基于知识管理的专家库工作系统功能构建案例分析.doc

基于知识管理的专家库工作系统功能构建案例分析(1)1 引 言专家库工作系统(以下简称专家库)是一类特殊的知识管理系统，它旨在通过对与专家相关的显性知识的管理和专家与相关人员的协同工作的实现，达到有效管理关于专家的显性知识、发掘专家掌握的隐性知识，服务于特定现实需要的目的.专家库既具备一般知识管理系统的共性,又与其他知识管理系统有不同之处.根据特定现实需要的不同，专家库的功能有所差异，用于科技项目管理的专家库是其中一类重要的专家库。 科技项目立项可行性分析、项目难题解析、项目结题评估等工作，都需要专家作用的发挥,而传统的科技项目过程通常通过纸质文件、电话、邮政等方式完成，效率和科学化程度不高，特别是在抽取专家论证项目可行性、评估项目绩效等时候，难以充分发掘专家的隐性知识，使科技项目管理更加科学化和合理化。因而，在信息时代和知识经济的大背景下,为适应新时期、新形势下科技项目管理的要求，信息化势在必行,利用InternetIntranet技术,在政府主管部门、科技项目执行者和项目参与专家之间建立统一的专家库工作系统，就可以在科技项目过程中，按照特定的条件,从数据库中挑选合适的专家参与工作,保证专家资源的充分、科学和合理利用。从而实现科技项目管理工作的信息化,科学化和制度化。 目前，构建专家库以辅助科技项目管理在实践中有广泛的需求，但对此方面的深入研究却较少。因而，研究其功能构建具有重要的理论和现实意义，有助于从现实出发,准确把握专家库本质的、核心的功能。本文将以北京市科学技术委员会专家库工作系统构建的实例，分析科技项目管理专家库建设的理论基础和实践规律,为专家库构建提供一些指导和借鉴。 2专家库的功能需求理论分析2。1知识管理系统及其功能关于知识管理系统，目前没有统一的定义,对知识管理系统应该具备的功能也众说纷纭;但从知识管理目的的角度说，普遍认同的两个目的是知识的充分利用(包括重用、共享等）和知识的创新,因而知识管理系统作为实现知识管理目的的重要工具之一，总体上也以上述两点为功能构建目标.Yogesh Malhotra博士把知识管理系统分为三类 ： 2.11适用于程序化和结构化的信息处理的知识管理主要依赖于编程为计算机逻辑的程序以及数据仓库中的数据，基础是连接“信息输入”和“信息输出的程序逻辑的预先定义和预先确定,主要功能是通过对信息的处理达成这些预先明确的结果的最佳实践及制度流程的明确定义.因而系统的功能强调对知识的一系列处理：编码、存储、分类、集成、检索、统计等。 2.12适用于非程序化和结构化理解形成的知识管理主张将知识表达为“行动的智能”而不是模式1中的静态的计算机化表示,知识是“能动的”、“情感的”、 “动态的，因而在系统功能上更强调人人和人机的交互作用。 2。13从模式1到模式2的知识管理系统连续统一体模式1强调把显性知识当作符号进行处理，是知识管理系统的基础，模式2强调对隐性知识的发掘，是知识管理系统的高级阶段。理想状况是在外部激励和内部激励之间、组织目标和个人目标之间取得一致，也就是模式3的知识管理系统设计者所倡导的，即强调与现实需求的匹配，实现从模式1到模式2的知识管理系统连续统一体. 2。2专家库及其功能作为知识管理系统的一种，专家库的构建首先要从模式3所倡导的目标出发，满足上述知识管理系统的一般功能，之后要实现与现实需求的匹配,因而分析专家库的特定功能要求十分重要。本文仅从知识、管理和系统三个要素的角度，对专家库特殊的功能要求进行阐述. 2。21知识的角度首先，知识是人脑对客观世界的主观映像,可以分为，Knowwhat、Know-why、Know-who与Know-how、Knowwhere、Knowwhen、knowquantity等类型。这些知识是专家库的主要存储内容和基本的存储单位。专家库所存储的内容主要是关于专家的信息，如专家姓名（Know-who)、联系方式（Know-where）、擅长事务（Knowhow与Knowwhat) 等，换言之，对于掌握这些信息的机构或人来说，它们又是知识 ，所以说专家库与一般的知识库的共同之处在于,存储对象以整合过的知识为主,但不同之处在于,一般的知识库以文档为基本存储单位，但专家库以信息或知识为基本存储单位. 2.22管理的角度作为知识管理系统的专家库，实现对关于专家的显性信息/知识的管理是基本功能之一。