采购作业制度(20120213)修改稿.doc

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日 期

1 目的
规范采购作业的流程，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，避免因过量或遗漏采购以及交期的延误而造成对公司资金的浪费以及对生产的影响。
2 适用范围
本制度适用于公司原材料，生产辅助材，重要物资采购。
3 定义
3.1 原物料：直接用于公司生产的产品的物料。
3.2 重要物资：与公司产品配套使用的价值较高的设备或生产设备。例如：电脑，打印机，标准仪表等。
3.3 生产辅助材：不直接用于产品出货，在产品生产过程中作中转辅助生产的产品。例如：化学品，生产用工具，生产用耗材等。
3.4 采购过程：根据图纸或相关技术文件要求购买到符合该规定要求的原材料的全部活动. 采购过程包括：对采购需求的识别，确定采购产品的类别及其控制程度；确定采购要求，确定选择、评价和定期评价供方的准则，订货和采购产品的验证等等。
4 职责分配
4.1 采购部负责采购过程控制、采购计划的编制实施、采购合同的签订执行；
4.2 技术部门负责对采购所需的文件编制，技术主管或研发项目经理负责采购所需文件的批准；
4.3 质检部门负责对采购物品的进货检验或验证；
4.4 仓储部门：负责依据生产计划、产品明细和仓库库存状况发起请购及库存管理；
4.5 生产部负责产品明细以外物料的请购及物料使用过程中异常的反馈；
4.6 财务部负责供应商的付款作业；
4.7 总经理、生产副总负责采购计划的批准。
5 工作程序
5.1 物料的请购
5.1.1 试制物料
5.1.1.1研发部工程师在开发新产品时需要请购物料时可发起请购单；
5.1.1.2请购单经研发主管确认后转采购专员，如果是常规物料则交采购专员依常规物件的采购流程请购；
5.1.1.3如果是新料件则研发部工程师向采购专员提供设计图纸和技术规格；
5.1.1.4采购专员根据产品的类别在合格供应商清册里找供应商报价并安排价格最低的供应商(一家或多家)打样，如果合格供应商没有合适的资源则依流程开发新的供应商；
5.1.1.5 采购专员将供应商样品送给研发工程师书面确认，如果样品合格，采购专员将再和供应商在议价，并依采购成本管理办法核价后经主管确认后根据需求下单购买。
5.1.2 常规物料
5.1.2.1 生产部根据销售部门制定的供货计划，安排生产计划；
5.1.2.2 仓库根据生产计划、产品明细和仓库的库存状况发起请购单（附件一），并经仓库主管，生产主管审核。生产辅助材及其他不在明细内的配套出货到客户端的产品，由生产部根据生产需要发起请购，请购单经生产主管确认后生效；
5.2 采购计划的制定
5.2.1 采购部依据请购情况编制采购计划。采购计划包括：物资名称、规格、数量、预定到货期等。《采购计划表》除申报电子报表外书面报告一试六份，采购、仓库、质检部门、财务、生产、总经理各一份。
5.2.2 采购计划经物料供应部主任校核、主管经理审批后，按照采购的品种、规格、精度、数量等
要求分类，下达到采购专员，由采购专员执行采购任务。采购专员应在计划规定的期限内保
质、按量采购，入库。
5.2.3 对采购计划中采购周期短、价格较高、采购数量较大的原材料，在不影响正常生产情况下，经采购部经理批准，采购人员可分批采购、入库。
5.2.4 追加采购计划:一般零用物资，可随时报物料供应部做追加采购计划。
核定权限：采购部经理≤1000元 1000元＜采购部分管经理≤2000元 总经理 >2000元
5.2.5 材料代用由采购部或仓库填写“代用材料申请单”，交技术部门验证，经技术主管或研发项目批准后实施。 对已停产或难以采购的物料，在申请代用的同时，由采购部提议技术部门对相关的物料明细进行更改。
5.3 采购订单的处理
5.3.1 采购底稿
