电力工程建设总承包项目档案全过程管理_2007.pdf

电力工程建设总承包项目档案全过程管理档 案 管 理收稿日期：2 0 0 7-0 6-0 7作者简介：唐丽萍（1 9 6 1-）女成都人馆员。电力工程建设总承包项目档案全过程管理唐丽萍（西南电力设计院四川成都6 1 0 0 2 1）摘要：电力工程建设总承包档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证是竣工移交生产后正常运行、检修、维护、改造等工作的基础因此抓好工程总承包档案工作全过程管理十分重要。本文结合开展电厂工程建设期间档案工作的实践和对兄弟院的调研提出了电力工程建设总承包项目档案工作全过程管理的思路和具体管理办法。关键词：工程建设；总承包项目；档案管理。中图分类号：2 7 5 文献标志码：文章编号：1 6 7 1-9 9 1 3（2 0 0 7）0 3-0 0 7 8-0 3 -（6 1 0 0 2 1 ）：；电力工程建设总承包是电力建设项目管理的一种经营模式经营模式的改变必然引起文件资料管理和档案分类归档方法的改变而且业主及上级主管单位在工程达标投产考核时对工程基建档案的验收极为重视。1 确定工程总承包档案管理的工作思路电力工程建设总承包项目档案真实地记录和反映了勘测、设计、施工、采购、试运行等工程建设的全过程是各方按照合同约定保证工程质量、进度、造价符合要求的见证是竣工移交生产后正常运行、检修、维护、改造等工作的基础。因此做好工程总承包档案管理工作十分重要。工程总承包档案管理与勘测设计档案管理7 8档 案 管 理电力工程建设总承包项目档案全过程管理是具有不同性质和差异的。一是作为工程总承包方其定位应该是临时业主既要对业主负责又要担负一定的业主责任在档案资料的移交与管理上要体现“顾客至上”的理念为业主提供方便。二是工程总承包档案在文件资料的来源、文件材料的形成、文件材料的范围以及涉及的参建单位、职责、档案的分类和编目等方面与勘测设计档案管理相比都有很大的不同。在调研的基础上结合我们在电厂建设工地进行档案服务的经验提出了工程总承包档案工作的初步思路。2 工程总承包档案工作全过程的管理工程总承包档案工作全过程管理是以总承包方为管理核心以国家、行业标准规范为管理依据以制度、监督和检查为管理控制手段在总承包单位（工程总负责）以及项目建设、设计、施工、监理、分包等单位全方位参与下实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制的管理模式。这一管理模式力图将档案工作渗透于项目建设的每个阶段、每道程序、每个工作环节之中将工程项目建设档案管理贯穿于工程项目建设的全过程使工程项目建设中形成的每一份文件材料都处于受控状态。2 1 项目前期准备阶段预先谋划自工程立项开始总承包单位就应将档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程着手开展档案文件材料的收集、积累和整理工作。总承包单位根据工程建设的内容、特点结合具体单位工程、分部、分项工程划分和工程实施进度制定工程档案工作的初步计划明确档案工作管理体制主管领导、归档标准、质量和进度要求、组织和经费保障等内容。建立档案工作组织机构配备必要的工作人员。建立健全档案工作制度制定档案管理的有关业务规范和办法以保证各施工、监理单位以及总承包单位各部门在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。总承包单位在编制招标文件时明确文件形成、归档和管理要求将竣工文件编制工作水平作为选择施工、监理单位的依据之一。在签订勘测、设计、施工、监理和设备采购合同时对工程档案的质量、份数和移交工作都要提出明确要求。2 2 项目开工时统一标准工程开工时总承包单位应及时与业主方取得联系共同商议工程项目文件材料的收集范围、整理标准、质量要求和档案移交等事宜并以书面形式明确下来。同时要求各参建单位明确档案人员建立覆盖全工程项目的档案管理网络。将有关制度、标准及时发到各参建单位并通过召开会议、举办培训等方式提高各参建单位对档案工作的认识统一档案工作的规范标准、质量要求以及档案的收集、归档和整理的范围、分类、编号等。明确总承包单位各部门以及各施工、监理等单位的档案工作职责为工程项目实施过程中形成的大量文件材料的收集、整理和归档管理打好基础。2 3 项目实施阶段实时监控在工程项目实施过程中将档案工作融入工程建设全过程与工程实体质量同等重视。总承包单位在检查工程质量、进度时同步检查档案资料的形成、管理情况。