浅谈如何做好办公室日常行政事务.doc

浅谈如何做好办公室日常行政事务内容摘要行政事务部门是一个单位的枢纽,起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。其工作非常重要，责任非常重大,矛盾较为突出，工作非常难干.本文围绕如何做好办公室日常行政事务,阐述了其工作的基本要素、工作的总体思路和日常行政事务的精细化管理，以充分发挥行政事务部门的工作职能,保障单位各项工作的正常运转。关键词行政事务 要素 思路 管理行政事务部门的工作职能是:协助管理单位机关日常工作；负责有关重要会议、综合性事务的组织、文件的起草、文电处理、文档、保密、保卫、接待；负责信息综合、科技交流、新闻宣传。行政事务部门工作非常重要,责任非常重大,矛盾较为突出，工作非常难干。行政事务部门承担着机关的日常行政事务，工作默默无闻、十分平凡，但不要小看上传下达、公文处理等工作,正是这些平凡的工作保证了机关的正常运转。下面，本人结合自己的工作体会，谈谈如何做好办公室日常行政事务。一、工作的基本要素行政事务部门是一个单位的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。由于行政事务部门工作的重要性，对行政事务部门工作人员提出了非常的要求。要高水平、高质量、高效率地做好行政事务部门的工作，就必须做到“素质高、作风正、原则强、服务优。（一)强质高 人生有限，学海无涯。行政事务部门工作人员要把加强学习、提高素质作为履行工作职责的基本前提。单位管理政策规定出台多、变化快、政策性强,如何满足工作需要，学以致用，就是要做到“四个坚持”,这恰恰是做好行政事务部门工作的基本要求.一是坚持学习的针对性。立足于管用、能用，精心选择学习内容，对重要的知识，尤其是单位新规和基础知识,要学得深，研究得透，掌握得牢,绝不能满足于一知半解，要抓住一切可利用的时间和机会，深入了解、准确把握各项工作进展。二是坚持学习的广泛性。尽可能多地涉猎知识，拓宽视野，不强求门门精，但必须做到样样通。三是坚持学习的创新性。向领导和同事学习，学习他们的优点和长处，要化被动为主动，充分利用直接为领导服务的优势，善于学习和总结领导的领导艺术和思维方式，学习站在领导的高度、全局的高度研究和思考问题,不断丰富新思路、新途径、新办法。四是坚持学习的经常性。“在工作中学习，在学习中工作”，通过坚持不懈地刻苦学习和实践锻炼,达到张口能讲、提笔能写、遇事能办、无事能思.（二）作风正行政事务部门工作较苦较累，也因为如此，造就了一批又一批人才.在行政事务部门这个艰苦的工作环境中磨炼，要保持共产党员的先进性，提高思想觉悟，养成良好地工作作风。第一，要勇挑重担。面对办公室工作的繁杂，要勇于面对，敢于挑战.对一名同志来讲是一种荣誉,凝结着对这名同志素质的肯定，也是更快地成长的前提.第二，要勤于思考.不要人云亦云，要有自己的见解，要勤于思考，干工作不能搞草上飞。每次接受一项任务，都要独立思考，把问题分析透、分析实.通过艰苦的脑力劳动，写出来的东西才有可能成为精品，才能使领导、同志们都满意.办文如此，办会、办事也应如此。第三,要乐于奉献。既然到了这个岗位，就要爱岗敬业、乐于奉献,增强责任心和事业心，认真负责地做好每项工作。要培养工作兴趣，把工作看成一种享受，再去投入到繁琐的工作，才能体现出积极性、主动性。（三）原则强行政事务部门是个综合协调部门，是对内、对外的窗口，也是矛盾突出的部门，工作总是很难让人满意，总是很容易得罪人。工作的性质决定了行政事务部门工作人员必须要有大局意识，胸怀全局，注重协调。做人、办事都要讲原则，行政管理工作要公开、透明、规范，对事不对人，才能做得正、行得顺，才能减少工作矛盾,积极争取让大家满意。一是心正。踏踏实实,吃素质饭。一心一意干工作，不求利益，不求荣誉。二是坦诚。不能玩弄政治、任何权术、钻营都只能是雕虫小技,真正的高层次、大境界只能是光明磊落、公道正派。三是严谨。