职能部门如何进行定岗定编-岗位设计.doc

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职能部门如何进行定岗定编，岗位设计
——某企业职能类部室办公室定编项目纪实
文章描述：办公室内人员工作内容有的相同，有的不同，办公室在人员定编中存在的问题导致办公室管理者无法对员工进行合理的量化考核和评定，出现了人员工作忙闲不均，内部不公平现象严重等问题，严重打击了员工的工作积极性，影响了组织的整体绩效。此时，针对办公室的现状问题进行科学有效的人员定编，实现量化考核，以清晰地鉴定出各个岗位的工作饱和度就势在必行。科学有效的人员定编的可以为办公室管理人员进行量化考核时提供合理的依据，实现考核的内部公平性，有效激励员工，在员工提高个人绩效的同时提高组织绩效。

引言：
办公室内人员工作内容有的相同，有的不同，办公室在人员定编中存在的问题导致办公室管理者无法对员工进行合理的量化考核和评定，出现了人员工作忙闲不均，内部不公平现象严重等问题，严重打击了员工的工作积极性，影响了组织的整体绩效。此时，针对办公室的现状问题进行科学有效的人员定编，实现量化考核，以清晰地鉴定出各个岗位的工作饱和度就势在必行。科学有效的人员定编的可以为办公室管理人员进行量化考核时提供合理的依据，实现考核的内部公平性，有效激励员工，在员工提高个人绩效的同时提高组织绩效。由此可见，科学合理的人员定编是推动企业稳步发展的重要步骤。本文是人力资源专家——华恒智信为某企业办公室进行人员定编的项目纪实。

【客户行业】物业行业
【问题类型】人员定编——办公室人员定编实例
【客户背景】
某物业公司成立于2001年10月，主要服务于高档住宅、公寓、写字楼、别墅、酒店、商场、工厂、商住楼、学校、医院、综合市政等专业化领域，并且在各个领域都积累了丰富的经验和成熟的管理方案。
针对社会专项性的清洁服务要求，公司还提供包括家政服务、地毯清洗、地面打蜡、石材护理（晶面处理、大理石翻新）、及外墙清洗、二次供水设施清洗消毒、园林绿化维护及设计、垃圾清运等专项服务，且通过三体系认证。
为了给社会提供更高品质的服务，公司积极开展对外交流，吸取国外先进清洁服务理念和服务管理理念，获得了为客户提供增值服务的新机遇，为公司在行业的发展奠定了坚实的基础。
【问题集锦】
1、部门内部人员工作忙闲不均，内部不公平现象严重；
2、员工工作量不确定，没有定量的方法加以衡量，所有人员都认为自己工作量饱满。
【部门问题现状描述】
办公室内人员工作内容有的相同，有的不同，但是类似于作为文员性质的岗位，总是存在有的人工作比较忙，而有的人工作比较闲的情况，但是具体的分工内容，员工们都各自完成了，忙的员工对于不忙的员工就会有一定的意见，毕竟在薪酬待遇上没有太大的差别。作为管理人员，对于员工的工作量没有量化核定的方法，仅是通过日常的观察来判断，这样，在对员工指出问题的时候，总是存在被动的状态。
【华恒智信问题分析】

★ 科学地判断一个岗位是忙还是闲，应该采用量化的分析方式，而对工作量进行衡量的方法中，最合适的就是通过时间的确定来加以衡量，因为通过时间标准来进行工作量的衡量是最简单而又最有说服力的方法。
★ 对于办公室岗位的工作而言，大多是从事的常规性的日常工作，用时间标准来加以衡量，不会出现太多的不确定性，例外事项较少的工作较适合采用时间衡量的工作量判断法。
【华恒智信解决方案】

首先，在确定了各岗位的工作内容之后，对各岗位的工作时间进行分析，主要是通过对日常工作量和阶段性工作量的分别核算，从而最终确定出该岗位的工作饱和度情况。具体内容详见下表：
办公室岗位任务工作时间分析表

其次，对各岗位的工作饱和度进行比较分析，结合其他相关因素，确定出定编建议。根据办公室各岗位的工作饱满度情况分析，除了采购岗外，其他各岗的年工作饱满度并不是很高，综合考虑各个岗位的工作性质、人员素质、人员工作效率、岗位的重要程度以及兼容程度等多种因素，建议将档案管理员、文员、月报编辑这三个岗位合并为两个岗位，即文员岗和企业文化专员岗，共配置2人。
人力资源专家通过对该企业办公室员工及管理者的走访和调查，基于该企业办公室存在的现状问题制定的人员定编方案，在该企业办公室实现了顺利落地，办公室管理者对华恒智信的专业水平做出了高度评价。科学合理的人员定编，通过用时间标准对各岗位工作量进行分析，可以很清晰地鉴定出各个岗位的工作饱和度，这样对于办公室管理人员在进行量化考核时，就有一定的依据可依。人员定编的积极意义在于可以帮助企业办公室进行人力资源规划、预测，以便更好地帮助企业实现其业务目标。由此可见，科学合理的人员定编是推动企业稳步发展的重要步骤。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责