订货管理手册.doc

订货管理手册大纲一、订货管理目的二、订货管理职责三、订货规则四、订货的步骤五、货物验收程序六、退货程序七、货物储存八、损耗管理对策一、订货管理目的门店要正确执行订货才能足以保证餐厅的正常营运，正确执行食品、包装、营运物料的订货的工作是使门店正常营运的必备因素。无论订得过多或过少,均会对门店造成负面的影响。过多的订货将会造成不必要的消费，可能因为原料的过期或因存货过多而导致资金的积压、调拨增加、人力成本的增加,同时由于门店冰箱或库房摆放超过原先设计的货物数量,影响执行先进先出及盘点。过少的订货将会造成门店无货可卖营业额下降、可能增加顾客抱怨、调拨频率增加,耗费时间，人力成本，并增加行政作业，更可能因调拨的运送状况不佳而导致原料的品质下降。正确地执行订货方可协助门店做到不积货、不断货。能给门店节省储存空间和避免不必要的损耗。请记住：存货就是存款，它可以用来投资,争取更多的利润。也可以堆放在仓里,变成没有贡献的原料。二、订货管理职责1、负责人订货经理应该是门店领班以上（含领班)的管理人员。2、订货经理职责：（1） 根据门店的营运状况，计划原料进货，存储数量.准时完成原料、半成品的订货工作；（2） 适时、准确地完成原料千元用量的计算及订货前的盘点；（3） 依照历史记录与趋势预估营业额,并与店长进行沟通；（4） 监督与追踪订货、更改和紧急进货的次数与品项，及时采取改善行动，并做必要的沟通；（5） 监督原料与店内仓库的管理,如先进先出的执行,检查物品的保质期及是否能及时用完；（6） 正确填写门店订货单;（7） 及时完成订货评估表；（8） 相关资料与报表的保存和管理；（9） 进货人员的需求及训练；三、订货规则公司各门店采用的订货方式是补齐式订货，其公式是：需求量存货量=订货量要有效的使用补齐式的订货，必须要考虑和注意以下六个要素：1、 进货周期进货周期是指：相同的原料这次进货与下次进货的差异天数,一般进货周期为 天。2、 相隔时间相隔时间指：相同原料订货日与进货日之间的这段时间。因为门店虽然下了订单，但配送要隔几天才能把货送到，因此在考虑订货量时，就必须把这段时间的需求计算在订货量内.如果不考虑这段相隔时间，餐厅就会出现断货.例如：门店的订货日定在每周日晚上，需进货日定在第二周的星期二下午，那么这家门店的相隔时间就是九天。门店的订货日定在每周日晚上，需进货日定在第二周的星期三下午，那么这家餐厅的相隔时间就是十天。3、 安全存量安全存量是为了避免门店因为营业额及产品销售百分比的波动，而造成门店的断货所设定的预防措施.建议每种食材的安全量为10%15%，各门店也可以依照具体状况设定个别原料合理的安全存量。4、 订货周期的营业额订货周期的营业额就是：进货周期营业额+相隔时间的营业额+安全存量的营业额5、 千元用量每1000元营业额所需使用原料的数量,以整箱为单位（通常算至小数点后4位）公式：(原料的实际使用量/每箱的包装1000）/实际营业额=千元用量例：某餐厅四月份营业额为60万元，鲜肉大包的使用量为4.5万只（每格为50只）鲜肉大包的千元用量=（45000/501000）/600000=1。5箱建议：l 冷冻、干货、物料:每月调整一次，因为变化及影响性较小,但如有需要，应按实际情况作必要的调整。l 湿货：因原料保存期限较短,故建议每周调整一次，视实际情况及需要，也可每次进货前作调整。影响千元用量的因素:l 季节：天气温度将会影响冷热饮的产品销售百分比，例如夏季的碳酸饮料。（请注意:当餐厅碳酸饮料的用量增加时，除了考虑高速糖浆的千元用量，同时亦要考虑相关原料的千元用量，如冷饮杯)l 新产品的推出时，会影响同类产品的销售情况；l 促销活动：当有促销活动时，促销的产品及其组合餐或同类的其他产品都会因此而造成销售的改变。