采购单位操作手册.doc

深圳市中采信息技术有限公司 包头市政府采购系统操作手册文档分类：ZY项目名称：包头市电子化政府采购平台共33 页项目编号：版本：1.0密级：仅供内部使用可对外发布包头市政府采购操作手册深圳市中采信息技术有限公司生效日期：编写/日期：批准/日期：审核/日期：目录1.系统概述12.定义13.系统基本控件说明3按钮3其它按钮选框34.用户登陆初始界面65.业务操作说明7采购计划管理8业务流程图8功能权限列表85.1.2.1填写采购计划95.1.2.2内部审核采购计划115.1.2.3修改采购计划125.1.2.4打印上传认证审价委托书155.1.2.5采购计划挂起（暂无）18采购过程管理18业务流程图18功能权限列表185.2.2.1采购人确认采购文件19合同管理21业务流程图21功能权限列表215.3.2.1合同登记备案225.3.2.2合同查询23验收支付管理25业务流程图25功能权限列表265.4.2.1填写申请验收支付（非定点协议）265.4.2.2填写申请验收支付（定点协议）275.4.2.3验收支付查询285.4.2.4打印支付通知单30第 32 页 共 34 页1. 系统概述参考当前政府采购机构业务信息化建设的做法和经验，根据当前电子采购技术发展状况，包头采购管理信息系统建设工作的整体思路是：建立市、旗县区采购管理信息系统一监管平台，统一规划、分步实施。2. 定义序号名词释义1.包头市电子化政府采购平台项目简称采购系统。缩写BTCG2.采购办指包头市政府采购管理办公室3.采购人是指已在系统注册并且依法进行政府采购的国家机关、事业单位、团体组织。4.供应商是指已在系统注册的、向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。5.采购代理机构是指接受采购人的委托，实施政府采购有关招标事宜的招标机构。例如：市政府采购中心6.采购目录指国家公布的政府采购品目分类。7.协议采购是指通过公开招标或其他采购方式确定特定供应商在一定时期内提供特定货物或服务的采购形式。8.协议供货供应商指协议采购中标的供应商，在现实中，该供应商既可以是商品的生产厂商也可以是具有供货能力的、综合实力较强的供应商；生产厂商主要负责维护商品信息。9.经销商指协议采购中维护商品价格及具体执行供货的供应商，一般由生产厂商指定。10.商品类型即商品的分类，如台式计算机、笔记本电脑等；11.协议品种即商品类型、品牌、生产厂商/超市商品维护商、经销商等商品共性信息之间的对应关系；12.监管组目前将采购办划分为三个监管组，分别为监管一组、监管二组、监管三组；每个监管组负责一部份采购人的采购计划表的审批及采购实施工作；13.采购计划表指由采购单位填写的、列明需要采购的货物、服务、工程具体采购需求的集合，一份采购需求中可包含多条采购需求明细信息。14.采购计划表编号一份采购需求对应唯一一个采购需求编号，该编号由系统自动生成。15.采购条目编号采购需求内各需求明细对唯一一个需求明细编号，该编号由系统自动生成。16.采购限额标准当采购人采购的货物、工程、服务的采购金额高于该标准时，必须实行政府采购；低于该标准时，可分散采购。17.实施机构指具体组织采购需求明细招标采购工作的机构，包括采购中心及各家采购代理机构。18.采购项目指各实施机构根据实际情况，在由本机构组织实施的需求明细中选择部份需求明细组合在一起，形成一份对外发标的项目；同一采购项目所有需求明细的采购方式必须相同。19.采购项目编号一个采购项目对应唯一一个编号，由系统自动生成。20.包号指在一个采购项目中，操作员根据实际情况，把项目中的采购需求明细划分成一个或多个组，一个组称为一个包组。一个采购项目中至少要有一个包组。21.采购形式包括“集中采购”、“部门采购”及“协议采购”三种方式。22.项目负责人指各采购代理机构中负责落实项目招标采购工作的具体人员。23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.3. 系统基本控件说明按钮1. 操作按钮：如、等，点击该类按钮后，采购网将执行相应的操作或进入相应的操作页面，如保存采购计划、新增采购计划、修改采购计划、进入审核页面等。2. 重置按钮：点击该类按钮后，将可以使页面内容恢复至修改前内容。3. 返回按钮：点击该类按钮，返回当前页面的上一页面。4. 打印按钮：点击该类按钮，将打印输入当前相关表报（如协议供货采购表、采购失败申请表等）。5. 选择按钮：点击该类按钮，将执行某一选择操作。如选择：采购预算编号、协议商品等。6. 扩展按钮：点击该类按钮，执行目录或菜单的进行扩展。7. 收缩按钮：点击该类按钮，执行目录或菜单的进行收缩（与扩展按钮互补）。其它按钮选框1. 复选框：出现该复选框时，表明可选择多条记录进行相同的操作。2. 单选按钮：出现该单选按钮时，表明对同一条记录的多个操作中，只能选择执行其中的某一项进行操作。3. 下拉列表框：出现该下拉列表框时，表明可在其下拉列表中可选择其中的某一项内容。4. 文件上传域：通过该上传域，可以上传文件（一次只能上传一个文件）。5. 文本区域：出现该域时，表明可在内输入中文、数字或其它字符。6. 必填写项“*”：在所有操作页面中，各操作域后加“*”号的，表示该域内容为必填项，必须填写或选择。7. 信息选择控件：在“”域点击“”按钮，将弹出信息选择页面，下图以选择采购预算为例说明：图3.18. 采购目录选择框：在“”域点击“”按钮，将弹出选择对话框，选择话框的操作如图3.2所示： 图3.29. 日期选择域：日期选择如图3.3所示。图3.310. 列表：采购网中相关列表的操作如图3.4所示。图3.44. 用户登陆初始界面在网站首页如图6-1-1所示区域中分别输入采购机构操作员的用户名及密码，点击“登录”按钮，进入采购人操作员网站首页面，如图6-1-2所示：（图6-1-1）（图6-1-2）在上图所示页面中，主要分为两个区域，分别是功能菜单区及系统操作区。功能菜单区是指图6-1-2所示页面左上方的区域，在该区域中列出了机构管理员拥有的所有功能类型。点击各功能类型后，将显示出机构管理员在该功能类型下拥有的功能点，如图7-1-1所示。（图7-1-1）在功能菜单区右方为系统操作区，在该区域将根据用户选择的功能点显示相应的操作界面(如图7-1-2所示)，用户主要是在该区域执行相关的业务操作及查看操作的结果。用户初始登陆时，在该区域默认显示当前登陆系统的用户所有待办的任务(功能点名称)，在任务名称后括号内的数字标识了相应任务的数量，用户可直接点击任务名称进入相应任务的操作界面，也可通过点击功能菜单中相应的功能点进入其操作界面；对网站管理员，在系统操作区默认显示等待审核的用户的信息，点击用户的类型名称链接，进入相应机构的注册审核界面，详见“业务配置-用户注册审核”功能的操作说明。在系统操作区上方的状态条中，显示了当前登陆的用户所属的机构及用户的名称；同时还显示了系统的当前时间，在系统中所有的操作时间均以该时间作为标准。在系统操作区的左上角，提供了一个“显示/隐藏”转换按钮，用户通过反复点击该按钮，显示或隐藏功能菜单区及欢迎信息区，从而保持或扩大系统操作区的页面显示范围。在系统操作区右上方，也提供了一个“最大化”转换按钮，用户可通过反复点击该按钮，保持或扩大系统操作区的页面显示范围。点击“退出”按钮，可退出系统返回网站首页。5. 