增加.
 A、质量体系发生重大变化时；
 B、市场情况发生重大变化时；
 C、出现重大质量事故或连续被客户投诉时；
 D、其他原因需评审时。
3、评审计划
 副总经理负责组织编写《管理评审计划》,并报总经理批准。
4、评审的内容
A 、质量方针和质量目标的贯彻和实施清况;
B 、组织架构（包括人员配置和资源利用等）不合理情况分析；
C 、质量改进和服务绩效分析,如对客户投诉情况的分析和对客户反馈信息的分析等；
 D 、对重大安全、质量事故的分析;
 E 、内部质量审核的结果；
 F 、重大纠正和预防措施实施情况。
 G 、其他需评审的内容.
5、管理评审前的准备
  A、《管理评审计划》的内容：本次管理评审的目的、范围、依据;评审组成员名单(参会人员一般是公司各部门部长或其他总经理认为有必要参加的人员）评审时间；评审议程安排；评审工作要求.
B、行政技术部负责组织相关部门准备管理评审所需的文件和资料：反映质量目标完成情况的各部门质量合格率控制图；客户意见征询结果分析报告；上次的《管理评审报告》；上次纠正和预防措施落实情况的分析报告；上次内部质量审核或外部质量审核报告;其他需供评审的文件和资料。
6、评审实施
A、评审会议由总经理或副总经理主持。
B、评审项目责任部门负责陈述评审项目的情况.
C、与会人员对评审项目进行评审.
D、管理评审中确定需要解决的问题，由各相关部门制定相应的纠正措施,副总经理进行跟踪验证。
7、评审记录和报告
A、行政技术部安排专人做好会议记录，并整理编写评审报告。
B、副总经理对质量体系的现状和适宜性作出评价，经总经
理批准后分发给各部门。
C、《管理评审报告》及《管理评审计划》由行政技术部归档
保存,并负责下发。
8、纠正和预防措施：对管理评审中提出的不合格项，各相关部门依据《纠正和预防措施控制程序》执行，副总经理负责跟踪验证。
第二节
合同评审程序
㈠目的
通过对标书、合同或订单进行评审，已明确客户要求和质量要求，确保公司具有实现合同或接受订单的能力。
㈡适用范围
适用于本公司园林绿化工程、绿化养护管理的标书、合同和苗木生产订单的评审。
㈢职责
1、总经理组织并主持园林工程部对园林绿化工程设计、施工和养护管理等项目合同或标书的评审.
2、大批量花卉苗木生产订单由总经理组织并主持苗木生产部对订单进行评审;小批量花卉苗木生产订单由苗木生产部负责组织评审，报总经理批准.
㈣程序内容
1、 重大项目(如市政工程、公园绿化的设计、施工和养护管理）合同或标书及大批量花卉苗木生产订单的评审。
A、总经理负责组织各相关部门通过与客户接触以及对市场的调查分析，了解客户的要求.
B、在投标、合同签定或接受订单之前，总经理主持召开专题会议,各相关部门对标书、合同或订单内容以及质量要求等进行评审，确定本公司有能力按时、按质、按量达到客户的要求。
C、在接到口头方式的订单时应做好记录，
并确保其被接受前得到同意。
D、合同评审应确保：在签定合同或接受订单之前，各项条款内容明确、合理；公司具有满足合同或订单要求的能力，任何与标书不一致的地方已得到解决；当合同变更时，应重新评审，评审后更改的内容及时准确传达到相关部门。
E、 各相关部门负责对合同涉及到本部门的内容进行评审并在《合同评审记录》上填写评审记录,由总经理签章确认。
2、一般性小型服务合同（如万元以内的小面积绿化设计、施工与管理）及小批量花卉苗木生产订单的评审。

A、在合同签定或接受订单之前，由合同签定或接受订单部门组织有关人员对合同或订单内容进行评审。
B、评审结果应填写在《合同评审记录》中，并报总经理批准。
3、合同或订单的修改合同或订单的双方发现合同或订单中存在需修改的问题时，均有义务就待修改的条款通知对方，
并取得一致意见。修改的内容应重新评审,修改后及时准确地传送到各相关部门,保证合同顺利履行。
4、合同或订单的评审结果应记录在《合同评审记录》中，并保存。
第三节
设计控制程序
㈠目的
对园林绿化工程的设计过程进行控制，以保证设计方案满足客户
及市场的需求，并使设计出的产品达到预期的目标。
㈡适用范围
 适用于园林绿化工程的设计全过程。

㈢

职责

1
、

总经理：
为设计提供充分的资源，
批准设计计划和设计方案。

2
、工程部部长：根据客户要求，审核设计计划,分配设计任务，
组织设计方案的评审。

3
、设计室负责人：拟定设计计划和设计要点，完成设计方案.

