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公司行政管理岗位知识汇编精品文档行政管理岗位知识汇编目录第一章 办公用品管理- 1 -一、日常办公用品分类- 1 -二、办公用品的领取- 1 -三、办公用品购置- 2 -四、管理员职责- 2 -五、办公用品的交接与收回- 2 -第二章 固定资产管理- 4 -一、固定资产的定义- 4 -二、固定资产的分类- 4 -三、固定资产的编号- 5 -1、资产代码明细- 5 -2、部门代码明细- 5 -3、编号流程- 5 -四、固定资产的监管- 5 -六、固定资产转移和借用- 6 -1、资产的转移- 6 -2、资产的借用- 6 -八、固定资产的清查- 7 -第三章 文件档案的整理方法- 9 -一、基本概念- 9 -1、归档文件- 9 -2、归档文件整理- 9 -3、件- 9 -二、归档文件整理原则及质量要求- 9 -1、整理原则- 10 -2、质量要求- 10 -三、归档文件的整理方法- 10 -1、搜集- 10 -2、分类- 11 -3、具体步聚- 11 -四、排列- 12 -1、事由原则- 12 -2、排列方法- 12 -五、装袋(订)- 12 -六、编号（编归档章号）- 13 -七、编目- 13 -1、归档文件目录项目- 13 -2、归档文件目录的装订- 14 -八、装盒- 15 -第四章 行政后勤成本控制措施- 16 -一、用电的管控措施- 16 -1、照明用电- 16 -2、办公设备用电- 17 -3、空调用电- 17 -二、用水的管控措施- 17 -三、严格控制办公用品使用- 17 -四、宿舍管控措施- 18 -五、办公设施的维修费用管控措施- 18 -六、办公电话费- 18 -七、招待费用- 18 -第五章 公司印章管理- 18 -一、范围- 18 -二、公章的管理- 18 -1、公章刻制- 18 -2、公章保管- 19 -3、公司公章的使用范围- 19 -4、公章加盖- 19 -5、公章外借- 19 -三、合同专用章的管理- 20 -1、合同章刻制- 20 -2、合同章保管- 20 -3、合同章加盖- 20 -4、合同章外借- 21 -四、财务印章的管理使用- 21 -1、财务章刻制- 21 -2、财务印章保管- 21 -3、财务印章加盖- 21 -4、财务印章外借- 21 -五、其他印章的管理- 22 -六、印章管理使用责任- 22 -第六章 常用公文写作知识- 22 -一、指示- 22 -二、决议- 23 -1、标题- 23 -2、正文- 23 -三、函- 23 -1、标题- 23 -2、正文- 23 -四、决定- 23 -1、标题和日期- 24 -2、正文- 24 -3、结尾- 24 -五、通告- 24 -1、标题- 24 -2、正文- 25 -3、署名和日期- 25 -六、意见- 25 -七、通报- 25 -1、标题- 25 -2、正文- 25 -3、尾部- 26 -八、通知- 26 -1、印发、批转、转发性通知的写法- 26 -2、批示性通知的写法- 26 -3、知照性通知的写法- 26 -4、事务性通知的写法- 26 -5、任免、聘用通知的写法- 26 -九、会议纪要- 26 -1、标题- 27 -2、文件日期- 27 -3、正文- 27 -4、会议纪要写法- 27 -十、请示- 27 -1、标题- 28 -2、正文- 28 -十一、批复- 28 -1、标题- 28 -2、主送单位- 28 -3、正文- 28 -十二、会议记录- 29 -十三、报告- 30 -1、综合性报告的写法- 30 -2、专题报告的写法- 30 -3、回复报告的写法- 31 -第八章 合同签订- 31 -一、总则- 31 -二、合同签订的主体- 31 -三、合同起草- 32 -四、合同签订流程- 32 -五、合同存档、备案- 33 -六、合同执行- 33 -七、合同变更、转让与解除- 33 -八、合同保存- 34 -九、合同纠纷- 34 -（附） 合同法相关知识- 34 -一、合同特征- 34 -二、合同的法律性质- 34 -三、合同可撤销- 35 -四、合同无效- 35 -五、合同分类- 35 -1、计划合同与普通合同- 35 -2、双务合同与单务合同- 35 -3、有偿合同与无偿合同- 35 -4、诺成合同与实践合同- 36 -5、要式合同与非要式合同- 36 -6、主合同与从合同- 36 -7、本约与预约- 36 -8、当事人与第三人利益- 36 -9、定式合同- 37 -六、合同签订- 37 -1、要约- 37 -2、承诺- 37 -七、签订形式- 37 -1、口头合同- 37 -2、书面合同- 37 -3、经公证或审批的合同- 37 -八、变更解除- 38 -1、变更- 38 -2、解除- 38 -第八章 商务谈判- 38 -一、谈判原则- 38 -二、如何成为谈判高手- 39 -1、调整当前的心态- 39 -2、自我优化的素养- 39 -3、找到正确的方法- 39 -三、谈判三部曲- 40 -1、申明价值- 40 -2、创造价值- 40 -3、克服障碍- 40 -四、八字真言- 40 -五、谈判技巧- 41 -1、确定谈判态度- 41 -2、充分了解谈判对手- 42 -3、准备多套谈判方案- 42 -4、建立融洽的谈判气氛- 42 -5、设定好谈判的禁区- 43 -6、语言表述简练- 43 -7、做一颗柔软的钉子- 43 -8、曲线进攻- 44 -9、谈判是用耳朵取胜，而不是嘴巴- 44 -10、控制谈判局势- 44 -11、让步式进攻- 45 -第九章 行政办公基本礼仪- 46 -一、礼仪作用- 46 -1、提高个人的素质- 46 -2、有助于建立良好的人际沟通- 46 -3、维护个人和企业形象- 46 -二、握手礼仪- 46 -1、握手的顺序- 47 -2、握手的方法- 47 -三、仪表礼仪- 47 -1、化妆的原则- 47 -2、化妆禁忌- 48 -3、服饰及其礼节- 48 -4、白领女士的禁忌- 48 -5、男士西装三个三原则- 48 -四、举止礼仪- 49 -五、谈吐礼仪- 50 -1、交际用语- 50 -2.令人讨厌的行为- 51 -3.损害个人魅力的错误- 51 -六、会面礼仪- 52 -1、问候- 52 -2、介绍- 53 -七、电话礼仪- 53 -1、及时接电话- 53 -2、确认对方- 53 -3、讲究艺术- 54 -4、调整心态- 54 -收集于网络，如有侵权请联系管理员删除 第一章 办公用品管理一、日常办公用品分类办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品。1、一般消耗品包括胶水、胶棒、橡皮、回形针、涂改液、签字笔、笔记本、荧光笔、铅笔、记号笔、白板笔、笔芯、便利贴、打印纸、钉书钉、回形针、大头针、账册、档案袋、标签、电池、长尾夹等。2、耐用消耗品包括剪刀、直尺、订书机、美工刀、白板、夹子、计算器、笔筒、文件盒、文件架、起钉器、插线板、印台、U盘、读卡器等。4、办公用品应为办公所用，不得据为己有或挪作私用。5、不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。二、办公用品的领取1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个。2、个人领用办公用品应据实填写物品领用申领单，经本部门负责人审核签字后交运营部审核，由管理员根据运营部审核的数量给予办公用品的领取（附件：表1物品领用申请单。3、耐用消耗品以部门为单位且只能领取一次，特殊情况除外。例：2016年12月1日 营销部孙华已领取计算器一个，2017年2月14日 张晴拿着签过字的物品领用申请单上仍然有计算器，原则上管理员应不予发放计算器，但因开盘需要，可给予领取。4、发放完毕后，领用人根据管理员发放的办公用品名称、数量逐一详实登记至本部门办公物品领取登记表。管理员要妥善保管各部门登记建立的物品领取档案，便于随时查阅、核算与管控。（附件：表2办公物品领取登记表）。5、办公用品的重复申领应说明原因或凭耗损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由责任人负责赔偿。6、会议期间办公用品的领取（1）公司会议期间会务组按需填写会务办公用品申领单或办公用品借用单，由会务负责人审核签字后交运营部审核同意方可进行领用或借用。（附件：表3会务办公用品申领单，表4办公用品借用单）。（2）管理员认真核实申领单后方可发放或借出物品，同时要在办公物品领取登记表上做好本次会议期间物品领取登记信息的标注，注明会议主题、时间、会务组名称、主持人等以备核查。三、办公用品购置运营部管理员根据办公用品消耗、使用以及库存情况，及时编制物品购置申请表，报本部门负责人和总经理审批通过后方可购置。购置完毕后，验收人员根据购置清单和实物进行验收，验收人员应是本部门非同类岗位人员验收（例如人事专员、人事主管、保安队长等）。验收完毕后，管理员要及时将购置的物品登记入库，入库单上要有采购人、验收人、管理员、主管人员的签字确认（附件：表5物品购置申请单）。四、管理员职责1、管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。2、管理员须防止办公用品受潮、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。3、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。五、办公用品的交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。1、移交人需在办公用品交接登记表逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理（附件：表6办公用品交接登记表）。2、移交人需将办公用品交接登记表复印件交至运营部存档备查。若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并且做好登记入库工作（附件：表6办公用品交接登记表）。