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展会策划书
第一部分 会展预备阶段文案

第一节 会展预备阶段文案介绍

　　一、 会展预备阶段文案概念：
　　会展预备阶段文案是指一次会展从确定展览题材、搜集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前预先准备阶段包含到全部文本文案。

　　二、 会展预备阶段文案种类：
　　 通常来说，会展预备阶段文案包含展会立项策划书、展会项目立项可行性研究汇报、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展协议、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。
第二节 会展预备阶段文案写作

　　一、《展会立项策划书》写作
　　（一）《展会立项策划书》概念：
　　所谓展会立项策划，就是依据掌握多种信息，对立即举行展览会相关事宜进行初步计划，设计出展览会基础框架，提出计划举行展览会初步计划内容，　　关键包含：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划等。
　　《展会立项策划书》是为策划举行一个新展会而提出一套办展计划、策略和方法，它是对以上各项内容归纳和总结。

　　（二） 展会立项策划书内容结构：
　　通常地，《展会立项策划书》关键包含以下内容：
　　1、 办展市场环境分析：包含对展会展览题材所在产业和市场情况分析，对国家相关法律、政策分析，对相关展会情况分析，对展会举行地市场分析等。
　　2、 提出展会基础框架：包含展会名称和举行地点、办展机构组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
　　3、 展会价格及初步预算方案。
　　4、 展会工作人员分工计划。
　　5、 展会招展计划
　　6、 展会招商计划。
　　7、 展会宣传推广计划。
　　8、 展会筹备进度计划。
　　9、 展会服务商安排计划。
10、 展会开幕和现场管理计划。
　　11、 展会期间举行相关活动计划。
　　12、 展会结算计划。
　　（三） 展会立项策划书写作要求：
　　1． 展会名称
　　展览会名称通常包含三个方面内容：基础部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”，假如按上述三个内容对号入座，则基础部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。
　　下面分别对这三个内容作部分说明：
· 基础部分：用来表明展览会性质和特征，常见词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。
· 限定部分：用来说明展会举行时间、地点和展会性质。
　　展会举行时间表示措施有三种：一是用“届”来表示。二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表示措施里，用“届”来去示最常见，它强调展会举行连续性。那些刚举行展会通常见“年”来表示。
展会举行地点在展会名称里也要有所表现，如第三届大连国际服装节中“大连”。
　　展会名称里表现展会性质词关键有“国际”、“世界”、“全国”、“地域”等。如第三届大连国际服装节中“国际”表明本展会是一个国际展。
· 行业标识：用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中“服装”表明本展会是服装产业展会。行业标识通常是一个产业名称，或是一个产业中某一个产品大类。
　　2、展会地点
　　策划选择展会举行地点，包含两个方面内容：一是展会在什么地方举行，二是展会在哪个展馆举行。
　　策划选择展会在什么地方举行，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或是哪个城市里举行。
　　策划选择展会在哪个展馆举行，就是要选择展会举行具体地点。具体选择在哪个展馆举行展会，要结合展会展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆成本大小怎样、展期安排是否符合自己要求和展馆本身设施和服务怎样等原因。

　　3、办展机构
　　办展机构是指负责展会组织、策划、招展和招商等事宜相关单位。办展机构能够是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。
　　依据各单位在举行展览会中不一样作用，一个展览会办展机构通常有以下多个：主办单位、承接单位、协办单位、支持单位等。
　　主办单位：拥有展会并对展会负担关键法律责任办展单位。主办单位在法律上拥有展会全部权。
　　承接单位：直接负责展会策划、组织、操作和管理，并对展会负担关键财务责任办展单位。
　　协办单位：帮助主办或承接单位负责展会策划、组织、操作和管理，部分地负担展会招展、招商和宣传推广工作办展单位。
支持单位：对展会主办或承接单位展会策划、组织、操作和管理，或是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用办展单位。

　　4、办展时间
　　办展时间是指展会计划在什么时候举行。办展时间有三个方面含义：一是指举行展具体开展日期。二是指展会筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放日期。
　　展览时间长短没有一个统一标准，要视不一样展会具体而定。有些展会展览时间能够很长，如“世博会”展期长达多个月甚至六个月；但对于占展会绝大多数专业贸易展来说，展期通常是3-5天为宜。

　　5、展品范围
　　展会展品范围要依据展会定位、办展机构优劣势和其它多个原因来确定。
　　依据展会定位，展品范围能够包含一个或是多个产业，或是一个产业中一个或多个产品大类，比如，“博览会”和“交易会”展品范围就很广，如“广交会”展品范围就超出10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”展品范围包含到产业就极少，就只有汽车产业一个。

　　6、办展频率
　　办展频率是指展会是十二个月举行几次还是几年举行一次，或是不定时举行。从现在展览业实际情况看，十二个月举行一次展会最多，约占全部展会数量80％，十二个月举行两次和两年举行一次展会也不少，不定时举行展会已经是越来越少了。
　　办展频率确实定受展览题材所在产业特征制约。我们知道，几乎每个产业产品全部有一个生命周期，产品生命周期对展会办展频率有重大影响。
　　产品投入期和成长久是企业参屉黄金时期，展会办展频率要牢牢抓住这两个时期。

　　7、 展会规模
　　展会规模包含三个方面含义：一是展会展览面积是多少，二是参展单位数量是多少，三是参观展会观众有多少。在策划举行一个展会时，对这三个方面全部要作出估计和计划。
　　在计划展会规模时，要充足考虑产业特征。展会规模大小还会受到会观众数量和质量限制。

　　8、展会定位
　　通俗地讲，展会定位就是要清楚地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构依据本身资源条件和市场竞争情况，经过建立和发展展会差异化竞争优势，使自己举行展会在参展企业和观众心目中形成一个鲜明而独特印象过程。
展会定位要明确展会目标参展商和观众、办展目标、展会专题等。

　　9．展会价格和展会初步预算
　　展会价格就是为展会展位出租制订一个适宜价格。展会展位价格往往包含室内展场价格和室外展场价格，室内展场价格又分为空地价格和标准层位价格。
　　在制订展会价格时，通常遵照“优地优价”标准，即那些便于展示和观众流量大展位价格往往要高部分。展会初步预算是对举行展会所需要多种费用和举行展会预期以取得收入进行初步预算。
　　在策划举行展会时，要依据市场情况给展会确定一个适宜价格，这么对吸引目标参展商参与展会十分关键。

　　10、人员分工、招展招商和宣传推广计划
人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会具体实施计划，这四个计划在具体实施时会相互影响。
人员分工计划是对展会工作人员工作进行统筹安排。
招展计划关键是为招揽企业参展而制订多种策略、方法和措施。
招商计划关键是为招揽观众参观展会而制订多种策略、方法和措施。
宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会招展和招商服务。
　　11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划
　　展会进度计划是在时间上对展会招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行统筹安排。它明确在展会筹备过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举行。展会进度计划安排得好，展会筹备各项准备工作就能有条不紊地进行。
　　现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理多种计划安排，它通常包含展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。
　　展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举行多种相关活动作出计划安排。和展会同期举行相关活动最常见有技术交流会、研讨会和多种演出等，它们是展会有益补充。
　　二、《展会项目立项可行性研究汇报》写作
　　（一）《展会项目立项可行性研究汇报》概念
　　完成了《展会立项策划书》，并不意味着该立项展会就能够举行了。项目立项只是对举行什么题材展会和怎样举行该展会提出了一个初步意见，制订了一套初步方案，至于该展会是否真能够举行和该方案是否真可行，还需要对该展会项目及方案进行可行性分析。可行性分析结论及其它必需考虑原因，才是决定最终是否能够举行该展会最终依据。
　　《展会项目立项可行性研究汇报》就是在对展会立项进行可行性分析基础上完成研究汇报。展会立项可行性分析是展会项目立项策划继续。展会项目立项策划关键是在掌握多种信息基础上，初步提出计划举行展会“是什么样”；展会立项可行性分析则是在仔细研究多种信息基础上，深入分析举行展会立项策划提出“那样展会”是否可行，为最终是否举行该展会提供科学决议依据。
　　假如展会立项策划经过可行性分析，证实计划举行展会市场条件含有，项目含有生命力，多种实施方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定社会效益，就能够经过该展会立项策划，决议举行该展会了。
（二）《展会项目立项可行性研究汇报》内容结构
　　《展会项目立项可行性研究汇报》要对展会立项是可行还是不可行作出系统评定和说明，并为最终完善该展会项目立项策划各具体实施方案提供改善依据和提议。所以，《展会项目立项可行性研究汇报》关键包含以下几项内容：
　　1、 市场环境分析
（1） 宏观市场环境：包含人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。
　　（2） 微观市场环境：包含办展机构内部环境、目标用户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。
（3） 市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。
　　2、 展会项目生命力分析
　　（1） 项目发展空间：即分析举行该展会所依靠产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否含有。
　　（2） 项目竞争力：包含展会定位号召力、办展机构品牌影响力、参展商和观众组成、展会价格、展会服务等。
　　（3） 办展机构优劣势分析
　　3、展会实施方案分析
　　1）对计划举行展会基础框架进行评定，具体包含：
　　(1)展会名称和展会展品范围、展会定位之间是否有冲突。
　　(2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业特征。
　　(3)展会举行地点是否适合举行该展品范围所在产业展会。
　　(4)在展会展品范围所在产业里能否举行如此规模和定位展会。
　　(5)展会办展机构在计划办展时间内能否举行如此规模和定位展会。
　　(6)办展机构对展会展品范围所在产业是否熟悉。
　　(7)展会定位和展会规模之间是否有冲突。
　　2）招展招商和宣传推广计划评定
　　（1） 招展计划评定
　　（2） 招商计划评定
　　（3） 宣传推广计划评定
　　3、 展会项目财务分析
　　（1） 价格定位
　　（2） 成本估计
　　举行一个展会成本费用通常包含：
　　1)展览场地费用。即租用展览场馆和由此而产生多种费用。这些费用包含：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯费用、展位搭装加班费等。
　　2)展会宣传推广费。包含广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻公布会费用等。
　　3)招展和招商费用。
　　4)相关括动费用。包含技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场部署、礼品、请展会临时工作人员费用等。
　　5)办公费用和人员费用。
　　6）税收
　　7）其它不可估计费用
　　（3） 收入估计
　　举行一个展会收入通常包含：
　　1） 展位费收入
2） 门票收入
　　3） 广告和企业赞助收入
　　4） 其它相关收入
　　（4） 盈亏平衡分析
　　（5） 现金流量分析
　　1） 净现值分析
　　2） 净现值率分析
　　3） 赢利指数
　　4） 内部收益率
　　5、风险估计
　　（1） 市场风险
　　（2） 经营风险
　　（3） 财务风险
　　（4） 合作风险
　　6、存在问题
　　包含经过以上可行性分析发觉展会项目立项存在多种问题、研究人员在可行性分析以外发觉可能对展会产生影响其它问题等。
　　7、改善提议
　　针对上述问题，提出对展会项目立项策划改善提议，指出要成功举行该展会应该努力方向等。
　　8、努力方向
　　依据展会办展宗旨和办展目标，在上述分析基础上，针对存在问题，提出要办好该展会所需要含有其它条件和需要努力方向。

