秘书学专业委员会学术年会.doc

中国高等教育学会秘书学专业委员会
第三届会员代表大会暨学术年会
筹办方案
一、大会背景
中国高等教育学会秘书学专业委员会第三届会员代表大会暨学术年会将于7月在唐山召开，本次学术年会是由中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处主办，唐山学院文法系承接。本次学术年会以“坚持以科学发展观为指导，推进秘书素质教育、教学改革与发展，建立新型秘书人才培训体系，培养高层次秘书人才”为主题，会上将分析、学习目前高等教育发展趋势和政策，深入研究新时期秘书专业理论和秘书工作实践。
二、会议目任务
在充斥挑战和但愿二十一世纪，怎样加速以职业化、复合型、高层次秘书专业人才教育和培养，怎样更新、提高和改善秘书专业人才教育模式、教材内容及培养措施，已经成为我国秘书学界和教育界需要深入研究课题。中国高教秘书学会坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持党四项基本原则，坚持为人民服务、为社会主义服务方向，坚持“百花齐放、百家争鸣”和“理论与实践相结合”方针，根据中国秘书工作实践规定和发展需要，开展中国秘书科学理论研究和学术交流。本次学术会议召开，必将对学会此后学术工作开展，对提高秘书教学质量和推进秘书工作更好地为社会主义现代化建设服务都具有重要意义。
三、统筹工作
（一）重要事项
4月至7月期间，学术年会承接单位唐山学院文法系与大会主办方中国高教秘书学会秘书处进行协商，协商重要事项如下：
1.会议主题
会议主题：坚持以科学发展观为指导，推进秘书素质教育、教学改革与发展，建立新型秘书人才培训体系，培养高层次秘书人才。
2.会议时间、地点
（1）会议时间：7月21日至24日，7月21日全天报到。
（2）会议地点：唐山市唐山饭店
3.会议规模
（1）参与会议人员
☆中国高教秘书学会组员
a第二届理事会全体理事与本届也许遴选为理事人员（55人）
b各地会员代表（50人）
c学会常设领导（15人）
☆有关领导和特邀代表
a秘书学界著名人士（5人）
b市级在职领导和当地领导（5人）
c唐山学院领导（6人）
(2) 工作人员
工作人员（20人）
合计156人
4.会议重要任务
（1）学习目前高等教育发展趋势和政策，明确此后秘书教育工作方向。
（2）选举产生中国高教秘书学会第三届常务理事会和学会领导（会长、副会长、秘书长、副秘书长）
换届选举措施、投票措施见附件一
（3）听取第二届常务理事会工作汇报
（4）学术交流
（5）总结交流秘书科研、教育、教学改革新经验，评比优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、优秀秘书专业教学课件
a成立优秀论文评审小组（7-10人），根据受到论文篇数来确定该评审组人数。
优秀论文评审原则见附件二
b成立“双优”（优秀秘书教师、优秀秘书工作者）评审小组(5-8人)，根据申报材料份数确定该评审组人数。
“双优”评审原则见附件三
c成立教学课件评审小组（3-6人），根据收到教学课件数目来确定该评审组人数。
优秀秘书专业教学课件评审原则见附件四
5.学术年会会议议程
（1）参与会议人员报到
（2）开幕式
（3）听取第二届常务理事会工作汇报
（4）大会交流
（5）分组交流
（6）换届选举
（7）闭幕式
（8）集体参观
（9）代表离会
6.学术年会日程安排
学术年会日程安排表
时 间
项 目
内 容
主 持
地 点
7月21日全天
会议报到
签到、交费、领取文献、安排住宿、订返程票

唐山饭店一楼大厅
7月22日上午
开幕式
一、8：50由会务组召集参与会议人员，9：00举行大会开幕式。
（一）中国高教秘书学会会长致开幕词；
（二）中国高等教育学会副会长发言；
（三）唐山市政府秘书长代表唐山市委、市政府对来自全国各地代表相聚唐山表达热烈欢迎，并对会议召开表达衷心祝贺；
（四）唐山学院文法系主任杨继昭发言
1．代表学院致欢迎词
2．简介唐院历史与现实状况
（五）中国高教秘书学会副会长发言，着重简介自己数年从事秘书工作经验与体会；
（六）第二届理事会副会长为大会赋诗。
二、11：00开幕式结束
三、11：00—11：30 全体与会者合影留念。

会议厅
7月22日下午
听取汇报

一、2：30 听取第二届常务理事会工作汇报。

会议厅

大会交流

二、3：00进行大会专题汇报：
（一）中国高教秘书学会副会长兼秘书长作专题汇报（20分）
（二）中国高教秘书学会副会长张文良作专题汇报（20分）
分组交流
三、3：40分组交流（地点：唐山饭店第一、第二、第三会议室）
四、5：30各组负责人汇报讨论状况。
小组长
分组会议室
7月23日上午
分组交流
一、9：00继续进行分组交流。
二、10：00各组负责人汇报讨论状况。
三、10：30—11：30讨论小组负责人汇报讨论成果。
小组长
分组会议室
7月23日下午
换届选举
一、2：00选举产生中国高教秘书学会第三届常务理事会和学会领导（会长、副会长、秘书长、副秘书长）。

会议厅
闭幕式
二、3:00举行大会闭幕式，闭幕式由副会长主持：
（一）论文评审小组、双优评审小组、教学课件评审小组负责人作评审状况阐明；
（二）第二届理事会副会长王守福宣布获奖名单（优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、优秀秘书专业教学课件）；
（三）第二届理事会副会长郝银奎宣布第三届理事会常务理事名单和会长、副会长、秘书长、副秘书长名单；
（四）新任会长发言并作会议总结。
三、5：00副会长致闭幕词。
四、向与会人员发放《优秀论文集》。

会议厅
7月24日
集体参观
曹妃甸工业区—清东陵

7月25日
代表离会
会议代表12：00前离会

（二）请示汇报
4月至7月期间，学术年会承接单位唐山学院文法系就大会筹办工作向学院及其他上级领导、部门进行请示汇报。
1.学术年会承接单位唐山学院文法系就大会经费问题及住宿、交通政策优惠等问题向学院及中国高教秘书学会秘书处、教育局等上级领导、部门进行请示。
2.在学术年会会前、会后及召开期间，学术年会承接单位唐山学院文法系向中国高教秘书学会及其他上级领导、部门汇报工作状况。
（三）组建机构
我系作为中国高等教育学会秘书学专业委员会第三届会员代表大会暨学术年会承接单位，为切实做好各项筹办工作，使大会可以顺利进行并获得圆满成功，经与有关方面研究，决定成立学术年会筹办工作领导小组及其办公室，并征集学生志愿者。
学术年会筹办委员会内设机构及职能分工
1. 学术年会筹办工作领导小组
组长：
下设8名工作人员
工作职责：负责会议总体组织和统筹协调工作
2. 学术年会筹办工作领导小组办公室
主任：
筹办工作领导小组办公室下设8个工作组，各工作组负责人及职责如下：
（1）邀请接待组
负责人：
工作职责：
发邀请函邀请嘉宾、会员参与会议；协助大型活动组安排会议议程；负责制定礼宾接待方案并组织实行；负责接站工作；负责会议结束后与会人员顺利返回工作。
（2）文献起草与制作小组
负责人：
工作职责：
起草会上有关领导发言；组织协调各会员单位、理事、会员多种材料；制定优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、秘书专业教学课件等评比活动评审原则。
（3）新闻宣传组
负责人：
工作职责：
负责联络有关电视台、邀请记者、对外公布年会信息、召开新闻公布会等有关工作
（4）招商组
负责人：
工作职责：
①确定本次学会招商方案并组织实行
②代表筹办委员会接受社会组织、企业和个人对本次学会捐赠
③负责与学会有关无形资产、专业产品开发（多种广告、纪念品等）
④负责赞助商、捐赠者代表参与有关活动协调、接待工作
(5) 财务组
负责人：
工作职责：
①编制大会经费预算，制定财务管理措施，核算会议筹措经费到位状况，核拨、审核和管理大会经费开支；
②负责物资购置、发放和资产清理及善后处理措施，并监督执行。
（6）信息整顿与宣传小组
负责人：
工作职责：
制作大会所需证件；编制会刊，优秀论文集；搜集与会人员资料；搜集、整顿、编辑、发放及出版论坛期间筹办委员会交办多种文字材料和音像资料；更新网站信息；筹建论坛会现场新闻中心。
（7）生活保障工作小组
负责人：
工作职责：
①保证学术年会期间大会参与人员绝对人身安全；
②建立完善食品卫生监察体系，保证大会期间食品卫生安全；
③做好大会参与人员、驻地及会场在大会召开期间安全保卫工作，对外来人员进行严密排查；
④建立完备医疗救护体系，保障突发事件发生时大会参与人员安全。
（8）外室工作组
负责人：
工作职责：
①-07-22晚上欢迎晚会准备、实行
②宴会准备
③观光考察筹办、实行
3．学生志愿者服务小组
负责人：
工作职责：
协助筹办工作领导小组及其办公室组员做好中国高等教育学会秘书学专业委员会第三届会员代表大会暨学术年会筹办工作、会议期间布置会场工作以及会后清理会场等工作。
（四）规划进度
筹办工作进度安排表
日 期
工作任务
负 责 人
详细规定
4月20日-7月26日
邀请和接待工作