业务操作说明采购计划管理业务流程图功能权限列表序号功能模块功能点功能描述1采购计划管理填写采购计划表采购单位对本机构的采购计划进行管理2采购计划管理查询采购计划（采购人）采购单位对本机构的计划进行查询3采购机构管理修改采购计划采购人对退回采购计划后需经过修改后再发送4采购计划管理内部审核采购计划采购人单位内部审核人员对填写的采购计划内容进行单位内部审核5采购计划管理打印上传认证审价通知书采购人可对采购办选择需进行认证或审价的采购计划表，从系统中打印出对应的委托书5.1.2.1填写采购计划1. 操作员：采购单位操作人员2. 操作步骤：1) 采购单位操作人员登录系统进入如下图 图表 512) 在图表5-1中点击“采购计划管理”得到下图图表 523) 在图表5-2中点击“填写采购计划表”得到下图 图表 53 4) 在图表5-3中点击增加按钮进入新增计划表页面 图表 545) 在图5-4中录入计划表名称，选择是否需要资金科室审核采购资金、财政局业务科室、采购主体后点击保存按钮进入填写采购明白页面 图表 556) 在图表5-5中点击上传按钮上传采购文件7) 在图表5-5中点击增加按钮进入填写采购计划明细页面 图表 568) 在图表5-6页面根据页面信息录入相关内容后点击保存按钮得到如下图 图表 579) 在图表5-7中点击发送按钮进入下一业务环节3. 注意事项： 描述：1.集中采购和部门集中采购必须上传采购文件 2.在同一个采购计划表中，各个采购条目的采购方式和采购代理机构必须相同 3.采购预算资金=财政拨款+经营收入+预算管理基金+银行债务资金+其他资金5.1.2.2内部审核采购计划1. 操作员：采购单位操作员2. 操作步骤：1) 采购单位操作员登陆系统进入如下页面 图表 582) 在图表5-8中点击采购计划管理显示如下图 图表 593) 在图表5-9中点击内部审核采购计划显示如下图 图表 5104) 在图表5-10中点击进入按钮进入审核页面 图表 5115) 在图表5-11中选择审核意向，通过或不通过，退回后点击确定进入下一个业务环节3. 注意事项： 描述： 1.选择审核不通过，退回，退回到修改采购计划表环节 2.退回时必须录入审核意见5.1.2.3修改采购计划1. 操作员：采购单位操作员2. 操作步骤：1) 采购单位操作员登录系统进入如下页面 图表 5122) 在图表5-12中点击采购计划管理 图表 5133) 在图表5-13中点击“填写采购计划表” 图表 5144) 在图表5-14中点击修改按钮进入修改页面 图表 5155) 在图表5-16中点击修改按钮进入采购计划基本信息修改页面 图表 5166) 修改了信息后在图表5-16中点击保存按钮 图表 5177) 在图表5-17中点击“采购项目（品目）名称”链接显示明细页面 图表 5188) 在图表5-18中点击保存按钮系统保存修改内容 图表 5199) 在图表5-19中点击发送按钮将发送到采购单位内部审核3. 注意事项：描述： 1. 在修改采购计划表的基本信息时，对“采购主体”，可将“集中采购”更改为“部门集中采购”或将“部门集中采购”更改为“集中采购”，但不能将这两种形式更改为其它采购形式，或将其它采购形式更改这两种采购形式。5.1.2.4打印上传认证审价委托书1) 操作员：采购单位或采购办操作员2) 操作步骤：1) 采购单位操作员登录系统图表 202) 在图表35中点击打印上传认证审价通知书图表 213) 在图表36中点击打印认证通知书图表 224) 在图表37中点击打印按钮打印委托书图表 235) 在图表38中点击上传认证结果按钮图表 246) 在图表39中点击上传按钮图表 257) 在图表40中点击浏览按钮上传附件图表 268) 在图表41中点击确定按钮进入下一个业务环节3) 注意事项;描述： 在这里把上传认证审价 和上传附件功能放在一个功能中方便操作，采购办的操作和采购人操作一样5.1.2.5采购计划挂起（暂无）采购过程管理业务流程图图表 27功能权限列表序号功能模块功能点功能描述1采购过程管理确认采购文件采购人确认采购代理机构发送的采购文件5.2.2.1采购人确认采购文件1. 