上海雅波笛鞋业有限公司文件控制管理办法.doc

上海雅波笛鞋业有限公司文件控制管理办法1. 目的为了规范管理公司文件传真、复印,使得每个部门所使用的文件为最新版本及重要文件不被丢失,特制定本办法。2。适用范围:2.1公司传真2。2邮件、快递3作业内容3。1各部门文件窗口人员的指定3。1.1为使各部门的文件管理有效、有序,各部门必须指定专人负责文件的收发、登记与管理工作（称为文件窗口人员)。3。1。2各部门文件窗口人员必须在文控中心登记备案，文控中心将各部门的文件窗口人员登录在“文件窗口人员登记表上(见附件一），如果部门文件窗口人员因工作需要发生调换，应事先进行调换登记，并进行工作移交.3。2 ISO与OHSAS相关文件ISO与OHSAS相关文件的收发、存档与销毁管理遵照文件与资料管理程序上制定的原则进行作业.3。2.1文件制订、修订后由文控中心对文件编号、版本、版次核对无误后登录于文件一览表(见附件二），给予建档保存.3。2.2程序文件由文控中心通过公司网络发布,用作阅读使用而不可修改,通过网络权限的控制对文件阅读使用进行控制。其他文件由文控中心复印所需份数后,于每页右上角盖“受控文件,复印无效”,并请收文单位人员与“文件分发、回收记录表”(见附件三）上签收,若文件窗口人员不在，由部门负责人签收.若为修订或废止的文件需如数收回原发行的文件。3。2。3所有回收的文件除留有原本以便于知识经验的积累保存外(但需加盖作废章作废）其余均给予销毁。文控中心销毁文件时先要填写“文件销毁申请表”(见附件四）,然后经部门主管审批后方可进行文件销毁作业.“文件销毁申请表”中注明销毁文件的原因,并注明申请人、批准人和监督销毁人。3.3公司传真3。3.1传真收发原则3。2。1.1非公司文件严禁传真。3。2。1.2涉及到鞋的设计款式（跟、大底、楦头、鞋图等)、产品成本、客户资料等公司机密文件原则上严禁传真，若确实因业务需要，要有部门主管签字后方可进行传真作业。3。2.1。3传真必须以公司统一格式发送，见附件五。3。3。2发传真3。3.2。1若各部门要进行传真作业，各经办人员先填写“快递、传真业务申请表”（见附件六)，经各部门主管签核后方可生效。3.3.2。2经办人员在发送传真之前须详细填写“传真、电子邮件收发登记表”，注明日期、内容、经手人等以便于追溯。3。3.2。3后由传真管理人员负责负责发送，传真管理人员根据其文件之紧急程度将传真分急件和非急件，若所发传真为急件则在传真作业前须加盖“急件章（见附件七）.传真作业结束后由传真管理人员加盖“FAX OUT”以利区别(见附件七）,标明传真编号，以便对传真有序管理。3.3.3收传真3。3。3。1传真管理人员将所收到之传真先登记于“传真、电子邮件收发登记表”（见附件五）上,加盖“FAX IN序号章(见附件七)，并按顺序放置于相应之部门的文件筐内，文件筐上应清楚标明部门别.3.3.3.2传真管理人员收到传真后及时通知各部门文件窗口人员，由各部门文件窗口人员至文控中心或传真出接收，在“传真、电子邮件收发登记表”(见附件十)上经手栏内作好签收手续.3。3。4总经理办公室和技术开发处的传真收发，由其传真人员按此办法作业。3.4打印/复印/影印3。4.1非公司之办公用公文或资料禁止复印.3.4。2各部门人员在每次复印、打印之前须在“文件打印/复印记录表”（见附件八）上登记复印内容,份数，部门，复印人。3.4。3经管制人员确认复印份数和文件性质后由复印管理人员输入复印机密码后，方可予以复印作业.3.4。4生产处和技术开发处的影印亦由该部门复印管理人员按此办法作业3。5邮件、快递3。5.1收邮件3。5。1.1公司所有邮件、快递先统一由公司一门卫值班人员负责接收，并登记于“邮件、快递登记表（见附件九）写明收件日期、收件人、寄件地址.3。