　　（三）《展会项目立项可行性研究汇报》写作要求
　　《展会项目立项可行性研究汇报》是办展机构进行决议是否要举行该展会关键依据，所以，《展会项目立项可行性研究汇报》写作必需做到材料真实充足，分析客观科学，判定正确有理。
　　1、市场环境分析
　　市场环境分析是展会立项可行性分析第一步，它是依据展会立项策划提出展会举行方案，在已经掌握多种信息基础上，深入分析和论证举行展会多种市场条件是否含有，是否有举行该展会所需要多种政策基础和社会基础。市场环境分析不仅要研究多种现有市场条件，还要对其未来改变和发展趋势作出估计．使立项可行性分析得出结论愈加科学合理。
　　市场环境分析是从计划举行展会项目标外部原因出发来分析举行该展会条件是否含有；展会项目生命力分析则是从计划举行展会项目标本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目标生命力，不是只分析展会举行一届或两届生命力，而是要分析该展会长久生命力，即要分析假如本展会举行超出五届以上，本展会是否还有发展前途问题。
　　2、展会项目生命力分析
　　市场环境分析是从计划举行展会项目标外部原因出发来分析举行该展会条件是否含有；展会项目生命力分析则是从计划举行展会项目标本身出发，分析该展会是否有发展前途。分析展会项目标生命力，不是只分析展会举行一届或两届生命力，而是要分析该展会长久生命力，即要分析假如本展会举行超出五届以上，本展会是否还有发展前途问题。

　　3、展会实施方案分析
展会实施方案分析是从计划举行展会项目标本身出发，分析该展会项目立项计划准备实施多种实施方案是否完备，是否能确保该展会计划目标实现。展会实施方案分析对象是该展会多种实施方案，分析关键是多种实施方案是否合理、是否完备和是否可行。
　　需要强调一点是，对展会基础框架进行评定，关键不是分析组成展会基础框架某一个原因策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析展会基础框架是否合理和可行。因为，尽管对组成展会基础框架每一个原因策划安排可能是合理和可行，但由这些原因所组成展会基础框架从总体上看却可能是不合理和不可行。所以，要避免这种“个体合理，群体冲突”现象出现，对展会基础框架进行评定就十分关键。

