五期二阶段项目操作手册报销模块11.doc

文件编号：GDDAAN-IPMS-5-CZSC2项目ID：GDDAAN-IPMS-sp5.2总页数：共39页广东达安工程项目管理公司-IPMS系统5期二阶段项目操作手册拟制杨金花日期2011-11-01审核日期批准日期声 明本文档所有权和解释权归广东达安工程项目管理有限公司（以下简称达安公司）与珠海市世纪信通网络科技有限公司（以下简称珠海信通）共有，未经书面许可，不得复制或向第三方公开。修订历史记录版本日期AMD修订者说明1.02011.11.01杨金花2.02011.11.29杨金花根据达安5期2阶段项目变更单111110-3.1的内容修订（A-添加，M-修改，D-删除）1.1 术语与缩略语术语与缩略语定义模块将用户日常项目管理的内容定制为单独的信息录入区，并模拟达到手工流程的效果。字段用户需要填写的内容，类似于EXCEL中的单元格工单通过项目派单模块产生的工单。项目专业指项目的大类、小类。派单日期指派单产生的日期（不是回单的日期）作业执行人工单执行的人，不是派单的人。1.2 基本操作说明 系统中经常使用的基本功能操作，在此做统一说明：新增： 录入新的资料。点击【增加】按键，在打开的输入框内填写各项信息后，点击【保存】按键即可保存数据。编辑：对录入数据进行修改。选择需要修改的记录后，点击【编辑】按键，在编辑窗口中修改相关信息后，点击【修改】按键即可修改数据。查看：对录入数据进行查看。对某一菜单具有查看权限的用户，可点击记录标题查看信息。删除：对数据进行删除。在列表记录后的删除框内打勾，点击【删除】按键即可删除数据。系统支持多条记录同时删除。查询：对数据进行查询。在查询条件框内输入查询条件后，点击【查询】按键，列表中会自动列出符合条件的记录。系统支持模糊查询和组合查询。统计：系统提供“导出EXCEL”功能，用户可以先通过查询条件，搜索符合条件的记录后，选择需要统计的字段，将查询结果导入EXCEL檔中进行查看或再编辑。刷新：对窗口实现实时刷新功能。关闭：关闭打开的操作窗口。1.3 流程操作说明现将流程中的基本操作在此处作统一说明。同意并发送：用户处理完当前任务后，点击【同意并发送】按钮，可完成该环节任务并将工作流提交给下一处理环节。提交后，系统会自动弹出提示框，给出流程操作是否成功、环节名称以及接收用户等信息指导用户操作。退回到上一环节：点击【退回到上一环节】按钮，可将流程退回到上一处理环节（如果没有上一环节，则【退回到上一环节】按钮显示成灰色）。点击按钮后，系统会自动弹出提示框，指导用户操作。退回拟稿人：点击【退回拟稿人】按钮，可将流程退回到工作流的开始环节。点击按钮后，系统会自动弹出提示框，指导用户操作。不同意并结办：点击【不同意并办结】按钮，可结束该工作流程。点击按钮后，系统会自动弹出提示框，指导用户操作。转交他人处理：点击【转交他人处理】按钮，可打开用户选择窗口，选择用户后可进行任务转发。点击按钮后，系统会自动弹出提示框，指导用户操作。2. 报销管理2.1 数据流向图2.2 整体功能说明1. 本报销管理系统功能结构如下：功能功能说明预算科目定义定义预算科目：项目大类项目小类子项目，固定三级年度预算登记由相关管理员录入年度预算，每年录入一次。月度固定费导入1. 导入预算科目中的子项目定义为“非员工填写”的部份2. 每月按部门、按类型导入一次3. 提交流程后不能修改或重新导入4. 与报销登记数据一起提交审批。5. 可以导出。项目部报销登记1. 由项目部文员填写，每个部门填写一次。2. 可以导入。3. 可以提交附件。4. 每月填写一次，不能修改上月数据，提交后不能修改。5. 提交流程（待确认）：项目部文员- 项目部经理-事业部经理-生产部/市场部经理-财务部；6. 财务部审核可以修订金额。7. 可以导出8. 可以针对每条记录进行编辑。9. 科目都是员工可以编辑的科目。部门预算控制表全年各月份的费用发生数与预算对比报表个人汇款明细表分别按预算科目定义的分类属性（生产费、市场费）进行统计汇入各个员工银行帐号上的金额。部门费用核销汇总表查询各事业部下项目部每月汇总报销数据当月开支与产值收款合同配比情况表全年各月份的开支与产值对比报表2.3 预算科目定义2.3.1 功能说明定义费用科目：项目大类项目小类子项目，固定三级，定义子项目属性，例如：固定费工资工资1。2.3.2 科目定义（需财务部提前准备）(一) 数据字典平级增加预算科目项目大类、下级增加项目小类。说明：若是在3.3.3中已经增加子项目的项目小类，不可以再下级增加，应提示“已有子项目”。