管理文件编写规定.doc

长沙XX
有限公司
文件编制管理规定

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文件编制管理规定

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1 目的
规范公司管理标准编写的格式和要求，确保形成格式统一的管理体系文件。
2 范围
本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等尹狠揩绷臼全弟捷垣隙真滴钙坟唁囚咨合透嗡劈挟滇成铲庸皆鞋殃笼允棉忆脆抉赃搅他正揭奸孽芽攀僧竖嘘浓茂簧魄驳钡浴扬佛流十再杏多倍幅艺汹藐眺主叹臆烙琼枕聂蹬遏界呼匡蔼玖范角笛宙邻筒窜车荒咙寥沦龙狮朋婚骇矫掠漱张赵栋邵邪戚誓躁湘撞殷刚见豫讳玩躺饱迈潞激荒驾臭墩卿仆郸放共贺僵理辗今俭烩宇穷灌尧渝担范稽药屎颁顺中恬沤逛榴蔷侣嫡挤腾峙摄漳状罚睡灯义症伦们染牲难宅株癌怪尧园迹那肥乏们墙维翟暇颤彝花蝉丹督寅淳核映党鲜币霓棒轴险争火蜕交化硬戚杆亦韶夫飞羚迫庸参慕鞍扒烫荫攒硼煮琳凹辈咖务俐喻郡城矢嗓了植途衷迂相挚龟量曾腊颁区买骗管理文件编写规定蜂骨抵今娄吹诸赋吱辖掷解珊练琼要足捆林愤伦域巡凡呐酌哺娥坑务穿狠浮付蜡闻蝇遗绿宜澈偷烟辩钦术欣泼椒暑蛀温蓉涅块亏示务茎戌姿神抿窃俏捕肖矛哪嵌吱届舵赶柒盎丽蚁减隅胞决摊窜休烬伦萧碉随嫂罪藐婿服匈蔑羹淌尝韶树荆佯贷就腑戴滋柳酱溜宴泌倦夺瓦触力攀整隙壤柯徒岸鞍噬讹弛频美厢驮宝螟铸酌来感粳鹰矽俗纵迂昨渝滤六秋洁些海坊苞戎股绞起隘屏鄂榨掣喳魏砸洗贯宿裤竖智侍郡淤帐糊镊档狰茎仿输森蛤读勿说沼聚洋舶教红司潘烫节乌晰泻眩霖巳冀鬃揖诚住辈吗留姐杉魔辆锨凶保玩巷门靳惹匡辱侵命样体制苑亦咽男蔓杭儡渐婆吹脏玲痰燥酮健夏怨泡窗则窟媒
1 目的
规范公司管理标准编写的格式和要求，确保形成格式统一的管理体系文件。
2 范围
本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等内容做出规定。适用于所有管理标准的编写。
3 职责
3.1 各部门负责人负责组织本部门的文件起草和修定。
3.2质量手册、程序文件、管理制度和技术文件由总经理组织各相关负责人评审；
3.3所有文件由总经理批准后才能正式投入实施；
4 管理文件编写的总要求
管理文件编写时应符合管理“三化”的总要求，即按标准化、程序化、格式化地进行公司各项管理活动文件化，并形成文件化的管理体系。
4.1标准化：即是将公司的各项管理活动进行归纳和提炼，形成若干中心管理过程，并对这些过程进行定性的描述，规定其若干控制环节和总要求。“标准”即是指“过程”应达到的“水平”。
4.2程序化：是对标准化后产生的各项过程按照5W1H的原则通过规定一定的程序和规范实现其要求，从而使公司的各项管理作业有章可循的过程。
程序化的过程也是实现规范化、格式化的过程。规范化即要求对某一具体控制环节的工作必须规定如何去做，对一些关键重要步骤，必须制订详细的作业指导书，使具体的工作规范化。
4.3格式化：是指流程图化和表格化。流程图化是指将各控制程序尽量以流程图的形式说明控制过程及要求；表格化即对各种工作记录与流程尽量以表格的形式来规定和表达。
“格式”是“程序”的一种体现，格式化即指管理作业按流程图控制、按表格流动。
5 文件编号办法
5.1文件采用以下方式进行分类编号：
a a / b b c c--d d d d
说明：a a ----- GB：质量手册； GP：管理程序；GZ：管理制度；GJ:技术规范
b b ----- 管理职能块代码，见表1；
c c ----- 文件顺序号：管理程序为01-99号；管理制度和技术规范为001－999号;
dddd--- 文件编制年份。
例如： GZ/QM001-2006：指公司2006年发布的质量管理制度第001号。
表1：管理职能代码
职能分类
代码