各负其职，认真做好有关接待工作，把职责贯彻到个人，保证与会各方能准时与会，并切实做好人员食宿安排工作。
7月1日-7月26日
文献起草工作

根据会议以及与会嘉宾身份。规定，必须准时完毕有关文献起草工做，保证文献质量优秀，内容符合原则，评比措施操作性强。
4月-7月
新闻宣传工作

开动大脑，想尽一切措施，获得广大媒体支持，并做好新闻公布会准备工作
4月15日-7月26日
招商工作

本着诚信为本原则，从双方共同利益出发，从资金方面保证学会顺利召开，成功召开。
7月15日—7月26日
财务工作

为了大会召开期间能切实运用好会议活动资金
7月5日-7月28日
信息整顿宣传工作

工作人员各负其职，细致认真完毕琐碎工作任务，并做好本次年会总结工作和会刊制作
7月1日—7月26日
安全保障工作

按照“防止为主、积极配合、保证重点、万无一失”原则，周密布署、精心组织、狠抓贯彻，坚决消除各类不安全隐患和问题，为会议顺利召开发明良好治安环境，保障会议各项活动安全有序正常进行
4月30日-7月26日
外室工作

作为开会之外活动，需要愈加认真，保证学会完整性，给与会者留下良好印象。
四、分项筹办
★邀请和接待工作
邀请和接待工作重要由邀请接待工作组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作小组交接完毕。邀请和接待小组组长为？，下设8名工作人员。如人手缺乏，可请学生志愿者小组协助完毕任务。
一、构成人员：
组长：
组员8人
二、指导思想：
各负其职，认真做好有关接待工作，把职责贯彻到个人，保证与会各方能准时与会，并切实做好人员食宿安排工作。
三、工作职能：
发邀请函邀请嘉宾、会员参与会议；协助大型活动组安排会议议程；负责制定礼宾接待方案并组织实行；负责接站工作；负责会议结束后与会人员顺利返回工作。
四、职责分工
（一）组长职能：负责各组员任务工作制定，检查监督工作进程，保证邀请接待工作万无一失。会后写工作汇报。
（二）组员职能：各司其职，执行组长制定工作计划。
组员B、C：负责多种评分细则制定。
组员D、E、F：负责交通、食宿方面工作
组员X：负责联络媒体报道工作
组员A、D、E、F：负责告知收发以及会议期间礼宾接待。
组员Y：负责接站工作以及游览接待工作。
五、工作进程
（一）会前阶段
4月20日 组长制定各组员任务职责，制定任务时间表
1．会前告知邀请及有关文献准备工作。
组员A： 4月21日向各会员单位、会员理事、会员下发《有关召开学术年会告知》以及《有关征集优秀秘书论文》告知。
6月30日 这一天为回执表截止日期，负责人把本日之前回执表整顿并确定最终参与人数、名单，提交学会秘书处
组员B ：7月1日 确定参与优秀论文、秘书专业教学课件、优秀秘书教师、优秀秘书工作者评审活动截止日期。负责人在本日之前将有关信息分类整顿并提交学会秘书处。
组员C ：7月3日 组员C向学会及院领导写申请，申请所需经费。
7月12日 向唐山市委书记赵勇、唐山市市长陈国鹰等唐山市委、市政府领导、当地领导以及秘书学界权威人士发邀请函
2．食宿交通安排工作
组长带领组员D、E： 7月5-7日前去唐山市各大饭店进行考察，确定最终住宿饭店。
7月8日 联络唐山饭店签订使用协议，预订会场及住宿房间。
7月13-14日 考察并确定租车企业，为会议安排所用车辆。重要考察租用车辆价格、数量、性能以及保险安全措施等。
7月15日 与唐山市公交总企业协商并签订协议，租用该企业车辆。
组员F：7月15日 与唐山市电视台、唐山市交通局、唐山市铁路局、唐山市卫生局协商。请唐山市电视台等媒体作会议报道。
组员I：请唐山市交通局、唐山市铁路局在会议当日在交通上予以支持，在堵车时请唐山市交通局另开辟道路，保证组员及时抵达住处。提前为参会人员准备归程车票，考虑到唐山市车票紧张状况，应向北京、天津等相邻都市订票，必要时安排长途汽车护送归程人员。
组员J：请唐山市卫生局协助检查食宿卫生状况，并在人员患病时予以医疗上救济。
组员G：7月18日 安排活动纪念品采购工作。与会人员每人一套瓷器（茶具）
3．会前接待工作。
组员D、E、F、G，7月20日 联络唐山市交通局提醒会议接待当日（21日）交通疏导工作，向信息组要会议资料、会议证件、纪念品
7月21日 在唐山市火车站、唐山市汽车站设置接待处，接待前来参与会议人员。接待当日用唐山市公交总企业车辆运送参与会议人员，接待参会人员顺利下榻唐山饭店。负责参会人员签到工作，发放会议资料、会议证件、纪念品
(二)会中阶段
组员H：7月22日 会议开始前负责会场布置安排。安排专人对参与会议人员进行身份查对和代表资格审查保证会议正规性。安排人员在会场值班，以备调用
组员A：7月22日晚 协助大型活动组做好欢迎晚会筹划安排工作
组员D、E、F：7月23日 准备24日去曹妃甸工业区、清东陵参观游览活动。准备好出行车辆
7月24日 做好参会人员集体参观接待工作
7月25日 发返程车票并安排校车及公交企业车辆送参会人员返回
(三) 会后阶段
组长：会议结束7月26日之前就会议前后开支花费作总结，并将有关发票提交筹办工作领导小组办公室财务处。写一份本组工作总结汇报上交筹办工作领导小组办公室。