5。1。2值班保安在收到邮件和快递时应及时通知各部门文件窗口人员到公司一门卫领取其部门邮件或快递，由各部门文件窗口人员在“邮件、快递登记表上经手人栏内签名后接收.3.5。2发邮件3.5。2。1各部门如需发快递业务进行传递讯息时，由各部门经办人员填写“传真、快递业务申请表”（见附件六），经主管签核后，交给各部门文件窗口人员，再由文件窗口人员填好邮件资料交至一门卫，值班人员在“传真、快递业务申请表”详细填写邮件相关资讯作好签名后，由一门卫邮件接收值班人员统一交给快递公司。3.6电子邮件3。6。1收电子邮件3。6。1.1电子邮件管理人员将收到之电子邮件列印一份后加盖E-mail序号章(见附件七),并登记于“传真、电子邮件收发登记表（见附件十)上。3.6。1.2电子邮件管理人员应及时通知各部门文件窗口人员，电子邮件邮件由各部门文件窗口人员在“传真、电子邮件收发登记表上经手人栏内签名后接收。3。6.2发电子邮件3.6.2。1需发电子邮件者在“传真、电子邮件收发登记表”上登记，注明内容，部门,日期、经手人姓名。3.6。2.2登记后由电子邮件管理人员进行电子邮件发送作业。3。7文控中心每日统计各部门传真、复印、电子邮件纸张使用情况，填写“复印、打印使用情况分析表（见附件十一）,统计出各部门每天的纸张使用数。4。此管理办法至总经理签核之日起实施。文件窗口人员登记表序号部门姓名联系电话备注1.总经理办公室陈小双1682.管理处喻会玲1623.技术开发处陈 莉3014.业务处肖翠仁2125.生产处吴雪梅5006.生产计划部戴少荣3677.仓储部鲁冬冬5038.试作车间李明艳5429.实验课黄 平53210.品保部王晓容53111.采购部刘彩云36312.国内销售部付雪梅25313.国内销售部(开发部）申玉梅25614.人力资源部吴国青16015.后勤部方素林15716.财务处赵 莉386附件二文件一览表一阶文件 二阶文件 三阶文件 外来文件NO文件编号文件名称版本发行日期权责分发单位/份数制定单位核准说明:分发单位栏填写份数,若废止于NO注栏前注记.核准： 复核： 填表： QM-MP-401-02A附件三文件分发、回收记录表NO：文件名称文件编号序号部门签收回收备注时间份数签收人时间份数签收人12345678910111213141516审核： 填表：附件四销毁申请表文件编号版次文件名称份数备注申请销毁原因申请人部门主管核准监督销毁人申请日期 NO: QMMP40108A附件五AURORA FOOTWEAR CO。， LTD永全/永旭鞋业有限公司FAX(传真） :[phone]TEL（电话) :[phone]POST:201601ADD(地址) :NO。168 JIUGAN ROAD INDUSTRIAL PARK，SIJING TOWN，SONGJIANG DISTRICT SHANGHAI CITY， CHINA。中国上海市松江区泗泾镇泗泾工业区九干路168电子邮件（电子邮件地址） :InfoFAX TO：FAX NO。：ATTN：DATE:FROM： PAGE：C。C: 附件六永旭、永全鞋业有限公司快递、传真业务申请表快递传真部门日期地址或号码申请原因核准申请人附件七FAX IN 流水号日期FAX OUT流水号日期E-mail急 件附件八 文件复印/打印记录表日期部门内 容经手人张数备注附件九邮件、快递收发登记表邮件 快递 日期部门内容地 址经手人备注传真收发登记表电子邮件 传真 收发日期 部门地址/号码经手人备注收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发收 发附件十一复印、打印使用情况分析表 年 月 日部门使用种类页数备注 填写人: