物业管理新项目筹建工作规程.doc

物业管理新项目筹建工作规程
1. 目的
为物业管理项目的筹建工作提供指引，从规范机构设置、人员编制、规范建设、硬件装备、公共关系建立、印鉴证照办理及开办费测算等方面，保证新项目筹建工作顺畅、有序进行，为以后管理项目日常工作的开展打下基础
2. 范围
适用于筹建新物业管理项目之用。
3。 职责
3。1 新项目预订入伙前六个月成立相应的物业管理项目筹建组。
3.2 物业管理项目筹建人员负责参照本工作指引,结合新项目的实际情况制订筹建计划并具体落实。
4。 方法和过程控制
4。1 机构设置、人员编制
4。1。1物业管理项目筹建人员应根据《物业管理方案》确定项目的机构设置及人员编制.
4.1.2设置原则：根据项目经营管理的规模、复杂程度、智能配套、楼宇类型、数量、档次、功能及设施配备、周边环境、以及发展商对物业管理服务的要求等实际情况，本着利于统一领导、分级管理、精干高效的原则按需设置机构.
4。1.3职责类型：物业管理项目根据专业需要，一般情况涵盖的主要职责包括:
a. 人事行政：负责人事事务操作、行政后勤、人员培训、绩效考核、资料管理、信息管理、公关协调等内部管理工作。
b. 客户服务：负责前台接待、社区文化、装修管理、会所管理、特约服务、投诉处理、品质监控等工作。
c. 财务管理:负责财务核算、费用收缴、经营管理等工作。
d. 保洁绿化：负责清洁消杀、绿化维护、家政服务等工作。
e. 工程维修：负责房屋本体维护、公共设施维护、工程配套完善、家政室内维修、装修监控等工作。
f. 安全管理：负责消防安全、车场管理、小区内公共区域治安防范、出入口管理等工作。
g. 物业管理项目筹建人员应综合考虑项目的业务需求及成本状况，必要时可合并或调整部分岗位的职能，发挥机构及人员的最大功效。
4。1.4职务类型：物业管理项目的职务设置应根据人员编制的多少及项目管理的复杂程度来配置，基本上包括3个层次:
a. 决策层：包括项目经理、经理助理等，对项目负全面责任，负责对下属人员进行指导和管理，并承担重大问题的处理和决策责任.
b. 管理层：包括项目各职能、技术、业务主管部门或人员等，负责在各自职能范围内支持和指挥下属人员及协助领导工作。适用于物业管理规模较大、种类较繁、专业服务组较多的物业管理项目。
c. 操作层：包括业务主办、具体操作人员等，负责具体事务的操作和制度执行.
d. 对于新建的、物业管理业务量较小的项目,通常采用直线式的两层次（决策层和操作层）的组织架构形式，此时，决策层集决策和管理为一体。
4.1。5组织架构:
图中所示各岗位、职务名称可以根据项目实际情况及业务需要进行增删和调整。