也就是说，如果促销大包时，假如你预估大包的使用量会提升5箱，而订货周期的营业额预估为50千，则你可将千元用量表上写为:上周千元用量+0。1000.（千元用量表必须先传公司后再作调整。）如在促销活动进行或结束时,你可随时视实际的千元用量变化来了解预估的正确性,以做适当的调整。l 当有该原料调入产生时，可能是因为千元用量的增加。l 在进货时，尚有该原料的大量库存,可能是因为千元用量的减少所致.l 如盘点不正确或计算错误也会影响千元用量。6、 存货量是包含现在就在餐厅仓库及冷冻、冷藏冰箱内的物料数量（期末存量）,再加上次订货尚未进餐厅的物料（未进货量）.通常以箱为单位（请计算至小数点第一位）。7、订货量四、订货的步骤1、 预估营业额预估进货周期及相隔时间内每天的营业额。在预估营业额时要注意以下的事项：l 参考前三周的营业额；l 参考去年同期时段是否有相同的趋势形态；l 季节改变，一般来说，当天气转冷，营业额会有下滑的趋势。从寒转热，营业额通常会有提升。雨季对营业额有负面影响，但是要熟识当地状况，因为如果是一个经常下雨的地方，那么下雨就很有可能不是一个影响因素，因为顾客都习惯了。l 节假日。考虑节假日的天数与假日发生的时间.如国庆假日两天，但是发生在星期三和星期四，则造成的影响较小；如两天假日发生在星期一或星期四和五，那么它的影响将不一样，因为星期六、日也是假期，所以本来两天的节日就变成了四天，这对营业额和订货量都会有相当影响。l 社区活动。考虑餐厅在订货周期内的营业额将会因促销档期变动，都可根据以前的历史数据，来预估这些活动对营业额的影响。l 新产品的推出.通常在新产品的推出时期，均会搭配广告（平面或媒体）。广告推出的相对期限内将会使得餐厅营业额有所提升。l 预估营业额应以千元为单位。l 将预估营业额填入餐厅营业额预估一览表上相对的栏位里。如:订货时间(星期_）， 进货时间（星期_) 新鲜料， 星期日 22:00PM， 每天1:00AM（自下周三始)干货、物料, 星期一 2：00AM， 星期三 13：00PM订货周期营业额预估一览表2、 计算安全存量的营业额决定安全存量时，请注意以下几点：l 干货及配料建议用周一至周五平均单日营业额为安全存量。l 新鲜料建议用周一至周五平均十分之一日营业额为安全存量。l 安全存量的摆放可依照需求分在不同的进货日子里，但是各个天次的安全存量加总必须与订货周期的总安全存量相同，否则可能会造成货量过多，影响空间摆放及不必要的损耗.l 请注意安全存量的多寡会因市场、餐厅座落的商圈而有对等的变化，所以当您决定安全存量后，就与餐厅经理及值班经理达成共识。l 将安全存量的营业额填入营业额预估一览表上相对的栏位里，如:注：当完成订货周期的营业额预估，要与店经理沟通并取得他的同意.l 计算订货周期营业额小计。3、 计算预估需求量l 各原料的预估需求量是以订货周期的预估营业额小计乘以该原料的千元用量得之（从整箱为单位）。l 预估需求量=订货周期营业额小计该原料的千元用量l 注意事项:计算结果如果有小数点，依据原料规格大小各种类来判断进位或舍去。4、 计算存货量l 首先查询上次订货周期内是否还有未进货的原料。l 针对餐厅仓库、冷冻或冰箱内现存的原料数量进行盘点，单位化成箱.l 注意事项：盘点时应检查原料的先进先出及摆放是否整齐。如超过保质期的货物，需立即汇报店经理，登录、废弃并视需要调整订货量。5、 计算订货量l 预估需求量未进货量期末存量=订货量l 注意事项：请准确地计算,并将数字清楚地填写.6、 计算进货量分配进货量分配的计算方式按照进货日营业额占进货周期营业额之百分比进行分配。