★文献起草与制作
文献起草与制作工作重要由文献起草与制作工作组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作小组交接完毕。文献起草和制作小组组长为王林，下设7名工作人员。如人手缺乏，可请学生志愿者小组协助完毕任务。
一、构成人员
组长：
组员7人
二、重要职能：
起草会上有关领导发言；组织协调各会员单位、理事、会员多种材料；制定优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、秘书专业教学课件等评比活动评审原则。
三、根据会议以及与会嘉宾身份。规定：必须准时完毕有关文献起草工做，保证文献质量优秀，内容符合原则，评比措施操作性强。
四、职能分工
组长职能：负责本组组员工作分工，监督工作实行状况以及重要文献起草工作。
组员职能：做好组长所交予工作，认真做好会议前后有关文献起草整顿工作。
五、工作进程
（一）会前阶段
7月1日开始有关文献起草，15日之前将会议所需文献起草制定完毕并提交组委会审核。详细如下：
组长：负责开幕词、欢迎词、闭幕词以及大会主旨发言草拟。
组员A：负责邀请函、告知、欢迎晚会领导致辞草拟。
组员B：负责优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、秘书专业教学课件评比原则制定以及有关证书制作。
组员C、D：负责突发事件应急预案制定。
组员E：负责会议议程制定。
（二）会议期间
组员F、G：负责本次会议所要参选学术论文、会议记录以及会员其他文献收发工作。同步在会议期间负责收发会议所需要资料文献，并在会议结束之前印发《优秀论文集》。
组员E、G：做好会议期间会议记录。包括大会汇报、小组发言。整顿会议记录，然后根据需要整顿成会议纪要。
组员B：在会议结束前制作好所需证书及其他奖励性文书，并交组委会以便颁奖。
（三）会后阶段
组长：7月26日之前写一份有关本组工作汇报以及有关财务支出发票，提交筹办工作领导小组办公室。
组员E、G：7月26日之前做好立卷归档工作。把会议前后产生文字、声像材料进行分类归档。回收有关材料，根据保密原则要把对应文献回收、整顿、汇总。

