早期介入和承接查验方案.doc

碧桂园豪园物业早期介入方案为了今后的物业服务工作顺利进行，物业服务的前期介入将会起到至关重要的作用，我公司在正式签订物业服务合同后，将根据实际情况,对“锦翠嘉园”制定科学、成熟、相应的物业服务前期介入工作计划，并按计划和阶段开展各项工作，为将来的物业服务工作顺利开展打下坚实的基础1、物业前期介入的第一规划设计阶段对于规划设计，物业管理前期顾问人员需要参与小区规划设计方案的讨论,从管理的角度审视规划设计方案是否合理,力求使小区的设计方便日后的物业管理工作。监控和消控中心的设置；小区人车分流的设计;公共照明开关设置位置；公共照明开关开闭形式;物业管理用房的位置设计;小区垃圾房的设置;公共洗手间的设置；信报箱的设立;公共告示栏的配置；家用空调穿墙孔和室外机座位置的预留；2、建设施工阶段建设过程中，物业管理前期顾问人员会经常到现场了解工程进度、施工情况,逐步对物业的硬件增加了解，对有些影响使用功能的问题早发现、早协调、早解决，为今后的物业管理工作奠定良好的基础。提出设备的设置和服务方面的改善意见及设计遗漏工程项目的建议；分析物业建造选料及安装，改善设备使用效果，减轻后期管理的压力；审查有关工程(包括绿化工程）的优劣，提供改善意见;提供机电安装及能源分配的有关专业技术管理意见;提供功能布局或用料更改的有关专业技术管理意见；帮助施工人员做好对房屋材质方面的保护,以避免施工对材质造成损伤；提前熟悉房屋中的各种设备和线路,包括房屋内部结构、管线布置及所用建材的性能；检查工程施工进度(根据需要参与建造期有关工程联席会议和建筑师定期碰面会等）;检查前期工程的施工质量，并就原设计中不合理但又可以更改的部分提出建议；配合设备安装、管线布置，进行现场监督,确保安装质量;提出遗漏工程项目的建议；对小区公建配套设施设备的进行探讨，能够使公建配套设施设备满足今后客户的发展需要和贯标(ISO9001、ISO14001、OHSAS18001等）需要,减少投入成本和今后的物业管理成本.3、竣工验收阶段物业管理前期介入人员将定期视察施工现场，参与工程例会，及时提出维护发展商利益和保证施工质量的专业意见和建议，协助开发商做好使用功能的验收，对各种设备、管线都逐一检查。参与委托方的房屋、设备、设施的竣工验收，并建立验收档案;发现可能存在的施工隐患,并列出遗漏工程;参与重大设备的调试和验收;制订物业验收流程;指出工程缺陷，就改良方案的可能性及费用提出建议。一般情况下，深化设计、施工两个步骤多会同时开展，物业驻场人员的主要工作也来自这两个方面,其主要工作有:1、深入了解项目特点，拟定现场顾问计划。在进入项目以前应当对项目进行深入了解并制定计划。（1）审读图纸，了解项目系统情况；从设计说明入手，对建筑图纸、结构图纸、设备专业图纸等进行阅读,标记重要的环节,了解项目的整体设计思路、定位。最后对图纸审读的结果进行汇总，为制定工作计划做准备。（2）根据项目特点，拟定现场物业顾问计划.根据了解到的项目特点，如项目定位、系统构成、交通流线、服务配套等，结合甲方的施工进度计划拟定现场顾问计划。2、关注工程进度，记录现场情况.在现场巡视过程中,记录所有关注的细节，为提供物业建议做准备。（1）根据工程计划，调整工作计划;随着现场情况的变化,工程进度计划也在随时调整，物业现场介入人员应关注该计划,及时调整物业的顾问计划及工作侧重点.（2)记录设计方案和施工图纸变更；物业现场介入人员在施工中要认真记录设计方案、施工图纸变更及施工洽商,为物业服务公司的后期接管提供便利。（3）记录施工现场发现问题，为提出各种建议做准备。施工过程是根据施工便利与否而适时调整的，所以，有许多设备设施安装的位置与图纸不符，物业现场介入人员必须在图纸上进行标注；如记录一些隐蔽工程和截门等的位置变化，使今后的物业维修能准确判断位置。3、参加施工期间的专业会议,提供建议。