采购部管理手册2011.08.doc

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采购部管理手册

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目 录
序号
文件名称
文件编号
版本
共页
修订情况
备注
1
采购控制程序

2-5

2
采购申请单

6

3
合格供方登记表

7

4
新品(样品)鉴定申请单

8

5
A类B类原辅材料汇总表

9

6
供方调查表

10

7
供方评定表

11

8
新供货单位加入供货程序

12

9
采购物资到货跟踪表

13

10
业务终止单位结算单

14

11
不合品回用申请表

15

12
供应商违约索赔制度

16

13
由于供应商违约造成我公司损失的补偿单

17

14
违约供应商损失补偿计算方式对照表

18

15
销售、售后部门建议处理违约单位反馈单

19

16
质检、生产、原材料仓库等部门建议处理违约单位反馈单

20

17
供应商价格\应付款制度

21-24

18
采购件核价申报单

25

19
配件件价格调整申请单

26

20
合格供方价格汇总台帐

27

21
配件价格调整确认函

28

13
年度合格供方评定标准

29-30

14
年度合格供方评定表

31

宁波市蒲公英车业科技有限公司采购部管理手册
版本号/修订 生效日期： 2011 年 9 月 15 日
标题
采购控制程序
文 件 号

1、目的：
保证采购的材料、产品和服务项目满足本公司和顾客的要求的规定。
2、范围：
本制度适用于本公司采购与产品生产和产品质量有关的原材料、外协件和服务等。
3、职责:
采购人员根据分工安排负责采购生产所需的原辅料和外协外购件。
3.1采购负责人职责：
领导本部门积极完成公司交办的采购任务，管理部门日常工作；与合格供方签订《供货协议》、
《质保协议》审核后报批，审核部门的《采购申请单》、《采购订单》、《价格调整申请单》审核
后报批，努力引进优质供方并审核《供方调查表》，组织技术部、质检部进行供方评审，并填
写《供方评定表》，制定公司的《合格供方登记表》并妥善管理；监督协助采购员、采购助理
的日常工作，对配件的质量问题负责与供方的交涉，确保公司的利益。
4. 工作程序：
4.1 采购文件的准备
4.1.1 技术资料的准备
4.1.2 技术部提供详细的《采购材料清单》，并清楚说明采购产品的要求，可包括：型号、图号、
名称、材质、规格、质量要求；
4.1.3 技术部对原材料、外协外购件的重要性进行分级：
A级：关键件，对最终产品的质量起关键作用（如与产品安全有关）；
B级：一般件，对最终产品的质量起一般作用。
4.1.4技术部向采购人员提交的任何技术资料必须受控，且经技术部长审批。
4.2 供方资料的准备
4.2.1 采购部采购人员根据《采购材料清单》及市场调查情况，提出供方名单；在充分考虑供方
在同行业中的品牌地位、并结合质量和价格因素，确定候选的供方（至少三家作比较）报上
级审批，新单位必须报总经理审批，同时在调查考察供方的过程中随时向上一级或总经理汇
报，接受上级的答复和指示，不得擅自决定。对A、B级物资的供方，要求其填写《供方调
查表》并签盖公章，同时对物资进行分类。
4.2.2 确定候选供方后，采购人员负责提供新供方样品，并填写《样品鉴定申请单》经销售部门
沟通及总经理签字后，与样品一起交由技术部技术鉴定，必要时由车间协助试装。如无检