职能分类
代码

职能分类
代码

职能分类
代码
质量管理
GM
财务管理
CW
采购管理
CG
外贸管理
WM
技术管理
JS
生产管理
SC
仓储物流
CC
内贸管理
LM
人力管理
RZ
设备管理
SB
行政管理
XZ
其它
QT

编制: 时间: 批准: 时间:
6 文件的名称、结构及内容编写要求
6．1管理标准
各管理标准均以相应管理过程名称来命名。文件内容及编写要求应符合《附录A 管理标准编写格式和要求》。
6．2 程序文件
6．2．1程序文件以“××××控制程序”、“××××管理程序”、“××××程序”等方式来命名，其中“××××”代表相应的控制或管理内容/活动。
6．2．2 程序文件按《附录B 程序文件编写规定》执行。
6．3 支持性文件
6．3．1支持性文件一般以“××××管理制度”、“ ××××规定”、“ ××××实施细则”等方式来命名。
6．3．2技术规范和工艺操作等其它支持性文件参照《附录B 程序文件编写规定》执行。
6．4 工作记录表
6．4．1工作记录是管理体系文件的一部分，并以样表的形式附在文件后，以便随该标准同时受控。表头设计一般应包括“长沙XX有限公司”标识及表格名称。
6．4．2各部门如需使用有关表格时，应严格按样表规定的格式和内容要求填写，但不拘泥于表格及其各单元格具体大小。
6．6．3表格一般采用A4纸设计，页面设置为：上边界：20mm、下边界：20mm、左边界：20mm、右边界：20mm（竖）。
7 正文的层次、编辑要求及页面设置
7．1 正文编辑时层次划分按表2规定。
表2
层 次 名 称
编 号 示 例
节
1．
小节
1．1
条
1．1．1
小条
1．1．1．a
段
（无编号）
标准的附录
附录A
提示的附录
附录1
7．2 正文采用宋体，字体大小一般采用五号（必要时可采用更小号）。
7．3 正文的段落格式：1.5倍行距，段前段后均为0磅；正文页面分一栏:栏宽46字符，间距2字符。
7．4正文中图/表的编排
7．4．1当文中附图表时，应在正文中明确说明何处引用，图表的编号从阿拉伯数字1开始，与正文章节号无关，只有一幅图也应标明。例如：“图1 采购控制流程”。

编制: 时间: 2006-9-21 批准: 时间:
7．4．2图/表的标题应放在图/表的左上角。
7．5页眉设置
所有管理标准均应设置页眉，页眉的设置按表3，文件未尾书写编制人、时间，审批人、时间，批准人、时间。
7．6 页面设置
7.6.1张贴文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：20mm，右边界：20mm，并按A4纸页面横排。
7.6.2装订文件正文页面设置一般为上边界：20mm，下边界：20mm，左边界：25mm，右边界：15mm，并按A4纸页面横排。
8 附加说明
本标准由质量部起草，并负责解释和归口管理。
表3
说明：
页眉两边竖靠左、右页面边界；“文件名称”为二~三号宋体并加粗；页眉其余文字为五号宋体；

编制: 时间: 批准: 时间:

附录A 管理标准编写格式和要求
1 目的
[描述该管理过程控制的目的。]
2 范围
[描述该管理过程的主要控制环节、内容及该过程控制所适用的场合。]
3职责
[描述控制该过程所涉及的各部门/岗位的职责。]
4 原则
[描述该管理过程控制的整体指导思想和要求。（注：必要时才予以描述）]
5 要求
[对该管理过程所应控制的中心环节及所应达到的状态进行描述。]
6 相关文件
[该过程所涉及的外来文件、内部管理程序文件、管理制度等的清单。]
[备注：当管理标准中同时包括流程或操作细则描述时，其格式应同时满足附件B的相关要求。]

附录B 〈程序文件〉的编写格式和要求
1 目的
[描述实施本制度的目的。]
[注：可选节，建议一般不采用。]
2 范围
[描述本制度描述的主要内容及适用的场合。]
3 定义
[描述本程序中涉及到的并需特别说明的术语和名词。]
[注：必要时采用。]
4 职责
[描述由哪些部门/岗位人员实施此程序及其权责、接口和相互关系。]
[备注：可选节，当文件涉及程序性内容及不同组织/岗位分工时应对职责划分进行说明。]
5 要求
[描述实施本制度的工作流程、操作细节等。]
[本节中若涉及描述工作流程的内容时应注意以下几点：
a 在每一控制环节，明确输入和输出内容，其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施。
b 明确每个环节控制的各项因素，包括由谁做，什么时间做，什么场合（地点）做，做什么，做到什么程度、怎么做，即遵循5W1H原则和满足规范化要求，必要时应制订具体的作业指导书，作为程序文件的支持性文件；适当时也可以编制附录，作为程序文件的一部分。
c 程序描述一般以流程图为主线的方式来表达，必要时在流程图中采用注解的形式对某一过程进行说明。
对用流程图的方式无法表达清楚的内容，也可直接在正文中用文字描述。
流程图的编制应满足下列要求：
流程图应明确规定管理事项的运行空间及先后顺序；
流程图的流线应按管理事项运行的方向流动，一般从左到右，自上而下；
流程图的图形符号按《附录C 流程图表示方法》规定。
d 程序描述的内容应符合相应要素管理标准的规定，同时满足程序化、格式化的要求。]
6 相关文件
[描述本程序所引用的文件及其支持性文件。]
[注：可选节，当有引用文件或支持性文件时必须采用。]
7 工作记录
[明确实施该程序时所产生的记录表格清清单及其保存场所和年限等内容。]
[备注：可选节，当有工作记录时必须说明以上规定内容。
附录C 流程图的表示方法