4。1。6 定编程序:
a. 根据市场水平确定项目的物业管理费标准，以此为基础制订管理预算及服务方案，确定人力成本构成。
b. 人力成本占总预算的比例建议控制在50％以内，具体构成如下：
项目
占总预算
的比例
备注
人力成本
30～50％
如保安、保洁服务外包，则人力成本控制在30％
保洁（外包）
10%
如保洁服务不外包，则相应的保洁费用隶属人力成本范畴
保安（外包）
15％
如保安服务不外包，则相应的保安费用隶属人力成本范畴
c. 根据人力成本构成，结合项目实际情况，分配项目各岗位的人员编制。
d. 不同类型项目人均管理面积建议如下：
项目类型
人均管理建筑面积
住宅
建筑面积10万M2以上
1400～2000M2
建筑面积10万M2以下
1200~2000M2
高层商住楼
800～1000M2
4。1.7 定编要求：
a. 按需定编：物业管理岗位设置类别、场所、定编人数着重要符合现场需求。常见业务岗定编要求如下:
i) 安全岗的定编应综合考虑小区特点:如出入口的多少、小区智能化程度、小区是封闭管理还是开放式管理、小区周边的治安状况等因素.常见岗位归纳如下：
岗位
性质
岗位类别
工作场所
现场需求
编制方法
固定岗
门岗(或大堂岗)
人行出入口
控制行人进出
1岗1人，全天轮岗
控制中心岗
控制中心
控制中心监控
1岗至少1人，全天轮岗
消防中心岗
消防中心
消防中心监控
1岗至少1人，全天轮岗
形象岗
大门或大堂
展示形象、
接待引导
1岗1人,日间站岗
巡逻岗
楼内巡逻岗
楼内
楼内治安
工作量按楼栋设置
楼外巡逻岗
楼外
楼外治安
工作量按地形设置
车场岗
车场门岗
车辆出入口
控制车辆进出
1岗1人，全天轮岗
车场巡逻岗
停车场
车场巡逻
工作量按地形设置
机动岗
检查岗
现场
全程监控
临时替补
班组长兼任
ii) 保洁岗的定编应根据物业类型、物业档次的定位等进行综合考虑,常见岗位划分如下：
岗位类别
工作场所
现场需求
编制方法
楼内岗
楼道、大堂、电梯等
楼内保洁
工作量按楼层设置
楼外岗
楼外公共区域
楼外保洁
工作量按面积设置
家政岗
住户室内
家政服务
根据业务需要设置
垃圾清运岗
楼外指定区域
生活垃圾收集、清运
按照当地情况设置
iii) 绿化岗的定编应根据绿化面积及园林复杂程度，其工作内容可包括浇水、施肥、拔杂草、修剪、消杀、绿化带卫生、补苗等,一般按人均养护面积约4000平方米分配人员。
iv) 维修技术岗的定编应根据项目配套设施、设备的数量和复杂程度、住户室内维修、装修需求多少综合进行考虑。
b. 合并满负：本着节省人力成本的角度出发，提倡岗位一专多能、分工不分家的模式，各编制员工工作量应尽可能饱满、效率高。常见案例:
i) 根据项目结构特点，行人及车辆出入口往往彼此相连，可以考虑合并门岗和车场门岗;
ii) 控制中心往往兼负消防控制职能，可以考虑与消防中心合并；
iii) 高层楼宇或封闭苑落可以考虑在大门或苑落大堂处设置形象岗,兼负形象、安全、客服等职能；
iv) 物业管理不同阶段对人员编制的要求不一样:集中入住期、装修、返修高峰期，工作量大，人员定编相对较高（可考虑从其它项目调配或临时借调人员），物业日常管理阶段，则应考虑合并满负、优化整合。
c. 按价定质：即价格决定服务品质，各岗位员工的作息时间、工作频次、服务标准应严格按照委托合同内容及管理费收费标准制定，防止服务过剩,人力成本相应增加.
d. 按量定编:根据确定的岗位工作量(包括作息时间、工作频次、服务标准等)分配人员编制。部分岗位的工作量需实地测试，并定期进行工作量评估，适时对部分岗位进行合并满负。
e. 合法定编：人员定编操作不得违反国家及当地劳动法规规定。
4.2 招聘培训
4。2。1物业管理项目筹建人员应根据审定的项目组织架构、人员编制、岗位需求，开展相应的人员招聘工作，并确保各岗位、各专业人员按期到位，到位期限建议如下：
岗位名称
建议到位时间
备注
服务中心经理
交楼前3个月
前期介入人员除外
普通管理人员
交楼前3个月
维修技术员
交楼前3个月
保洁员
交楼前1个月