附件：表1 物品领用申请单申请部门申请人申请日期序号物品名称单位数量备注审批部门负责人运营部分管领导表2 办公物品领取登记表日期物品名称单位数量部门领取人表3 会务办公用品申领单会议主题会议时间申请人申请日期编号物品名称规格单位数量备注会务负责人运营部表4 物品借用单借用部门借用日期借用人联系电话物品名称数量用途归还时间备注借用部门负责人运营部表5 物品购置申请单日期： 年 月 日编号物品名称单位申请数量预计单价金额说明金额合计大写： ：申请部门审批运营部申请人总经理部门负责人表6 办公用品交接登记表日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注监交人移交部门负责人接收部门负责人第二章 固定资产管理一、固定资产的定义固定资产是指企业为提供商品、劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的，价值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与经营活动有关的设备、器具、工具等。二、固定资产的分类1、办公家具：办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、储物柜等。2、办公设备：显示器、主机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、照相机、路由器、交换机、银联POS机等；3、消防器材：灭火器；4、运输工具：小轿车、面包车、平板车、三轮车、电瓶车、客车等5、维修工具：电钻、切割机；6、生活电器：电视机、空调、洗衣机、消毒柜、冰箱、饮水机、咖啡机等；7、其他设施：棋牌桌、壁画；三、固定资产的编号按所在放置地点（部门）两位中心字拼音的首字母、资产大类、所属部门、购置时间（年月日）编制。1、资产代码明细（1）办公家具 代码为01（2）办公设备 代码为02（3）消防器材 代码为03（4）运输工具 代码为04（5）维修工具 代码为05（6）生活电器 代码为06（7）其他设施 代码为072、部门代码明细（1）运营部 代码为01（2）财务部 代码为02（3）营销部 代码为03（4）策划部 代码为04（5）工程部 代码为05如：2016年12月1日营销部购置一台投影机，则编号为：YX-02-03-20161201（所在地点拼音的首字母-资产代码-所属部门代码-购置年月日）。3、编号流程运营部先对物资进行整体清点、登记整理编号并明确资产管理责任人，填制固定资产盘点明细表（附件：表1固定资产盘点明细表），并将其编号贴在对应的固定资产上，便于以后对固定资产的清点、管理和调配。四、固定资产的监管1、各使用部门对本部门任何位置的物品丢失和损坏负有直接责任。2、运营部须随时掌握所有固定资产的构成情况和使用状况五、固定资产的购置与验收根据工作需要，各部门购置固定资产必须先向公司提出申请，填写物品购置申请单（附件：表2物品购置申请单），在此表中应详细填写固定资产名称、规格/型号、用途。报经总经理批准后，由运营部负责统一购置。到货后，运营部负责接货、验收及安装。六、固定资产转移和借用1、资产的转移（1）资产转移直接由运营部填写资产转移单，交有总经理审批，总经理审批完成后，将该转移单传送到转入部门。转出部门移交人要保证移交资产的完好性和资产初始配置状态与资产登记表内容一致，如果丢失应按规定赔偿。（2）转入部门资产管理员在接到资产转移单后，对资产名称、规格型号、数量、配置状态等信息与表中内容进行核对。（3）核对无误后，转入和转出部门到运营部备案，及时准确的调整资产备案信息。其他放置在各部门的资产，若未办理转移登记手续的，不得随意移动。 2、资产的借用（1）由借入部门出具经本部门领导及经手人签字的资产借用单（附件：表4资产借用单），注明需要借用资产的名称、规格型号、技术特性、借用期限等信息。（2）经借出部门领导同意后，借出部门资产管理员向借入人交代借出资产状况（以分清损坏赔偿责任）。（3）借入部门向借出部门归还资产后，收回资产借用单。七、固定资产的维修、报废、清理1、固定资产的维修固定资产因使用年超限或因其他原因无法正常运作时，各使用部门应上报运营部，由运营部联系售后或请求外部专业人员予以修理。2、固定资的的报废、清理固定资产凡符合下列条件可申请报废：（1）过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣，耗能高，而且维修成本高或不能维修和再次利用。（2）损坏严重，无法修复或继续使用会发生危险的。（3）老化，性能低劣，无修复价值的。（4）因事故或其他自然灾害，使设备遭受损坏无修复价值的。公司固定资产报废处理时，须由使用部门提出申请，填写固定资产处置审批表（附件：表5固定资产处置审批表）报总经理审批。报废的固定资产不能继续使用，运营部要及时对实物进行作价处理，并将变价收入上交公司财务部。财务部将依据总经理批准的固定资产报废申请和实物处理结果进行账务处理。处理后的固定资产，由运营部和财务部一起办理固定资产注销手续，对台账及固定资产档案进行更新。八、固定资产的清查为保护固定资产的安全与完整，每年年末对固定资产进行清查、盘点。