工作作风要严谨细致,处处严于自律，各项工作要按规定办事，不搞特殊化，以诚待人，一视同仁。四是协作。坚持行政事务服从单位中心工作，各部门工作服从单位整体工作，在具体工作中，部门内部之间、与相关部门之间提倡同甘共苦，团结协作,共同进步,一起将工作做好。(四)服务优办公室日常行政管理工作，集中起来就是“服务”二字.行政事务部门的同志一定要牢固树立服务的宗旨意识，努力提高服务的质量和水平。一要提高智力服务水平。行政事务部门为领导服务，就要模拟领导想问题。要学会全面地看问题，辩证地分析问题，要积极主动、创造性地开展工作，及时了解新问题、掌握新情况,努力增强工作的预见性、系统性、全局性，要使出最大力气,出手的事情要体现自己的最高水平.二要提高办事的效率。要树立时间观念，提高办事效率，及时妥善地处理好每一项工作,当天能办的事当天办，绝不拖拉、推诿，造成整个工作的延误.要增强工作的节奏感，踩准领导的工作节奏。也就是说，工作不能让领导来催着办,不能让领导推动我们开展工作.三要增强服务的主动性。要主动了解各项工作的具体情况，了解工作面临的重点、难点和热点,了解领导正在思考的问题。对领导部署的事情,行政事务部门要主动追踪，督查落实,并主动发现、分析问题，主动反映问题。二、工作的总体思路要做好行政事务部门工作,必须与时俱进，开拓创新,积极探索新思路、新办法,以崭新的思想境界和精神风貌，开创日常行政事务的新局面.总的就是要紧紧围绕工作大局，牢固树立精细化管理的理念,围绕一个主题,推进三个转变，妥处四个关系，实现五个突破，努力打造“科学、规范、有序、效率”的强有力的办公室，充分发挥行政事务部门的综合协调、参谋决策和后勤保障职能,为全面提升单位的各项工作做出应有的贡献.（一)围绕“一个主题”紧紧围绕综合协调、优质服务这一主题，创新工作思路，强化综合协调，提升服务水平，确保行政事务部门工作快速、高效、协调运转，确保单位各项工作的顺利推进。（二）推进“三个转变”一是在工作重心上转变.紧贴全局总体目标,前瞻思考,精心谋划,统筹安排,努力当好参谋助手。二是在工作方法上转变.坚持抓大放小，突出重点，全面协调，认真督查，狠抓落实。三是在组织协调上转变。注重统筹兼顾，多方协调。（三)妥处“四个关系”一是处理好大局与小局的关系。考虑问题必须站在单位的立场解决，行政管理必须围绕单位的中心任务，协调工作必须统筹兼顾、考虑周全，才能树立行政事务部门的威信,才能综合协调好各项工作。二是处理好继承与创新的关系。继承是创新的前提，没有继承就没有创新。行政事务部门工作只有坚持继承和创新的统一，才能不断开创新的局面。工作状态要保持“十点”，即上班早来点,下班晚走点；办事腿快点，干活手勤点；工作吃苦点,岗位奉献点；服务周到点，接待礼貌点；不懂多问点，相互关爱点。在此基础上，不断探索行政事务部门管理的新思路、新方法、新途径。三是处理好日常工作与重点工作的关系。以点带面是搞好行政事务部门工作的一个重要方法。行政事务部门工作有自己的特殊性，首先是工作范围比较广泛，任何一方面的工作都与单位有着紧密的联系,所以必须统筹兼顾，全面安排,组织好日常工作的正常运转。同时，要善于围绕单位的中心任务,抓住主要矛盾和重点工作,牵住“牛鼻子，集中兵力，提供条件，排除困难,确保重点工作和重要任务的圆满完成。四是处理好务实与务虚的关系。在任何一项工作中，务实和务虚都是相互依存、相互促进的。行政事务部门工作说到底是务实的工作，是需要扎扎实实、埋头苦干的工作。离开了扎实苦干，行政事务部门的任何一件事情，哪怕是很小的事情，都是难以做好的.所以，在日常工作中，我们坚持以认真、认真、再认真的态度，把每一项工作做细做实做好.同时，大力提倡务实和“务虚”的有机结合,善于在日常工作中对实际问题进行理性思考，不断摸索和掌握行政事务部门各项工作的内在规律，防止陷入事务当中，努力做到在实干之中勤于思考，在忙碌之余善于总结，使行政事务部门工作在实践中不断得到改进。（四）实现“五个突破”一是政务信息上要有新突破。