操作员：采购单位操作员2. 操作步骤：1) 采购单位操作员登录系统 图表 282) 在图表64中点击确认采购文件 图表 293) 在图表65中点击确认采购文件图表 304) 在图表66中点击确认采购文件图表 315) 在图表67中点击进入按钮图表 326) 选择通过后点击确定按钮进入下一业务环节3. 注意事项：描述：退回操作需要录入备注或意见 合同管理业务流程图图表 33功能权限列表序号功能模块功能点功能描述1合同管理合同登记备案采购代理机构、采购人可以将签订的采购合同以电子扫描件的形式上传到系统中。2合同管理合同查询采购办业务经办人通过合同管理查询和修改维护已经备案审核通过的采购合同5.3.2.1合同登记备案1. 操作员：采购代理机构、采购人2. 操作步骤：1) 采购代理机构、采购人登录系统图表 342) 在图表104中点击合同备案登记（集中采购）图表 353) 在图表105中点击进入按钮图表 364) 在图表106中录入完成信息后点击提交并确定进入下一业务环节3. 注意事项：描述：1.暂存，系统会保存信息，不会发送到下一环节 2.自行采购合同登记备案由采购人登录系统操作，操作方式一样5.3.2.2合同查询1. 操作员：采购办业务经办人、采购人、采购代理机构2. 操作步骤：1) 采购办业务经办人、采购人、采购代理机构登录系统 图表 372) 在图表120中点击合同管理图表 383) 在图表121中的点击合同查询图表 394) 在图表122中点击查看按钮图表 403. 注意事项：描述：采购办业务经办人、采购人、采购代理机构只能查询各自经办的采购合同验收支付管理业务流程图图表 41功能权限列表序号功能模块功能点功能描述1验收支付管理填写申请验收支付（非定点协议）采购人依据采购合同金额，上传验收报告，申请验收支付后，报采购办审核2验收支付管理填写申请验收支付（定点协议）采购人依据采购计划表，填写验收支付申请，并报送采购办审批确认3验收支付管理验收支付查询采购人、采购办可查询验收支付申请单的详细信息。4验收支付管理打印支付通知单采购人、采购办打印支付通知单5.4.2.1填写申请验收支付（非定点协议）1. 操作员：采购单位操作员2. 操作步骤：1) 采购单位操作员登录系统图表 422) 在图表125中点击验收支付管理图表 433) 在图表中点击填写支付申请（非定点协议）图表 444) 在图表127中点击申请按钮图表 455) 在图表128中录入信息后点击确定进入下一个业务环节3. 注意事项：描述：无5.4.2.2填写申请验收支付（定点协议）1. 操作员：采购单位操作员2. 操作步骤：1) 采购单位操作员登录系统图表 462) 在图表129中点击验收支付管理 图表 473) 在图表130中点击填写支付申请（定点协议）图表 484) 在图表131中点击申请按钮图表 495) 在图表132中录入信息后点击确定进入下一个业务环节3. 注意事项：描述：无 5.4.2.3验收支付查询1. 操作员：采购人、采购办2. 操作步骤：1) 采购人、采购办登录系统 图表 502) 在图表137中点击验收支付管理图表 513) 在图表138中点击验收支付查询、图表 524) 在图表139中点击查看图表 533. 注意事项：描述：1.采购人只能查询本单位的 2.采购办可以查询所有的5.4.2.4打印支付通知单1. 操作员：采购人、采购办2. 操作步骤：1) 采购人、采购办登录系统图表 542) 在图表141中点击验收支付管理图表 553) 在图表142中点击打印支付通知单图表 564) 在图表143中点击打印按钮图表 575) 在图表144中点击打印3. 注意事项：描述：无合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责