固定资产的清查应填写固定资产盘点明细表，表中应详细反应所盘固定资产的实有数，并与固定资产账面数核对，做到账务、实物一致，保证固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况正常。若发现毁损情况，应当查明毁损的程度、原因和责任以后，在清查表内加以注明，并提出处理意见。固定资产清查以后，“固定资产盘点明细表”由各部门负责人、运营部和财务部共同签名。每次的清查表单应当由运营部留存一份，财务部留底一份。附件：表1 固定资产清查明细表盘点部门： 日期：序号名称编号规格型号单位数量使用部门使用人使用人签字确认部门负责人签字确认清查人员表2 物品购置申请单日期： 年 月 日编号物品名称单位申请数量预计单价金额说明金额合计大写： ：申请部门审批运营部申请人总经理部门负责人表3 资产转移单资产名称数量购置日期规格型号附属设备使用状态资产编号资产类型转移前用途转入后用途转移日期原使用年限已使用年限存放地点移出备注移入转移原因转出部门转入部门运营部总经理表4 资产借用单借用部门： 借用人： 填表日期：资产设备名称资产设备编号规格型号数量单位原存放地原使用人现存放地现使用人借用原因借用日期归还日期归还人归还接收人备注需求部门负责人意见借出部门负责人意见运营部意见表5 固定资产处置审批表固定资产编号固定资产名称规格型号购置时间数量单价金额计提折旧净产值处置形式报废损毁出售其他其他事项说明报废损毁预计的清理费用和清理收入说明：处置原因及目的（详细说明）出售买方单位购买用途估计金额第三章 文件档案的整理方法一、基本概念1、归档文件归档文件是指立档部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件即归档文件的整理单位。和传统的“案卷”相对应。一般以每份文件为一件，正本与副本为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件，来文(请示)与复文(批复)为一件，(跨年度来文、复文各为一件)，会议记录一次会议为一件。二、归档文件整理原则及质量要求1、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（1）遵循文件的形成规律：公司各项职能活动存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定的规律，整理时应遵循其基本规律和特点。（2）文件之间的有机联系：文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系，这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌，同时也为归档后查找、利用提供方便。（3）区分不同价值：将应归档的文件材料，根据其不同的价值划分出不同保管期限，然后分别进行整理归档。（4）便于保管和利用：这是归档文件整理最基本原则，也是整理归档的最终目的。2、质量要求归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。（1）修裱破损文件：文件材料产生破损或局部残缺现象的，整理时要进行修补或托裱。（2）复制字迹模糊或易褪变的文件：最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨，比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥等，对纯蓝墨水、圆珠笔、传真、铅笔等字迹需要复制。（3）超大纸张的折叠：实际工作中产生的报表、图纸等超大纸张需折叠并与其它文件统一大小。（4）去除易锈蚀的金属物：文件材料一般装订用订书钉、曲别针、大头针等容易氧化生锈腐蚀文件材料，文件整理归档时需去除铁、铝等易生锈的金属物。三、归档文件的整理方法1、搜集重视平时积累，及时搜集、整理，确保文件材料齐全完整。（1）严格登记：来往行文、会议材料、内部文件以及外出参加会议、检查工作的人员带回的文件均应逐件登记建账。（2）及时收集：对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。（3）严格检查：同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类是否齐全，正本、底稿、附件等是否齐全，应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。（4）随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干个整理环节整理后归入档案盒内。（5）妥善管理：包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等，进行分门别类，做到有目可查、运转有序、保管安全。2、分类分类是指公司内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，按确定的分类方法分成若干层次和类型，构成一个有机体系的过程。确定分类方法：采用“年度一问题”分类法。