★新闻宣传工作
新闻工作重要由新闻宣传组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作小组交接完毕。新闻宣传工作小组组长？，下设10名组员，工作中若人员局限性，可由学生志愿者予以协助。
一、工作职能
负责联络有关电视台、邀请记者、对外公布年会信息、召开新闻公布会等有关工作
二、分项统筹工作
（一）邀请工作
邀请媒体：河北电视台、唐山电视台、河北日报、唐山晚报等媒体记者
（二）宣传工作
1.在《河北日报》《唐山晚报》上刊登平面广告、配合信息时报软性文章发起话题、突出本次会议重要性，罗达本次会议影响。
2.在河北电视台、唐山电视台、唐山人民广播电台等媒体进行专题活动。
3.在《河北日报》《唐山晚报》及网络上刊登公布新闻公布会广告。
4.媒介有关活动报导不少于10遍/次，活动信息复盖率达当地区人口60%。
（三）记者工作
1.制作记者报名表，规定与会记者填写详细信息，保证所有信息真实有效。
2.所有记者都应持大会颁发记者证入场，保证会场秩序。
3.所有灯光音响设备都应在会前进行调试，保证记者们正常提问和会议顺利进行。
4.对记者提问提前做出某些规定，如因时间关系，每位记者最多只能提问一种问题等规定。
三﹑有关新闻公布会
（一） 邀请人员
必邀：学会会长、副会长、唐山市市长、市委书记等
广邀：学会各地组员、热心参与学会事项人员
（二） 1.公布会时间：5月20日
2.公布会地点：会展广场
（三）新闻公布会会场布置
1.会场外景布置
﹙1﹚会展中心左右两侧各放一种气孔门，气孔站两边各挂两个飘空气球，展馆两旁路上插上步道旗，并在每隔20米和拐弯处设指示牌。
﹙2﹚会展入口处设签到台，并准备好来宾留言册，已以便来宾留言.
2.会场内景布置
﹙1﹚北京板画有中国高等教育学会秘书学专业委员会标志，并写上“第三届会员代表大会暨学术年会”，会场两边墙上挂横幅，主席台周围设盆景。
﹙2﹚准备好音响、话筒，通讯工具、照明设备等要在会前调试好，保证一切工具能正常使用。
（四）工作人员配置
1．现场布置、和服务人员提前到会场进行有关准备工作
2．服务人员进行现场服务，以备某个环节出现漏洞时急救
3．礼仪小姐搞好接待指导工作
4．保安人员，负责现场秩序和安全
（四）材料准备
1. 布场物料
气孔门、飘空气球、彩旗、横幅、指示牌、盆景、展架
2. 活动物料
签到本、笔、文献资料袋、邀请函、嘉宾名称牌、胸花、领导发言稿、宣传单页、录象设备、摄影机，音箱、话筒
（一） 公布会程序
1.签到
会务接待人员在会场入口处设置签到处，请与会来宾在签到本上签名，留下名片，佩戴胸卡，热情解答来宾问询，礼仪小姐引领来宾进入会场就座。对邀请到会重要客人，应有专人引导、陪伴。
2.发放资料  
接待人员将会议议程表、会议宣传资料等有礼貌地发给来宾，对与会新闻界记者，还要加上会议新闻统发稿、图片、背景材料等。
3.公布会开始
主持人宣布新闻公布会开始，简介与会来宾，对与会各位来宾能在百忙之中参与会议表达感谢，并阐明会议召开背景、意图。
4. 主持人向新闻媒体公布
﹙1﹚召开本次年会有关信息（时间、地点、规模、宗旨，等信息和简介 ）
﹙2﹚肩带简介今年来学术发展状况，围绕“学术发展现实状况与前景”等议题展开，通过有力宣传和简介，增进交流，引导与会者热情。
5.播放本次年会宣传片。
6. 答记者问
﹙1﹚在回答记者提问之前，我方发言人要围绕会议中心内容，对记者也许提及范围作一种大体预测，确定某些重要问题基本答案，尤其是要对也许引起争议问题统一口径，形成答记者问备忘提纲，并准备好有关背景材料和论据资料。
﹙2﹚在记者提出多种问题时，我方发言人应诚恳、明确地回答，应突出重点，流畅生动，并敏锐地捕捉某些提问所代表公众普遍见解和思维倾向，详细或简洁地论述、解释和引导。对于需保密内容或不好回答问题也不要回避，而应婉转、风趣地进行反问或回答。
7.公布会结束，主持人宣布散会。
工作进度表
日 期
工作任务
负责人
备注
7月5日
邀请有关媒体，准备为本次年会做报道

邀请媒体工作估计在7月8日完毕，工作完毕后列出邀请到媒体名单
7月8日
向与会人员发出邀请

此项工作在7月10日前完毕，保证告知到所有与会者
7月10日
召开新闻公布会，准备召开学术年会

布置新闻公布会会场，在7月15日前完毕，为16日新闻公布会召开做好准备
7月22日
召开年会，做好记者接待工作

做好当日签到、材料发放工作，保证本次年会顺利进行
四、会后工作
1.会后跟进，分别给每位与会者感谢信，并同步搜集反馈意见。
2.有针对性地联络各报社记者，对会议动态进行分阶段报道。
3.将现场得到信息再次反馈给与会人员，引起关注。
4.印发年会会刊，寄给各位与会者。