安全员
交楼前1个月

会所服务员
交楼前1个月

4.2。2物业管理项目筹建人员应负责组织对新到岗人员的入职培训工作，确保其了解公司企业文化、规章制度，熟悉岗位工作内容、专业技能、服务礼仪，满足公司对其上岗的要求。
培训内容
效果要求
公司理念及发展历史
了解公司的历史及公司理念，尽快融入到公司企业文化氛围中
物业管理概论
了解公司主营业务及专业知识
员工通用礼仪
掌握员工礼仪规范要求
职业安全及急救常识
掌握职业安全、紧急救护的知识和要求
物业管理法规常识
了解行业内的法律法规，尽快掌握与岗位相关的各项政策法规
品质管理基础
了解公司质量管理体系和品质控制制度，掌握各自岗位的操作程序和管理规范
4.3 规范建设
4。3.1物业管理项目筹建人员应负责根据业务需要完成项目各项规章制度的起草、编制，包括：
a。 公司行政制度汇编、人事操作、财务管理制度等。
b。 项目组织架构、岗位职责等。
c. 项目内部运作制度等。
4.3。2物业管理项目筹建人员应根据项目新增业务、设施及其它情况负责相关作业指导、支持性文件的补充编写，完成项目质量管理运作体系的搭建。完整的质量管理作业指导体系应包括:
类 别
内 容
职能管理作业指导文件
人力资源管理
作业指导文件
员工招聘、员工培训、员工考核、员工奖惩、员工意见测评、培训有效性评估、内部沟通等作业指导文件。
管理评审作业指导文件
评审输入、输出、过程控制、记录保持。
合同评审作业指导文件
合同管理、评审。
物资管理作业指导文件
仓库管理和控制；固定资产管理；工作环境管理；办公设施管理；劳动保护等作业指导文件.
服务策划作业指导文件
物业接管前策划；小区改造、大型项目动工前策划；对外培训；新增服务项目策划等作业指导文件。
其他管理类作业指导文件
遗留工程问题处理；标识管理；质量事故处理等作业指导文件。
业务控制作业指导文件
环境管理作业指导文件
保洁、绿化岗位管理文件；清洁工作规程和标准；绿化工作规程和标准；垃圾收倒管理方法；保洁员内部管理文件；保洁、绿化用设备、工具的使用和维修管理文件；环境消杀管理文件；环境工作检查文件等。
安全管理作业指导文件
安全岗位管理文件；相关岗位工作规程；消防管理文件；安全、消防、急救用器材或器械的管理与维护;安全员内部管理文件；公共预警管理；危险作业监管文件；危险品管理文件；紧急事件处理流程；安全工作检查文件等.
设备设施管理作业指导文件
房屋本体及各种设备设施日常维护、保养、维修、管理作业流程；维修员内部管理文件；检验和测量设备管理文件;设备设施工作检查文件等.
便民服务作业指导文件
家政服务;室内维修；商务服务等作业指导文件。
其他服务和管理作业指导文件
物业接管验收；入住办理;装修管理；钥匙管理；会所、泳池、商铺管理；业委会筹建及运行等作业指导文件。
供方控制作业指导文件
采购管理;供方评估；供方监控等作业指导文件.
顾客关系作业指导文件
顾客沟通、顾客投诉处理、顾客意见测评、服务信息分析等作业指导文件.
4。3.3物业管理项目筹建人员应负责了解并收集有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等，包括：
a. 国家有关物业管理的法律法规和规范性文件要求,见下表：
序号
法规名称
颁布字号
1
《城市新建住宅小区管理办法》

2
《城市住宅小区物业管理服务收费暂行办法》

3
《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》

4
《物业管理企业资质管理试行办法》

5
《物业管理委托合同示范文本》

6
关于印发《前期物业管理服务协议》（示范文本）的通知

7
《高层建筑消防管理规则》（高层建筑必备)