2.3.3 科目属性定义对定义的预算科目的最后一级增加子项目以及编辑子项目的属性。1. 点击新增按钮：当前列表自动新增一行空白数据。可填写子项目名称及其属性信息、对已经建好的子项目作修改。2. 勾选一条列表数据，点击删除，可删除不要的子项目。3. 对已经使用过的子项目，若后面不再使用，可以勾选此子项目，点击按钮停用，系统会记录停用的日期。注意：若是已经使用过的子项目，不建议直接删除，删除之后，之前历史有数据的子项目不会再显示。2.4 年度预算编制2.4.1 功能说明1、功能描述：由生产管理部预算管理员按项目部录入年度预算，每个部门的年度预算有两次：上半年预算和全年预算。两次预算的记录都需要在系统中保存，由生产管理部预算管理员决定当前使用哪个预算。启用时判断预算年度只能有一个生效。2、权限：普通权限用户只能看到当前部门的年度预算；有审核权限的有户可以看到所有的年度预算，且可对年度预算进行锁定/解锁、启用/停用操作，2.4.2 操作说明1. 列表界面：“部门”列链接到年度预算的基本信息界面。 锁定/解锁：先勾选一个预算，点击锁定，已被锁定的预算，不能再做修改。系统默认新增加的预算都是未被锁定的状态。 启用/停用：先勾选一个预算，点击启用，被启用的表才能被其它表所引用。说明：a) 系统默认增加已做预算的同年度预算都是“停用“的状态，若是增加未做预算的年度预算都是”启用“的状态。b) 系统控制同一部门的同一年度只能启用一个预算。2. 点击新增按钮，新增部门的年度预算。1) 选取预算年度、预算的超始年月以及做预算的部门，填写预算数值，保存之后，系统自动弹出从模版导入按钮。2) 系统提供导入功能，可以先下载模版，在模版里填好数据，再导入到系统里面。说明：属性定义为“经营费”的科目，费用名称作了链接，弹出界面可填写月度经营比例。2.5 月度固定费导入2.5.1 功能说明1、功能描述：导入预算科目中的子项目定义为“非员工填写”的部份，每月按部门只能导入一次，与部门报销登记数据一起提交审批。（注意：若当月的项目部报销登记已提交流程的月份，进入到具体费用信息不可以再进行修改、删除。）2、权限：普通权限用户只能看到当前部门的月度固定费，审核权限用户能看到所有部门的月度固定费的数据。2.5.2 操作说明1. 列表界面：点击部门名称可进入固定费的详细信息界面。 2. 点击 新增按钮，新增月度固定费，表内显示的都是定义为“非员工填写“的科目。1) 手动填写当月人数、当月产值、当月收款、当月的月度固定费数值。2) 系统提供导入功能，可以先下载模版，在模版里填好数据，再导入到系统里面。新增时，需保存一次之后，系统自动弹出从模版导入按钮。2.6 个人报销登记2.6.1 功能说明1. 员工只可在此菜单下填写定义为“是否为员工填写”为“是”的报销费用。 2. 权限：用户可直接填写自己的报销单，文员可以帮其他人员填写报销单，当前用户登陆可以看到自己以及帮别人增加的的报销单（是当前用户增加的可以修改，不是当前用户增加的只能查看，若是审核权限的用户可以查看、修改未提交月份的所有报销单）。注意：已提交流程的部门报销汇总表的月份的部门人员的个人报销单，不允许修改，且不允许再填写已提交流程的报销汇总表的月份的报销单。2.6.2 操作说明1. 列表界面 2. 点击新增按钮，新增报销内容1) 系统默认“报销人“为当前登陆用户，可点击小三角从弹出的用户选择窗口中重新选择报销人，2) 在界面下方，新增报销费用 点击一次新增按钮，弹出费用类别选择窗口，选择费用类别，填写报销的信息，保存即可。 费用类别选取窗口2.7 部门报销汇总表为满足不同部门的报销审批流程，在系统管理_用户及权限_部门设置增加以下字段：1. 主管会计：选人框，此人员是流程中“财务部会计审核”环节的审核人。2. 报销流程属性：下拉取数据字典，下拉选项有“总公司报销、项目部报销、事业部机关报销”。注意：在启用部门报销汇总表之前就要先设置好上面的两个字段的值。2.7.1 功能说明1、功能描述：按月汇总部门发生的费用到列表。2、权限：当前部门人员只能看到当前部门的报销明细表，修改权限的用户可以新增报销汇总表且的交流程审批，有审核权限的有户可以对未提交或流程审批中的报销明细表进行结束流程及删除流程的操作。2.7.2 操作说明1. 列表界面：点击表名可链接进入具体信息界面。2. 点击新增按钮，新增部门报销汇总， 当前显示的数据：系统默认显示“部门”是当前登陆用户所在部门，“年份、月份”是当前月份的上一个月。