（1）通过参加设计协调会、施工协调会、监理会等了解施工焦点；参加专业会议，通过会议上的问题讨论、焦点争论,了解项目情况，并在会议上明确物业要求，适时的提出物业建议.（2）根据会议等的实际情况,适时提供书面物业建议。4、通过对项目的深入了解,提供现场物业建议。（1)改进设计中不利于后期物业管理及业主使用的优化建议;设计中有许多不尽人意之处,一些设计人员甚至忽略后期维护、管理的需求，物业现场介入人员要了解、记录这些信息,并结合实际根据优化的可能性，有针对性的适时提出物业书面建议。（2)改进施工中不利于后期物业管理及业主使用的优化建议；物业现场介入人员应通过记录现场的情况，汇总后及时向甲方及施工单位提供书面建议，督促整改不便于后期物业管理的事项。关注各单项工程设备的调试、试验，特别要关注隐蔽工程的隐检、验收。（3）优化施工质量的建议。关注施工中的问题,对施工质量及时提出意见和建议,从而辅助提升工程质量和项目品质。无论是对设计还是对施工的现场，建议都应注意时效性。5、跟踪现场建议采纳情况.物业现场介入人员对提出的关键性建议必须适时跟进，在必要情况下要坚持促使甲方采纳并要求施工单位改进、整改;统计建议采纳情况,为今后物业管理提供参考。6、收集、整理现场资料。(1）施工图纸;收集、整理各类图纸，包括建筑、结构、机电设备等各系统图纸。(2）机电设备及建材的资料。收集机电设备及建材的资料,包括:封样、产品来源证、原装保修书、使用说明书、环保认证书等相关认证资料复印件，并关注必需的配件、配料、专用工具，为日后的维修保养工作作好充分的准备.7、进行交接资料初步整理,为竣工接管提供便利。（1)建立初步设备台帐；随着施工进入设备安装阶段，大量设备将到位，通过物业现场介入人员的记录等需要按照不同系统整理建立设备台帐，为后期交接奠定基础。（2）拟写初步交接方案；根据现场施工进度情况,拟定初步的交接方案，为前期物业管理的到来做好充分准备.（3)配合开发商做好前期单项工程调试验收辅助工作.物业现场介入人员根据项目施工单项工程的调试、验收进度，拟定辅助调试、验收方案，记录相关信息，提出前期物业管理相关人员逐步进入的建议,做好相关的辅助工作。碧桂园豪园物业承接查验方案目录：一、小区概况.3（一）小区介绍。3二、承接查验的组织机构。5三、准备工作。5（一)人员安排5（二)计划安排6(三）查看物业现场6（四)检验工具及设备6（五）资料准备等6四、承接查验的内容、流程7（一)一查验的主要内容。.。.。.。.。7(二）查验的流程。.8五、承接查验遗留问题的处理.8-9六、承接查验的注意事项。9-11一、小区概况（一）小区介绍项目名称碧桂园豪园物业公司售楼地址晋陵中路吊桥路路口楼盘价格住宅15000元/平米楼盘地址晋陵中路吊桥路路口,城市正中央，紧邻南大街、常州大酒店、购物中心，电脑城、周边名校林立交通概况25、219路车抵达物业费1.1元/平米开发商腾飞建筑有限公司付款方式一次性付款、银行按揭营销/策划碧桂园吗公司绿化率35装修状况毛坯总建面积280000平方米物业公司碧桂园物业公司容积率2。80开盘时间4月11日 塘厦豪园入住时间一、二期城市大宅200910-28交付周边配套中小学：广化小学、田家炳实验中学，幼儿园：机关幼儿园，银行：交通银行、中国银行、工商银行，医院:二院预售许可证（2008）房预售证第（048)号联系电话：[phone] 88887888二、 组织机构碧桂园豪园物业服务中心总经理1人三、准备工作（一)人员安排物业的承接查验是一项技术难度高、专业性强、对日后的管理有较大影响的专业技术性工作。物业管理企业在承接查验前就应承接物业的类型、特点，与建设单位组成联合小组,各自确定相关专业的技术人员参加。 (二)计划安排物业管理企业制订承接查验实施方案,能够让承接查验工作按步骤有计划地实施。 （1）与建设单位确定承接查验的日期、进度安排； （2)要求建设单位在承接查验之前提供移交物业详细清单、建筑图纸、相关单项或综合验收证明材料； （3）派出技术人员到物业现场了解情况，为承接查验做好准备工作。