8
《房屋接管验收标准》

9
《卫星电视广播地面接收设施管理规定》

10
《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》

11
《中华人民共和国劳动法》

12
《关于进一步加强电梯安全管理工作的通知》

13
《中华人民共和国招标投标法》

14
建设部关于修订全国物业管理示范住宅小区（大厦、工业区)标准及有关考评验收工作的通知

15
《中华人民共和国电力供应与使用条例》

16
《中华人民共和国合同法》

17
《中华人民共和国消防法》

18
《物业管理企业财务管理规定》

19
《国家税务局关于物业管理企业的代收费用有关营业税问题的通知》

20
《城市居民住宅安全防范设施建设管理规定》

21
《机动车停放服务收费管理办法》

22
《建筑装饰装修管理规定》

23
《家庭居室装修管理试行办法》

24
《燃气燃烧器具安装维修管理规定》

25
《施工现场安全防护用具及机械设备使用监督管理规定》

26
《商品房销售管理办法》

27
《中华人民共和国消费者权益保护法》

28
《特种作业人员安全技术培训考核管理办法》

29
《建设工程质量管理条例》

30
《城市房发展商中介服务管理规定》

31
《住宅室内装饰装修管理办法》

32
《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》

b. 所在地方政府、行业主管部门和立法机构颁发的有关法规、条例、规定等,包括从业资质、接管验收、装饰装修管理、房屋修缮养护、住宅小区管理、服务收费、维修基金、业主委员会、房屋租售代理、绿化环境管理、消防、特种设施设备、岗位培训等。
4。3。4物业管理项目筹建人员应负责完成与业主（住户）权利、义务、行为、活动相关的各类房屋使用及公众制度等物业管理规定的编制,包括:
a. 业主公约、业户手册、业主管理委员会章程等
b. 住宅区及大厦公共部位使用管理规定
c. 住宅区及大厦公共设施使用管理规定
d. 物业装修管理规定
e. 物业消防管理规定
f. 停车场管理规定等
4.3.5物业管理项目筹建人员应根据国家考评标准，结合当地物业管理规定、管理处管理服务需要编制管理处文档分类目录（可根据实际情况适当增删,要保证文档资料完整并易于查找和识别），作为服务中心建立各类管理文档的规范基础。
4。3。6物业管理项目筹建人员应统一对管理处各类文档进行编号，编号规则为：
a. 为便于迎检，编号原则上应根据国家考评标准条目进行。
b. 为便于查阅,对于不同方式存档的文档资料，建议在编号后面加英文字母以示区分.
c. 服务中心日常管理文档也须按上述编号方法进行编号,但编号应接在迎检目录编号后。
d. 原则上用二级目录名作文档标题，如无二级目录或以二级目录作文档标题时文件资料太少，则用一级目录名作文档标题.如果某些三级目录文件资料很多,不便与其他资料装在一起，也可用三级目录名作为文档标题。
e. 在文件夹(盒/袋）封面或侧面应有标识，上面注明目录号、文档标题等。文件夹(盒/袋）应有卷内目录，详细列明卷内的文件资料。
f. 文档管理员调（离)职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作,完善交接手续,如文档资料有遗失，追究当事人责任.
附表一:小区/大厦通用文档资料目录
序号
目录号
一级目录
二级目录
三级目录
1
1—1
物业规划档案
用地批准文件
小区规划图
建设用地规划许可证
项目批准文件
建设工程规划许可证
施工许可证
建筑物命名、更名审批资料
用水指标批文
用电指标批文
2
1—2
物业接管验收资料
移交证明资料
物业移交会议纪要或移交证明
工程设备交接资料
工程、设备技术资料交接清单
房屋钥匙交接清单
验收证明资料
工程竣工验收证明
消防验收资料
环保达标（噪声）验收资料
房屋验收表
3
1-3
物业专业化管理
公司专业化管理资料
公司简介
物业管理资质证书
营业执照
税务登记证(国税、地税）
组织机构代码证
服务中心专业化管理资料
管理处简介
管理处成立文件
营业执照
税务登记证（国税、地税）
组织机构代码证
管理服务收费标准及批复
停车场营业执照
停车场组织机构代码证
停车场税务登记证
停车场收费许可证、价目表
会所卫生许可证
泳池卫生许可证
公章证照登记表
4
1-6
房屋本体维修基金管理

当地房屋本体维修基金管理规定
房屋本体维修基金管理制度
三方返修合同
本体维修基金收支账目（放季度管理报告中）及使用审批手续
5
1-7
房屋使用及公众制度
房屋使用资料
房屋使用说明书
房屋质量保证书
业户手册
公众制度
市容和环境卫生管理条例
业主公约
精神文明建设公约
消防管理规定
装修管理规定
室外广告、招牌管理规定
6
1-8
业主委员会
业主委员会筹建及成立资料
筹建业主委员会的申请报告及批复
筹建工作计划
筹建委员会委员简介
筹建委员会会议纪要
业主委员会宣传资料
业主委员会委员自荐/推荐表
业主委员会委员候选人简介
业主大会通知及会议纪要
业主委员会选票、选举结果公告
业主委员会备案申请报告（附委员名单、业主委员会章程、业主公约、物业委托管理合同）及批复
业主委员会公章刻制手续
业主委员会运作资料
业主大会、业主委员会会议纪要、会议照片资料
7
1-9
物业委托管理合同

发展商物业委托管理合同
业主委员会物业委托管理合同
8
1—10
争创规划和实施方案
争创规划方案
争创优秀示范小区规划和实施方案
实施情况
成立争创小组的通知
实施过程的相关资料
争创工作总结
9