★招商工作
招商工作重要由招商组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作组交接完毕，招商工作组组长为？，下设4名工作人员。若工作任务重大，人手局限性，可请学生志愿者小组协助完毕。
一、工作职能：
1.确定本次学会招商方案并组织实行
2.代表筹办委员会接受社会组织、企业和个人对本次学会捐赠
3.负责与学会有关无形资产、专业产品开发（多种广告、纪念品等）
4.负责赞助商、捐赠者代表参与有关活动协调、接待工作
二、工作进程及进度表：
-04-15日召开招商组小组会议布置前期准备工作并明确基本分工
招商工作：
-04-30前制定出详细招商方案
-04-30-------06-15间招商组与商家洽谈详细招商问题，签订招商协议
-07-15前保证招商资金所有到位，赞助礼品所有到位，多种为商家设计宣传广告、纪念品等所有制作完毕
捐赠工作：（由副组长重要负责）
-04-30前成立专门接受捐赠办公室，公布详细捐赠过程，公布办公室电话，公布网上捐赠地址。
-07-15 截止日期
其他工作：
-07-15 确定商家及各捐赠者需要参与活动，并予告知
-07-22（活动当日）由？、？负责详细接待事宜
王志国重要负责与其他有关各组保持联络，互通信息以保证工作协调有序进行
工作进度表
日 期
工作任务
负责人
备 注
4月30日—5月5日
选定潜在招商对象，考察企业财务、信誉等，以保证企业赞助能力。

如若发现问题及时联络招商组长在深入商谈协议。
5月6日—5月11日
同上

同上
5月12日—5月18日
同上

同上
5月19日—6月15日
签订协议，明确双方权责。确定如若违约责任承担事项。

保证协议各项内容得到法律承认。
（招商对象确实定，前期招商组应进行大量调查对比）
三、招商方案：
1．学会概况：
2．学会召开背景：
3．大会详细会议议程：
4．大会规模：
5．诚邀媒体：（电视、广播、报纸等）
6．学会刊物简介：
7．学会刊物结集出版详细事项简介：（封面、发行量等）
8．招约定位：文娱企业单位
9．招商时间：-05-18日-------06-15日
10．赞助条件：
冠名权 -06-01 八万元现金
一般赞助 -06-01 二万元现金或等值礼品
11．赞助商回报：
提供冠名权赞助商将
（1） 以本次学会协办方身份出目前学会多种宣传渠道，数十家媒体新闻对学会报道
（2） 学会宣传手册简介、网上活动专页企业形象简介
（3） 学会出版刊物上简介，并赠送学会专刊、论文集等
一般赞助商家将
（1） 以支持单位身份出目前学会多种宣传渠道中
（2） 网上活动专页企业形象简介、数十家媒体新闻报道
（3） 赠送学会专刊、论文集等
附：详细需要洽谈招商问题
广告形式、数量、广告词并确定制作完毕时间
确定媒体及宣传词
基金何时到位、礼品何时到位
详细需要出席活动（晚会欣赏等）

