档案管理的主要手段和措施.doc

档案管理重要手段和措施一、档案管理目工程项目档案价值使档案管理在项目管理内容中显得尤为重要，同步文献档案控制是ISO9000所规定一种基本要素，也是项目管理不可或缺方面，规范、有效档案管理工作保证了都市建设档案完整性、系统性和国家有关规范和法律规定。二、档案管理根据序号档案管理法律法规条例等根据1中华人民共和国档案法 第十一条规定：机关、团体、企业、事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。2中华人民共和国城镇规划法第四十五条规定：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城镇规划行政主管部门报送有关竣工验收资料。第六十七条规定：建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城镇规划行政主管部门报送有关竣工验收资料，由所在地都市、县人民政府城镇规划主管部门责令限期补报，逾期不补报，处一万元以上五万元如下罚款。3国务院科学技术档案工作条例 第七条规定：各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收时候，要有科技档案部门参与，对应当归档科技文献材料加以验收。没有完整、精确、系统科技文献材料项目，不能验收。4建设工程质量管理条例第十六条规定：建设单位收到建设工程竣工汇报后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。建设工程竣工验收应当具有下列条件： 完毕建设工程设计和协议约定各项内容； 有完整技术档案和施工管理资料； 有工程使用重要建筑材料、建筑构配件和设备进场试验汇报； 有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签订质量合格文献； 有施工单位签订工程保修书。建设工程经验收合格，方可交付使用。第十七条规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理规定，及时搜集，整顿建设项目各环节文献资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案，责令其改正，处1万元以上10万元如下罚款。5国家住房与城镇建设部都市建设档案管理规定第八条明确指出：列入城建档案接受范围工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理家机构出具工程档案承认文献。第九条指出：建设单位在获得工程档案承认文献后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收立案时，应当查验工程档案承认文献。6都市地下管线工程档案管理措施（建设部第136号令）第十条规定：建设单位在地下管线工程竣工验收立案钱，应当向城建档案管理机构移交下列档案资料。（1）地下管线工程项目准备阶段文献、监理文献、施工文献、竣工验收文献和竣工图；（2）地下管线竣工测量成果；（3）其他应当归档文献资料（电子文献、工程照片、录像等）都市供水、排水、燃气、热力电力、电讯等地下管线专业单位应当及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。第十二条规定：“因建设单位未移交地下管线工程档案，导致施工单位在施工中损害地下管线，建设单位依法承担对应责任。”7浙江省都市建设档案管理措施第七条 都市建设档案机构接受和管理下列档案： （一）都市建设工程档案； 1、工业、民用建筑工程； 2、市政基础设施工程； 第八条 都市建设档案材料形成单位必须按照国家和本省规定原则以及措施规定搜集、整顿建设工程（包括配套工程，下同）档案，并向都市建设档案机构移交。 前款所称建设工程档案，包括工程项目前期、施工及竣工所形成应当归档保留文献材料。工程系那个木前期管理性文献材料可以移交副本。第九条 建设单位在申领建设工程规划许可证或者施工许可证前，应当与工程所在地都市建设档案机构签订建设工程档案承诺书。都市建设档案机构应当定期将建设工程档案承诺书签订状况，报工程所在地建设行政主管部门和档案行政主管部门立案。