1-11—1
管理制度及工作标准
质量保证制度及工作程序
公司质量管理体系文件
标准政策法规清单
标准政策法规
收费管理制度
服务中心收费管理制度
服务中心财务公开监督制度
安全管理制度
控制中心管理规定
无线电通讯设备管理规定
空置房管理规定
停车场管理规定
非机动车辆管理规定
停车场收费管理规定
消防管理规定
消防设施养护及使用规范
防火岗位责任制
维修管理制度
维修服务承诺及回访制度
房屋维修养护制度
节能降耗管理制度
设备机房管理制度
环境管理制度
保洁工具用品使用及管理办法
绿化设备使用管理规定
保洁岗位责任制
消杀类农药管理规定
客户服务管理制度
顾客投诉处理、回访制度
管理处值班制度
接待参观来访管理规定
商铺管理规定
行政后勤管理制度
公司人事行政管理制度
文档资料管理规定
信息工作管理规定
工作例会制度
办公室管理规定
资料室管理规定
培训室管理规定
仓库管理规定
食堂管理规定
宿舍管理规定
员工餐厅管理规定
采购管理规定
资产管理规定
办公设备管理规定
办公用品管理规定
10
1-11—2
人事、考核管理档案
人事资料
员工个人资料
人事任免、调动记录
员工培训记录
年度培训计划
月度培训计划
培训签到表
培训考核记录
培训效果评估记录
军事训练记录
预案演习记录
员工考核记录
职（员）工月/季度考核记录
员工奖惩通知书
11
1-12—1
各类人员岗位资格证书

持证上岗人员清单
岗位资格证书复印件
12
1-12—2
服务人员仪容礼仪标准
服饰标准
物业企业形象策划
礼仪标准
通用礼仪规范
各岗位专业礼仪规范
13
1—12-3
服务中心组织结构及岗位职责

服务中心组织结构图
服务中心岗位职责
14
1—13
办公自动化资料

服务中心办公自动化设备清单
物业管理工作软件安装使用

15
1—14
财务管理档案
财务管理制度
物业管理企业财务管理规定
物业管理服务收费指导标准
财务管理制度
服务中心收费管理制度
服务中心财务公开监督制度
各类收费标准批文
会计科目表
财务收支情况
季度管理报告
收入成本明细账
完税证
16
1-15
工程档案
竣工资料
竣工总平面图
地下管网图竣工图
单体建筑、结构、设备、附属配套设施竣工图
绿化竣工图
房屋种类、数量、用途的分类表
技术资料
设施设备安装、试验、调整、验收资料
设施设备图纸、合格证明、使用说明等技术资料
房屋及共用设施设备大中修、改造变更资料
设施设备台账(设备管理软件）
17
1—16—1
产权资料

房屋产权清册
管理用房产权证明
商业用房产权证明及清册
配套设施产权证明及清册
土地使用权出让资料
地界界桩放点报告
物业房发展商证
18
1—16-2
业主档案

交楼通知书
业主委托书
业主及家庭成员登记资料
委托银行代收款协议书
房屋交付验收表
钥匙(门禁卡）发放记录
停车场车位租用协议书
停车场服务协议书
家庭服务协议书
装修合同复印件
装修施工单位资质证明
装修申请表（附图纸）
装修管理责任书
装修施工人员登记表
装修许可证
装修现场监控记录
19
1—16—3
租户档案

房产证
租赁许可证
暂住人员登记资料
租户管理协议书
停车场车位租用协议书
停车场服务协议书
家庭服务协议书
20
1—17—1
值班制度及记录

服务中心值班制度
工作信息记录本
21
1-17-2
客户服务档案

顾客投诉处理、回访制度
顾客投诉/建议及处理回应
投诉（建议/咨询）处理任务书
顾客来信
22
1-18
顾客意见调查资料

业主恳谈会纪要
顾客意见调查表
整改措施
23
1—19
维修服务资料

维修服务承诺及回访制度
居家服务情况记录表
24
2—1
各类标识清单

发展商制作的各类指示牌清单（平面示意图、路标等）
服务中心制作的各类标识清单
25
2-2
房屋管理档案

房屋维修养护制度、记录
空置房管理规定
空置房检查记录
26
2-5/2-6
装修管理档案

装修管理规定
外立面配件（如:推拉闸、窗花、不锈钢防盗门、天顶遮阳棚、凉台遮阳棚、窗台遮阳棚）标准款式及安装要求
27
3—2
共用设施设备管理档案
共用设施设备管理资料
设备维修保养责任制
设备维护分工表
设备档案卡
维修工具清单
共用设施设备运行维护记录
设备年度检修计划
公用设施检查记录
公用设施保养维护记录
电讯系统检查、维护保养记录
停水/电/气/试消防通知单
28
3-6
给排水系统管理档案
给排水系统维护保养
给排水系统检查记录
给排水系统运行维护保养记录
泳池、泳乐设施运行记录
泳池、泳乐设施维护保养记录
水景设施保养维修记录
事故应急处理方案
二次供水清洗资料
生活饮用水二次供水管理
二次供水清洗消毒许可证
二次供水清洗消毒人员上岗证
二次供水设施清洗消毒合同
二次供水水质检测报告
二次供水设施清洗消毒记录
29
3—7/3-2
供配电系统管理档案