宁波市蒲公英车业科技有限公司采购部管理手册
版本号/修订 生效日期： 2011 年 9 月 15 日
标题
采购控制程序
文 件 号

测依据和检验规范的，由技术部重新提供有关依据及检验标准要求。检测完成后，由技术
部如实填写交样产品《样品检测报告单》（技术开发部应保证一般件2天内、关键件5天内
做出结论或答复）如技术部人力不够时可向其它部门借调人员检测或鉴定。
4.2.3 对样品检验合格的候选供方，由采购课部主管及负责该产品的采购人员会同技术部、质检
部进行评审必要时可邀请生产、销售相关人员共同评审，并填写《供方评定表》，《供方评
定表》最终由总经理审批,评定合格的供方由采购部编入《合格供方登记表》，并存档案。
4.2.4 采购合同的实现，待《样品检测报告单》批准后，报经分管领导审核后报总经理批准后方
可实施，可与供方签订采购合同/订单，包括以下内容，品名／规格／数量／价格／交货期
／质量与售后服务、要求签订质量协议和技术协议的需签订质量协议和技术协议，所有合
同须经分管领导审核后报总经理批准后方可实施。
4.2.5 采购申请，采购部根据《销售计划》和《生产计划》，同时通过对原物料、半成品、成品库
存情况综合平衡后，编制《采购申请单》，经分管领导审核后报总经理批准后方可实施。（编
制采购申请单时必须在合格供方登记表内的合格供方，如同一产品有多家供方的应按供方
的定级情况和价格情况安排供货的比例）
5． 采购文件的修改：
采购文件的修改，应由原审批人同意后，以书面形式通知供方修改合同／订单及内容并及时
存档。
6． 采购的实施：
6.1 采购人员实施采购时，必须按已审批通过的《供货合同》、《质量与售后服务合同》、《技术
合同》、《合格供方登记表》\已批准的《采购申请单》中要求的内容执行；
6.2 在供方交货期内，采购员对采购订单的进展情况应进行跟踪，及时填写《采购到货跟踪表》，
以保证按质、按量、准时交货。
6.3 采购物资的验证,采购物资到货后，由采购部相应人员负责送至待检区，并开具检验通知单
进交相关检验员进行检验。
6.4 采购物资入库，采购物资检验合格，由检验员开具《检验报告单》后通知仓管员入库，仓库
人员根据《采购申请单》、《送货单》、《检验报告单》，清点数量，核实无误后办理入库手续，
开具《入库单》。（入库手续必须在2小时内完成）
6.5 对检验不合格的采购物资，执行《不合格品控制程序》。
6.6 进货检验员负责对供货物资的质量按月进行统计，并书面通知采购部采购人员，由采购部采
3
宁波市蒲公英车业科技有限公司采购部管理手册
版本号/修订 生效日期： 2011 年 9月 15 日
标题
采购控制程序
文 件 号

购人员对供方按公司相关制度进行处理（必要时向上级汇报）。
6.6.1连续进货合格的继续供货，并考虑扩大订货量；
6.6.2批量产品供货不合格超过规定的，通知采购部采购人员及时向供方提出严加质量控制的要
求；
6.6.3连续3次以上批产品质量不合格的，责令其整改，若不整改或整改无效，则取消其合格供
方资格，特殊的造成重大质量问题的另行处理。
6.7 采购部采购人员应保存合格供方质量记录，建立供方档案，包括以下内容：
A.供方调查表；B.供方评定表；C.供方质量体系证书或产品认证证书复印；D.供方提供的
产品检测鉴定报告及公司质检部对该产品的鉴定内容；E.质保协议； H.供货协议； F.其
它质量反馈记录。（按档案贷的封面12项内容列入）
6.8 被取消合格资格的供方，如对方整改完毕后，继续供货的，报经公司同意后，按采购工作
程序重新评定供货资格。
7．供方业务终止，供方与本公司业务终止时，采购部应填写《业务终止单位帐务结算单》，经财务
主管、仓库主管、售后主管、采购主管四方签字后，送总经理审批；审批结束，采购部整理相
关资料，送档案室存档。
8．合同评审：
8.1 合同评审原则，合同内容应符合《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国质量法》规
定，合同中合格供方对产品的各项要求应符合公司对产品的设计制造能力。
8.2 合同评审实施，合同评审实施必须以列入《合格供方登记表》中的公司为依据，明确品种规
格、价格、包装形式、数量、颜色、运输、交付方式、结算方式和特殊技术质量要求，以及
其它要求的具体内容。
9．记录：
9.1 QR/CG-01 A类、B类原辅材料汇分类表
9.2 Q/PGY-2R-07-002 供方调查表
9.3 Q/PGY-2R-07-003 样品鉴定申请单
9.4 Q/PGY-2R-07-004 供方评定表
9.5 Q/PGY-2R-07-005 合格供方登记表
9.6 Q/PGY-2R-07-006 采购申请单
9.7 Q/PGY-2R-07-007 采购订单

