建筑公司行政部部门工作职责【行政人员岗位职责】.doc

行政部部门工作职责【行政部人员岗位职责】【工作指南】序：项目运营是在一个【虚拟的协同平台】中完成的。这个【虚拟的协同平台】是由公司运营保障体系下的多部门、多岗位、多角色共同构建的.在这个【虚拟的协同平台】中,项目经理是项目运营的【首席执行官、首席运营官和核心领导者】.即：推行由项目经理统一【协调、统筹、组织、领导】公司运营保障体系下各部门、各岗位、各角色的高效运营管理模式。项目运营具有强烈的【团队作战】属性。项目运营成功的条件：能否确保在这个【虚拟的协同平台】中，公司运营保障体系下的各部门、各岗位、各角色成员都能【有组织的、有领导的、协同、和谐、有序、统筹】的开展工作。在这个【虚拟的协同平台】中，始终坚持以公司为【投资主体】的、项目经理为项目运营【首席执行官、首席运营官、核心领导】的,公司职能部门提供【支持性、服务性、保障性、监督督察性】管理职能的,【绩效奖金以外的】项目收益为公司集体所有的项目管理模式.= = 岗位描述 = =一、行政部的工作目标1、积极配合企业决策管理,起到良好的【支持和辅助】作用。2、积极与企业各部门之间进行协调、沟通,起到良好的【枢纽】作用。3、做好企业内外信息的收集和处理工作，起到良好的【参谋】作用。4、为企业营造最佳的办公工作环境,起到良好的【管理】作用.5、树立企业的良好形象,起到【窗口和辐射】作用。这五个方面的内容综合起来就是:保证企业工作的正常进行，为企业营造最佳的办公工作环境和氛围，为企业组织保障体系的高效运营服务。二、行政部的角色职能【管理、协调和服务】是现代企业行政管理工作的核心职能，其职能主要包括以下三个方面：1、领导的【参谋和助手、高参和臂膀】角色职能行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋和助手”,更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化等重大问题上有自己的见解，并能切实领会公司的一切管理制度、管理流程以及其他管理决策,且能在实际工作中加以贯彻落实，从而真正成为上级领导不可缺少的“高参和臂膀”。2、企业内部的【沟通、协调、纽带】角色职能在企业内部，做到“充分沟通、清晰传达、职业化的协调”，并统筹各部门之间的工作，保证高效地完成任务.3、企业运营的【服务、后勤保障】角色职能为企业各部门提供高品质的服务,做好公司各部门的后勤保障工作. 行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。行政部应该像一部自动化程度很高的机器,这端原料【任务、制度】进去，那端成品【结果、执行】出来,其中经历的许多曲折,都将“消化”在行政体系之内。三、行政部的部门工作职责1、公司日常办公事务【车辆调度、办公软件的日常管护、网络管护等】的管理 对企业各种日常事务进行计划、组织、协调和控制等管理工作。2、办公环境、氛围管理 负责企业办公室的日常管理维护、以及员工之间的沟通、疏导和协调管理，为企业营造最佳的办公工作环境和氛围。3、办公用品、办公设备的行政采购管理负责企业办公用品、办公设备的计划审批、调拨平衡、采购、入库保管、发放、使用监督、账务管理、费用核算等工作，并制定相应的制度。4、公司档案、文档、文本、收发文【含：OA系统发文】等企业文档管理 对印信、文书（公文)、档案和书刊等进行管理，是企业行政管理的主要工作.5、会议管理各种会议所涉及“会前准备、会中服务和会后工作”等相应管理工作。6、企业经营法务管理经营法务管控、工伤理赔、其他保险理赔等。 积极与企业的【法律咨询公司】进行高效联络，为企业经营提供强力的法律保障和服务.7、企业证照管理公章、企业资质、证照【含:职业资格证】、企业升级、年检等管理。8、兼【总经理办公室秘书】的职能、对内关系协调：协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。、对外关系协调：配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位的关系;按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。、会议管理:按照上级领导安排,出席某些会议,起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。、接待:妥善、礼貌的接待有关单位及人员的来访。、总经理活动及办公日程安排。(此项由助理完成)9、涉外事务管理负责企业“外部交流相关事宜的组织协调。负责企业“对外宣传、品牌营销、官方网站建设维护”等.在公司授权之下,负责对外发布公司信息、接受媒体采访以及其他调查。10、职工【福利方案】的调研、制定，并推动进步节假日放假方案、企业活动方案、职工文化生活活动方案以及其他职工福利方案的调研、设计。11、企业办公财产、资产的实体管理办公室房屋不动产【物业管理】、办公设备、公司车辆、非工程施工使用的固定资产等公司办公资产的管理.12、企业保险管理车辆保险、财产保险、意外伤害保险等企业保险事物。