点击查询 ，按照定义的预算科目系统自动取3.5（非员工填写部分）、3.6（员工填写部分）到当前的汇总表里面。说明：部门设置里面报销流程属性定义为项目部报销、事业部机关报销的部门，在界面上会弹出选取费用类型（生产费、经营费）的下拉框，报销流程属性定义为“总公司报销”的，不用选取费用类型。 3. 点击提交按钮，提交各级部门领导审批。1) 提交审批之后，系统自动生成对应部门年月的部门预算控制表、部门费用核销汇总表、个人汇款明细表、当月开支与产值收款合同配比情况表、部门报销费用汇总表，在各级流程审批人员查看。2) 部门预算控制表3) 部门费用核销汇总表4) 个人汇款明细表5) 当月开支与产值收款合同配比情况表6) 部门报销费用汇总表7) 在流程审批界面，点击报销单号可链接弹出此报销单的明细。4. 审核流程：流程说明：1) 根据部门设置定义的“报销流程属性”、费用类型（经营费、生产费）决定不同的部门走哪一个流程。2) 从财务部会计审核环节为止，前面的所有的审批信息显示在报销项目明细表内；财务部会计审核环节之后审批信息都显示在报销明细汇总表内。3) 中间“财务部审核、调整”环节审核可以修订列表中的财务金额， 2.8 部门预算控制表2.8.1 功能说明全年各月份的费用发生数与预算对比报表2.8.2 操作说明点击菜单进入，默认显示当年当前登陆用户的所在部门的数据列表字段说明： 项目费用：只要预算科目设定的两级项目大类、项目小类。 年度预算：取3.4年度预算编制上已启用的数据 X月实际：按年序预算编制上定义的预算起止年月，取3.7项目部报销登记上已审核通过的数据。 累计预算（经营费）=SUM（已发生月份经营费比率*经营费年度预算） 累计预算(生产费) =年度预算*当前已发生月数/预算月数。注：若是预算科目属性定义是“全年预算”的预算科目就累计预算等于全年预算。 累计发生额=累计本年已审批通过的项目部报销登记项目小类金额。 预算节余情况=累计预算-累计发生额（为负数时，以红色醒目标识）。2.9 个人汇款明细表2.9.1 功能说明项目部报销登记审核通过后的取财务金额自动生成个人汇款明细表，每月按部门生成一次、一个人一笔费用（若是一个人有多笔报销，那个这个金额，是合计的金额）。分别按预算科目定义的分类属性（生产费、市场费）进行统计汇入各个员工银行帐号上的金额。部门报销登记表里的字段“是否已支付”，若状态为“已支付”，该金额不纳入“汇款明细表”计算。2.9.2 操作说明1. 生产费分页：输入查询条件，才能查看列表。2. 经营费分页：输入查询条件，才能查看列表。2.10 部门费用核销汇总表2.10.1 功能说明查询各事业部下部门每月审批通过的报销数据，没有报销数据的子项目不显示。2.10.2 操作说明输入查询条件，才能查看列表列表字段说明： 项目费用：只要预算科目设定的两级项目大类、项目小类。 当月预算经营费：经营费比率*年度预算。生产费：年度预算/年度预算编制定义的月数 实际发生额（有票）：个人报销登记已审批通过的有发票的金额。 实际发生额（已支付）：个人报销登记已审批通过的已支付的金额。 E=B+D F=A-E 2.11 当月开支与产值收款合同配比情况表2.11.1 功能说明全年各月份的开支与产值对比报表，分两个分页。2.11.2 操作说明1. 配比情况表：输入查询条件，才能查看列表 列表字段说明： 当月人员数量：取3.5填写的“当月人数”； 当月产值情况产值数：取3.5填写的“当月产值（实际）”； 当月产值情况人均产值：产值数/当月人员数量； 开支数：3.6审批通过项目部报销金额加上固定费； 人均开支：开支数/当月人员数量； 当月收款情况收款数：取3.5填写的“当月收款”； 当月收款情况人均收款：收款数/当月人员数量； 当月合同数情况合同数：取当月完成合同审批的个数； 当月合同数情况人均合同：合同数/当月人员数量；2. 配比比例表：统计之后，才能查看列表，列表按“人均支出占人均产值比例”（红色突出）的值的大小，默认把最高值排在最前面。 除部门之外的其它列取值：跟“配比情况表”上的取值方式一样。-完-沁园春雪北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。望长城内外，惟余莽莽；大河上下，顿失滔滔。山舞银蛇， 原驰蜡象， 欲与天公试比高。须晴日， 看红装素裹，分外妖娆。江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武，略输文采；唐宗宋祖，稍逊风骚。一代天骄，成吉思汗，只识弯弓射大雕。俱往矣，数风流人物， 还看今朝。 克