在进行单项工程验收时同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量。在条件许可的情况下总承包单位应建立工程项目档案管理系统对工程项目进行全息化管理建立项目档案编码体系将案卷信息输入计算机数据库有条件的地方还应与各分包方联网通过网络化的档案管理系统监控和指导各参建单位档案资料的形成和整理情况随时发现问题解决问题便于档案归档的及时、准确、完整。总承包单位还应将档案工作与经济挂钩并将档案资料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程建设的计划管理工作纳入施工管理考核范围纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责。建立工地现场档案室推行预立卷制度。监理单位除对自身形成的文件材料进行积累、整理、归档外还负责监督检查施工文件材料的形成管理情况审查竣工文件编制质量。监理单位均将竣工文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一对施工单位7 9电力工程建设总承包项目档案全过程管理档 案 管 理进行监督管理。工程施工过程中对施工文件材料形成不完整、不准确、不符合规范要求的监理单位都应及时指出限期整改。监理单位在进行单位、分部、分项工程质量评定时同时评定文件材料的形成质量和完整程度。由于监理单位能够参与工程项目建设的全过程对工程项目建设的每一道工序、每一个环节进行质量、投资和进度控制因此明确监理单位对档案工作的监督职责并落到实处是实现工程项目文件材料实时监控实现档案工作全过程管理的关键所在。工程各阶段施工完成后施工、监理等单位应按档案管理的有关规定将收集、整理好的档案及时向总承包单位档案室移交并经档案室人员认真检查验收合格后双方签字认可。如检查验收的档案不完整、不准确、不符合规范要求的归档单位必须拿回进行整改后再重新归档否则视为此项施工未完成以保证档案的完整与准确。2 4 项目竣工阶段总结反馈由总承包单位将平时积累的工程建设档案系统汇总全面梳理发现问题及时调整和改正并通过国家档案行政管理部门和行业主管部门组织的档案专项验收进一步检查发现档案中仍存在的问题进一步完善档案质量在整个工程项目档案移交前整改完善到位。2 5 项目竣工后档案的移交工程结束后由总承包单位按照合同的规定将工程建设全部档案同时向业主和生产运行等单位移交并办理交接手续。另外还应按照本单位要求向本单位移交所需的工程建设档案至此工程总承包项目档案工作全过程的管理才算完成。3 工程总承包档案管理组织形式工程总承包公司各种门类、载体的档案应实行统一集中管理由一位公司领导分工负责并进行业务指导定期或不定期的听取档案工作汇报解决档案工作的问题。在公司年度工作目标中都应将档案工作作为一项内容列入计划和总结。公司要建立健全各项规章制度。档案人员的配备、设备的购置、档案人员的培训、经费开支、库房建设、档案的立卷归档工作均应列入公司的统一计划内。公司档案室负责日常的各类档案、标准规范、资料的收集、整编、管理、借阅、鉴定等工作同时还负责对公司各部门以及各参建单位的档案工作进行业务监督、指导。工程总承包的档案人员可采取两种组成方式：从院档案管理部门派出有经验的档案人员到工地现场直接参与工程总承包公司的档案管理并组建公司档案室。优点是具备档案业务知识熟悉档案全过程的管理在工地现场很快就可打开档案工作局面。由总承包公司自行聘用人员管理档案院档案管理部门不派出人员只负责业务指导和参与工程总承包的档案管理主动帮助他们解决档案管理中的困难和问题提供档案管理制度、技术标准帮助采购档案用品、设备等不定期地到现场指导和检查档案管理情况。4 结语在电力工程建设安全与质量实行终身责任制日趋法制化的今天工程建设档案的重要性已经不言而喻。工程总承包单位应将工程文件材料的形成和积累纳入工程建设的各个环节并落实到各参建单位和各级专业技术人员的职责范围只有控制好工程建设全过程文件材料的形成和积累才能保证工程建设档案的完整、准确和系统。参考文献：1 2 8 2 0 0 2 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范2 国发1 9 8 8 4号文基本建设项目档案资料管理暂行规定3 中电建协工2 0 0 6电力工程达标投产管理办法（2 0 0 6版）4 电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法8 0