秘书处规章制度.doc

秘书部职能及部门规章制度本部门的工作是为了维持本学生会的活动项目能够顺利进展的不可或缺的后勤工作，是联系各大部门一起团结开展工作的一条链条，是学生会的重要桥梁。为加强江淮学院团委学生会各部门内部的凝聚力和决策力，有效地行使部门职权,履行部门义务，促进各部门内部人员之间的沟通与了解，以积极向上、勇于创新的精神，深入开展团委和学生会的工作。为此，特制定此部门例会制度。日常具体工作安排各部门指派专门一人负责与其联系沟通，辅助该部门完成其工作任务。具体内容如下:1. 负责各会议、各活动的收发通知工作（注意格式及说话语气）。2各部门指派专门一人负责前往记录会议内容。到场进行详细会议记录，会议后将会议内容整理交给该部门部长签字，留作他用或交由负责的人保管，最终统一由负责的人保管相关材料。3.每一位秘书负责一个部门的日常记录工作并总结情况，每一月将总结情况在月底最后三天内汇报给秘书部长。记录内容包括：部门各成员各种会议、活动出勤情况（迟到、早退、缺席）；工作完成情况.4.每月至少举行一次部门例会，总结上一月的工作情况，布置新的工作任务，例会后部长总结具体情况汇总给主席团。5。每次的活动后三天内，秘书部长带领各副部长、干事做好总结以及收集各部门的工作总结，将总结整理存档,并将情况汇总给主席团。6.负责各项会议、活动教室场地的申请。7。活动总结的整理存档，管理以及整理学生会成员的各项资料。三、工作要求1. 有较强的时间观念，无论是参加会议还是各项活动，带好记录本,提前5至10分钟到场做好准备工作和各项安排事宜，不能出现迟到、早退或缺席现象。2. 有认真、负责的工作态度，有吃苦耐劳的精神，每项工作必须有效率、有效果的完成,不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。3. 学生会成员之间要保持良好的联系，特别是活动进行时更需要保持联系,（若不能立即接电话,也要在事后尽快回复电话或信息给对方，说明情况并询问对方事情）.4. 各部门成员之间、整个学生会成员之间，都要保持和谐、融洽的关系,成员与成员之间互相尊重,待人友善、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。（若出现矛盾,及时汇报给部长、或主席团，以求尽快分析问题所在点，积极解决问题，化解误会，避免矛盾扩大化）。5. 学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情,冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的,及时联络各部长、副会长、会长，及时解决,保证活动的顺利进行。6. 发挥积极主动、团结合作的精神,相互配合；同时，体谅其他成员的难处，工作中相互配合；杜绝出现相互推卸等不负责任的行为(若出现,则给予严重警告或退部处分）.7. 要处处维护好本学生会的形象与声誉，不做有损本学生会形象的事，一经发现做违背本学生会的事情，则给予严重警告或劝退处分。8. 会议或活动若有其他工作相阻碍,必须亲自提前向部长请假,并说明请假原因。四、辞职管理制度1. 部门干事、副部辞职需要提前一个月提交书面辞职书，写明辞职原因。，干事辞职需要部长同意，副部辞职需经部长申报，主席团商讨同意.2. 干事或副部离职前一周内完成自己负责事务的交接工作；五、奖惩制度（奖惩记录、总结由负责各部门的秘书负责，需要专门对奖罚和各部门会议内容进行记录，每月将情况汇总给部长）使用积分管理制度(每人每月基础分100分，每月总结一次,期末做大总结）1. 奖励方面（1）按时参加全体会议或部门会议，每次加5分。（2)按时完成学生会交待完成的任务，视情况加5-10分。(3)对学生会的工作提出好的建议，并被采纳者加 5 分。经实践证明起了重大贡献的加 10分。（4）工作积极主动者，视实际情况加10-15分。2. 惩罚方面（1)会议迟到、早退、缺席者，部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。（2）会议没有带上笔记本的部长、副部长扣10分每次,干事扣5分每次。（3)未能按时完成交待的任务,视情节扣10-15分。（4）无故不参加学生会会议或集体活动者,部长、副部长扣15分每次，干事扣10 每次分。(5）会议或活动时，无视会场纪律,在会场恶意破坏者扣20 分每次,影响到会议或活动正常进行者在前面基础上再扣 10 分。(6）损害社学生会名誉者扣 20 分每次.六、奖惩措施（部门总结上表扬部门前2名；集体大会上表扬各部门前2名；期末奖励部门前3名)1. 奖励（1）月总结部门会议上对月工作积极优秀者口头表扬(2）学生会集体大会对工作积极优秀者通报表扬(3）期末大总结时，对工作积极优秀者进行表扬颁发奖状、奖品奖励2. 惩罚(1）月总结部门会议上对月工作懒散消极者口头批评，被批评者需3天内上交个人书面检讨给部长（或主席团）。(2）若做出有损学生会形象或声誉的人员，视实际情况给予一定的处分，严重者劝其退部或除名。注：本部门成员需严格遵守本规章制度。与会人员在会议开始前应将手机等有声设备设于静音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若要接打电话，须征得部长同意。会议进行过程中，如因特殊情况须离开会议的，应征得部长同意。篇二:秘书处规章制度及职能（新）秘书处规章制度及职能一、简介学生会秘书处作为学生会的中枢机构,负责处理学生会日常事务.