学校采购流程管理制度2015.1.20.doc

东莞松山湖中心小学资产采购管理制度一、目的为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度.二、采购范围及采购部门规定采购范围:适用于本学校所有采购的物料(资产及耗材品)采购部门：规定校务办为学校采购部门三、定义3。1资产：指本学校日常办学办公所需之直接与间接资产及耗材品3.2采购人员：校务办执行采购相关人员3。3需求人员:各部门开具请购申请之人员四、采购作业流程4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据需求确定一种或几种物料，并按照要求口述或按规定的格式填写物料申请给部门领导审核后提交校务办。4。2采购作业：是校务办从接受物料需求并确定物料之名称、规格、材质、交货期等要求，到选择适当的供应商，确认及物料接收验收合格并按时付款之过程4。3选择供应商：应在合格供应商中选择供应商，查验供应商资质(营业执照、税务登记证等),对服务质量高、服务态度好，服务响应积极的供应商可长期合作；相反，则由校务办对其供货流程进行评估重新选择.4。4采购程序:(1）一般专项采购:严格按照松山湖园区财政部门要求进行,项目金额达到15万元或以上的，由园区采购中心执行公开招标确定供应商；项目金额在15万元以下的，由学校校务办（2人或以上参加）主持询价会议,供应商提供报价(必须3家或以上方可有效），按照园区规定“价低者得”原则现场宣布确定供应商,校务办制“明确采购供应商会议纪要，参与单位代表签名，学校盖章。随后在7个工作日内完成合同签署,供应商送货完毕,学校验收合格后，有学校财务部门向园区财政分局请款，由园区财政按照合同规定将款项直接拨付给供应商.工程类项目达到15万元或以上的，由园区采购中心直接电脑派单确定供应商;属于协议采购项目的,按照协议采购流程，在东莞市财政网上公布的协议采购商家中选择供应商。(2）学校公用经费采购：办公物料(耗材）采购:有学校校务办采用询价方式，再由校务办根据报价及服务承诺、服务质量等进行考核，确定长期供应商；办公设备教学器材等采购：采用询价（至少3家供应商提供报价）方式或网上采购形式明确供应商,后续流程同上;维修项目采购:有学校校务办采用询价形式,再由校务办根据报价及服务承诺、服务质量等进行考核,确定长期维修维护单位;五、采购过程中产品质量监控学校对采购产品之质量要求，请购人、仓管人员或校务办人员应对供应商所提供的采购产品之质量进行验收确认。对验收不合格产品学校退回直至供应商提供合格产品。六、请购作业流程6.1采购周期的规定（指公用经费采购项目)（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；(2)单次采购金额预算在5万元以下的项目比价采购，采购周期不应超过15天；（4)请购部门应按照以上(1）(2）条中规定的时间提前告知或提写请购申请，采购部如未能按时完成采购任务时应向部门领导说明原因；（5)遇到紧急采购应汇报学校校长采取快速优先采购的策略;七、询价及其规定7。1询价请应认真审阅请购申请的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通；7.2属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；7。3对于紧急请购项目应优先处理;7。4所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的;7。5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；7.6询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;7。7除固定资产外单次采购金额在5千以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在5千元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价采购，比价项目应至少邀请三家以上单位参与;7。8比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；7.9在询价时遇到特殊情况应书面报请学校校长批示。八、比价、议价8。1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；8.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;8。3收到供应单位第一次报价或进行开标后应向学校校长汇报情况，设定议价目标或理想中标价格;8.4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；8.5参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判.九、比价、议价结果汇总9。1比价、议价汇总前应汇报学校校长或行政会审议，征得同意后方可汇总;9。2比价、议价结果汇总应按照“确认供应商会议纪要完整列出报价、选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；9.3如比价、议价结果未通过学校校长或行政会审核应进行修改或重新处理。十、合同的签订及其规定.10。1合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议.依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及五金产品买卖合同.（1)合同正文应包含的要素合同名称、编号、签订时间、签订地点；采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；包装要求；合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明;付款方式；质量保证期；质量要求及规范；违约责任和解决纠纷的办法;双方的公司信息;其他约定。（2）合同签订及其规定如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任；以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;为防止合同订单增加或增加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;详细约定发票的提供时间及要求；针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；合同巡签审查通过后应由学校校长或校长代表人签字（签章)，加盖学校公章方可生效；十一、付款及合同执行11.1付款规定（1)所有签订合同付款时应参照学校财务管理制度中的相关规定执行；（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；（3）报账员在接到付款审批通知后应在7个工作日内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时汇报学校领导.2合同执行（1)已签订合同由项目负责人负责跟进,由校务办负责人进行监督,如出现问题,校务办应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及学校领导；(2）已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;（3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;十二、报验与入库12。 1报验（1）供应单位已经履行完毕的合同，校务办应及时的通知项目请购人或部门进行验收;（2)对于不同类型的物料的验收标准参照相关质检部门的相关规定执行；(3)达到报验条件的合同标的物应在第一时间通知项目请购人或部门进行质检、验收；（4）项目请购人或部门在接到校务办报验通知后应及时报验，并填报验收单，交资产报关员备案；（5)用于学校办公和教学的耗材物料不在填报验收单范围之内.12。2入库(1）学校所有的设备、器材、图书在入库前均应通过项目请购人或部门进行验收;（2）合同标的物在运达学校后,校务办应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）采购部门已经验收的固定资产，仓管员应及时的入库，并及时出具资产增加单；附表一：资产购置申请表单位名称：编号：申请部门申请时间购置资产名称购置数量预算单价预算金额购置原因：购置后效益分析:部门负责人分管领导财务负责人校长年月 日附表二物资采购审批表部门名称 ：年月日序号项目名称规格单位数量单价金额审批备注分管领导：财务负责人校长合计金额大写：￥：经办人： 部门负责人： 复核人:8