三、签订建设工程竣工档案移交承诺书办理事项签订建设工程竣工档案移交承诺书办理机构区城建档案馆主办处室业务指导科申办对象余杭区行政规划区域内各类工程项目建设单位和个人办理根据浙江省都市建设档案管理措施（浙江省人民政府令第217号）第10条办理时限资料齐全后当场办理紧前工作条件办理资料序号所需文献领取/办理部门1填写建设工程竣工档案移交承诺书两份及建设工程档案管理登记表一份（必须加盖公章）2规划许可证复印件一份（包括附件、附图）3桩基先行项目提供建设局同意文献及规划审批图4需要提供其他资料567办理程序窗口办理四、项目建设各阶段文献搜集及其责任单位阶 段内 容负责单位办理建设工程规划许可证办理建设工程竣工档案验收报送申请表，和城建档案管理部门签订建设工程竣工档案编制及报送协议项目代建单位项目前期准备阶段搜集、积累和整顿项目前期文献以及设备、工艺和涉外文献项目代建单位勘察设计阶段负责搜集、积累勘察、设计文献，并按规定在项目竣工前向项目代建单位移交勘察、设计单位项目施工阶段施工及分包项目所有文献搜集、积累、整顿，并规定在项目竣工前向项目代建单位移交施工及分包承包商搜集积累项目监理档案文献，并规定在项目竣工前向项目代建单位移交监理单位试运行试运行过程中文献、资料搜集和积累项目代建单位项目竣工验收阶段负责搜集竣工验收过程文献施工承包商在竣工验收前汇总各协作单位搜集有关档案资料，并确定需向档案管理部门移交部分，作好档案移交准备工作项目代建单位五、工程项目档案管理和立案流程管 理 内 容将档案管理目作为合约条款提出督促协作单位任命档案管理负责人档案搜集、积累以月为周期检查各协作单位档案管理状况项目档案汇总确定需移交城建档案资料并预检档案移交根据档案移交证明及消防、环境保护、规划等验收证明到建管处正式立案阶 段签约阶段项目启动阶段项目实行过程竣工验收前竣工验收后六、专业化归档和立案管理 （一）建立系统、完善信息网1、根据性质不一样，建立对应信息网络，明确联络人员。保持稳定、畅通信息渠道，保证工程信息可以精确、及时传到达有关各方。针对重大工程技术问题和灾害性事故，应制定尤其信息传递渠道，保证事故发生后，有关人员可以在第一时刻理解到事故状况，迅速作出决策。2、全面搜集设计、施工等有关工程信息和资料，通过计算机等先进设备和手段进行信息同济、汇总、整顿和存储。使设计者可以及时理解到施工状况，施工者可以以便查阅设计资料，管理者可以全面理解工程状况，到达资源共享，提高信息资源运用效率，从而提高项目管理水平。3、建立信息公布制度。将工程信息进行整顿和汇编，定期地向招标人、使用方、政府职能部门、社会有关方面进行通报，接受监督。（二）信息及档案管理措施 1、构成专门小组负责搜集工程、技术信息及竣工档案整顿组卷归档工作。及时将工程、技术信息及竣工档案整顿验收小组负责人、工作人员名单、竣工档案整顿工作计划、联络电话报项目代建方。2、立卷原则和分工（1）立卷应遵照工程文献形成自然规律，保持卷内文献有机联络，便于档案保管和运用。（2）一种建设工程由多种单位工程构成时，工程文献应按单位工程组卷。（3）工程文献可按建设程序划分为：工程准备阶段文献、监理文献、施工文献、竣工图、竣工验收文献5部分。（4）招标人、使用方、施工方负责立卷范围按余杭区城建档案馆制定余杭区建设工程档案编制指南执行。工程准备阶段，由招标人、使用方按项目立卷；实行阶段，由招标人、使用人按单位工程立卷竣工验收文献。由施工方按单位工程立卷：施工及验收记录、竣工图。施工单位根据工程竣工档案验收小结提纲规定，编写工程竣工验收小结，施工单位负责人签名，加盖公章，以备验收。验收后，工程竣工验收小结交项目代建方。由项目代建方按单位工程立卷：监理文献，在施工监理中形成资料档案十分重要，除部分资料交由施工单位组卷外，均应分类装订，监理文献可先按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷，竣工后移交一套原件给招标人、使用方存档。负责严格审核竣工档案质量。填写工程质量保证资料审查记录，一式三份，总监理工程师签字后，一份交项目代建方，一份交施工方，监理方留存一份。监理方工程师审核竣工图后，应在竣工图上签字并加盖监理单位公章。监理方抽检材料、测量检测资料和立案需填写表格按标段另行组卷，其中除材料质检汇报入施工单位档案外，监理单位在工程监理工程中所形成所有资料，如监理规划、会议纪要、月报、监理工作总结等按所管标段分类整顿装订成册。