★财务工作
财务工作重要由财务组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作组交接完毕，财务组组长为？，下设7名工作人员。若工作任务重大，人手局限性，可请学生志愿者小组协助完毕。
一、组织领导：
组长：
副组长及组员8人
二、工作职能：
1．编制大会经费预算，制定财务管理措施，核算会议筹措经费到位状况，核拨、审核和管理大会经费开支；
2．负责物资购置、发放和资产清理及善后处理措施，并监督执行。
三、财务管理措施：
为了切实运用好会议活动资金，本着透明、节省、廉洁、细致原则，特制定管理措施如下：
1．透明原则：做到财务公开，资金用途明确，专款专用，采购需两人以上参与；
2．节省原则：认真做好事前预算，减少会议成本，购置物品货比三家，使资金发挥最大效用；
3．廉洁原则：组长和副组长要严格自律，树立好楷模，并督促其组员严格遵守财务管理措施；
4．细致原则：各项资金需有正规合格发票，细致表明各项物品用途、数量、金额，并盖有购货单位公章。
四、工作进程：
1．7月15日 保证招商资金所有到位，赞助礼品所有到位，并由一名副组长负责检收；
2．7月15日—7月17日 召开财务小组组内会议，对大会召开期间需要购置物品及开销做出分析，由另一名副组长负责整顿；
3．7月19日 保证会议所需物资所有到位，小组组长负责对物资进行分类并安排好人员进行整顿；
4．7月20日 与大型活动组配合，对21日晚在唐山饭店举行欢迎晚宴进行经费预算，保证资金及物品到位；安排专人负责报届时所需资金与物品；
5．7月21日—7月23日 小组全体组员配合其他小组，保障会议期间物资及资金供应问题，并对开销进行汇总；同步，分派专人负责22日晚在唐山学院学术汇报厅晚会开销以及24日观光考察开销事宜；
6．7月24日 安排小组全体组员保障观光考察期间对也许出发突发事件所要资金支持；
7．7月25日 对会议召开期间及晚宴、晚会期间物资剩余状况做出汇总，并对物资进行最大程度回收与再运用；
8．7月26日 对大会期间资金收支状况做总汇总，整顿成资料备用。
五、附表
会议费用预算明细
酒店费用
序号
项目
数量
单价
合计
1
房费
4天 
10000元/天
40000元
2
餐费
 4天
15000元/天
45000元
3
会议室
2 天
4000元/天 
8000元
4
电视台录像
2场
600元/场
1200元
5
会议茶歇
2天
300元/天
600元
会务费用
6
送站费用

3000元
7
资料袋
200个
1元/个
200元
8
签字笔
200根
2元/根
400元
9
笔记本
200本
1元/本
200元
10
集体照
160张
3元/张
480元
11
资料复印

400元
12
礼品
陶瓷制品,赞助商提供
考察费用
19
门票
1次
10140元
10140元
20
市内交通
4辆
1800元
7200元
22
矿泉水
200瓶
1元/瓶
200元
23
自助餐
160人
30元/人
4800元
合计
121820元
备注：共筹集赞助资金100000元，与会人员每人交会务费及食宿费共600元，合计93600元，总计筹集资金193600元。

★信息整顿与宣传工作
信息整顿与宣传工作重要由信息整顿与宣传小组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作组交接完毕，信息搜集与整顿小组组长为石兴慧，下设10名工作人员。若工作任务重大，人手局限性，可请学生志愿者小组协助完毕。
一、工作职能
制作大会所需证件；编制会刊，优秀论文集；搜集与会人员资料；搜集、整顿、编辑、发放及出版论坛期间筹办委员会交办多种文字材料和音像资料；更新网站信息；筹建论坛会现场新闻中心。
二、分项统筹工作
（一）证件制作
1.出席证（正事会议组员）
2.列席正（列席人员）
3.来宾证(领导、特约代表)
4.参观证（观众进入会场须出示证件）
5.记者证（邀请来执行会议采访记者）
6.工作证（会务工作人员）
7.餐卡
8.住宿卡

证件样板（正面）

中国高等教育学会秘书学专业委员会
第三届会员代表大会暨学术年会
出席证

姓名： 照片
单位：
证件编号：
会议举行日期：

（背面）

持证须知

1.此证只限本人使用，不得转接他人或自行涂改。

2.此证有效日期戒指至本次会议结束。

3.持证者应尽量保持此证整洁，不得折损、撕毁。

4.此证在会议结束后由组委会统一收回。

（二）搜集整顿
搜集和整顿与会人员交付有关文字、音像资料，制作年会会刊，并及时更新网站有关信息。
（三）会刊制作
制作本次年会会刊，内容应涵盖本次年会有关信息、优秀论文以及重要与会者有关资料等。
工作进度表
日 期
工作任务
负责人
备注
7月15日-16日
制作多种会议需要证件
副组长
证件制作工作应在7月20日之前完毕，并保证证件规范
7月21日-23日
整顿、编辑与会人员交付多种文字、音像材料
组长
此项工作应于7月25日前完毕，便于制作年会会刊
7月25日-26 日
制作年会会刊
组长
年会会刊应于7月28日制作完毕，以及时邮寄给与会人员