临时用电管理规定
供配电系统检查纪录
发电机运行、维护保养记录
供配电系统运行、维护保养记录
停电应急处理方案
30
3-8/3—5
电梯系统管理档案
电梯管理资料
电梯故障应急处理方案
电梯准用证
年检合格证
电梯维护保养记录
电梯检查记录
电梯系统维护保养记录
电梯供方维护保养记录
电梯供方维护保养评估记录
31
4—1/5—1
小区封闭式管理档案

来访人员登记表
公司进出人员登记表
物资搬运放行条
32
4—2/5-2
安全管理档案
安全管理资料
安全岗位设置
巡逻路线配置图
巡逻签到点规划
安全员装备清单
安全工作记录
控制中心交接班记录
安全员交接班记录
安全员巡查记录
安全员巡逻签到表
暂住人员情况登记表
拾遗物品登记表
邮件签收记录
安全工作检查记录
夜间查岗计划安排表
夜间查岗情况记录
33
4—3/5—3
安全防范措施

治安事件应急预案
应急预案演习记录
紧急集合记录
34
4-4/3—4
消防管理档案
消防管理资料
当地消防管理条例
服务中心消防管理规定
消防设施清单
消防设施分布平面图
消防设施养护及使用规范
消防应急方案
小区义务消防队组织架构及职责
义务消防队员名单
防火责任制
区域防火责任人分工
消防作战示意图及岗位职责
消防工作记录
消防演习情况记录表
消防安全知识宣传资料
消防系统运行维护记录
消防系统检查记录
消防主机运行记录
消防联动柜运行记录
消防主机/联动柜保养维修记录
自动灭火系统保养维修记录
消防管网系统保养维修记录
消防器材保养维修记录
防排烟送风系统保养维修记录
35
4-5/5-5
停车场管理档案
停车场管理资料
当地停车场管理规定
服务中心停车场管理规定
停车场车位清单
租、售车位登记表
停车场管理记录
停车卡发放记录
停车场车辆情况登记表
驶出车辆异常情况登记表
未收费车辆登记表
车辆进出凭证
36
4-6/5-7
非机动车辆管理档案

非机动车辆管理规定
非机动车辆停放点位置图
非机动车辆检查记录
37
5—2/6-2
保洁管理档案
保洁管理资料
保洁工具清单
保洁工作作业细则
保洁人员分工表
保洁岗位责任制
保洁工具用品使用及管理办法
保洁工作记录
保洁工作检查记录
洗手间定时清洁记录
供方保洁工作检查记录
保洁服务供方工作评估报告
38
5-3/6-3
消杀服务档案

消杀农药管理规定
消杀工作记录表
消杀效果检测评估记录
39
5-7/6-5
商业网点管理档案

商铺管理规定
租赁合同
从业人员登记资料
商户管理协议书
商户消防管理责任书
(如为购买，则还包括认购书、业主档案)
40
5—8/6-6
宠物管理档案

当地限制养犬规定
服务中心宠物管理规定
小区宠物登记表
宠物管理宣传资料
41
6/7
绿化管理档案
绿化管理资料
绿化工具清单
绿化苗木清单
绿化工作安排表
绿化设备使用管理规定
绿化工作记录
绿化设备保养维修记录
绿化养护地巡查周记表
42
7/8
社区文化活动档案
创建安全文明小区资料
创建安全文明小区申请
创建方案
创建工作总结
社区文化活动资料
社区文件活动计划
社区文化活动通知
社区文化宣传资料
社区文化活动记录及效果评估
社区文化活动影集或录相
新闻媒介报道剪辑
43
8/9
经营管理档案
管理服务费收缴资料
管理费收缴统计表
便民有偿服务档案
家政服务人员管理规定
常规服务项目表
长期家政服务清单
经营情况
服务中心以业养业发展计划及经济指标
注:上表中目录号字体为粗体字的,为小区/大厦通用目录号，其他为小区专用目录号；目录号中带有/的，如“3-8/3—5” “7/8",则/左侧为小区目录号，/右侧为大厦目录号。
附表二：大厦文档资料专用目录
序号
目录号
一级目录
二级目录
三级目录
1
3—1
设备管理档案