宁波市蒲公英车业科技有限公司采购部管理手册
版本号/修订 生效日期：2011 年 9 月 15 日
标题
采购控制程序
文 件 号

9.8 Q/PGY-2R-07-008 采购到货跟踪表
9.9 QR/CG-09 业务终止单位帐务结算单
9.10 Q/PGY-2R-07-010 新供货单位加入供货工作流程序图
9.11 Q/PGY-2R-07-009 送检单
9.12 Q/PGY-2R-07-011 不合格品回用表
9.13 Q/PGY-2R-07-012 零部件质量缺陷改进通知
9.14 Q/PGY-2R-07-014 外协委外加工单

采购申请单 NO:
Q/PGY-2R-07-006 D/0
序
号
产品名称
产品规格/
型号
申购数量
计划采购日期
供方品牌
到货日期
备注

申购部门

申购人/日期

审核人/日期

批准人/日期

注:本表根据销售计划、生产计划结合库房实际情况由采购部计划调度编写后报上级申批，经申请同意后，分发相关责任人员执行。如特殊情况可先通知采购员执行后报上级部门批准。

宁波市蒲公英车业科技有限公司 D/0
序号
供方名称及品牌
供应产品
（型号规格）
列入日期
合同名称及编号
审批人
备注

Q/PGY-2R-07-005 合格供方登记表 NO：

宁波市蒲公英车业科技有限公司
新品（样品）鉴定申请单 NO:
Q/PGY-2R-07-003 D/0
送样单位

文件编号

样品名称

交样时间

样品规格

公司编号

送样原因

要求完成时间

提出部门

签名：
各级部门审核
技术部意见
生产部意见
销售部意见
批准

签名：

签名：

签名：

签名：
鉴定结果及意见

签名：
最终结论

签名：

注：1、对常规产品（产品技术及结构无变化）的新厂家交样产品，在不影响生产和销售的情况下，销售部及生产部可不签署意见。
2、附上鉴定表单3最终结论一般报总经理批准

宁波市蒲公英车业科技有限公司
A类、B类原辅材料汇总表
QR/CG-01 D/0
编号：
序号
名 称
A/B类
用 途

编制： 日期：
供方调查表 NO
Q/PGY-2R-07-002 D/0
供方名称

联系人

地 址

传 真

企业性质

企业规模

邮 编

固定资产
万
元
流动资金
万元
法人代表

企业人
员情况
总人数

企管人员

技术人员

质管人员数

检验人员

生产工作

供
货
能
力
产品种类/规格
产销/购销
调查年度的生产能力
下一年度生产计划(供货)能力

认
证
情
况
序号
证书名称
发证日期
发证单位
证书有效期

技术力量和检测能力:
工艺设备情况:
产品质量水平与销售服务情况:
填表人/调查人:
初选结论(此栏由本厂填写):