包括来信,来访，对上级任务,指示做到上通下达；协助督促各部之间工作的正常开展；负责学生会各项大型活动的工作人员的统一调配和后勤保障；负责对各干部进行工作考评：管理学生会的一切财物，包括档案、办公用品、用具品等，负责记录部门例会,主席团例会以及全体干部例会等；搞好与兄弟学校以及社会各界的联系与信息交流.二、组成学生会秘书处由一位秘书长及三位秘书组成三、工作职能一、文书工作2、负责记录部门例会，主席团例会,全体干部例会等；定期收集各部门会议记录,对其进行归纳整理，并定期制作相关意见书或周大事记报上级审阅,使上级了解学生会最新动态,以便做出相应调整，从而形成快速,准确的信息传达、沟通机制。3、负责每学期四个阶段文明班的统计工作。二、上传下达1、执行主席团的决议，落实主席团布置的工作任务, 协助开展日常工作，管理学生会人事档案,整理学生会日常活动。2、跟进部门会议、活动,做好部门间的沟通工作,掌握各部门动态。3、发挥桥梁作用,及时反馈各年级信息,增进学生会和各年级之间的沟通和交流，使之更好地改进工作，服务同学.三、档案及资料管理1、负责学生会内部制度及日常事务相关资料的管理，资料收集与管理，如盖章,工作证、通讯录、证书奖状等.2、负责学生会各种资料的汇总、整理以及备案；收集部门每周工作计划和总结，各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等,各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处,并由秘书处整理存档。3、负责清点管理学生会成员的资料，档案的管理工作，进行电子档案的制作。4、定期就档案进行全面整理，对新档案进行整理、归类、保存.5、秘书长负责账目的管理，以及各部门举办活动经费的申请与报销工作,定期做好财务总结工作并定期向上级汇报。四、其他工作安排1、参与各项活动配合学生会的工作计划,完成好本职工作,积极协助其他各部门工作，发挥好桥梁纽带作用，使各部门之间建立良好的工作群体,方便工作顺利进行，促进学生会各项工作顺利完成。2、配合宣传部等部门进行宣传活动,及时快捷的为其他部门提供所需活动相关资料。四、工作职责秘书长的职责:1、直接对书记负责，接受主席的领导。在处理决策性问题上及时与主席进行沟通与交流;2、严格管理学生会经费，做到充分合理的调配以及申请和报销工作；3、积极维持学生会内部的日常工作正常运转和办公室的纪律秩序;4、负责监督学生会干部的素质培养和考核；5、负责大例会的会议主持6、全面负责秘书处工作，协调干部之间的关系，在工作会议时听取秘书反映干部的表现和工作情况；7、负责学生会各部门工作的分配、调控,协调秘书处与其它部门之间的关系；8、注意发现和培养优秀干部,关注他(她）们的进步，为他（她）们的发展创造必要的条件和环境；秘书职责：1、认真积极地协助秘书长开展各项工作；2、协助秘书长完成对学生会内部的干部考核与会议考勤；3、及时向秘书长汇报干部的日常工作表现；4、负责部门例会,主席团例会，大例会等的会议记录;定期收集各部门会议记录，对其进行归纳整理，并定期制作相关意见书或周大事记报秘书长审阅；5、负责协助秘书长完成每学期四个阶段文明班的统计及颁奖;6、负责学生会各种资料的汇总、整理以及备案；收集部门每周工作计划和总结,各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等；部分规章制度日常：1、秘书处成员要严于律己，严格遵守学生会的管理制度，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退；2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重,予以惩处。3、秘书处成员在工作中,出现错误应追究该负责人及当事人的责任，实行问责制。4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长提出辞职,并上交辞职报告，主席团和秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处.会议：1、秘书处成员应准时参加例会,例会时登记本次例会的出勤情况及做好会议记录；2、成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题;3、秘书应认真完成会议记录；4、如遇特殊情况应事先向秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干部迟到、早退达三次或无故缺席三次者，予以辞退处理。基本培训：1、针对部门的培训：对新招聘干部组织进行培训，主要包括对部门工作的认识以及相关注意事项，查收学习心得;2、学生会进行换届改选后，针对新任干部成员组织干部培训；3、每次培训结束后，培训成员须上交心得小结;由秘书处统一进行整理保管。注:该规章制度即日起生效, 最终解释权归秘书处所有。篇三：协会秘书处管理制度潮州市安全生产协会秘书处管理制度(试行）第一章、总 则第一条：为建立完善协会秘书处工作机制,完善内部管理，充分调动工作人员的积极性，以保证协会的可持续发展，制定本管理制度。第二条：凡协会秘书处工作人员应遵守国家法规规章和相应的规定外，均需要遵守本制度规定。第二章、协会组织结构第三条、 秘书处人员配置协会秘书处是协会常务理事会的办事机构，由秘书长主持日常工作，配置必3-4人开展相关工作。秘书处对会长和常务理事会负责，定期或随时向会长和副会长汇报工作.