设备维修保养责任制
设备维护分工表
设备档案卡
维修工具清单
设备年度检修计划
停水/电/气/试消防通知单
2
3-3
弱电系统管理档案

弱电系统检查记录
电讯系统维护保养记录
监控系统保养维修记录
对讲系统保养维修记录
3
3-7
空调系统管理档案

中央空调系统检查记录
空调保养维修记录
中央空调故障应急处理方案
4
4
公用设施管理档案

公用设施管理规定
公用设施检查记录
公用设施保养维修记录
公用照明管理规定
公用照明维修保养记录
附表三:服务中心日常管理文档目录
序号
一级目录
二级目录
三级目录
1
行政管理档案
集团公司来文

政府部门来文

物业公司来文

服务中心日常行政管理文件

2
后勤管理档案
采购文件资料
物资申请
供方评估
服务评估
仓库管理记录
物资出入库登记
物资领用登记
物资报废处理
不合格物资处理
其他
内务管理记录
内务检查记录
管理处书籍清单
其他
3
质量管理档案
质量推进活动资料
活动课题
活动记录
活动考勤
活动情况
文件资料管理记录
文件领用审批表
文件资料存储清单
文件发放签收表
借阅登记表
文件资料报废申请表
质量控制记录
内部质量审核报告
不合格服务个案表
预防措施报告
突发事件处理记录
突发事件处理记录表
突发事件相关记录
钥匙管理记录
钥匙配制申请表
钥匙清单
钥匙使用登记表
顾客委托钥匙管理记录
其他质量记录
其他
4
合同管理档案

服务中心签订的各类合同
合同评审记录
合同登记表
其他
4.4 物资装备
物业管理项目筹建人员应根据制订的《物业管理方案》及项目配套确定所需的物资种类、性能、级别、数量等，制订购置计划并按相关规定经过询价、评估、报批等手续后，进行相应的采购、配置工作，包括：
4。4。1办公用品：办公桌椅、文件柜、钥匙柜、文具、信笺、白板等。
4。4。2办公设备：打印机、复印机、电话、传真机、保险柜、验钞机、饮水机、空调、电视机等.
4。4.3后勤服务设施：餐具、厨具、灶具等食堂用品，宿舍桌椅、衣柜、床架、排气扇、热水器等。
4。4。4网络设备:电脑等。
4.4.5清洁及绿化设备和工具：洗地机、吸尘器、喷雾器、垃圾筒、剪草机、绿篱剪、高枝剪、花铲、铁锹、手推车、水管等。
4。4。6安全设备和工具:保安岗亭、对讲机、电警棍、手电筒、消防器材及工具等。
4.4.7维修设备和工具：电焊机、切割机、冲击钻、应急灯、管道疏通机、维修梯等设备，及相关家庭维修用工具物品，如下表:
序号
名称
型号
序号
名称
型号
序号
名称
型号
1
克丝钳