13、行政经费管理公司及项目部的食堂及生活费管理、公司及各部门办公费用管理、业务费用管理以及电话费、办公用品费和房租等管理。14、企业接待管理妥善、礼貌的接待企业各分供方【企业客户】及外来人员的来访。15、其他行政事务管理办公室安全保卫管理、清洁卫生管理等。四、兼任【信息部】的工作职责、公司现有信息化管理软件的全面管理、维护，及其优化升级方案的拟定、实施。、代表公司与“专业的应用软件开发公司”联络，拓展企业信息化建设之路。提升企业的信息化管理水平和信息化程度。、负责公司官方网站的建设、管理、维护.、公司网络布置、维护管理。= =岗位职责= =一、行政部经理岗位职责【担任】1、全面领导本部门人员搞好企业的行政事务协调统筹管理，保障企业经营活动正常进行.2、行政管理规章制度的制定：组织并制定企业【办公、行政管理】的有关规章制度，并对员工的执行情况进行检查、监督和指导。3、计划管理：根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的目标、计划和措施，保证企业经营活动正常进行。4、后勤保障工作：根据企业年度工作计划，组织、协调和安排后勤保障工作，包括集体宿舍、工作餐,办公环境、通信、医辽、卫生、职工生活等工作，确保企业整体工作正常有序地进行.5、充分协调【企业内外】关系，积极组织协调企业的对外交流等外事活动,对外树立良好的企业形象.6、日常车辆调度管理。7、大宗办公用品及办公设备计划、审批及实时监控办公设备的使用情况。8、公章、企业资质、证照【含：职业资格证】、企业升级、年检等管理.9、人员证书培训及年检。10、兼任【市场拓展部】的工作职责。11、公司交办的其他事务。二、行政部主管岗位职责【由行政经理兼任】1、在行政部经理的领导下，带领行政部其他岗位人员负责行政部的日常事务执行管理,确保行政部运营高效。2、行政经费控制管理:按照企业年度经费预算,严格控制企业各项行政经费的支出。3、公司日常事务的计划、组织、实施、协调、管控。4、办公用品及办公设备的计划、审核、采购、调拨、发放、管理、维修。5、企业办公财产、资产的实体管理办公室房屋不动产【公司物业】、办公设备、公司车辆、非工程施工使用的固定资产等公司办公资产的管理.【登记、造册，并定期盘点】。6、职工【福利方案】的调研、制定,并推动进步节假日放假方案、企业活动方案、职工文化生活活动方案【如：职工业余体育活动等】以及其他职工福利方案的调研、设计.7、账务管理：包括备用金的申请、费用核算、报销.8、公司OA系统流程归档、公司档案【含：合同】、竣工资料、图书的管理。9、会议组织、服务。10、部分文书工作。11、公司交办的其他事务。三、法务主管岗位职责【 由行政经理兼任,并会同法律顾问】1、劳务合同的起草、修改、电子流程、纸质版签订2、协调劳务班组的查账、方单追索、保证金交退。3、工伤处理和保险索赔及参与诉讼.4、项目部各类合同、协议、资料的纸质版盖章审批流程。5、外来文件的综合处理流程，负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作.6、与企业聘任的【法律顾问咨询公司】积极联络，预见性的搞好企业经营活动的法务管控，最大限度避免企业经营活动的法律风险。优秀的企业法务主管，是让企业少打官司或不打官司、而不是将官司打赢.7、配合其他工作四、信息主管岗位职责【 由行政经理兼任】1、公司现有信息化管理软件的全面管理（安装、迁移、升级、维护），及其优化升级方案的拟定、确定、实施。2、在提升企业的信息化管理水平和信息化程度的过程中，代表公司与“专业的应用软件开发公司”联络,拓展企业信息化建设之路。3、负责公司官方网站的策划、建设、管理、推广和维护。4、公司及各项目部网络规划、布置、维护管理,综合利用各种技术手段，保障项目部内部/公司内部及其项目部与公司之间的网络顺畅. 5、对信息化主体(使用人)进行培训和使用支持。6、了解、熟悉公司业务处理与业务流程，分析、跟踪公司业务处理与业务流程，挖掘公司及其相关职能部门的业务需求,按照主次、先后、稳健原则提出可行方案与措施。 7、负责公司各种数据、电子档案资料的数据安全和备份工作.8、从各个可能的方面提高公司信息的采集、存放、共享、检索的范围、效率和水平，优化部门间的业务协作处理过程。9、管理全公司内的网络设备、电脑设备,在电脑维护公司配合下，保障设备的良好运行和电脑硬件、软件环境（防治各种病毒和木马、恶意程序）的健康。10、信息化过程中相关设备、服务的询价、比价工作。11、公司交办的其他工作。五、行政部专员岗位职责【担任】1、分发每日报刊、杂志2、接听、转接电话3、为使用复印机、传真机的内外部人员提供帮助4、保障办公区域的环境卫生。5、其他行政事务管理。六、杂务组【 由行政经理兼任】(一）公司车队队长岗位职责【 担任】1、车辆的日常维护、保养及日常管理。2、购买车辆保险、各种费用（路桥费、车船使用费等）.3、车辆年审.4、车辆保险赔付处理.5、公司各部门的用车日常事务.6、驾驶员的培训及日常行为管理工作.7、组织建立车辆和驾驶员档案.8、控制交通费用.9、公司交办的其他工作。（二)保安、保洁、炊事员