技术部：

采购部：

总经理：
宁波市蒲公英车业科技有限公司 D/0
Q/PGY-2R-07-004 供方评定表 NO.：

供方企业概 况
供方名称

法人代表

供方地址

邮 编

企业性质

企业规模

联系人

电话/传真

提
供
的
产
品
序号
产品名称
规格型号
产品图号
备 注

质保体系、检测设备评定
供
方综合评定

质检部/日期：
技术力量和产品开发评定：

技术部日期：
生产能力评定：

采购部日期：
供货保证能力评定：

生产中心/日期：
售后服务评定：

售后处/日期：
结论：

技术部/日期：
结论：

质检部/日期：
结论：

生产中心/日期：
结论：

售后处/日期：
最终结论：

Q/PGY-2R-07-010 D/0
新供货单位加入供货程序
1、货比三家评定供方候选单位，并提供“供方调查表”于供方填写带回

采购人员或市场信息人员
2、供方把交样产品和“供方调查表”（国家产品检测报告、生产许可证、营业照复印件、商标注册证和其它证书复印件）送公司采购部和质检部
采购员、质检员
3、提供样品缺乏检验标准依据的，或开发新品，采购人员将样品交技术开发部，技术部根据样品提供检验标准（国家标准、企业检验规范）
采购部、技术部
4、质检部根据技术要求对供方样品进行测试，一般件2天内，关键件5天内（特殊件在相应时间内）
技术部、质检部

质检员

5、质检部向采购部递交质检记录和报告（特殊的或开发产品须向技术部同时递交）

质检部
6、如样品合格为优良品，采购部根据实际情况会同由技术开发部和质检部等对供应方进行实地考察

采购部、技术部、质检部
7、根据考察情况填写供方评定表评审，附质检报告，报总经理审批

采购部、技术部、质检部、总经理
8、总经理审批同意后纳入合格供方登记表，采购部根据平衡，考虑小批量购货

采购部、档案室

10、质检部、技术部、销售部对该小批量产品进行跟踪，一旦发现有异，立即作好记录，并上报。

质检部、技术部、销售部

11、把该程序资料全部交企管办，企管办对资料进行审查并补充完善后，把资料进行存档，并对所有程序进行不定期评审。

档案室

9、由采购部与该供方签订“供货协议”和“质量技术协议”

采购部

宁波市蒲公英车业科技有限公司
采购物资到货跟踪表 D/0
Q/PGY-2R-07-008 No:
序号
产品名称
订单号
数量
要求到货期
实际到货期
签收人
质量状态
备注

注：1、本表由采购员填写所订物资的到货实际情况后，必须由签收人签名。如未按订单要求到货，需在备注栏填写原因；
2、质量状态填写为“合格入库”、“退货”、“申请回用”等式样；
3、本表每月汇总后，次月1日前交部门主管审查。

QR/CG-09 D/0
业务终止单位帐务结算单

业务单位：
经业务单位申请，双方协商同意帐务结算如下：本公司欠业务单位货款共计 元。现退还废次品 元，存货 元，抵债物资 元，现金（转帐）支付 元，余留质量保证金 元，抵债物资附清单。
注：业务单位来本公司结算帐务的必须出示有该单位的委托书原件、营业执照副本、经办人身份证复印件等方可办理手续。

本公司仓库负责人（签字）：
本公司售后负责人（签字）：
本公司采购负责人（签字）：
本公司财务负责人（签字）：
分管领导审核（签字）：
业务单位经办人（签字）：
公司领导审批（签字）：

宁波市蒲公英车业科技有限公司
年 月 日

宁波市蒲公英车业有限公司
不合格品回用申请表
Q/PGY-2R-07-011 D/0 NO：
供应商名称

日期

编号

产品名称

规格

数量

申请回用原因：（简述不合格情况、比例）

申报人/日期：
采购部审核：

审核人/日期：
技术部审核：（注明回用措施）

审核人/日期：
销售部审核：

审核人/日期：
生产中心确认：

签 字/日期：
质检部确认：

签 字/日期：
回用结束质量确认：

签 字/日期：

注：（1）申请回用时，非特殊情况下，必须附带配套厂相关依据。
（2）此单每月汇总，由采购部统计后统一处理，并上报总经理审查。

送 检 单
Q/PGY-2R-07-009 D/O
NO:
序号
送货单位

订单号

日期

产品名称
规格
单位
数量
检验结果

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

□合格 □不合格

采购/日期: 检验员/日期: 仓管员/日期:

注:此表一式三联，一联采购、二联质检、三联原料仓库