小额采购流程.doc

小额采购流程和注意事项
一、 小额采购定义
指根据采购需求单审批，直接向供应商询价、组织谈判（应急采购由需求部门自行组织、非应急采购由物资部组织），并由需求部门根据采购需求单审批和谈判结果签订采购合同.与一般采购流程相比,小额采购不需编制采购方案和采购结果，简化了审批环节.
二、小额采购流程
1、 需求部门提交采购需求申请单；
2、 按采购管理细则规定的审批权限，采购需求申请单经需求部
门、预算管理部门、物资采购部、公司业务分管领导和公司采购分管领导审批后办结.
3、 物资采购部将已办结采购需求申请单转发给需求部门。
4、 应急采购由需求部门自行组织向供应商询价、组织谈判;非应急采购由物资部组织向供应商询价、组织谈判.
5、 需求部门根据采购需求单审批和谈判结果签订采购合同。成本费用合同可在电子招投标平台上编制,也可直接在合同管理系统上直接编制;投资类合同必须在电子招投标平台上编制.
电子招投标平台上编制合同操作流程如下：
(1）、通过电子邮件将合同设备清单编码申请表提交给物资部采购经理;采购经理负责物资编码的生成或查找,将合同设备编码发给合同编制人；
（2)、进入电子招投标平台———采购需求管理--—采购需求处理———选择对应的采购需求单，点击“处理”按纽--—进入采购需求单物资行处理界面，选择需要处理的物资行，在“处理方式”下拉菜单中选择“小额采购”,点击“处理"按纽--—按系统引导完成合同编制，提交审批.
（3)合同生效后编制合同要货单，向供应商发送.
三、应急项目需求部门自行组织采购程序。
采购方式可采取多家寻价比选、竞争性谈判或单一来源采购。
1、 需求部门编制采购文件,通过电子邮件向供应商发送， 采购文件格式可参考附件模版（预算在2万元以下且技术要求简单的项目可仅编制商务报价表,其它从略）.
2、 新引入的供应商在中国联通供应商门户平台上注册登记。
3、 供应商提交采购应答文件（简单项目可仅提供书面商务报价
表），项目经理组织对采购应答文件的评审或与供应商的谈判（评审或谈判小组人数应不少于3人)，评审或谈判小组签署评审或谈判报告,评审或谈判过程表格和报告可参考参考附件模版。
评审或谈判报告应包括采购项目简要说明、谈判时间、地点、
参加人员、谈判供应商、评审结果、供应商初报价、谈判过程中各次报价、最终报价、中选供应商和成交价、价格比较等成交理由等内容。
4、 根据采购需求单及采购评审或谈判结果编制采购合同、提交审
批并签署。编制采购合同，应将采购评审或谈判过程报告扫描见做为附件附上，作为签署依据。
5、采购资料妥善归档保管备查。