采购部接到签核的请购单后，在二个工作日内完成交易供应商、单价、请购数量的核对并完成采购底稿的制作；
5.3.2 采购订单
采购底稿经采购经理确认后，抛转生成采购订单，采购订单经权限主管签核后，登记在订单管控表，采购专员在订单生效一个工作日内必须将订单发给供应商并和供应商确认交期；如果发现价格有异常时应及时反馈给采购经理， 2个工作日给出新价格；如果发现请购数量小于最小包装量，则协调供应商出货，如不能达成则报请主管经理请求增加；
5.3.3 订单的内容要求
订单必须包含 1）公司品号 2）价格/币别 3）数量 4）交期）5）供应商名称及代码 6）税率 7）交货地点 8）付款条件9）技术要求等采购文件；
5.3.3.1 采购文件
5.3.3.1.1 采购文件应清楚地说明订购产品的资料，采购文件的内容应包括：
a. 产品类别、型号、等级或其他特殊、准确标识方法。
b. 图样、品种、配套明细、规范、检验规程及其他技术文件的名称和适用版本。
　 c. 适用的质量体系标准名称、编号和版本。
　d. 原材料、元器件、外购件、外协加工件的重要性分级。分级依据二个方面：
　　　　一是设计输出文件中标明的分级项目；二是对产品的重要性：一般分为关键件(A类)、重要件(B类)、 一般件(C类)。
　　e. 对于有特殊要求和价值昂贵的器材，还应有较具体的质量保证合同（协议），规定进入公司的验收方法、采用的标准和如何处理质量争端等内容。
5.3.3.1.2 采购文件的控制:采购文件按《文件控制程序》的规定进行控制。
a. 采购文件在发放前应由技术部校核，技术主管或研发项目经理审批后下发采购部、生产部、仓库。
　 b. 当设计更改时，由技术部按更改后的设计版本修改采购文件，经审批后下发更改通知单。经多次修改后，应由技术部拟定新版本采购文件，发放并收回旧版本。 　　　　　　　
5.3.3.1.3 采购部负责发放给供方的文件的控制。
a. 可通过寄、送、传真和电话的方式向供方提交采购文件或通知供方进行文件的更改。不论采取何种方式通知供方，均要予以记录。
b. 对在供方处的采购文件如进行更改，应得到供方已收到更改通知单且已更改的回执，或者已将其销毁的回执（回执可是书面或口头的，但应有相应记录）。确保供方执行的采购文件是现行的有效版本。
5.3.4 　采购合同、订单或协议的控制
5.3.4.1 洽商与签约
采购部依据“采购文件”规定的具体内容，根据确定的合格供方名单洽商有采购质量控制的重大协议，如技术协议、验收协议和质量保证协议等。
5.3.4.2 合同、订单或协议的拟制
a. 由物料供应部依据上述有关文件拟制采购合同。合同内容应包括两个方面:
一是基本内容：即采购物资的名称、数量、品种、规格、交货方式等。
　　　　 二是质量条款：包括技术要求、验收标准、检验方法、产品合格标识以及出现问题的处理办法等。合同拟制后由部门主管进行审核。
b. 口头签订的采购协议应有详细记录，并进行分类归档、保管。 　
5.3.4.3 合同、订单或协议的审批
合同、订单或协议由物料供应部主管审批后，可由采购员与供方签定正式合同。重要的合同、订单或协议应经主管经理审批后方可执行。合同、订单或协议一式三份，一份交供货单位请求发货；一份由采购部专人保管，负责合同的执行；一份交财务部门核对发票、监督合同的执行。
核定权限：采购部经理≤2万 2＜采购部分管经理≤5万 总经理 >5万
5.3.4.4 因特殊原因，需在合格供方以外的厂家采购或外协时，采购部应首先收集该厂家的产品质量状况及质量保证能力的相关资料，征求质检部门、技术部门的意见后，报主管经理审批，方可进行采购或外协。如确因生产急需而不能提前办理相关手续的，应在采购行为之后十日内办理相关手续。
5.3.4.5 对原有的长期多次零购、质量可靠的物料的供方，因客观原因确实无法提供相关资料的，根据其供货业绩,经主管经理同意后，可以列为候选供方或合格供方。
5.3.5 采购订单的交货异常的处理
