商铺管理信息系统-建设方案培训资料.doc

商铺管理信息系统-建设方案

精品文档

商铺管理信息系统

建设方案

编写单位：成都市宝树科技有限公司

二O一四年五月
收集于网络，如有侵权请联系管理员删除

目 录
1 系统背景 1
2 系统目标 1
3 建设内容 1
3.1 商铺信息管理 1
3.2 客户资料管理 1
3.3 租赁合同管理 2
3.4 客户入住管理 2
3.5 客户退租管理 2
3.6 客户缴费管理 2
3.7 租金折扣管理 3
3.8 短信通知 3
3.9 风险预警管理 3
3.9.1 合同到期预警 3
3.9.2 逾期缴费预警 3
3.9.3 商铺空置预警 4
3.10 查询功能 4
3.11 统计功能 4
3.12 基础数据管理 6
3.13 员工账号管理 6
3.14 权限管理 6
4 实施计划 7
5 项目预算 8
6 系统维护 8
6.1.1 维护保障体系 8
6.1.2 维护方式和内容 8
6.1.3 其他维护服务 9

1 系统背景
目前公司管理着上千家商铺，但是所有的管理工作均通过手工方式进行，效率十分低下。领导无法方便快捷的查看商铺的分布情况，无法及时的了解各商铺缴费情况，无法准确的掌握商铺的出租和空置情况。
通过手工方式管理商铺，已经无法满足公司业务的快速发展，因此，需要借助信息化技术，建设一套实用、高效、管理规范的应用系统，为领导决策提供详细、科学的数据支持。
2 系统目标
系统建成后，将使商铺的管理工作更加高效和规范。具体将实现以下目标。
1) 实现商铺详细信息的登记、查询。
2) 实现客户详细信息的登记、查询。
3) 实现租赁合同管理。能够对合同进行打印和统计。
4) 实现租户缴费短信通知。
5) 实现铺位欠费自动提示及预警。
6) 实现物业的收费标准和收费（如：收取水、电、卫生管理、保卫管理等）的统一管理
7) 实现铺位费用的月、季度、年度等的费用统计报表。
3 建设内容
3.1 商铺信息管理
实现商铺详细信息的登记管理。包括商铺名称、位置、面积、类型、用途、租金、折扣、状态等信息。
工作人员可以对商铺信息进行编辑、删除操作。
3.2 客户资料管理
实现客户详细资料录入。包括客户姓名、证件名称、证件号码、押金、手机号、其他联系电话、联系地址等详细信息。
工作人员可以对客户资料进行编辑、删除操作。
3.3 租赁合同管理
工作人员从客户资料库中选择商铺和客户信息，自动生成租赁合同。系统可以将生成的租赁合同导出到word模版中，可以对合同细节做修改。如果不需要修改合同，可以直接打印租赁合同。
3.4 客户入住管理
租赁合同签订后，客户入住商铺。系统需要先打印出水电气抄表单，工作人员抄表完成后，将水电气初始数据录入系统。同时将商铺状态修改为“已出租”。
3.5 客户退租管理
客户退租时，系统会自动显示该客户租住的商铺的详细信息。包括该商铺的编号、名称、位置、租金等信息，然后系统将打印出该商铺的水电气费的抄表单。工作人员抄表后填写抄表结果，并计算出该客户应缴纳费用。如果该客户还有其他费用未缴清费用，则将显示出具体哪些费用未缴清，未缴清部分是否还有滞纳金等信息。
当客户缴清所有费用后，系统将显示该商铺可以退租。工作人员将该商铺状态设置为“已退租”状态。
3.6 客户缴费管理
客户缴费应包括商铺租金、物业费、水电气费、管理费、垃圾处理费，以及其他等费用。
系统会根据商铺面积、折扣、费用单价等信息，在缴费日期前一周自动生成客户缴费通知单。工作人员可以批量打印缴费通知单，也可以单独打印某一商铺缴费通知单。
如果客户逾期不缴纳费用，系统会弹出预警提示，告知工作人员哪些商铺逾期未缴费，以及已经拖欠的时间、滞纳金额等信息。同时，系统能自动生成费用催缴单，并提供催缴单打印功能。
3.7 租金折扣管理
工作人员可以根据客户类型设置不同的租金折扣。在登记客户资料时，系统选择客户类型，则该客户就自动绑定该类型的折扣。
同时，系统提供折扣调整功能，可以针对具体某一客户，修改折扣。但是修改后，不影响该类型其他客户的折扣。
工作人员在修改具体客户折扣时，需要填写相关信息。如：修改原因、修改人、修改日期等信息，以便将来查询和统计。
3.8 短信通知
当系统自动生成缴费通知单时，系统会自动向客户发送一条缴费通知短信，提醒客户缴费日期、缴费金额。
当客户预期不缴费时，系统会根据生成的催缴单，自动向用户发送催缴短信。提醒用户缴费日期、缴费金额、滞纳金额等信息。
如果有通知公告需要发送给客户时，可以通过短信方式发送到每一位客户。
3.9 风险预警管理
3.9.1 合同到期预警
即将到期的合同，系统会自动显示到“合同到期预警”列表中。工作人员可以随时通过不同的颜色和状态关注哪些合同即将到期，哪些合同已经到期。并提前做好风险应对准备。
当合同续签或者客户退租后，该预警信息自动取消。
3.9.2 逾期缴费预警
当客户逾期缴费，系统会自动将该客户信息以及应缴纳的费用显示到“逾期缴费预警”列表中。
工作人员可以随时查看哪些客户逾期缴费，能够对逾期缴费的金额进行汇总。
当客户缴清费用后，该预警信息自动取消。
3.9.3 商铺空置预警
当商铺处于空闲状态超过2个月（具体时限可以用户自己设定），系统将对该商铺进行空闲预警。
当该商铺重新出租后，该预警信息自动刚取消。
3.10 查询功能
系统将提供多种查询功能，满足用户不同需求的查询要求。
可以按照商铺名称、地址、用途、类型、状态等条件进行查询。
可以按照客户姓名、联系电话、联系地址等条件进行查询。
可以按照合同编号、合同到期时间等条件进行查询。
可以按照客户入住时间、抄表时间进行查询。
可以按照用户是否缴费进行查询。
3.11 统计功能
系统将提供多维度的统计分析功能，并以图形的形式显示统计结果。
可以按照商铺所在区域进行数据统计。
可以按照缴费情况进行统计。
可以按照商铺用途进行统计。
可以按照商铺状态进行统计。
以上统计结果都可以采用柱状图、饼状图或者线状图显示，具体如下所示：