（三）设备、工具准备在物业承接查验中要采取一些必要的检验方法来查验承接物业的质量情况，应根据具体情况提前准备好所需要的检验设备和工具. (四）资料准备在物业的承接查验中，应做必要的查验记录,在正式开展承接查验工作之前,应根据实际情况做好资料准备工作，制订查验工作流程和记录表格. (1)工作流程一般有物业承接查验工作流程、物业查验的内容及方法、承接查验所发现问题的处理流程等; (2)承接查验的常用记录表格有工作联络登记表、物业承接查验记录表、物业工程质量问题统计表等。 四、承接查验的内容、流程(一）查验的主要内容1、物业资料 在办理物业承接验收手续时，物业管理企业应接收查验下列资料： （1)竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料; （2）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料； （3)物业质量保修文件和物业使用说明文件； （4）物业管理所必需的其他资料。 2、物业共用部位 按照物业管理条例的规定,物业管理企业在承接物业时，应对物业共用部位进行查验.主要内容包括: （1）主体结构及外墙、屋面； （2)共用部位楼面、地面、内墙面、天花、门窗； （3)公共卫生间、阳台; (4)公共走廊、楼道及其扶手、护栏等. 3、共用设施设备 物业的共用设施设备种类繁多,各种物业配置的设备不尽相同，共用设施设备承接查验的主要内容有:低压配电设施，柴油发电机组,电气照明，插座装置，防雷与接地,给水排水、电梯，消防水系统,通信网络系统，火灾报警及消防联运系统，排烟送风系统，安全防范系统,采暖和空调等。 4、园林绿化工程 园林绿化分为园林植物和园林建筑.物业的园林植物一般有花卉、树木、草坪、绿(花）篱、花坛等，无林建筑主要有小品、花架、园廊等。这些均是园林绿化的查验内容. 5、其他公共配套设施 物业其他公共配套设施查验的主要内容有:物业大门、值班岗亭、围墙、道路、广场、社区活动中心（会所)、停车场(库、棚)、游泳池、运动场地、物业标识、垃圾屋及中转站、休闲娱乐设施、信报箱等。（二)查验的流程物业承接查验工作流程工作流程管理内容相关文件接口组建承接查验小组做好承接查验前的准备检查核对进行资料移交整改补齐资料YN接业主/开发建设单位进场通知接管N进行硬件设施、设备移交限时整改Y资料归档检查验收1. 确定是否具备条件2. 组建新项目承接查验小组,任命组长/专业人员3. 编制计划，与委托方接洽,现场摸底4. 物业资料接收5. 检查核对是否齐全、完整、符合要求，符合接收/不符合补齐6. 按标准/技术资料分组检查建筑物及附属设施7. 合格接管/不合格整改，资料建档保存1. 合同/中标通知书2. 房屋验收标准/承接查验规程3. 工作计划/工作文件/技术资料4. 物业资料/交接记录5. 验收记录/移交清单6. 检验报告/安装调试记录/资料归档记录委托方新项目管理单位/建设/施工单位同上项目管理单位五、承接查验遗留问题的处理新建小区今后将由业主大会在开发商手中承接物业,进行交接查验,明确公共部位和共有设施没有问题，开发商才可以“撤出”小区.昨天，由市住建委和市质监局共同制定的北京第一部新建物业项目承接查验技术标准开始征求意见。这将约束开发商必须解决完开发遗留问题后，才能撤出小区。 开发商负责前期物业“目前，一些小区物业和业主之间的矛盾，很多都属于开发遗留问题。 比如公共部位和共有设施质量不过关，物业公司解决不了,业主又不满意，造成矛盾激化。”市住建委相关负责人说.而今后，物业管理的责任主体将予明确，在交接查验前,开发商负责前期物业，开发商就是责任主体,开发遗留的问题必须解决。而在物业的交接查验后,业主们承接的将是经过查验、没有问题的物业,今后管理的责任是全体业主。业主可委托第三方查验按照该标准,今后，业主大会在正式接管物业项目前，业主可以自己，也可以委托自己聘用的物业公司，或委托中立的第三方评估监理机构，对建造质量、管理资料、建筑使用功能等进行综合性的验收.