（此部分工作根据招标文献以及项目代建协议规定由项目代建方完毕，详细实行由项目代建方负责）（三）项目前期报建阶段档案资料目录清单分 类内 容备 注项目前期立项文献部分（1）项目提议书及批复文献（2）可行性研究汇报、环境影响汇报、论证及评估等文献（3）设计任务书及批复（4）建设用地选址意见书及批复（5）国家土地使用证及地形图（6）建设用地规划许可证及核准地形图（7）建设工程规划许可证及核准总面积、红线图设计文献和资料文献（1）工程水文、地质勘察汇报（2）地质图（3）规划设计文献（4）方案设计（5）初步设计和工程总概算（6）施工图时机和工程预算（7）工程构造设计计算书及阐明书施工技术文献土建部分1、施工技术文献（1）施工协议（2）施工预算（3）动工、竣工汇报（4）施工定位测量记录、测量复核单及成果图（5）工程质量检查及验收记录；单位工程质量综合评估表等2、施工材料质量保证文献（1）原材料汇总表及质量证明单、试验汇报（2）施工试验汇总表及试验汇报（3）预制构建件明细表及合格证、试验汇报水、卫部分（1）施工协议（2）施工预算（3）动工、竣工汇报（4）室外管线测量记录（5）功能试验记录及质量评估（6）隐蔽工程验收记录（7）材料、设备明细表及检查记录（8）管线征询汇报单、管线、设备报装单电力部分通风与空调部分智能化系统部分设计变更根据性文献监理文献（1）监理规划（2）施工进度控制类文献（3）施工质量控制类文献（4）工程造价控制类文献（5）工程竣工总结（6）质量评价意见汇报项目管理类资料1、招投标文献、协议文献类2、项目进度控制类3、项目费用控制类4、项目材料控制类5、项目质量控制类6、项目财务类7、汇报总结类8、信息沟通类竣工验收文献1、工程竣工汇报2、工程决算3、各专业竣工验收鉴定证书4、项目竣工验收文献5、试运行有关文献现场声像资料1、工程现场原地物、地貌照片、录像2、建筑物建成后照片、录像3、工程建设重要过程照片和录像竣工图1、平面布置图2、建筑、构造竣工图（含桩位布置图）3、大型设备基础竣工图4、大型设备基础竣工图5、弱电、给排水、智能化、暖通专业竣工图6、建设用地范围内如下综合管网七、我企业代建过程中需提供文献实行“隐蔽工程阳光化”制度1、定期信息文献根据建设管理服务工程项目、范围及内容。随工程施工进度向综合管理部门和业主报送建设管理服务月报，其重要内容为： 施工质量状况：原材料质量及检查状况； 工程进度状况； 进场施工机械设备及劳动力动态； 协议变更和工程变更状况； 工程款支付状况； 建设管理服务工程状况； 工程建设大事记。2、根据建设管理服务工程进展状况不定期汇报有关工程优化设计或变更或施工进展提议；资金、资源投入及合理配置提议；工程进展预测分析汇报；合理规定提交其他汇报； 工程分阶段验收、竣工验收建设管理服务工作汇报。3、建设管理服务过程文献施工措施计划批复文献；施工进度调整批复文献；项目管理协调会议纪要文献；其他项目管理业务往来文献；质量事故处理文献。4、实行隐蔽工程阳光化制度 在所有隐蔽工程组织验收时，我们将钢筋工程、给排水管安装线路、电气套管埋设等所有采用动态摄像手段全过程记录，隐蔽工程影像资料作为管理档案内容存档。既为后期维修提供根据，又为隐蔽工程施工提供了良好监督。八、项目档案文献质量规定1、项目档案文献应具有书面打印文献和电子文献两种格式；2、字迹清晰，图样清晰，图标整洁，签认手续完备；3、书面材料不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色不适宜保留书写材料；4、复印、打印文献及照片字迹、线条和影像清晰及牢固程度应符合设备标定质量规定；5、录音、录像文献应保证载体有效性；6、长期存储电子文献应使用不可擦除光盘。项目代建单位在组织工程竣工前，提前对工程档案进行预验收，保证一次移交到档案部门，并且协助正式立案，验收内容如下：1、 工程档案与否齐全、系统、完整2、工程档案与否整顿立卷、立卷与否符合都市建设档案案卷质量规定3、工程档案内容与否真实、精确反应工程建设活动和工程实际活动4、工程档案签章手续与否完备，竣工图编制与否符合规定九、档案移交余杭区城建档案馆填报单位余杭区城建档案馆事项名称档案移交类别编号办理单位余杭区城建档案馆办理地址余杭区建设局附房三楼办理程序建设单位在办理建设工程规划许可证时与我馆签订建设工程竣工档案承诺书，在工程项目正式验收合格之日起三个月内将所有工程竣工档案移交我馆，档案所有移交并审核合格后，发给建设工程竣工档案承认意见书和建设工程竣工档案验收合格证。所需材料本工程项目（包括道路、管线等）施工准备、施工及竣工三个阶段中所形成应当归档保管文献材料均属移交范围。列入移交范围竣工档案必须是原件，并根据国标建设工程文献归档整顿规范（GB/50328-）规定组卷，保证档案完整、齐全和精确。重点工程、重大工程（15000平方米以上）必须移交声像资料（含照片、录像、录像带、光盘等）承诺时限当场办理办理根据中华人民共和国档案法、国务院令第279号建设工程质量管理条例、建设部令第90号都市建设档案管理规定、省政府令第114号浙江省都市建设档案管理措施、市政府令115号杭州市都市地下管线工程档案管理措施、杭政办发【】112号有关加强杭州市建设档案管理实行意见收费原则办事征询电话