印章使用管理标准.doc

鞍山太阳锻造实业有限公司

标准编号

C018

管理标准名称

印章管理标准

第 A0版

批 准
审 核
编 制

发 布 日 期
2008年01月22日
实 施 日 期
2008年01月23日
ATD
印章管理标准
编号
C018
共4页第1页
第 A0版
编制部门：管理部
编写：汪溢芳
修 订 一 览 表
版次
日期
修订人
修订页次
修订内容概述

ATD
印章管理标准
编号
C018
共4页第2页
第 A0版
编制部门：管理部
编写：汪溢芳
1 目的
为规范公司各种印章的管理，维护公司利益，特制定本标准。
2 范围
本标准适用于公司印章、法定代表人印章、部门印章以及各类专项业务印章等。
3 定义
3.2.1 公司公章：指刻有公司全称，向政府及相关机构登记的印章。
3.2.2 法定代表人印章：刻有公司法定代表人姓名，向政府及相关机构登记的印章。
3.2.3 部门印章：刻有公司和公司架构中部门名称的印章。
3.2.4 专项业务印章：业务主办单位处理专项事务的印章，包括财务专用章、合同专用章、财务专用法人代表章、合格证专用章、作废章、更正章及其它工作用章。
4、管理内容
4.1 印章申请、刻制、领用
4.2.1 业务主办单位因工作需要刻制印章时，应以[报告书]的形式，说明用途、用印权限、印章字体、格式、质料及绘制式样，经总经理核准后，由管理部综合组统一刻制。
4.2.2 综合组将印章刻制完成并作验印备案，通知申请单位填写[印章领用登记簿]，并作启用登记。
4.2.3 一种印章以刻制一枚为原则，如因业务需要，须按一章多枚增刻专项印章者，应在[报告书]中详细说明，经总经理核准后刻制。
4.2.4 因业务需要带印章出差的，经公司总经理核准后，办理领用手续；出差归来应立即归还所借印章，印章保管员应核对确认其印模与原备案印模一致后接收。
4.3 印章的保管
4.3.1 印章保管人对印章应妥善保管、细心使用，将印章置于固定安全的处所，不得随意放置任人取用，更不得转借他人使用。
4.3.2印章保管人在请假或出差期间，应请示印章保管授权人后，将印章暂时交由代理人代管，填写[印章代理单]，由代理人暂时履行印章管理工作，不得擅自托人代管。
4.3.3 保管的印章如有遗失，应立即报告上级主管（保管授权人），保管人除因不可抗力致损失外，应负保管不当的责任；若是擅自转借或损失，导致发生违法或造成公司利益受损的事件时，则按相应法律法规处理。
4.3.4 印章保管人调职或离职前应将印章连同[用印批准单]一起移交。
4.4 用印申请和核准
4.4.1 用印申请
各部门请印时应事先填写[用印批准单]，若须相关部门会签的文件，经会签后按本标准4.4.2、4.4.3的规定逐级审批，经最高核准者核准后方可用印。
4.4.1.1[用印批准单]填写注意事项：
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[用印批准单]应准确填写好每一栏，不得空白。内容栏应填写所盖文件、资料的主要内容，并注明每项内容用印的种类及份数。
a) 用印申请手续不完备，用印文件与[用印批准单]所载内容不符或空白者不予盖印。
b) 印章保管人员盖印后，认为有必要时，应复印用印文件，并与[用印批准单]一起留存，并在存档栏备注为复印件存档及存档份数。凡重要文件资料必须注明所存部门和份数。
c) 同一文件发往不同单位、多份文件发往同一单位且盖同类章的可用一张[用印批准单]，否则应分多张申请用印。
d) 在[用印批准单]送相关领导核准时，应同时附上需用印的相应文件资料，并注明份数。
e) 印章盖毕，[用印批准单]由印章保管人编号存档。
f) 已盖过印章的文件、资料因某种原因，需作废的，承办部门应把所有原件全部收回，
部门主管应在原[用印批准单]上注明作废并销毁；涉及公司重大事项易引起公司法律纠纷的，必须经由公司总经理在原[用印批准单]上核准后作废；换盖的文件、资料如不涉及重要措词、金额、时间的其它笔误和差错，可将原文、资料全部收回销毁，在新文件上直接换盖，仍用原批准单，否则，有变动的文件资料换盖要重新办理申请手续，才可换盖，原[用印批准单]作废。
4.4.2 用印核准权限
4.4.2.1 总经理核准权限
a) 凡以公司名义对外发文、签订合同、协议、对外投资、合作、担保；
b) 公司重大事项需盖公司公章或法人代表章的；
c) 涉及财务用款的单证；
d) 其他需要总经理核准的事项。
4.4.2.2 分管领导核准权限
以部门名义开展的对内、对外性工作，包括一般通知、日常常规报表等需盖公章或法人代表章的由分管领导核准后盖章。
4.4.2.3 部门核准权限
a) 一般业务性介绍信、事务性证明，由各部门领导核准后盖章；
b) 员工人事、婚育、收入、工龄情况等证明由管理部核准后盖章。
4.4.3 其他规定
a) 合同用印申请统一使用[合同审批表]，其管理办法按《经济合同管理标准》执行；
b) 财务专用章、财务专用法人代表章，在总经理授权的情况下，由财务部核准后用章。不属总经理授权范围的业务，须经总经理核准后，方可用章；
c) 其他专用业务章的使用、管理，按照各单项管理标准的规定执行。
4.5 印章的更换、销毁
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编制部门：管理部
编写：汪溢芳
当机构调整时，部门更名或撤销，由综合组填写［印章收回通知单］经总经理核准后执行。各印章保管人应在规定期限内将印章、[用印批准单]与通知单一并交于综合组签字接收，
综合组接收人员应认真核对收回印章与原备案印模是否相符，如相符由综合组统一归档及销毁。如不相符，应立即报告公司领导。因不及时上交而所造成的一切后果应由各单位负责人和印章保管人负责。
4.6 印章保管员应亲自盖印，不得因工作忙碌而由他人代盖印。盖印后不得将印章置于桌上，应立即收存妥为保管。
4.7 盖印必须端正，字迹清晰，盖印的位置必须在文尾的年月日中间或指定位置，不得任意乱盖。
4.8 凡未经核准擅自用印的一经发现，除按公司有关规定处理外，情节严重的，另行依法追究其责任。

附：
鞍山太阳锻造实业有限公司
用 印 批 准 单
年 月 日
用印类别
□公司章 □法人代表章 □其他章（ ）
文件是否
存档

受文单位

存档份数

文件类别

部门/经办人

内容摘要：

以上内容 项，份数 份，印次 次（请用大写中文字体）
核准栏

分管领导审核

相关部门会签

部门主管

备注： 1、以公司名义对外签订合同、协议、对外投资、合作、担保和公司重大事项必须由公司董事长（总经理）核准。
2、内容栏应填写需盖章文件、资料的主要内容；本表涂改无效。
3、凡重要文件资料不在公司机要室存档者必须注明所存部门和份数。
4、本用印申请单盖章手续完毕后，由管理部编号存档。

附件二：
印章收回通知单
原保管人

综合组接收签字

印章名称

核准

收回日期

收回原由

审核

注：1、请原印章保管者于通知收回日期内，将印章与本单一并交于综合组签字接收。
2、移交人可复印已签收的通知单留存备案。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责