密件管理细则.doc

密件管理细则
一、密件制作
1．草拟、制作密件人,应按照国家秘密及其密级具体范围的规定和保密期限的规定,拟定相应的密级及保密期限，并按照规定作出明显标志。
2．会长、秘书长在审核文稿时,应负责审核承办人拟定的密级和保密期限，发现问题及时向承办人提出改正建议。
3．密件的签发。密件由会长签发，同时批准密件的密级和保密期限。密件一经签发，其密级和保密期限即正式生效。
4．非正式密件（包括属于国家秘密文件、资料的草稿、讨论稿、征求意见稿等)应按照正式密件管理。不需保存的应及时销毁。
5．密件的印制由秘书处办公室专人负责，印制数量要严格根据批准的数量印制，不得多制、私留。密件印刷中的校对稿、废页或样品等，应当采取保密措施.
二、密件的分发
1．密件严格按规定的范围分发,不得擅自扩大分发范围。
2．认真填写密件分发登记表.内容应包括：收文单位、发文时间、密件标题、内容摘要、文号、密级、保密期限、份数等项目。
3．对剩余密件应当进行清点。发出密件数量与剩余密件数量之和应与密件印制总数一致。
三、密件的传递
1．呈送密件，由承办人封装后送秘书处办公室清点、登记,禁止通过普通邮政邮寄或其他社会渠道传递，禁止交由无关人员捎带。
传递密件应设专夹、专人、专车呈阅并及时收回，不得通过文件交换站进行传送.文件传递必须履行签收手续.
2．在执行传递密件任务时，经办人不得办理与传递密件无关的事项。如有意外，应妥善处理,并立即报告会长、秘书长。
四、密件的接收
1．交接密件时应严格履行清点、签收手续。
2．接收密件时,应认真核对收文单位名称，检查密件袋/套密封是否完好,件数是否相符。对误投的密件不得签收，应及时退给发文机关。发现密件包装破损、密件启封信件数不符，应及时报告会长、秘书长.
3．签收密件应写明签收人姓名及收到时间。
4．密件除注明有“亲启”字之外，应由秘书处办公室负责人拆封，并对照密件清单核对发文字号、件数,如有不符，应及时与发文单位联系处理。
5．保留发文通知单,以便查询。
6．接收的密件应在密件收文登记簿上详细登记收件日期、密件文号、密件标题、简要内容、密级、保密期限、份数、分发处理意见等项目.
五、密件的传阅
1．密件接收后，由会长、秘书长根据密件的阅读范围及工作实际需要,确定知悉密件的人员范围.任何人不得擅自扩大密件的知悉范围。
2．传阅密件应专夹、专送，并填写“文件处理表”,记载夹内密件份数、编号及传阅时间，由秘书处办公室专人直接呈送阅件人，阅件者之间不得横传，不得擅自留存密件。
3．密件阅件人应在办公室内阅读，不得带回家中。
4．传达密件内容时,凡规定不准记录、不准录音、不准录像的，呈送者应当事先申明。
六、密件的借阅
1．所有密级文件一般不得外借.
2．因工作需要暂时使用密件的，应按照阅读范围借用，经会长、秘书长、办公室负责人批准后，办理借用手续,用完后及时退回.
3．收回密件时,应当面清点、销号，收件经办人签名并注明退回时间。
七、密件的复制、汇编
1．所有密件原则上不得复制、汇编.
绝密级文件不得复制、汇编.
机密、秘密文件确需复制、汇编的,必须书面向密件制发单位提出书面申请，经得同意后,方可复制。复制密件时，要严格履行审批、登记手续，经会长批准、秘书长审核后，方可复制.复制件要加盖文件复制章，并视同原文件管理。
2．经批准复制的密件，必须由秘书处办公室复制处理。
八、密件的立卷、归档
1．密件的立卷、归档及涉密档案的管理应严格执行档案法规制度和档案主管部门的制度规定。
2．密件在立卷、归档前，应按照保密法规的规定,进行密级和保密期限的清理清退，做好降密或解密工作。
3．同一卷宗中的密件载有不同密级或不同保密期限的,案卷封上应按其最高密级和最长保密期限标明。
4．严禁个人复制、保存涉密档案资料。
九、密件的清查、清退、销毁
秘书处办公室每年清查一次存放的密件，对已办完的，且按规定应当清退的要如数清退,不得自行销毁。没有规定清退的，要依规进行定期销毁，销毁前要登记注销，并经会长、秘书长审批后，由两人以上工作人员共同负责销毁。
绝密文件属中央、国务院下发的由省部级单位的秘书部门统一收回，属省级制发单位或省的业务部门统一收回。
严禁将密件作为废品出售。
十、外出携带密件的管理
1、因工作需要随身携带外出时,必须经会长、秘书长批准，办理登记手续，未经批准不得随身携带密件。
2、携带密件应采取安全保密措施，做到文件不离人。
3、携带密件外出,不得出入无人场所，不得办理私事.
4、参加外事活动禁止携带密件。
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