如供应商不能预期交货，采购部应采用相应的采购催货策略与供应商进行协商，要求供应商达成交期，如果沟通在一个工作日内不能达成，则及时通知主管经理协助处理；如果还不能满足要求则上报主管和生产部、销售部协调调整出货计划。
5.3.6 采购计划变更和取消
5.3.6.1 由于生产变化或设计变更需对采购计划进行调整时，责任部门应以书面形式及时通知相关部门；
5.3.6.2 如果采购订单的增加，责任部门应及时补发请购单，补充所需的数量和需求日期，物资采购相应的更新采购订单，并协调供应商出货；如果采购订单减少或取消，物资采购应及时通知供应商，减少或停止出货；如果涉及设计的变更，物资采购部应及时协调内部库存及供应商在途产品的处理方式，
5.3.7 产品价格的要求：
5.3.7.1 产品价格的认定依照采购成本管理制度处理。
5.3.7.2 采购部经理负责生产辅助材、原物料及重要物资的价格管理。
5.4 进货验收
5.4.1 供应商到货后采购部通知质检部门检验，质检部门必须在货到2个工作日内完成质量检验。
5.4.2 质检部门依据采购计划或零购申请单，物料检验规程核对物料名称、规格、数量、质量等进行检验合格后，安排货物入库。如果质检部门检验不合格则依据《不合格品管理制度》作业。如分批收料，原材料检验人员人员应在采购计划或零购申请单上注明分批收料日期、数量等信息。
5.4.3 仓库根据《仓库管理制度》开具进货单，进货单经仓库主管确认后，一联送财务做付款确认，一联质检部门备查，一联仓库留底备查，一联由采购部转交供应商做交货凭证和对账。
5.4.4 如果供应商直接交货到客户端，采购部必须要求供应商提供客户的收货凭证和发票，物资采购部收到发票和客户的收货凭证到仓库办理无实物入库手续；
5.4.5 供应商来料必须标示必须包含：供应商名称、思达品号、包装数量、产品名称等信息。
5.4.6 当需要在供方的货源处进行验证时，应在采购合同或协议中规定验证的安排及产品放行的方式。
5.5 退换货
5.5.1 来料不合格品的退换货：当质检检验发现不合格时，经判定需要退换货时，采购部必须在得到通知的5个工作日内完成供应商确认退换货作业，
5.5.2 已经办理入库的不良品退换货：经质检部门判定为来料不良时，仓库定期每月5日前将不良品库存报表通知给采购部，采购部必须在每月15日前完成通知供应商确认及退回不良品，仓库每月30日前将退货单送财务。
5.6 应付账款
5.6.1 预付账款：采购部提供请购单、采购订单发起付款申请；款到后采购部要求供应商在2个工作日内将发票开出，货到后采购部将发票、订单、进货单、送货单（如有）登记后向财务报账；如果款到后超过5个工作日或正常供货周期内还未到货，采购部需上报处理。
5.6.2 月结账款：
5.6.2.1 对账：采购部每月1日起与供应商进行上月进退货的对账，对账无误后要求供应商开具增值税发票，发票登记后经主管确认，及时报送财务记账，
5.6.2.2 付款：采购部依照和财务/供应商三方核对无误的对账清单，核对供应商的付款条件每月1日发起付款申请，付款申请经批准后，财务执行付款。
6 质量记录

7 相关文件
供应商开发及管理程序
进货验收制度
付款作业制度
采购成本管理制度

8 流程图

流程图 责任部门 相关记录
生产部
仓储部
需求部门
发起请购单

请购单

订单管控表
采购订单
进货单
进货单
付款申请单
采购部
仓储部
质检部门

采购部

采购部

采购部
采购部

采购部
请购单
请购单
采购部
生产部
仓储部

NG
依不合品管理制度处理
OK
采购部安排付款
仓库办理入库
质检部门进
货验收
采购部下订单
确认交期
采购底稿抛转生成采购订单
采购部主管审核
OK
NO
采购主管协调处理
采购部做采购底稿
采购部核对
价格及数量

主管审核

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