规章制度编写规则.doc

规章制度文件编写规范
一、规章制度的结构
【内容划分】
管理制度文件一般由表头、目的、适用范围、职责、管理内容、参考文件、附件、附录、页码等部分组成.
【层次的描述与编号】
l 章
章是管理制度内容划分的基本单元。在每项管理制度中，应使用阿拉伯数字从、“一”开始对章编号。编号应从“目的"一章开始一直连续到附录之前。
每一章均应有标题.标题应置于编号之后，并与其后条文分行。
l 节
节是章的细分,使用阿拉伯数字对节编序。如:1.1、1.2、 1。3 …,节可给出标题，标题应置于序号之后，并与其后的条文分行.
l 条
条是节的细分。应使用阿拉伯数字对条编号。如：1。1。1、1。2。1、1.2。2…, 同一节中有两个或两个以上的条文时才可设条.例如，第3章的条文中，如果没有3。2条，就不应设3.1条。条一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题全文应进行统一。
l 款
款是条的细分，同样使用阿拉伯数字对款编序。如：1.1.1。1、 1。1.1。2…, 同一条文中有两个或两个以上的款项时，才可细分序号，款以下的条文不再进行细分序号.同一制度文件中，尽可能的避免采用款的细分序号，款不列标题。
l 段
是制度正文内容自然的段落的设置，表示一个独立的内容,或对前一内容的补充。段可以在章、节、条、款内独立使用，但不设立序号。
l 列项
列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。列项中每一项前面用项目符号(·）。如果需要识别时，则在每一项加上后带半括号的小写英文字母序号a)、b）、c）…。列项可以在章、节、条、款内独立使用。
二、管理制度的内容
【表头】
l 表头里面包含公司名称及LOGO、制度类型、制度名称、制度编写部门、编号、版次以及编写及审核批准负责人。
l 管理制度名称的结构为“管理主题+管理制度"。例如：劳动合同管理制度。制度名称除采用“管理制度”以外,也可采用管理活动的主题与“程序"、“规则”、“办法”、“规定”等的组合，例如：文件控制管理办法、财务管理制度等。
l 制度名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分.名称不应涉及不必要的细节.
如下所示:
LOGO
＊＊*****＊有限公司
管理制度文件
编号

版次
A0
文件名称
＊**＊＊管理制度
部门
名称

编写

审核

批准

日期

日期

日期

【目的】
目的为必备要素，主要描述编写文件的目的或意图。它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了…，特制定本制度(或本办法、本规定、…)”。
【适用范围】
适用范围为必备要素.它应置于“目的"之后。适用范围主要描述制度适用的区域、部门、组织、人员等。
【职责】
职责为可选要素，主要简述执行制度的职责和权限分工。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成，且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成,也可明确其职责。
【内容】
主要描述相关人员所进行的工作，描述内容包括执行工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。管理内容和方式是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。
【其它】
其它为必备要素.它应作为每项管理制度正文的最后一章.在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门。当与现行管理制度相冲突时,应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：
l ××制度自本制度实施之日起即行废止.
l 现行制度与本制度有抵触的,以本制度之规定为准。
l 现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。
【参考文件】
参考文件为可选要素.如在编写管理制度时，在内容中有引用其他制度中的内容（如流程、表单等附件或附录），需在此章内分条列明被引用制度的文件编号与文件名称。
【附件】
附件为可选要素。附件即为制度内容中所包含的记录、表单（空白模版），须为公司其它管理制度文件中所未包含的。
制度内容中首次出现第一个附件时，需在该附件名称后作“(见附件1)”标注,首次出现第二个附件时则作“（见附件2）”的标注，依此类推。
【附录】
附录为可选补充要素,主要是帮助理解管理制度内容,以便正确贯彻执行。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：
l 范例；
l 管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍;
l 对管理制度中内容的说明性资料或指导操作性资料。
三、编排格式
【幅面与页边距】
幅面采用A4幅面(210mm×297mm），页面方向为纵向。页边距的设置：上边距2cm、下边距2cm，左边距1.9cm、右边距1.9cm。页眉左上角为公司LOGO，右上角为制度名称,设置页码。
【表头】
文字内容统一用宋体,公司名称用三号，制度名称用四号，其余文字为小四号，表头置于文档中部。
【章、节、条、款、段、列项】
l 章、节、条、款、段以及列项的编号顶格排，所有编号与文字之间不留间隙。
l 章的编号与标题用四号宋体加粗排；节的编号与标题用小四号宋体加粗排；条、款、段、列项的内容用小四号宋体排。
l 章、节、条、款、段的段落格式:行距为1.5倍行距，无缩进，列项段落格式为行距1。5倍，悬挂缩进0。48cm.
【图、表】
l 管理制度中每个图、表均应有图题或表题，并从图1或表1开始编号。即使只有一个图、表时也应编号。
l 表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排.表内文字内容用小四号宋体排.
l 图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用小四号宋体加粗排。图内文字可用小四号宋体排.
【参考文件】
编写格式：“——"+文件编号+文件名称。用小四号号宋体字排,每个参考文件单列一行。
【附件】
l 附件名称使用款的形式顶格排，用小四号宋体排，按附件在制度中出现的次序排序,编排样式如下:
附件1：《》
附件2：《》
附件2：《》
……
l 在每个附件的首页左上角（整个版面的第一行文字）标明附件序号，用小四号宋体字排,如:“附件1"；
【附录】
l 在制度中只列出附录的编号与标题。每项各占一行;编号与标题之间空1个字符。编号格式为“附录”+阿拉伯数字序号。附录内容用小四号宋体字排。
l 在附录文本的左上角（整个版面的第一行文字）标明附录序号，用小四号宋体字排，如：“附录1"。
l 不同附录(或附件）应另起一面,以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录(或附件)之间距离宜大于20mm。
l 管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。
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