既要提高数量，更要注重质量，切实抓好经验典型、意见建议、倾向苗头类信息的编报，全面提升信息工作水平。二是“以文辅政”上要有新突破。从较高层次和更广阔的视野丰富文稿,使更多的文稿作为领导决策参考,发挥其作用，指导单位工作的开展。三是综合协调上要有新突破。部门内部之间密切协作，有机衔接，确保机关工作有序运转。四是后勤保障上要有新突破。规范公务接待、车辆维修、用油管理、办公用品采购等工作程序,确保工作有据可依、公开透明，让领导和群众放心。五是队伍建设上要有新突破.要按照政治强、业务精、作风硬、工作实、廉洁好的总体要求,全面加强行政事务部门干部队伍建设，努力提高行政事务部门人员的综合素质.当前,面对新形势和新要求，要着力提高行政事务部门人员的文字功力和网络化办公应用水平，应用现代化手段，提高行政效能，提效促廉.三、日常行政事务的精细化管理机关工作无小事，行政事务部门工作更是无小事。政务和事务是行政事务部门工作的两个轮子,政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、文电处理、机要档案保密等工作。事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作,主要是行政后勤工作，诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等.事务工作是搞好政务工作的先决条件，不能把政务看成是大事，把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的，把事务看成是低层次的。行政事务部门就是“不管部”，要义不容辞承担起来，做到机关行政管理工作精化化，不留空档，保证各项工作的全面推进。（一）综合文稿工作查阅、筛选、研究阶段，要广泛、全面、提取有重要参考价值的资料,基本形成文稿起草思路。讨论、确定文稿结构阶段，要捕捉新观点，发现新思路,汲取新经验，要立意高,布局合理，逻辑严密，观点新颖,表达准确.草拟初稿阶段,要布局结构严谨,内容完整充实，语言准确朴实.文稿定稿阶段,要尽量提前送领导审阅，确保有比较充裕的修改时间；根据领导意见，对文稿严谨细致地修改，确保质量有新提高，基本符合领导的要求.（二）政务信息工作要充分发挥信息员的作用,实现奖惩管理，不断提高信息的数量和质量。提高上报信息效用之出路在于改变思维方式，善于发现信息，熟于利用所掌握的资料。要抓住“四个环节”,即牢牢抓住领导的关注点，把握领导对信息的需求点，了解一个时期决策和指导工作的着重点,及时捕捉工作中的闪光点。要实现“四个提升”，即实现由收集信息向综合加工的提升,实现信息由决策资料向决策方案的提升,实现信息服务由阶段服务向全程服务的提升，实现信息工作由主要反映情况向既反映情况又解决问题提升。（三）公文办理工作签收：收到公文后应立即认真细致地逐件对文件进行清点,紧急公文要注明签收的具体时间。登记：公文登记要将来文单位、收文时间、标题文号、密级进行逐项详细登记。拟办：上级来文,粘贴文件处理标签；下级来文,根据文件内容，需领导阅批的粘贴标签.传阅:公文交领导传阅，严禁横传。承办：对传阅文件有领导批示的，及时交有关科室办理，待对方办理完毕后，退回行政事务部门。催办：送出办理公文要有登记,以备查找；对公文的承办情况要及时催办、收回。归档：属于归档的各种文件材料于次年的3月底前收集齐全，由行政事务部门做好归档工作。当前，重点做好单位的网站系统,做好单位网络化办公平台工作，实现无纸化办公，提高工作效率.（四）会务工作授受指令：按照领导安排，全面掌握有关情况,做好相关准备。制定方案：根据领导要求，制定会议方案，内容包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、会场布置等,方案确定后，报领导审定。会议筹备：会场布置、会场座次排列、会标、席卡、打印、联系新闻单位。会议报到：会务工作人员提前30分钟到会场负责签到，并做好会议文件的发放工作.