规划设计部工程设计图纸资料管理制度.doc

烟台大悦城有限公司(YanTai JOY CITY Co., Ltd.)
工程设计档案管理制度
一、 总则
第一条、为加强规划设计部资料档案管理工作，制定本制度.
第二条、归档的图纸、文件材料必须按年立卷，本部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件材料以及根据工作需要购买或收集的书籍、资料等，都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交资料员归档。
第四条、工作变动或因故离职时应将借阅的图纸、资料向资料员办理归还手续，经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第五条、作废、无效的文件必须及时清理上交、不得个人保留随意乱丢。
第六条、文件发生丢失时，应在两个工作日内向公司有关部门、领导交书面报告，说明丢失原因等情况，申请及时补办手续。技术资料按单位工程收集完整后分类归档.
第七条、技术资料填写要保证其真实性，存档的资料严禁随意涂改.
第八条、档案管理体系与职责，部门负责人负责档案的全面工作,借阅重要文件需经部门负责人签字。
二、档案的立卷、收集、整理
1、在工程开始设计阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
2、归档后,档案管理人员应按照工程设计年度、工程编号及工程名称，加装封皮、标注案卷号后入柜保存.
3、档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。资料员必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去.如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。交档案文件时,资料员必须在移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号，编制单位、名称、归档日期等信息。
5、编号规定:
合同编号 “烟台—设计—年份—序号”
图纸编号 “设计—图纸—年份—序号”
资料编号 “设计—资料—年份—序号”（涉及其他文件编号的依次类推）
三、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀，防丢失，保证档案的安全，图纸、合同应专柜存放，加锁。所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所.
2、设计蓝图保管 ，档案管理人员应将晒印存档的蓝图叠成A3标准，按专业及图纸排序装订成册，立案保存，以便调审、查阅.
3、图档管理人员应对与设计有关的文字资料进行组卷，编制目录和备考表，标明文字资料立案日期、页数、与档案号等。
图纸收发流程：
阶段
步 骤
质量要求
责任人
收发图纸
第1步
在每份图纸（包括传真件和复印件）上加盖收讫章和归档章，编写收文档号
在图标处
资料员
第2步
复印图纸给各专业负责人（签收）
内容清晰完整
第3步
将电子文件存档,发送给各部门负责人（不用签收)
内容清晰完整
第4步
在图纸收发登记簿中登记
数据登记齐全
第5步
请工程师填写图纸分配表并与归档图纸并存
归类明确
第6步
按图纸分配表复印若干份，重新填写图纸分发表，需图单位须签字收图
简洁
第7步
整理有效图纸清单和作废图纸清单
专业工程师配合
资料员
第8步
将该图纸按出图单位归类存档
内容清晰完整
第9步
在图纸上作出修改和作废标志，改签字
及时正确
工程师
4、凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
5、设计修改通知单（含工程联系单)等表格和数据均应白色书写材料书写并原件(如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名)归档.
6、为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象,图纸、资料领取单位应指定领取人名单。
归档文件分类：
序
归档文件
归档文件具体分类
归档形式
1
项目批准文件

2
设计合同

3
设计任务委托书

4
规划部门批准的用地范围和红线图

5
方案设计审批意见

6
初步设计批复文件

7
消防、环保、交通、供电、供水、燃气等部门审核单

8
设计图纸
1) 建筑方案设计图纸
2) 施工设计图纸
3) 交通方案
4) 机电方案
5) 景观园林设计图纸
6) 幕墙设计方案图纸
7) 室内设计图纸
8) 照明设计图纸

9
设计修改通知单

10
工程往来文件

四、档案的查借阅凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：
1、因工作需要查阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可(注明：用途、领用时间、归还时间），归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
2、因工作需要外带，需办理档案外借手续，经核准人签字同意,方可带出,用毕即归还。
3、资料员对文件的查借阅情况要进行登记。
4、借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管,防止丢失和泄密。未经同意,不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管及时处理.
6、公司对调阅制度实行分级制度,公司可根据借阅人工作的需要及等级评定，分别给予“原件借阅”“复印件借阅“”局部复印件借阅“。
7、借阅档案、秘密技术档案和资料,须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。
8、绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要,应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。
9、外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅.
10、凡借有档案、资料者,在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回。
附：
《文件交接确认单（对内）》
《文件交接确认单（对外）》
《规划设计部文件清单》
《内部工作联系单》
《文件查阅申请单》
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