13
毛刷

25
软管

2
十字螺丝刀
大、小
14
电烙铁

26
花线

3
活扳手

15
毛巾

27
三通
4分
4
尖嘴钳

16
一字螺丝刀
大、小
28
直通
4分
5
扁口钳

17
水胶布

29
弯头
4分
6
试电笔

18
电胶布

30
内接
4分
7
万用表

19
小铁锤

31
灯泡

8
管钳

20
三相插头

32
手套

9
大力钳

21
两相插头

33
地垫

10
刻刀

22
字工螺丝

34
布制鞋套

11
卷尺

23
胶塞
6分

12
板尺

24
水阀
4分

4.4。8工作服:保安、保洁、维修、会所、管理人员等工作服装,数量和配置可根据项目档次、类型拟定。
4.5 管理、后勤用房装备
4.5.1物业管理项目筹建人员应根据国家或当地物业管理法规的规定，结合项目规划及管理规模，与地产协商确定管理用房面积及位置分布。
4。5.2物业管理项目筹建人员应科学规划、合理布置各类功能的管理用房，管理用房功能涵盖：行政事务办公室、会议室、培训室、客户服务中心、监控中心、仓库、洗手间等。
4。5.3物业管理项目筹建人员应负责食堂和员工宿舍等后勤用房的安排、装修和配置。
4.6 现场标识装备
4.6.1物业管理项目筹建人员应根据项目情况系统规划现场标识，完成所有标识的设计、制作并指导安装，包括:物业入口、办公室、培训室、仓库、设备房、公共设施、楼道内、地下车库、交通及停车场、会所、泳池等场地的各类标志性、提示性和景观性的标识。
4。6。2现场标识的规划应考虑周到、设计统一,应根据风格设计后报审批。
4.7 工作软件装备
4.7.1 物业管理项目筹建人员应负责指导完成财务建帐、财务软件的导入、使用及管理。
4.8 公共关系的建立
物业管理项目筹建人员应积极、主动对外建立、协调各类与本项目业务相关单位、部门的公共关系.
4.8.1与工商、税务、物价部门建立良好的公共关系,办理项目工商注册登记、物价申报工作。
4。8.2与公用事业单位建立良好的公共关系,包括:自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、邮政局、供暖公司等，办理水、电、煤气、有线电视、电话、网络、通邮、供暖等的开通手续及相应的抄表到户业务。
4。8。3与辖区派出所、街道办事处、居委会、市容环卫、交管、消防部门等建立良好的往来联系，协调理顺项目周边系列关系:
a. 协调项目治安外援方案,咨询外来人员管理办法和犬类管理办法。
b. 理顺项目所属街道、户籍管理、计生工作等关系。
c. 协调落实项目自有垃圾堆放清运及周边环卫责任范围等事宜。
d. 协调项目商铺管理、装修管理违章处理程序，争取对住户违章、纠纷行为的制止和执法支持。
e. 规范项目内道路及主出入口各类交通标识、安全运作规则.
4。8。4与消防部门取得联系,参与项目消防的验收接管，取得其日常对项目的技术支持和指导.
4。9 印鉴证照的办理
物业管理项目筹建人员应及时办理正常经营所需的各类证照，证照名称、颁证单位及相关要求见附表(供参考）：
类别
证照名称
证照主体
颁证单位
办理要求
组织机构类
营业执照正副本
服务中心、停车场
工商局注册分局
必须申办
组织机构代码证、组织机构代码卡
服务中心、停车场
技术监督局
必须申办
机动车停车场许可证
停车场
交通管理局
必须申办
公章印鉴类
申请刻制印章登记卡
服务中心、停车场
公安局
也可在公司印鉴卡上登记
公章
服务中心、停车场
公安局
必须申办
税务收费类
国税登记证、登记表
服务中心
国家税务局登记分局
必须申办
地税登记证、登记表
服务中心、停车场
地方税务局登记分局
必须申办
收费许可证、价目表
服务中心、停车场
物价局
必须申办
设备设施类
对讲机执照
服务中心
无线电管理委员会
凡配置对讲机的部门均需申办,一机一证
电梯安全检验合格证
服务中心
技术监督局
所有电梯均须申办,一般由电梯维护的专业公司代办
环境卫生类
卫生许可证（会所或泳池）
服务中心
卫生防疫站
必须申办
卫生许可证（食堂）
服务中心
卫生防疫站
根据食堂规模及外卖情况申办
二次供水设施清洗消毒合格证
服务中心
水务局
有相关业务的部门必须申办
其它
房屋租赁许可证
服务中心
辖区租赁所
根据业务需要申办
4。10 开办费测算
4.10.1物业管理项目筹建人员应负责项目开办费的测算及筹措.
4。10.2开办费的内容、核算和操作方法按集团和物业公司要求操作。
标识（服装）制作、安装、验收
制作供应商询价、评估、确定
YES
根据法规规定、项目情况，与发展商协商确定管理用房
投入使用
物资装备、标识张贴
装修施工、监控、竣工验收
装修招投标、决标，装修方案确定
5。1 硬件采购、配置流程管理、后勤用房布局设计
后勤用房寻找、租借
管理用房功能规划、分布
物资采购、配置
审批通过
标识（服装）方案确定
NO
供应商询价、评估、确定
服装
制订物资购置计划
根据《物业管理方案》及项目配套确定所需装备物资
无范本
自行设计
项目情况考察
标识设计
根据项目实际情况
标识种类选择、位置确定、数量统计

5。2 印鉴证照办理流程
根据管理项目及业务需要，确定需申办证照的种类

根据咨询结果，确定各类证照办理进度安排，并落实责任人

咨询证照的颁发单位，了解办理事项的相应条件和要求

领取和填写有关表格，准备相关材料
将全套申请材料递交办证单位，领取回执
责任人跟踪办理进展情况
凭回执到办证单位领取证照或批复文件
做好证照的登记、保管、日常管理（变更、年检和延期等）工作

说明：1、申办是指证照的首次办理.2、变更是指证照的登记事项（如地址、负责人、名称等）发生改变后需办理的相应备案或换证手续。3、年检是指在证照有效期内，根据颁证单位的要求和时限，进行定期的申报审核手续