4
、施工室：配合设计确认。

㈣

程序内容

1
、设计策划、组织和技术接口

  A 
、设计室进行现场勘测，拟定设计计划,报总经理批准。

B
、参加设计人员应具有相关专业助理工程师以上资格,设计项
目一般由设计室负责人负责。

C
、在设计阶段中，各设计人员如发现任何疑问，应立即报告设
计室负责人，
必要时召集各相关人员集体讨论解决,
以保证方案顺利
完成。

D
、
设计室负责人应监控设计的进展情况，
并根据需要适时调整。
如果影响最终完成时间，
设计室应书面报告总经理，
并在设计计划中
注明。

2
、

设计输入

A
、

设计输入包括：客户的要求及相关法规、设计标准，并在设
计计划中体现。

B
、

设计输入应形成文件，对不完整、含糊的或矛盾的要求，应
在设计前与客户共同解决。

3
、

设计输出

A
、

根据设计输入要求形成的设计方案，包括平面图、效果图、
施工图、竣工图、设计说明书、工程预决算书等。

D、因设计更改而影响设计进度时，
园林工程部应书面报告总经
理，并在设计计划表中注明，通知相关部门。

E
、

因设计更改内容复杂，造成设计更改工作量较大时，可将更
改工作转为一个独立设计项目,按《设计控制出现》执行。

F
、

设计更改前后的文件管理按
《文件和资料的控制程序》
执行。

G
、

设计更改的评审、
验收、
确认按设计控制程序相关条款执行。

第五节

文件和资料的控制程序

㈠

目的

确保质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废处于
受控状态,
使公司所有受控的场合使用的均为相应文件和资料的有效
版本.

㈡

适用范围

本程序适用于公司质量体系文件和相关的外来文
件（如各种法规、标准、图纸等）的控制。

㈢

职责

1
、行政技术部负责对全公司质量体系文件的总体控制。

2
、各部门部长负责或指定专人负责本部门有关质量体系文件的
管理。

㈣

程序内容

1
、文件和资料的分类

A
、公司的质量体系文件包括质量手册、程序文件、作业指导书
和质量记录表格及工程图纸。

B
、

质量体系相关的外来文件包括各种法律、法规、国家标准、
行业标准、图纸等.

2
、

质量体系文件的控制

A
、文件的编写、审核与批准质量手册和程序文件由行政技术部
负责组织编写,副总经理进行审核，报总经理批准后，下发各职能部
门。
作业指导书由行政技术部负责组织公司各相关部门进行编写,
由
各部长审核,副总经理批准,交行政技术部发布执行。

B
、文件的发放文件的发放应由文件批准人对发放范围进行审
批，
文控专员负责发放，
并保持一份识别文件现行修订状态的受控文
件清单。文控专员必须做好文件的发放记录,根据《文件发放范围清

单》填写
，
《文件发放登记表》
，同时接收人要签字。文控专员必须对
每份发放文件加盖“受控文件"的专用章，以保证文件使用人员使用
的文件是公司有效版本的受控文件.
工程设计人员应对确认后的工程
图纸加盖“工程图纸受控章"
。外发文件由总经理批准，并盖上“仅
供参考章”
，文控专员做相应的发放记录。

C
、文件的更改文件的更改由公司的各级人员根据实施情况提出
申请，填写《文件更改建议表》
。文件的更改应遵循原始审批与更改
审批同一人的原则,
而当人员或部门变动时，
该审批的人员或部门应
获得审批所需依据的有关背景材料。
当文件的更改获得审批后，
文控
专员应完成相关页的更改，
更改后应反映文件的版本号和修改状态的
变更,变更方法为修改状态号递增
1
(即由
0
、
1
、
2
„„依次递增）
，
而当有
2/3
以上内容发生修改时，
或文件体系变动较大时，
该文件需
变版,版本号按（
A
、
B
、
C
„„)英文大写字母递增，文控专员在文
件更改正式批准
3
日内，
将最新更改页发到受控文件持有人，
并收回
原页且加盖“作废"专用章归档保存，或将其销毁。对为客户提供产
品和服务所需的外来文件如法律、法规、国际标准、图纸等,在使用
前经副总经理评审后批准使用，
文控专员必须填写
《外来文件清单》
，
并加盖公司“受控文件”专用章；文控专员负责外来文件的控制，并
建立文件发放记录，各级人员必须使用最新版本的外来文件。

3
、文件的保管

A
、公司的质量体系文件以及各种法律、法规、国际标准等外来
文件的原件,
由行政技术部存档，
其他文件及图纸由相关部门专人保
存，不得丢失、涂改,未经批准不得复印，而对电脑媒体保存的文件
及工程图纸采用拷贝和密码进行保护，由有使用权的人进行操作。

B
、文件版本更新后，旧文件应由文件发放部门收回并处理。

C
、存档作废文件应加盖公司“作废"专用章。

D
、销毁文件需经副总经理批准.

4
、对于质量体系的全部文件，编写、修改或增加新文件时，其
内容需协调一致，不应相互矛盾,文件应层次分明，以利执行。

5
、文件的分类编号为使质量体系文件管理系统化，需对文件进
行分类编写，分类编号见《文件编写格式与编写规范》