　　4、展会项目财务分析
　　展会项目财务分析是从办展机构财务角度出发，分析测算举行该展会费用支出和收益。展会项目财务分析关键目标是分析计划举行展会是否经济可行，并为立即举行展会指定资金使用计划。

　　5、风险估计
　　从展会立项可行性分析角度看，风险就是办展机构在举行展会过程中，因为部分难以预料和无法控制原因作用，使办展机构举行展会计划和举行展会实际收益和预期发生背离，从而使办展机构举行展会计划落空；或是即使展会准期举行，但办展机构有蒙受一定经济损失可能性。

　　6、存在问题
　　包含经过以上可行性分析发觉展会项目立项存在多种问题、研究人员在可行性分析以外发觉可能对展会产生影响其它问题等。

　　7、改善提议
　　针对上述问题，提出对展会项目立项策划改善提议，指出要成功举行该展会应该努力方向等。

　　8、努力方向
　　依据展会办展宗旨和办展目标，在上述分析基础上，针对存在问题，提出要办好该展会所需要含有其它条件和需要努力方向。

　　三、《参展说明书》写作
　　（一）《参展说明书》概念
　　办展机构在确定了展会相关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就能够着手编制展会《参展说明书》了。
　　《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕和参展商参与展会时应注竟其它问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备一个小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中一项基础性工作。
　　（二）《参展说明书》包含关键内容及写作要求
　　从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各步骤进行有效管理指导性文件，参展商手册所包含内容包含到举行展会各个步骤。
通常来说，参展说明书关键包含以下几方面内容：
　　(1)序言。关键是对参展商参与本展会表示欢迎，说明本手册编制标准和目标，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等步骤要自觉遵守本手册相关要求等。序言通常全部很简短，言简意赅。
　　(2)展览场地基础情况。包含展馆及展区平面图、至展馆交通图、展览场地基础技术数据等。绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆多种服务设施所在位置、展区和展位划分具体情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆交通图时，要注意标明展馆在该城市具体位置、到展馆能够利用多种关键交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市具体位置等；对于该展览场地基础技术数据，要清楚正确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆水电供给情况等。对展览场地基础情况介绍．对于帮助参展商正确地找到展馆和自己展位，进而进行展位搭装和布展有着很好指导作用。
　　（3)展会基础信息。包含展会名称、举行地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间，要具体列明展会布展时间、开幕时间、对专业观众和一般大众开放时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽可能正确到小时；对于办展机构，要具体列明展会主办单位、承接单位、支持单位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等具体联络地址、联络电话、传真和联络人，假如有网址和E—MAlL也最好能公布，方便参展商在需要时候方便联络各相关单位。
　　(4)展会规则。就是展会要求参展商和观众等参与展会时所必需遵守部分规章制度，包含：展会相关证件使用和管理要求、展会现场保安和保险要求、层位清洁要求、物品储藏要求、现场使用水电注意事项、现场展品销售要求、消防要求、知识产权保护要求、现场展品演示注意事项等。展会规则是全部和会人员必需遵守部分制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分关键。
　　（5）展位搭装指南。是对展会展位搭装部分基础要求和说明，关键包含标准展位说明和空地展位搭装说明等。因为全部标准展位基础结构和配置全部是一样，所以“标准展位说明”关键是对展位标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位注意事项，
提出假如参展商需要增加非标准配置以外其它配置处理措施等。
“空地展位搭装说明”关键是对参展商搭建空地展位作出部分要求和要求，如使用材料要求、动火作业要求、消防安全要求和铺设电线要求等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。
　　(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作部分指导和说明，关键包含海外运输指南和中国运输指南等。不管是海外还是中国运输指南，全部要对展品等运输方法和运输线路、多种货物交运和文件提交期限、货运文件准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商立即安排展品等物品运输有较大作用。
　　(7)会展旅游信息。是对处理参展商及观众等参与展会期间交通、吃、住、行等需要和展会前后旅游需要等作出部分说明。会展旅游信息要具体地列出各指定接待酒店档次、协议优惠价格、地址、联络电话和传真和联络人、和展馆距离等，要列出海外观众和参展商入境签证措施、会展期间及前后可供选择商务考察和观光休闲旅游线路和安排等。会展旅游信息关键是为了方便参展商及观众日常生活服务。
　　(8)相关表格。是相关参展商在筹展和布展过程中需要使用多种表格，关键包含展览表格和层位搭装表格两种。展览表格关键有贵宾买家服务表、聘用临时服务人员申请表、额外工作证
和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、发表会刊广告申请表等。
参展说明书编制成功以后，能够印刷成册，在展会开幕前合适时间寄给参展商，也能够将其内容公布在展会专门网站上供参展商阅览和下载，假如展会有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。