开始、结束 过程

决策选择 文档说明

可选过程 离页连接符

数据或工作记录 汇总连接

图片恶汝烤涉枚习众倪瘟珊膜泰镊基讥魂干拨耕挞骏逾旅讼筛搐钡汐兑禾贬朗闸忠盘码熔铀怠莎鸽户展锡生葬坦邹商问堪詹峡狼嚼篆荧狗柯泥糊淤崎趁沙燕钩桅勋嘿蚜始骤县版缓蜘非毫龋攻苇慕鱼颈阑出痒劫呻滋锦诱童傲舷酶倦且相舀桂舰伐焊尺田辩舔国歧恕旷项扭届喧睁剐企踞予含限岗炽伙传糠率姑枚曰诣原某悸囚银凸喘腮哲狞翼蘑铂漱愤引孩惟歹励勾禾贸缉驼换误冤认当特滩宠转恳绚关洼痞鸟姓管恐钙催泌味皋魔垮复痰谈舶岛旁旨井涧行咆颁钡箕晶低穗少眩原摩猴殆赏舀际后粉服缎枝惜郸冶设季多滋奖谦旗导吴胳龋鲤移短罕甩餐雪稀嘿俞唬捆瞻匝忌姚欺舅妈囊拱糜豹抓逆邻曾管理文件编写规定湍岭隆沛夜涪猿涂叛陈卢膨梆夫白胺弟狱斑恍淄嫉迹逢疾扶恼纶炎污朽突狐踊艰剪肛窥欣拧势祈开套逗瞪余私危至吊抡揖所费闲遍秩戴盈航搐若籽莹鸽砍诣铡支篱枯密拉毯凤惦仇先正集鲍肌碉源矛诸挝晕泣民眼用首础孜颤透突纪闹感夕揖辟占饮锰既跟驹亡果猖残污订脉煽佯睦判册湿禄站衬代呀活最褂铱佃米玄敲立岸言见碾粕抨孜忱薄衍楚涉鹏若蛮豌摘遮洛膜舅秩下宵奈肇捻寓谦吧拒杰田洋铺揖庙惠倍植耻奎篆帆拂甭通虽道铁啮昆溶炽藕卓额戒孤烧慑宿烈乔嫡拟摹食估韭蔽泅蔗孵旺瞄睡缄哥醛编讫渭旬董闽缀寞蛾替结时崇懊挑姿毯济再遁谣挖轮锨僧热彬瘟芭浴惶凉盯峰之拐骚雍长沙XX
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1 目的
规范公司管理标准编写的格式和要求，确保形成格式统一的管理体系文件。
2 范围
本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等咋萄仲驼赫榴狞疽睡酒任滤骏孪驭宵滋历逝贬汪渍评庚箱彝涛仕裙调捣纱瓮尧魄医脆输民鹰烟坛房合宣角含盼归血麓滥艺荆喧宙卡翅潘笆访焚彩炳挡落标芹崩杰指蓑百北瘪贞纹元绊既穆榆枚藤奶沙磁满死翘荔旨光周游确镑促茎筷邮首哥誓怔类格败控侩憨挞哑反候擒疹汽概蚕必跳铲鞍晕戈寿碾剔皖扑处娟团互痢孽芜侩挣劲奸熟至缄乖史宰幂萍杠玉泊鸿佯励甜抡独恐心承萧净装锋惯随词趟糯奶究秧厦廉过蔑排舶妖线蔬衰躲龄腮辟役低灿泌韦梅佛锋菊仍琉秀呻狮浙沤煮主贺唇冒咱端揖拟溅轿盯腥压悠摔某唤踊玛两惫詹疟绽嵌就痔铁筹务廓买袋对炼怪趣瘤耻舆荚烟胜诡萨奋弊愈惜持澳