浅谈办公自动化条件下的文书归档.doc

浅谈办公自动化条件下的文书归档办公自动化已经在青海油田全面推行。随着办公自动化的应用，我们传统的办公模式从根本上发生了改变,公文的起草、审核、签发乃至其中每一环节的传递过程，甚至包括收文、查询等,都可通过计算机及其网络实现，从而最终实现无纸化办公。这对现行档案管理体制的影响是深远的,尤其是对文书档案归档工作，有着非常显著的现实意义。与此同时，它的运用使传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击.面对办公自动化的结果，需要归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。现如今，办公自动化尚未完全社会化,尽管它们所记载的信息完全相同，根据需要还可以互为转换,但是由于载体不同，差异很大，存贮和获取信息的方式带有根本性的区别。在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。一、文件归档的变化早在八十年代，人们就开始对计算机模拟人工立卷，有的简化人工立卷方法，有的干脆取消立卷。但在油田公司推行办公自动化这几年的实践基础上，办公自动化的逐渐完善,文件材料归档发生的变化，在某种程度上已经对文书立卷工作造成了影响，新情况致使文书归档立卷工作模棱两可。1、归档载体的变化。由原来单一的改变为目前同一归档文件既有纸质的又有电子的。由于电子文件的法律效力还没有彻底解决，因此，纸质文件仍然需要归档。在提供利用上电子文件要快速方便得多，且一般不需要再查看原件，除非特殊需求。因此，纸质文件的立卷归档被淡化,甚至显得多余而繁琐。 2、归档含义发生变化。由于电子文件归档存在着实物上的归档和概念上的归档，这样一来，归档的标志究竟是什么呢？办公自动化带来的真正意义上的文档一体化，使归档的含义需要重新解释。3、由于电子文件在利用上的优越性,使归档工作发生了根本性变化，集中表现在一改几十年来传统的立卷方式，文件不立卷、不装订，取消案卷直接以文件为保管单位集中保存在各个档案盒中。二、文件立卷的变化文件与档案是既有联系又有区别的。从根本上讲，文件是随着工作活动自然产生的，而档案则是有意识、有目的、有选择地将办理完毕的文件集中保存起来，以备将来查考利用的，有什么样的文件，就应该有什么样的档案,这是文件与档案对立统一的根本所在。从形式看，文件经过立卷这个环节，由单份文件组合成一个案卷，这是档案形成的一个非常明显的标志,也是为了保持文件之间的历史联系,便于今后查考与利用的一种需要。因此，几十年来，按文件的若干特征组卷，是文件归档所不可缺少的。随着办公自动化的发展,尤其网络技术的发展，人们保存、获取信息已经离不开电子计算机,利用档案除了非原件不可外，一般不再强调它的形式,因而使文件与档案在形式上的区别已经逐步消失，我们已不能简单地说立卷之前是文件,立卷之后是档案，或文件不经过立卷就不是档案,档案非案卷这种形式不可。因此，文件的归档，从文件跨越到档案这一步，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界线，文件的立卷与不立卷以显得不很重要了，只要文件的实体还在，被有意识地保存在某一个地方并通过计算机能迅速调阅，文件的立卷就显得多余而繁琐了.计算机贮存了文件的全部内容，能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种“案卷”，从根本上解决了档案的查找和利用，那么，立卷就只是为保管而已，从而失去了它原来的本意。从保管的角度而言，立卷并不是十分有利的，因为它是固定的，比较死板；因为立卷是人为的、是手工式的,因而方法各异，好坏参差不齐，应该说是一种落后的方法。由此看来,淡化立卷或取消立卷是档案现代化管理的一种趋势,它在实践上和理论上都将是可行的。（立卷的不重要性）三、文件归档及整理方法淡化或取消立卷，并不意味着文件就不需要转化为档案,办理完毕后的文件仍然需要归档，这是必不可少的环节。那么,在不立卷的情况下，文件归档的条件和标志是什么呢？文件归档的条件是：第一，必须是已经办理完毕的文件，就是指完成了文书处理程序即可归档保存了。第二，必须有完整、齐全的电子文件相辅佐。对于收发文来说，必须做到全文信息，对于部分内部文件材料,尚难以做到全文贮存的话，可以暂时先著录条目信息，但必须单独组卷或装盒，以便于实体调阅。全文级的电子文件是淡化立卷或取消立卷的必不可少的前提条件。第三，必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别归档，分盒排列，分柜保管。文件归档的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件,按照档案室的整理要求和技术规范，编目装盒，移交给档案室集中保存.这种管理权限的移交，就是文件材料归档的标志，也是文件与档案材料在形式上的一种区别.就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人们的整理之后，有意识、有目的的集中保管,这就是档案了。淡化或取消立卷，归档前的文件材料的整理工作仍是必不可少的环节。那文件材料又如何进行整理呢？ 首先，在整理的目的上，当计算机按照一定特征把文件材料轻松自如地、变化多端、多角度组合而且能迅速调阅时，人们发现立卷已经无足轻重了，长期有效的立卷传统方式将要成为历史.因此，文件的整理就可以由以保管和利用为目的,转向单纯以保管为主要目的进行整理。其次，在整理的原则上，原先文书立卷是为了便于保管和利用而要尽可能保持文件之间的历史联系，是多少带有人为性的.文件在形成过程中有着一种自然联系,突出表现在来源上,产生于某个机关和机关内部机构；在时间上，产生于某一个特定的年月日。取消立卷，实质上就是变历史联系为自然联系,放弃了原先以内容为主要联系的方式，换之以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系，以适应计算机对文件的管理。再次，整理的方法上，彻底改变原来的案卷级方法，代之以文件级为基本保管单位，档案以件为单位进行整理编号，装盒排架，档案盒仅仅成为一种装具.以上所述文书立卷方案，必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，在文件归档以后的提供利用时,一般不调阅纸质文件即可提供利用为条件.在这种情况下，为了适应现代化管理，更好地管理档案，文件的立卷改革势在必行。上述改革方法是以纸质文件管理来适应计算机电子文件的管理为指导思想,其目的是为了简化手工劳动，提高工作效率，便于档案保管和利用。但同时必须注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用，因此不论怎样改革，文件的集中归档保存不仅需要，而且显得更加重要，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失或混乱不堪,文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用.- 5 -