验收的内容包括房屋本体、公共设施等。其中，房屋本体包括地基基础、门窗、楼梯、卫生洁具等；公共设施包括基础设施、屋面避雷设施、消防设施、小区路灯、绿化、小区道路、垃圾箱、车库、景观雕塑及文化娱乐设施等。每一项验收内容都规定得非常细致。六、承接查验的注意事项（一）、物业管理公司决策层要高度重视承接和验收工作，充分发挥公司的整体资源优势，保障新项目的承接和验收得以顺利进行.（二)、注重现场考察。根据招投标文件及管理委托合同编制承接和验收工作计划，并强调计划的严肃性。物业管理公司在完成招投标之后，应及时与招标方取得联系,组织专业人员进入现场考察,细致了解管理委托合同所规定的管理内容和范围，特别是设备设施的现状，为物业承接和验收打下坚实的基础。另外，物业管理公司应根据招标方入住的时间要求及管理委托合同中关于管理范围及服务标准的要求，组织专业人员编制接管验收工作计划，计划中应明确工作内容、各专业职责、工作标准及时间安排,若有条件还应绘制接管验收统筹图，加强工作的计划性及严肃性，使接管验收工作有条不紊地进行。（三)、依据新项目的资料、国家和行业标准及现场考察情况编写接管验收方案.在编写接管验收方案时，物业管理企业经常会遇到招标文件不详细、图纸资料不全、现场部分设备设施满足不了管理委托合同中服务标准的要求等问题。这时，物业管理公司应该怎么做呢？首先，接管验收方案应该依据国家标准及现场考察情况编写,国家及建设部颁布的房屋接管验收标准、建筑工程施工质量验收标准、地下防水工程质量验收标准、通风与空调工程施工质量验收标准、智能建筑工程质量验收标准、电梯工程施工质量验收标准等，物业管理企业的工程技术人员应准确掌握，并将其作为接管验收的依据。其次,物业管理企业与招标方需要建立必要的沟通渠道，特别是工程问题的整改，物业管理企业要力争得到招标方的支持，因为这将对楼宇今后的运行起到深远的影响。再有，物业管理企业各部门应编写下列接管验收方案：安全保卫方案、钥匙交接方案、入伙入住方案、设备设施接管验收方案、图纸资料交接清单等,接管验收方案的编写是接管验收工作的重要环节,方案的好坏直接影响到工作质量。(四)、人员培训并组织接管验收的实施。在新项目启动之前，要对员工进行培训，主要分为入职培训和岗前培训。入职培训主要是向员工宣讲企业文化、服务意识、礼仪礼貌、物业基础知识等,岗前培训主要是向员工宣讲安全消防知识、岗位职责、操作规程及接管验收方案并进行考核，考核合格者方可上岗。在新项目的人员配备上，要重视新老搭配，从老项目上选派骨干从事接管验收工作，从社会上招聘专业技工,这样老员工拓宽了知识面，新员工也通过接管验收锻炼成为一名符合企业要求的员工。（五)、接管验收工作中应注意的几个问题。1、物业管理企业在接管验收工作中应注意处理好几个关系：物业管理企业与项目开发商、物业管理企业与业主、物业管理企业与监理公司、物业管理企业与项目总承包商、物业管理企业与项目工程分包方的关系等.物业管理企业在接管验收阶段难免会与他们发生矛盾,如何妥善解决是工作中的难点。2、物业管理企业在接管验收工作中还要从物业的使用及维护角度进行验收，看其是否能够满足业主的需求,存在的设计缺陷如何整改？物业管理企业不能光提问题，还要拿出让发展商接受的方案，为今后减少业主在使用中的纠纷打下基础。3、物业管理企业的接管验收工作是在工程竣工验收以后进行的，通过政府主管部门验收后，工程已经由总承包商移交给项目的发展商了.因此物业管理企业在接管验收工作中提出的问题如何让发展商接受，如何整改并加以解决,都会直接影响今后物业的运行。4、物业管理企业应该高度重视文件资料的接管工作，为今后的工作做好准备,并争取得到发展商的支持,明确物业今后的评优是发展商品牌的延续，将为发展商今后的销售起到积极的促进作用.5、物业管理企业应该高度重视设备设施的保修合同，它将直接影响到物业管理企业的管理水平及运行成本.