★生活保障工作
生活保障工作重要由生活保障工作小组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作小组交接完毕。生活保障工作小组组长为李剑锋，下设7名工作人员。生活保障工作任务重大，可请学生志愿者小组协助完毕任务。
一、指导思想：
按照“防止为主、积极配合、保证重点、万无一失”原则，周密布署、精心组织、狠抓贯彻，坚决消除各类不安全隐患和问题，为会议顺利召开发明良好治安环境，保障会议各项活动安全有序正常进行。
二、组织领导：
为了加强会议安全保卫工作组织领导，决定成立安全保卫工作领导小组。
组长：
副组长及组员7人
三、工作职能：
1．保证学术年会期间大会参与人员绝对人身安全；
2．建立完善食品卫生监察体系，保证大会期间食品卫生安全；
3．做好大会参与人员、驻地及会场在大会召开期间安全保卫工作，对外来人员进行严密排查；
4．建立完备医疗救护体系，保障突发事件发生时大会参与人员安全。
四、工作进度：
(一)交通保障
1．租车
日 期
工作任务
负责人
备注
7月1日
考察有租车业务几种企业
副组长及大型活动组副组长
经考察,选定两家企业作为备选
7月5日
召开小组内会议

会议选定唐山新华旅行社作为租车单位
7月10日
与唐山新华旅行社协商租车事宜
副组长
详细商讨协议细节
7月14日
正式与唐山新华旅行社签订租车协议

注：（1）包车价格：
唐山新华旅行社
地址：唐山路北区建设路57号 联络电话：
30座/辆
1700—1800元/天
50座/辆
1900—元/天
（2）随车附送人身意外保险
2．订票
日 期
工作任务
负责人
备 注
7月1日
记录与会人员地址
副组长

7月5日
与火车站工作人员联络
副组长
提前协商有关订票有关事宜
7月15日
订购车票
副组长
根据与会人名单提前订票
7月20日
核算与会实到人数
副组长
处理少订或漏订票状况
（二）安全保障
日 期
工作任务
负责人
备注
1．6月8日
召开小组会议

对大会期间安保任务进行分工，明确责任归属
2．6月9日—6月25日
安保工作人员培训
副组长
对在大会召开期间将承担安保工作人员进行统一培训，提高应对突法事件能力
3．7月15日
排查唐山饭店附近不安全原因
副组长
对驻地周围环境也许存在不安全原因进行排查，并对需要提前进入驻地工作人员进行身份确定，保证驻地安全
4．7月19日
保证驻地内部场所安全

对大会召开期间将要用到地方，如与会人员卧室、会议室等，开展安全大检查行动，彻底排除场所上也许出现危及人身安全物品或其他
5．7月20日
保证报到当日人员安全

由小组组长、副组长领导，其他组员配合，对前来报到人员进行身份核算并保证驻地安全
6．7月21日-7月25日
大会召开期间，联合其他部门做好安保工作

大会召开期间，配合其他小组做好会场及有关活动场所安全保卫工作
（三）医疗保障
1．召开小组内会议，讨论通过，选定华北煤炭医学院附属医院作为医保单位。
2．向唐山市卫生局发出请示，对与会期间人员健康状况进行统一检查。
3．与煤医附属医院协商，在大会召开期间派出医疗小分队，防止意外状况发生。
注：如遇突发性流行疾病爆发，医疗小分队应迅速做出反应，对人员进行控制和必要隔离治疗。

★外室工作
外室工作重要由外室工作组负责，工作中波及到交接任务由筹办委员会其他工作组交接完毕，外室工作组组长为？，下设4名工作人员。若工作任务重大，人手局限性，可请学生志愿者小组协助完毕。
一、工作职能：
1．-07-22晚上欢迎晚会准备、实行
2．宴会准备
3．观光考察筹办、实行
二、工作进程及进度表：
（一）晚会工作进程
-04-30日召开小组会议，分工明责，组长指导、协调、监督工作
晚会节目进度：（由张晶负责）
-05-15日前确定晚会主题、晚会时间、晚会地点、需要节目数量
-05-16日起征集节目，征选主持人。（学校报名、社会报名）
-06-15日前节目筛选并确定节目单
-06-07-15节目排练时间（共需要进行三次整场排练）
-07-02 第一次整场排练
-07-06第二次整场排练
-07-13第三场整场排练
-07-07-15间节目补遗
（二）晚会工作安排：
1．备于-07-21前基本完毕
（1）活动详细执行方案
（2）工作人员安排
（3）物料准备
（4）活动现场布置（舞台布置）
（5）物资准备（食品、水果、礼品等）
2．活动过程
（1）安保到位
（2）停车场地安排
（3）礼品、食品、水果发放
3．后期工作
（1）清点物料，对可二次使用物料登记在册并存入库
（2）现场打扫整顿
注：活动物料及物资包括：停车指示牌、台布、节目名单（200份）、灯光设备、音响设备、背景幕布及其他有关道具、会场装饰品（气球、鲜花、荧光棒等）、水果、饮料等。