缴费情况统计

商铺用途统计

商铺状态统计图

3.12 基础数据管理
商铺用途设置：用户可以自行添加、编辑和删除商铺用途。一旦设置完成后，用户在添加商铺信息时，只需要选择商铺用途即可，而不需要每次输入。
商铺位置设置：用户可以添加常用的商铺位置。在添加商铺信息时，直接选择商铺位置。
缴费项设置：用户可以自定义缴费项，并设置各缴费项的单价。系统在计算客户所需缴费金额时，自动调取该缴费项进行计算，而不需要人员手工计算。
3.13 员工账号管理
系统将为每一位使用系统的员工设置登录账号和登录密码。并且能够为每一位员工设置部门、职务等信息。
员工登录密码丢失，可以通过该功能重置密码。
3.14 权限管理
系统将按照每一位员工的部门、职务，进行权限分配。每一位员工只能使用和查看自己权限范围内的功能和数据。公司领导可以使用和查看所有功能和数据。
4 实施计划
本项目将按照以下计划进行实施：
阶段名称
时间
第1月
第2月
第3月
第4月
第5月
第6月
第7月
第8月
第9月
第10月
第11月
第12月
需求调查和分析

系统设计

系统开发

系统上线、测试、培训、手册编写

用户测试期调整修改

普通用户培训

系统验收

后期维护

5 项目预算
序号
功能
报价（元）
1
商铺信息管理
20,000
2
客户资料管理
10,000
3
客户入住管理
20,000
4
客户退出管理
5,000
5
客户缴费管理
15,000
6
租金折扣管理
5,000
7
租赁合同管理
10,000
8
短信管理
20,000
9
预警管理
30,000
10
信息查询
20,000
11
数据统计
20,000
12
基础数据管理
10,000
13
权限管理
10,000
14
账号管理
5,000
15
合计
200,000

6 系统维护
系统现场部署工作完成后，我们将按计划组织用户培训、系统管理培训等工作。系统验收后，我们将免费提供6个月的系统维护服务。
6.1.1 维护保障体系
系统维护服务工作由项目经理牵头组织成立系统维护小组，项目技术负责人监督，由项目部协调公司各部门人员密切配合、共同承担。
6.1.2 维护方式和内容
公司针对本项目成立专门的系统维护服务小组，整个小组协作提供系统维护服务，服务方式和内容包括：
1) 维护小组通过网上消息工具、电话、传真、E-mail、远程桌面等方式提供远程维护服务（国家例行节假日除外）；
2) 维护小组通过远程维护服务定期、不定期的系统检查发现潜在的问题（系统需求、功能与数据上的错误）并予以排除，对于不能立即排除的问题，以文档方式记录问题或错误，并提交用户确认；
3) 系统维护小组收到问题文档后，在一个工作日内组织小组技术会议对问题进行会诊，然后通过远程维护服务的方式进行问题排除。对于远程维护方式还不能解决的严重问题，小组向公司提出现场维护申请，并在一个工作日内安排技术人员出发，进行现场维护；
4) 在6个月免费维护期间，主要维护服务工作包括系统安装、系统更新、系统问题（Bug）解决、数据备份恢复。
6.1.3 其他维护服务
1) 对系统的发展完善和持续建设进行技术咨询；
2) 对主要用户提供免费使用培训；
3) 对主要维护人员提供免费日常系统管理培训.