第四条 根据协会章程的规定，秘书处的职责是:4.1贯彻执行国家和省有关政策法规，结合实际制定协会各项规章制度。4。2协助政府行政主管部门宣传贯彻有关法律、法规，组织安全生产宣贯、培训会,宣传贯彻党和国家安全生产的方针政策和法律法规，积极推广安全生产科研成果、先进技术和先进管理经验，促进企事业单位的安全生产工作的法制化、规范化和科学化；4.3 接受委托或参与组织由政府主管部门统一部署开展的创先评优等活动。经社团管理机关批准,开展行业内的创先评优活动。4.4 组织交流行业经验,对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。4.5 搜集相关安全生产政策法规、技术情报和市场信息，编辑出版会刊。4.6 组织经验交流，改进提高协会工作，开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作.4。7 承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。4。8 负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议的准备工作，起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实.4。9 负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。4.10 负责编制协会年度工作计划和全年工作总结，定期检查年度计划的执行情况,解决执行过程中出现的问题。4。11 负责会员和常务理事会交办的其它事项.第五条 秘书处各岗位工作职责5。1、秘书长岗位职责：秘书长全面负责秘书处的工作，岗位职责是：5.1.1负责传达落实协会会长、理事会工作精神和相关指令，并跟踪检查秘书处工作人员贯彻落实情况。5.1。2主持秘书处日常工作。主要的人事和财务工作向会长汇报。5.1。3对以协会名义上报、下发的文件、决定、通报、以及规章、制度、计划、总结、专题报告等，进行签发,对协会的收文进行批办。5.1.4定期组织召开秘书处工作例会，对秘书处工作人员的工作负责检查指导，定期听取工作汇报，随时解决工作中出现的疑难问题,促进协会工作健康发展.5。1.5组织工作人员做好召开会员代表大会、理事会、常务理事会工作会议的准备工作。5。1。6对秘书处工作人员的聘用、解聘，及薪酬、补贴标准提出建议，报会长审批。5.1.7根据协会财务管理制度直接管理协会财务，按规定权限审批财务开支，超过权限的初审后报会长批准。5。1。8完成协会领导交办的临时事项。5。2 总务专员岗位职责5。2。1 负责协会文件的收发,登记处理,相关文件、通知、活动方案的起草，文件的传阅，公文运转。5。2。2 负责与职能主管部门间关系协调，对外接待.5.2.3 负责协会重要活动的会务组织,如：会员大会、理事会等的筹备。5.2。4 协会物品采购管理，包括物品申购、比价、制作购买方案、执行购买等。5。2.5 负责协会相关证照的变更、年审办理。5。2。6 秘书长交办的内部协调事项。5.2.7 领导交办的其它事项。5.3 会计岗位职责（由总务专员兼职）5。3.1 认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定，熟悉会计岗位应知应会的业务.5.3。2 认真审核各种票据，及时对账,确保财务支出合规合法。按月编制会计报表，向领导正确反映资金运转情况。5。3.3 认真编制会计凭证，做到凭证填写齐全、清晰，准确.5。3。4 如凭证需要调整，又涉及到现金和银行时，必须由会计、出纳两个人签章。5.3.5 负责每月社保购买、增减员手续办理,及社保相关证件年检。5。3。6 完成领导临时交办的其它工作。5。4 外联专员职责5。4。1 负责新会员的发展与会费的收缴.建立会员数据库,及时更新会员资料信息的变动；5.4。2 负责开展日常的会员联络活动、会员日常关系的维护，定期电话回访或亲自拜访，了解会员单位的需求，向会员提供各种尽可能的服务和帮助,探索新的会员服务项目;5.4。3 负责筹备组织本部门的各种会员活动、培训,协助协会重要活动的组织及会务工作.如:会员大会、理事会等的筹备。5.4。5 建立、管理协会与会员间的沟通平台,及时向会员单位发布最新的协会动态.5。4.6 负责安全管理杂志征订工作。5.4.7 协助会刊稿件组织.收集国家、省市有关政策法规、规章，业界动态，会员企业活动，协会工作等信息。将协会活动组织成新闻稿件，对外宣传.5.4.8领导交办的其他工作。5。5 文宣专员岗位职责：5.5。1 负责协会对内对外收发文件的登记、存档.5。5。2 负责其它书面资料,如员工档案、营业执照、组织机构代码等协会有关的资料存档、管理。5.5.3 负责协会会刊初稿的编辑工作，包括组织撰写协会新闻、行业资讯采编、刊物排版、文字制作、材料等.5。5.4 负责协会采购物品的入库登记、保管、领用登记。5.5.5负责部门的文件的打印复印。5。5。6 协助筹备组织本部门的各种会员活动、培训，协助协会重要活动的组织及会务工作。如:会员大会、理事会等的筹备。5。5.6 领导交办的其它工作.5。6出纳岗位职责:(暂由文宣专员兼职）5。6。1 认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定，熟悉出纳员岗位应知应会的业务。5。6.2 认真执行协会的财务管理制度，做好现金收付和支票签发工作.