即先将归档文件按年度分类，再将同一年度的文件按其内容分成四大类，即党建工作类、行政管理类、营销管理类、报建开发管理类；每一大类再按保管期限（例如：永久、30年、5年）分开。此分类方法应保持相对稳定。3、具体步聚（1）分年度：把所有属于归档范围的文件按文件形成时间(落款日期)归入不同年度，并按年度分开。多个时间特征：每份文件时间特征包括成文日期、签发日期、批准日期、公布日期、发文和收文日期等。分年度时，一般应以文件成文日期(即落款日期)为准。跨年度形成的文件：为防止跨年度事由文件丢失，要求将跨年度事由文件分别按各年度集中，并按同一排列规律分别在各年度整理归档。几份文件作为一件时的日期：如正本与定稿、原件与复制件、复文与来文等文为一件时，“件”的日期应以排在前面的文件日期为准。文件未标明日期：通过文件特征或内容来推断文件准确日期或近似日期，归入相应年度。（2）分问题：将同一年度的文件按其问题分成四类：即党建工作类、行政管理类、营销管理类、报建开发管理类。（3）分保管期限：将每一份文件鉴定出保管期限。档案人员或文书处理人员逐件分析属于归档范围的每一份文件，确定其保管期限并将同一年度的文件分出永久、30年、10年三大类。四、排列排列是将遵循一定的原则将归档文件进行先后排序的过程。1、事由原则“事由”是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的工作，同一事由的相关文件应排列在一起，这是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的具体体现。2、排列方法(1)同一年度同一类别下不同保管期限的文件按照永久、30年、10年的顺序降级排列。每一年度每一大类形成一个大流水，均从“0001”开始排列编号。(2)同一类别同一保管期限不同事由的归档文件排列：一般情况下，按事由的办结时间，将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列。另外，统计报表、一次会议、一个年度的会议记录、内部刊物等形式较为特殊，成套利用较为普遍的套性文件，不是同一事由也可以集中排列。(3)同一事由内归档文件排列：要求一律按文件形成时间(落款日期)的先后顺序，日期在前的归档文件排在前，日期在后的文件排在后。五、装袋(订)采用符合保护要求的装袋(订)材料将归档文件以“件”为单位固定在一起。1、文件修整：装袋(订)前必须对不符合归档质量要求的文件材料进行必要的修整。(1)修裱破损文件；(2)复制字迹模糊或易褪变的文件；(3)超大纸张折叠；(4)去除易锈蚀的金属物。2、文件编页码：即把确定为“一件”的文件进行排序，并用阿拉伯数字编写页号。该件有图文面即为一页。正面在右上角，反面在左上角编写页码。（1）单份文件：只有正稿且页号已编排，无须重新编写。（2）多份文件：首先排序，即正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后，中文本在前，外文本在后；文件处理单放在最前面。排序后重新编写页号，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前有图文面编页。3、装袋(订)方法：对修整后的文件材料使用符合档案保护要求的材料重新加以固定。(1)装袋：无特殊情况，将确定为“一件”的每一份文件分别散装入无酸纸袋。(2)装订：出现一份文件页数过多，散装入袋可能利用不方便或易造成丢页，文件过厚等情况，可在文件左侧用线装订。采用左上角装订应将文件左、上侧对齐，采用左侧装订应将文件左、下侧对齐。六、编号（编归档章号）将归档文件在全宗中的位置用符号表示，并以归档章（附表：表1）的形式在归档文件上注明，依排列好的顺序逐件编号。采用装袋方法的，直接填写文件袋封面的归档章；采用线装方法的应在每“件”首页上端居中位置空白处加盖归档章，并填写各项内容。填写归档章须用碳素或蓝黑墨水钢笔。归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、页数、机构、室编件号、馆编件号、盒号。1、全宗号：由于公司档案不移交档案馆，此项可以不填。2、年度：填写文件的形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2016。3、保管期限：按分类时确定的文件保管期限填写简称为“永”“30”“10”。4、页数：填写装袋(订)前对文件编写的总页数，页数为三位，不足补“0”。5、机构：此处填写类别名，如行政管理类。6、室编件号：位数为四位，不足补“0”。同一年度、同一类别内不得有重号或空号，每年每大类均分别从“0001”流水编号。7、馆编件号：由于公司档案不移交档案馆，馆编件号可以不填。8、盒号：即档案盒的排列顺序号，每年每一类流水编号。七、编目编目即编制归档文件目录。按照分类、排列的结果，逐类逐件编制目录。编目以“件”为单位进行，按确定的“件”，只对排在前面的一文编目。例如：批复、请示为一件，只对批复编目。1、归档文件目录项目归档文件盒目录项目包括件号、责任者、文号、题名日期、页数、备注（附件：表2）。（1）件号：填写归档章室编件号项内容。