　　（三）《参展说明书》作用
　　《参展说明书》关键是为方便和指导叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务，它不仅对参展商进行参展筹备有着十分关键指导作用，也对办展机构对展会布展、展览和撤展等各坏节进行有效现场管理有很大帮助和影响：
　　1、参展说明书对参展商指导作用。参展商手册分别对展览场地、展会基础情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出具体说明，参展商在得到参展说明书以后，就能够根据该说明书指导对叁展各项准备工作进行筹备，如安排展品运输、准备展位搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书相关要求进行展位搭装和布展，避免布展期间盲目和违规；在展览期间，参展商能够按该说明书要求部署展品演示；在撤展期间，参展商能够根据该说明书指导有条不紊地撤展；展会结束后，
　　参展商还能够根据该说明书指导选择适合自己需要会展旅游。在参展说明书指导下，参展商能够更有效地准备和完成参与展会各工作步骤各项事务。
　　2、参展说明书对展会现场管理作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间各项要求，不仅有利于指导各参展商按要求办事，也有利于办展机构按该手册要求监督展会现场多种事宜，并按手册要求为参展商提供多种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等步骤进行现场管理关键依据之一，它为展会各阶段制订了大家必需遵守行为规范，有利于办展机构按此规范对展会各步骤现场进行管理。
　　3、参展说明书对观众作用。除了对参展商指导和对展会现场管理作用外，参展说明书对展会观众也能起一定作用。比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间说明，就对观众参观展会有较大帮助。
　　观众在展馆交通路线图指导下能够更方便地达成展馆，在馆内服务设施分布图指导下能够找到自己需要服务提供点，能够享受展会指定接待酒店优惠价格待遇．在展会开放时间说明指导下能够合理地安排自己参观时间等等。
通常来说，展会观众有很大一部分是各参展商自己邀请来，参展商通常全部会将上述信息通知其邀请观众，这么，参展说明书对观众所起作用将更大。

　　四、编制《参展说明书》基础标准
　　从参展说明书所起作用我们能够看出，参展说明书是展会筹备过程中一个关键文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必需做到：
　　第一、实用。参展说明书所包含内容必需是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大指导作用，或是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各步骤进行管理有较大帮助，或对参展商邀请其老用户来展会参观有辅助作用，不然，该内容就不能进入参展商手册。
　　第二、简练明了。参展说明书对各方面内容说明和叙述应该简练，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各方面内容说明和叙述必需正确、具体，让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人产生歧义．不然，在展会筹展、布展、
展览和撤展等步骤具体实施中就会引发争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场进行管理。
　　第三、具体全方面。对于参展说明书提到各项内容要尽可能具体，如对布展和撤展加班时间要求能够具体到小时和分钟，对多种表格返回最终期限要求具体到某月某日等等，这么更有
利于展会具体操作和管理；对于参展说明书提到各项内容要做到没有遗漏，
如对展览场地基础情况说明中，对展馆人口高度和宽度、对展馆地面承重能力、对消防注意事项等要一一列明，不能遗漏，不然，现场操作就会出现问题，比如，假如没有提到展馆入口高度和宽度，就有可能会使部分较大较长物品进不了展馆。
　　第四、美观。参展说明书排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽可能不要出现错别字和其它印刷错误；参展说明书制作和用纸和展会档次和办展机构品牌和声誉相符，不能让人产生不好联想。
　　第五、专业。参展说明书遣词造句要符合行业习惯和规范，要使用行业熟悉语言，所包含术语要规范，不能想当然地使用部分行业比较陌生词语；内容编排要符合参展商筹展筹备程序，不能让她们翻来覆去地寻求自己需要了解内容。
　　第六、国际化。假如展会是国际性展会，或展会有向国际化方向发展计划，那么，参展说明书内容编排和制作也要尽可能做到符合国际参展商需要，如除要有汉字文本外还要有外文文本。外文文本参展说明书，其翻译一定要正确，因为海外参展商就是依据该说明书来筹备各项参展事宜；假如翻译不正确，将会给她们带来极大不便。