预算管理系统在网络报销环境下的资金控制探讨.doc

预算管理系统在网络报销环境下的资金控制探讨
 1 预算管理系统介绍
预算管理系统是协助企业在实施全面预算管理过程中进行预算数据存储、预算调整、预算执行控制、预算分析的信息化应用。预算管理系统和预算申报系统不同，预算管理系统关注的是预算PDCA循环中的“D/C/A”部分，即预算的执行、控制和分析。而预算申报系统则着重关注在预算申报中的数据归集、平衡往复等过程。
1.1 预算数据存储
预算数据的录入和存储是预算管理系统的输入和开端，预算申报环节所确定的预算数据的质量直接影响到预算执行、预算控制和预算分析的难度和质量。
一个优化的预算数据存储会采用多维数据存储的方法和模式。典型的预算数据可以采用“元素.维度.数量”的方式进行存储。通过多维数据结构存储的数据在多维数据查询时在运行效率和灵活性上具有相对的优势。
1.2 预算执行和控制
预算执行和控制是预算管理中的重要环节，由于预算执行和控制是一个组织内各成员协同参与的过程，预算执行和控制具有一定的复杂性。预算执行和控制在独立的预算管理系统中和预算管理－网络报销相结合的管理系统中的处理方式和处理效率是不同的。
独立的预算管理系统中预算的执行数据需要通过手工的方式录入，由于执行数据的录入存在时间上的滞后性，独立预算管理系统中所体现的预算执行数据也同样滞后，这样，当通过独立预算管理系统中体现出预算执行超额度时，和其发生时点已经存在时间差。对于一个大型企业来说，这种时间差已经足够组织中责任单位在预算上的严重超额突破。
预算管理－网络报销相结合的管理系统中预算的执行和控制是通过网络报销系统进行的。在这种协同系统中，网络报销系统承担了执行审批和动态过程控制的任务，而预算管理系统承担了预算执行数记录和即时预算额度测算的任务。预算管理－网络报销相结合的管理系统较独立预算管理系统存在不可比拟的即时控制的优势。
1.3 预算分析
预算分析是预算管理循环中的重要环节。通过预算分析可以发现预算管理上的问题，并及时进行预算调整。在大型组织中，基层预算单位众多，系统的支撑可以大大的简化预算分析的工作量和工作难度，以及时有效的提供预算分析数据。
2 网络报销系统介绍
网络报销系统是将传统报销流程电子化、信息化的系统应用过程。
网络报销模式和传统报销模式相比，最为重要的变化是实现了整个报销流程的E化，并打通了企业财务信息传递过程中的断档。
传统的报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务审核的这一段流程中。这段流程涉及的人员多，人员层次复杂，业务量巨大。对此段流程的改进和再造能够起到画龙点睛的作用。网络报销的核心职能即在于此。针对此段流程的特点，网上报销系统通过对该流程中员工提单、领导审批、财务审核三个环节的E化，达到了全面提升企业财务运作效率目的。
3 预算管理系统在网络报销环境下的资金控制模式
在预算管理和网络报销协同的系统模式下，可以实现对预算的及时控制。预算和报销的协同控制主要内容包括月资金计划和季度预算的控制、责任单位的月度资金计划控制两个方面。
3.1 控制内容
月度资金计划和季度预算的控制月度资金计划是组织内部单位付现口径的月度支出计划，月度资金计划在季度内受季度预算的控制。这种控制关系是在计划录入时在预算管理系统中进行控制的。
责任单位的月度资金计划控制是预算控制中最为重要的环节，它直接落实到基层责任单位，从业务环节进行控制。月度资金计划分为总体层计划和基层计划，基层月度计划受总体层月度计划的控制。本文所探讨的预算管理系统在网络报销环境下的资金控制即是针对基层月度资金计划的控制模式。
3.2 控制环节选取
典型网络报销系统中可控的审批环节包括业务审批、会签审批、财务审核和财务审批环节。