（2）责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文单位署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关、一个人或若干人。联合发文的文件，只填写三个责任者，一般为前三个或前两个加立档单位；使用全称或通用简称；未署责任者的“白头文件”，根据文件内容特征考证并填写。（3）文号：即发文的字文号一般由机关代字、年度、顺序号组成，如遵档字2016003号，填写文号项应照实抄录，代字不能省略，纪元要填全，顺序号照录，没有文号的文件此项不填。此项不得填诸如“会议文件之一”、“第一期”等文件。顺序号，也不能填写“情况反映”等刊物名称。（4）题名：即文件标题。完整题名由责任者、问题、文种三部分组成，如国家档案局关于加强档案安全保管的通知，填写此项内容时，责任者部分可以省略，此项内容(不包括责任者项)最多不超过50个字，如正题名完全可以反映文件内容，其副题名或并列题名无须抄录。无题名或题名含义不清的，应根据文件内容重新拟写标题并加“”，拟写题名和原题名内容(不包括责任者项)一共不超过50个字。原题名在前，拟写题名在后一并填写在目录中。原题名内容(不包括责任者项)已超过50个字，则须根据文件内容重新拟写为50字以内题名，并只将拟写题名填写在目录中。会议记录以一次会议一件拟写一个标题。(5)日期：即文件的形成时间(落款日期)，此项应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2016年6月18日标注为20160618，如文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。(6)页数：填写“一件”文件的总页数。(7)备注：用于填写归档文件的类别（如党群工作类）。2、归档文件目录的装订归档文件目录应装订成册并编制封面。(1)编制成册方法：视各单位文件量大小，同一类别以1.5cm左右厚装订为一册。(2)封面：统一采用国际标准A4型纸张，设置全宗名称、年度、类别项目（附件：表3），其中全宗名称项为立档单位名称，填写全称或规范化的简称，年度项填写本册目录归档文件内容包括的年度如20142016，类别项为企业档案的分类名称。保管期限填写盒内文件所属保管期限。八、装盒装盒包括装盒的方法、编制档案盒封以及盒脊背项目等工作内容、填写备考表。1、 装盒方法严格按照室编件号的先后顺序装入档案盒。(1)不同类别的归档文件不应放入同一档案盒。(2)不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。(3)同一年度、同一类别的归档文件按室编件号排列先后顺序，依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。2、档案盒封面的填写：在横线上方标明全宗名称，即立档单位全称或规范化简称。3、档案盒脊背的填写：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号(室、馆)、盒号等七项。(1)全宗号：空(2)年度：填写盒内文件的形成年度，即文件归档年度，纪元填全，四位数。(3)保管期限：填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”“30年”“10年”。(4)机构：填写盒内文件所属类别名称。(5)室编起止件号：填写盒内排列最前和排列最后的归档文件件号，其间用“”号连接式，如：00180044。(6)馆编起止件号：空(7)盒号：是指档案盒的顺序号，即同一年度同一类别为一个大流水号。4、填写备考表：（见附件：表4备考表放在每一盒所有归档文件之后，用以对本盒内归档文件整理情况及保存阶段变动情况进行必要的注释说明。设置项目包括：盒内文件说明、整理人、检查人和日期。统一采用国际A4型纸张。填写方法：(1)盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度，文件本身状况(如字迹模糊、缺损等)及整理工作完毕后归档文件修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注项说明内容较复杂超过9个字，也可注明并引至本盒备考表中详细说明。(2)整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。在其部门整理归档的单位，此项一般由该部门兼职档案人员或文书处理人员填写。(3)检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，此项一般由档案部门负责人填写。(4)日期：填写归档文件整理完毕的日期，可以是全年归档文件整理完毕的日期，也可是该盒归档文件整理完毕日期。公元纪年填全，月、日要求两位数，不足补“O”。同归档文件目录“日期”项。附件表1 归档章式样全宗号年度保管期限页数机构室编件号馆编件号盒号表2、附归档文件目录式样件号责任者文号题名日期页数备注表3、归档文件目录封面式样 表4、备考表式样情况说明：整 理 人 检 查 人 立卷日期 归 档 文 件 目 录全宗名称