物业公司行政管理部岗位职责.doc

职位：住宅管理中心总监1.1. 岗位职责：1.1.1. 全面负责住宅管理中心工作，对总经理、副总经理负责。1.1.2. 负责物业管理处安全服务、安全生产和安全教育工作.1.1.3. 负责分管范围内的各项工作计划、规章制度的监督实施，对分管的各部门工作及小区配套完善工程项目负责。1.1.4. 根据物业管理处年度消防安全责任书和经济责任书，组织落实好各项工作。1.1.5. 对负责签订的工程分包、设备购买合同或协议进行有效监控，避免造成经济损失.1.1.6. 受总经理、副总经理委托，代表物业管理处签署有关合同及文件，处理与物业管理处有关部门的业务和关系.1.1.7. 负责审核计划、审核报告的审批工作。1.1.8. 负责大型项目的组织工作，主要负责方案的落实情况进行监督。1.1.9. 代表总经理、副总经理在ISO9001：2000质量管理体系和ISO14000环境管理体系的建立、运作、保持和改进。1.1.10. 确保质量管理体系和环境管理体系的过程得到建全、实施和保持.1.1.11. 适时向总经理报告质量体系的运行情况以及报告质量管理体系的业绩和 任何改进的需求。1.1.12. 负责主持质量体系和环境体系文件的编制、实施工作。1.1.13. 协助最高管理者召开管理评审会议。1.1.14. 负责定期组织质量系统内部审核和环境管理体系审核的工作。1.1.15. 负责组织、监督、落实质量体系内纠正和预防措施的工作，并对其有效性进行验证.1.1.16. 负责组织质量体系和环境体系文件的编写、修改和培训工作。1.1.17. 负责组织质量体系和环境体系运行的督查工作.1.1.18. 负责物业管理处质量体系和环境体系文件有关事宜对外联络及与第三方 认证机构的联络工作。做好质量体系和环境体系运行中的检查工作。 1.1.19. 负责对物业管理处存在的不合格或潜在的不合格项进行分析、总结，组织制定、落实有效措施进行整改。1.1.20. 完成上司交办的其它工作任务。第一节 行政人事室岗位职责和任职要求1. 职位：行政人事室（副）经理1.1. 岗位职责：1.1.1. 负责行政人事室全面工作的统筹及安排、人员的调配,对住宅管理中心总监及公司行政人事总监负责。1.1.2. 及时向总公司行政人事部汇报物业管理处行政人事工作，按照总公司行政人事部的工作部署开展各项行政人事工作。1.1.3. 加强自身学习，模范遵守总公司/物业管理处和部门制定的各项规章制度，督促部门员工履行各自的工作职责。对部门的工作失误负领导责任。1.1.4. 健全物业管理处的各项规章制度并组织学习、检查并监督其执行情况。1.1.5. 制定年度物业管理处的组织架构、人员编制及人力资源成本预算，做好相关费用的控制。1.1.6. 负责物业管理处日常的行政、人事、劳资管理、培训和采购管理工作。1.1.7. 协助管理处总监处理对外（内）关系，负责协调与其他相关单位的联系与沟通。1.1.8. 具较强的组织、协调、沟通和执行能力。统筹部门内部的职责分工,并督促、检查下属按质按量完成工作任务。1.1.9. 参与招聘物业管理中心主任级以下管理人员。1.1.10. 根据物业管理处业务发展的需要，制定相应的员工培训计划，组织实施或监督其执行。1.1.11. 检查、监督各部门员工工作绩效考核，对各部门员工奖惩情况及时向管理中心总监提交参考方案。1.1.12. 深入各部门了解员工的情况,及时将意见反馈给管理中心总监/公司行政人事总监，并提出工作建议方案。1.1.13. 审核各部门的岗位职责，并检查岗位职责的落实情况。1.1.14. 保守公司商业机密，维护公司利益。1.1.15. 负责将ISO9001:2000质量体系和ISO14001环境体系在部门工作中持续、有效地全面运行.1.1.16. 负责配合总公司、物业管理处其他部门完成各项工作任务。1.1.17. 完成上司交办的其它工作任务。2. 职位：行政主任2.1. 岗位职责：2.1.1. 协助上司安排和处理物业管理处日常行政事务工作。2.1.2. 协助上司草拟物业管理处的行政管理制度，并检查物业管理处行政制度的执行情况，随时向上司汇报。2.1.3. 协助上司做好物业管理处日常行政接待，安排和组织物业管理处的各项会议和文体活动的策划、组织、协调工作。2.1.4. 协助上司做好物业管理处公关工作，协调与相关单位及部门的联系和沟通，相关事务工作的安排和接待。2.1.5. 负责对外（内）文件的拟写、收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及立卷归档工作。2.1.6. 负责安排经理办公会议或物业管理处重要会议，编写会议纪要和决议。2.1.7. 负责物业管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理工作。2.1.8. 草拟物业管理处所需订阅的有关报刊、杂志清单，报公司行政人事部审批后执行。2.1.9. 负责各部门秘书/文员的文书培训工作。2.1.10. 协助上司开展企业文化建设工作，定期组织有关员工活动。2.1.11. 负责物业管理处固定资产的管理工作，如物业管理处内部办公的设备、设施的管理等。2.1.12. 负责物业管理处员工后勤设施的管理,如员工宿舍、更衣柜、钟卡机等。2.1.13. 负责物业管理处车辆使用的调度工作.2.1.14. 负责建立和完善物业管理处行政事务工作的有关数据和费用等资料库。2.1.15. 