专家库的运行就是通过对关于专家的显性信息/知识的管理,以及专家利用系统进行协同工作，来实现专家知识的有效利用和知识的创新,所以,专家库同专家系统相比，相同之处在于都实现了对关于专家的显性信息/知识进行管理，不同之处在于，专家系统能够通过一套推理机制，直接提供对问题进行解答，但专家库最终发挥作用，是通过对专家显性信息的找到专家参与实际工作才能实现，与专家系统实现的知识管理效用有所不同.但专家系统推理功能的实现必须以专家库的资源整合为基础，专家库经过有效的资源整合和运行,也可逐渐实现专家系统的功能。2.23系统的角度 从本质上说，系统是物质世界存在的方式，是由不同却相互联系的要素构成的、有特定功能的有机整体，可以把系统的基本特征概括为整体性、结构性、层次性和开放性.作为知识管理系统的专家库也应具有所有系统的本质属性。特定范围的专家和特定的工作就是使专家库得以成为一个整体的条件；通过协同工作和系统集成完成最终任务就是专家库的特定功能；所有的专家及其相关信息就使专家库具备了结构性；有机地组织这些要素使专家库具备层次；按照需要实现系统输入和输出,使专家库保持更新,专家库就具备了初步开放性，对于专家库来说，受益的用户越多，其开放性越强，因此应在可能的范围内追求用户范围的最大化. 综上所述,专家库建设既要满足对知识的存储，又要实现对显性知识的管理和专家的协同工作(隐性知识的传递），同时作为知识管理系统，还要体现出系统的本质特征。由此，本文得出专家库理论功能架构图如下： 图一:专家库理论功能架构图3北京市科委专家库建设案例分析3。1需求分析北京市科学技术委员会（简称北京市科委）是北京市政府管理全市科技工作的综合部门，下设15个处室，统辖数十个科技发展中心、办公室等机构，管理北京市所有的科技项目,承担着有关北京市科技发展的多项职责。科技项目管理是北京市科委的重要职责之一，目前北京市科委管理信息系统(MIS)是实现科技项目管理的主要系统。在科技项目管理过程中如何有效地开发专家资源,使之更好地为科技项目服务，为北京市的发展建设服务，是北京市科委面临的重要任务.从本质上说，开发专家资源，即是开发专家头脑中的隐性知识，也就是说这是个知识管理问题。目前，北京市科委专家资源主要分布于各个项目、处室、中心、顾问团、科技奖励评审、市自然科学基金会以及科技新星认定机构等处,因此，有必要整合现有专家资源，实现全委统一管理,有利于提高专家资源的利用率，充分发挥这些专家在科研、科技项目管理以及决策支持等方面的作用，沉淀优秀的专家资源,推动科学发展观的实施。 2004年年底，北京智识企业管理咨询有限公司应此需求承接了为北京市科委构建专家库的任务。根据北京市科委的初步需求,科委专家库将作为动态管理信息系统主要服务于科委内部对科技专家的选聘、信息的集中存放、统一管理、选取使用及与外部专家的信息交互. 经过调查研究,北京智识对北京市科委专家库建设的本质需求进行了总结、梳理和提炼，认为其需求主要包括： 1。 沉淀优秀专家资源，即把有关专家的知识显性化,实现知识积累. 2. 整合不同部门的专家资源，消除孤岛现象,实现知识共享。 3。 通过有效梳理专家信息，绘制出专家分布和相关信息的知识地图,实现知识序化，便于查找和传递。 4. 使专家库与科技项目管理的业务挂钩，记录专家发挥作用的过程，实现专家使用知识的沉淀。 5. 在科技项目管理过程中发掘知识驻点和知识联系，促进专家与项目管理人员进行知识交流和协同工作，最终在完成科技项目的同时，实现知识创新（既包括专家实现知识的创新，也包括科技项目管理人员实现关于科技项目管理的知识创新)。 根据上述，无法有效管理各种关于专家显性知识和开发专家的隐性知识是北京市科委专家库构建面临的两大难题,因此,北京智识认为：科委迫切需要的不仅仅是一套专家资源管理系统，而是一套能够帮助北京市科委实现科技项目管理升级和持续发展的基于知识管理思想的专家库工作系统。 这套系统应该包括三个要素：组织知识、信息技术和人.组织的知识不仅仅包括显性的专家相关信息，更包含存储于专家头脑中的隐性知识资源。人主要包括科技项目管理人员、参与者、专家；信息技术作为实现手段,三者的有机结合才能使“组织的知识”有效地转换成为“人”的行为，而“人的经验才能有效地转换成为“组织的知识”.以此为基础,专家库在此功能上，强调将北京市科委所有的信息资源作为知识的基础,使专家库与科委已有的其他系统有效集成(主要是MIS系统)，共同成为科技项目管理者、参与者和专家的工作平台。此外,专家库的构建要遵循以下原则: （1）统一入口 提供一致的知识访问方式，用户能够通过单一的平台访问企业的各种知识资源。提供操作方法一致的检索、收集和处理知识的平台。在用户登陆时，系统将已经定义的访问权限赋予使用者，同时产生用户个性界面。