会后工作：会议结束后，对会场进行检查，有无遗留物品、资料，清退会议场所。（五）接待工作领受接待任务：要详细了解接待对象有关情况，来淮目的、时间、主要活动、日程安排等需要接待办理的事宜，拟定接待方案。制定方案：接待对象主要情况、活动日程安排，参与领导名单，食宿安排，打印活动指南。方案实施：对接待对象的迎送、分发活动指南手册、就餐地点、陪餐人员、会场布置、参观地点确定。接待后续工作：按照有关规定做好接待来宾的经费结算工作，做好接待总结和有关资料的整理归档工作。（六)车辆使用和管理工作制定机关车辆使用和管理办法，确保公务用车。车辆使用：由行政事务部门统一调度公务用车。燃油管理:根据每个月车辆行驶公里数，保证车辆用油，为每台车辆加油要履行签字手续。月底统计各车辆行驶公里数、用油数量。维修管理：所有维修项目必须事先报批，填写车辆维修单,送定点维修厂进行修理.每季度与修理厂结算一次维修费，附驾驶员签字的维修明细单及维修审批单，并统计每台车辆的维修费用上报分管领导和主管领导。安全管理:按照市车辆管理部门的要求，在规定的时间完成驾驶证、车辆的年审工作,并加强对驾驶人员的交通安全教育工作,严禁酒后驾车,保证行车安全。（七）办公用品采购、管理和发放市场采购：根据办公和劳保需要，科学编制采购计划，按照货比三家、物美价廉的原则进行采购验收入库：准确核对物品的数量、价格是否与发票相符，确定无误后，入库摆放整齐。用品保管：入库物品要做好防虫、防霉处理。用品领用：各部门根据实际工作需要，填写物品领用单，经部门负责人签字后，送行政事务部门负责人审批。用品出库：办公用品管理员认真核对物品领物单所领物品的规格、数量，按照签批的数量发放物品出库。（八）印章管理工作印章应由专人管理。发现印章有异常情况或丢失，应查明情况，及时处理.必要时，应报告公安机关。使用印章，要严格手续。凡文件用印，要查看原稿上是否有领导签名，领导未签字的文件不得用印。文件要与制发文件的相关相一致.文件以外用印，要经领导批准，重要材料要经主要领导批准。文件以外用印，要建立用印登记本，记录备查。(九）精神文明创建工作制定方案:对照单位的相关要求，认真研究分析，结合自身实际制定方案，对市下达的指标进行细化量化，确保内容清晰，职责分明。组织实施：认真落实文明创建文件精神，提示领导定期听取各部门负责人关于创建工作情况汇报。监督检查：对文明创建工作中出现的新情况，及时研究分析，及时请示汇报,及时协调指示；对工作中的不足，及时纠正，督促整改。汇报总结：对创建工作中出现的好做法、好典型，及时提炼总结;对工作中的不足和问题，不回避、不遮丑，敢于面对，尽力解决。迎检备查:注重日常创建工作材料的保存，认真进行备查档案材料的整理。（十)保密工作组织领导：成立保密工作领导小组，切实加强对机关保密工作的领导,定期研究分析工作。落实工作职责:保密工作领导小组与涉密科室（单位）签订保密责任书，保密科室、单位负责人与其工作人员签订保密责任书等，确保各项工作职责落到实处。加强保密教育：切实加强经常性保密知识教育，组织学习保密文件，传阅保密杂志，观看保密教育片及不定期通报泄密等多种方式，提高保密意识。日常监督检查：领导小组办公室不定期对保密工作进行监督检查，重点检查计算机网络信息及测绘图件资料等，发现问题及时整改。汇报总结：对保密工作及时总结，认真准备迎接上级保密委的检查指导。(十一）治安综合治理工作制定方案：认真研究分析形势，由治安综合治理工作领导小组召开会议，制定年度工作计划。目标管理：单位分管领导与部门负责同志签订目标责任书，明确目标管理任务。日常监督检查：对综治工作中出现的新情况，及时研究务求,及时请示汇报，及时纠正不足并督促整改。汇报总结:对年度综治工作及时总结，确保不出现违反综治规定的现象.迎检备查：注意日常综治工作材料的保存，认真进行备查档案材料的整理。面对新的形势和任务，行政事务部门工作任务是繁重的,使命是光荣的.因此，行政事务部门的工作人员必须增强使命感和责任感，全身心地做好机关日常行政事务，做好后勤保障和服务，确保各项工作正常运转。