严格执行保密制度,按工作程序办事,不散布、传播在工作接触的物业管理处资料、决策等属保密和事项。2.1.16. 负责ISO文件档案管理工作。2.1.17. 负责法律/法规的查新工作。2.1.18. 负责审核计划、审核报告的编制工作。2.1.19. 负责质量体系和环境体系的收发管理工作.2.1.20. 严格遵照ISO9001：2000质量体系和ISO14001环境体系相关文件开展工作，并监督下属按规定做好各项工作。2.1.21. 完成上司交办的其它工作任务.3. 职位：行政助理3.1. 岗位职责：3.1.1. 执行上司安排各项工作,对其负责。3.1.2. 严格遵照ISO9001：2000质量体系和ISO14001环境体系相关文件开展工作。3.1.3. 协助上司草拟有关方案，并协助执行.3.1.4. 负责部门文件资料的收发、登记、分类、整理、归档等管理。3.1.5. 负责物业管理处固定资产的管理工作，如物业管理处内部办公的设备、设施的管理等。3.1.6. 监督物业管理处员工后勤设施的管理,如员工宿舍、更衣柜、钟卡机等。3.1.7. 负责收集本行业的有关资料、信息，供上司参考.3.1.8. 负责部门计划、总结和决议等公文函件的草拟工作。3.1.9. 编写部门周（月）计划、周（月）报。3.1.10. 负责安排部门会议，编写会议纪要。3.1.11. 负责部门有关费用报销工作。3.1.12. 负责部门财产物品的管理。3.1.13. 负责部门物料的请购工作,对部门消耗的物料用品进行统计和使用控制.3.1.14. 负责部门日常文书的打印工作。3.1.15. 处理有关信函、电传、电话，并做好记录、及时上传下达.3.1.16. 确保做好部门内部以及与各部门的联络。3.1.17. 负责部门印章的管理工作。3.1.18. 负责收发、整理部门各类报刊、杂志和信件。3.1.19. 严格执行保密制度，按工作程序办事，不散布、传播在工作接触的部门资料、决策等属保密和事项。3.1.20. 完成上司交办的其它工作任务。4. 职位：人事主任4.1. 岗位职责：4.1.1. 在部门经理直接领导下，负责物业管理处人事和培训方面工作.4.1.2. 协助上司制定和完善物业管理处的人事制度，并检查物业管理处人事制度的执行情况，随时向上司汇报.4.1.3. 协助上司制定年度人员编制，定员定编,控制人力资源成本。4.1.4. 根据物业管理处的发展，定期制定相应的员工培训计划，并负责执行。4.1.5. 负责员工的用工(招聘、离职及人事变动等、劳资、计生管理）、培训方面相关工作。4.1.6. 做好员工试用期满后转正和合同期满续约的考核工作.4.1.7. 负责制定各部门工作绩效考核方案，并负责执行。4.1.8. 编写季度人员状况报告。草拟有关人事制度、文件等。4.1.9. 负责收集最新的人事管理法规法例以供上司参考。4.1.10. 做好员工的劳动合同签订和办理员工社会保险和医疗保险的参保工作。4.1.11. 负责审核每月各部门的排班表、考勤，核计员工资金、福利相关工作。4.1.12. 按有关规定开具物业管理处员工对外（内）人事方面的各类介绍、证明文件。4.1.13. 负责建立和完善人事及培训方面的数据库。4.1.14. 负责完善人力资源电脑系统的最新资料库。4.1.15. 负责物业管理处员工的人事档案资料管理。4.1.16. 负责员工劳动保护用品统筹安排的管理工作。4.1.17. 定期对员工队伍进行思想考查，及时将员工的意见反馈给上司.4.1.18. 严格遵照ISO9001：2000质量体系和ISO14001环境体系相关文件开展工作，并监督下属按规定做好各项工作.4.1.19. 完成上司交办的其它工作任务。5. 职位：人事助理5.1. 岗位职责:5.1.1. 执行上司安排各项工作，对其负责。5.1.2. 严格遵照ISO9001：2000质量体系和ISO14001环境体系相关文件开展工作。5.1.3. 协助上司做好员工每月考勤情况和下月各部门排班表的审核工作.5.1.4. 做好物业管理处全员假期记录、审核工作。5.1.5. 负责本部门员工的月度考勤和排班的编制工作，假期统计，绩效考核汇总.5.1.6. 核计员工加班的工资费用。5.1.7. 协助上司开展人员的招聘工作。 5.1.8. 负责有关人事资料的收集、整理、归档工作.5.1.9. 协助上司做好全员人事档案管理工作。5.1.10. 及时整理最新的员工资料,并将资料输入人力资源电脑系统内，确保系统资料准确、无误.5.1.11. 负责新员工的入职体检工作。5.1.12. 负责办理员工的入职、离职的有关手续。5.1.13. 负责物业管理处员工医疗报销等相关工作.5.1.14. 负责每月统计人力资源数据分析相关工作。5.1.15. 负责定期提供物业管理处员工名单，协助福利和物品的发放。5.1.16. 严格执行保密制度，按工作程序办事,不散布、传播在工作接触的人员资料等属保密事项.5.1.17. 完成上司交办的其它工作任务。6. 职位： 司机7.2.岗位职责：7.2。1负责公司行政办公车辆贺驶，遵守安全交通规则，确保安全行车。7.2.2 负责公司行政车辆的定期保养、维修、年检，跟进保险，路桥费的购买工作。7.2.3 定期安排车身，车内清洗，保持车容整洁.7.2。4做好行驶记录及性能状况、维修保养记录.7。2.5根据行政人事组的安排,做好各部门外出办事人员的用车事务。7.2。6负责做好总公司及各部门对外、对内的各类文件的传递、交接工作。7。2.7、完成上级交办的其它工作任务。