业务审批是网络报销系统的基本审批流程，它体现了业务的直接业务领导对业务的确认过程。业务审批是一个多级审批的过程，组织往往针对不同的业务和组织层次设定限额，超过限额后需提交上级领导审批，限额内终审后提交财务流程。业务审批中首签环节是其关键控制点。
会签审批实质上是对业务在多个维度上的补充控制。如对产品线的项目会签是在产品维度上的补充控制。会签审批的类型决定于企业的管理模式。
财务审核环节是一个必要环节，它是财务在网络报销环节中最为重要的控制点。财务审核环节比对电子流单据和实物流单据，判断票据的真实性，审批的充分性等内容。企业可以根据重要性程度在财务审核后增加财务审批环节。
预算管理的控制环节也是确认资金支出执行数时点的环节。这个环节的选取需充分考虑企业控制关键点和确认执行数时间这两个关键因素。业务审批流程中，首签环节是控制的关键点；会签环节中，首个会签环节是控制的关键点；财务环节中财务审核是控制关键点。
确认执行数的时间主要考虑第一个关键控制审批时点和最接近资金支出的时点。最接近支出的关键控制时点在财务审核环节。它在时间上和银行的现金流程时点最为接近，但不利于预算的控制。因为预算的责任人是业务的直接相关领导，如果在财务环节进行控制，不利于强化责任者的控制意识。因此，本文建议在第一个关键控制审批时点进行控制，也就是业务首签环节或会签首签环节进行控制。
3.3 控制过程
在网络报销环境下月度资金计划的控制过程主要包括资金计划下达、计划调整、首签确认资金计划执行、动态更新计划额度、计划执行和计划额度的时间性调整等方面。
（1）资金计划下达
资金计划下达是在预算申报完成后将计划按数据存储要求录入或导入系统的过程。对于一个包括业务审批和产品会签审批的网络报销系统而言，资金计划下达需包括按“科目.组织.产品.金额”的资金计划。如：“差旅费－支持部－所有产品－1000元”和“差旅费－所有部门－MRP产品－10000元”。此外，资金计划下达时需分为总体层和基层计划分别下达。
（2）资金计划调整
在预算管理系统中需设定计划调整功能。计划调整功能支持计划的调增调减以及计划在不同单位间的调剂。调整基层计划的时候需保证调整后的总体层计划不超过额度。基层单位间的调剂需在同一个总体层下进行，否则需先在总体层间进行调剂。
（3）首签确认资金计划执行
系统中业务首签领导审批后即确认“科目.组织”维度的资金计划执行，在产品线首签领导会签审批后，即确认“科目.产品”维度的资金计划执行。一个支持部MRP产品线员工出差报销1000元，体现在数据记录上在表示为：“差旅费－支持部－所有产品－1000元”和“差旅费－所有部门－MRP产品－1000元”。如果控制点资金计划不足，则该控制点无法审批通过。
（4）动态更新计划额度
在确认资金计划的同时，系统会自动调整资金计划额度，如上述实例中，系统会调减支持部差旅费当月计划1000元，调整MPR产品当月计划1000元。调整后计划为：“差旅费－支持部－所有产品－0元”和“差旅费－所有部门－MRP产品－9000元”。
（5）计划执行和计划额度的时间性调整
    由于首签审批时确认的金额和财务审核、现金支付时的金额均可能存在差异，因此在财务审核和现金支付时，系统要对已经记录的执行数和剩余额度进行调整。如上述举例中审核是确认为报销900元，那么在审核后系统会调整执行数据为900元，调整剩余额度为“差旅费－支持部－所有产品－100元”和“差旅费－所有部门－MRP产品－9100元”。
4 总结
    综上所述，预算管理系统在网络报销环境下，需要综合考虑控制内容、控制环节和控制过程等方面，结合多维数据存储技术实现资金的及时控制和动态调整，从而为预算执行和控制提供更好的支持和帮助。

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