A、首先将相隔时间、进货周期及安全存量的营业额相加在此例中，相隔时间为5/12-5/13，其营业额总计为14千元.而进货周期为5/14-5/20，其营业额总计为58千元。安全存量日期为5/14、5/15、5/16、5/17、5/18、5/19、5/20,其营业额总计为：(7+7+8+7+7)/10=3。6千元订货周期为5/12_5/20其营业额总计为相隔时间+进货周期+安全存量=14+58+3。6=75。6千元B、将5/14营业额除以进货周期营业额算出分配百分比即7/58=12。07%C、再将预估需求量未进货量期末存量=订货量 即：75。60.95110。5=60。32D、将5/14之分配百分比乘以周订货量即为5/14订货量：60.3212。07=7箱也就是5/14肉包的进货量为7箱所以进货量分配的计算要非常仔细,而且分配量的总和需求量一致，否则会容易导致原料过多或过少.另例：干货、物料5/14中午进货、5/11晚期末存量24袋，生煎专用粉千元用量1.15、单位4KG/袋订货周期为：5/12-5/21进货周期为：5/15-5/215/14生煎专用粉进货量计算为：预估需求量=86。2千元1.15=99。13袋订货量99。1324袋=75。13（75袋）五、货物验收程序1、 检查货车l 是否清洁；l 是否有保温功能(冷冻、冷藏)2、 查对数量l 每箱的包装是否破损、容器是否清洁;l 数量是否符合订货量;3、 检查标记:在外包装上必须有厂商标记以便认定4、 检查生产制造日期：每箱/每包上均有正确的生产/制造日期/保质期5、 抽验10%抽验内容：温度；规格（大小/重量）；包装（块数/个数)；外观6、 验收短磅计算每箱平均少磅数总箱数=总共短少磅数六、退货程序1、 退货原因l 变质l 外来物污染l 规格不符l 包装不符要求l 外观不良l 温度不符要求l 超过保质期l 超标l 无标记/生产日期/打印错误2、 退货程序l 确认退回原因；l 填写退货单；l 联络品控部、区经理、区域经理;l 将退货品分类、装箱注明，堆放集中；l 登录每日货物汇总表上注意事项：各部门与厂商达成共识原则的弹性运用运用良好的沟通技巧七、货物储存1、 新鲜料l 先进先出l 周转箱不可交替使用l 相应的保存温度l 离地15cm,离墙5cm，货品间离2.5cml 每箱有时间卡，每批有标示牌l 先储存冷冻-冷藏-干货l 腌汁的烤鸡与其它分开放置2、 干货/包装用品/物料、干货室物品l 按仓库订货摆放先进先出；l 轻的物品放置上层货架，重的放在中、下层货架l 常领用的物品放在靠仓库门的一方,不常用的放在仓库后的上层架上l 米、面之类货品避免潮湿l 货品排列按标示l 防范鼠类l 保持通风良好，货物干燥l 清洁用品放在下层货架l 并远离食品和包装用品l 保持清洁3、 仓库管理注意事项l 定位的影响l 季节性调整l 仓库清洁/卫生/通风l 进/补货人员的培训l 安全/保全l 先进先出/进货日期打印l 开箱原则八、损耗管理对策在分析损耗原因之前，我们首先要了解两个相关概念，“损耗”与“损失”。“损失”不同于“损耗”.损失，可以分为两种,一是实质损失，包括降价损失、废弃损失、偷窃损失、储运损耗等;二是机会损失，是指因缺货而丧失销售机会而带来的无形损失.损耗通常仅指实物的损失，相当于实质损失中的废弃损失、偷窃损失和储运损耗。损失的范围更大,还包括降价损失和机会损失.实质损失和机会损失之间存在此消彼长的替代关系：实质损失减少，机会损失就会增大；机会损失减少,实质损失就会增加.因此，一般我们不能笼统地将“损耗”等同于“损失，这里不将两个概念区分。