融资租赁业务合同管理细则.docx

上海同岳租赁有限公司制度汇编编 号： 融资租赁业务合同管理细则版 号： A 版第0次修改页 码： 1/1一、目的为规范公司融资租赁业务合同管理工作，确保公司签订的融资租赁业务合同合法、合规，降低或避免因经营风险带来的经济损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本细则。二、适用范围 公司全体员工。三、生效时间本制度自公布之日起实施。四、职责1、本制度由管理中心法务部制定2、本制度由管理中心法务部组织实施3、需财务部、各分支机构配合实施五、正文第一章 总 则第一条 为规范公司融资租赁业务合同管理工作，确保公司签订的融资租赁业务合同合法、合规，降低或避免因经营风险带来的经济损失，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本细则。第二条 公司对外与法人、其他经济组织和自然人签订的融资租赁业务合同的管理，除应当遵守国家有关法律法规和公司其他规章制度外，应遵照本细则。第三条 本细则所称的融资租赁业务合同是指以明确融资租赁业务当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文件，包括认租同意书、融资租赁合同、买卖合同、租赁物委托管理协议、抵押合同、保证合同、保险委托代办协议以及相关补充（变更、解除、终止）协议等。除特别说明以外，以上融资租赁业务合同以下简称合同。公司的融资租赁业务合同采用格式合同文本。对没有制定格式合同文本的融资租赁业务合同按照非格式合同的管理要求执行。公司公布的融资租赁业务规范文本参照本细则进行管理。第二章 合同管理机构和职责第四条 公司管理中心法务部为公司合同管理的归口管理机构，由其法务人员和合同管理员行使合同管理的职能。公司各分支机构（包括但不限于事业部、分公司、办事处）分别指定专人为法务人员和合同管理员，行使合同管理的职能。第五条 公司管理中心和分支机构的财务部门和业务部门负责合同的分类专项管理，分别负责合同的财务审核和合同的业务审核。第六条 公司管理中心法务部法务人员负责合同文本起草、修订和审查；合同填写规范制作以及合同填写检查和考评。第七条 公司管理中心法务部合同管理人员（以下简称公司合同管理人员）负责处理以下事项：1.对整个公司合同和催收函等的领用、寄发和归档进行管理，制定和完善相应的管理规范；2. 对以上合同和函件的使用和填写规范情况进行跟踪、检查和考评，参与制定和完善合同填写规范；3.对管理中心的合同档案进行管理，制定和完善相应的合同档案管理规范。第八条 公司各分支机构法务人员负责简单的合同文本起草、修订和审查以及合同填写检查和考评。第九条 公司各分支机构合同管理人员负责处理以下事项：1.对分支机构合同和催收函等的领用、寄发和归档进行管理，制定和完善相应的管理规范；2. 对以上合同和函件的使用和填写规范情况进行跟踪、检查和考评，参与制定和完善合同填写规范；3. 管理分支机构的合同档案，制定和完善相应的合同档案管理规范。 第十条 公司管理中心和分支机构的业务、财务、审计、法务和合同管理部门有权依据各自的职责对合同进行审核监督，相关部门应当给予支持和配合。第十一条 公司合同管理实行经办人员责任制，业务、财务、审计、法务和合同管理的经办人员应对其职务行为负责。第三章 合同领用第十二条 公司合同管理人员应每月检查融资租赁业务合同的库存情况并于每月最后一个工作日填写管理中心合同库存表（见附件一）。当剩余库存量预计无法满足分支机构申请时，公司合同管理人员应及时联系合同印刷单位配送。公司合同管理人员收到印刷单位配送的合同后，应对管理中心合同库存表的信息及时更新。第十三条 各分支机构领用合同的流程如下：1.各分支机构如需要合同文本，其合同管理人员应提前一个月以电子邮件方式将分支机构领用合同申请表（见附件二）扫描件发送公司合同管理人员，提出寄送合同文本的申请。申请应注明各种合同文本的需求量，申请表上不需要填写处应划掉或标“0”，必须有申请人的亲笔签名。2.公司合同管理人员收到分支机构领用合同申请表后应及时向分支机构合同管理人员确认信息，核对无误后即开始准备合同；若分支机构合同申请有问题，应及时与分支机构合同管理人员沟通。3.公司合同管理人员应在一个月内完成分支机构所需合同文本的盖章和寄送等工作，并填写管理中心合同库存表、管理中心收发合同简表（见附件三）和印章使用登记表（见附件四）。4.公司合同管理人员在给分支机构寄送合同包裹时应随附公司合同管理人员填写并亲笔签名的法务部寄送合同清单（见附件五），同时保留快递单存根联，并填写管理中心合同库存表的“邮寄日期”。5.分支机构合同管理人员收到合同文本包裹后应核对是否与合同清单一致，检查确认完毕后及时填写分支机构合同签收回执（见附件六）并亲笔签名，以电子邮件方式将分支机构合同签收回执扫描件发送给公司合同管理人员，以确认合同送达。6.公司合同管理人员收到分支机构的分支机构合同签收回执后在管理中心合同库存表上填写“回执日期”。同时，公司合同管理人员登录公司融资租赁业务系统，分配相应的合同编号。第十四条 各分支机构合同管理人员每月第一个工作日下班前应向公司合同管理人员以电子邮件方式发送上月分支机构合同使用情况月报表（见附件七），其中应包括分支机构合同自查统计表和分支机构租赁合同报表两部分。第十五条 公司合同管理人员在准备寄送合同过程中如发现合同文本有印刷错误或其他原因导致不能使用，应在管理中心销毁合同清单(见附件八)上对作废合同的编号和份数等信息进行登记，并在登记完毕后以适当方式对其进行销毁。第十六条 各分支机构应在每季度的第一周将上季度因前期取消合作、填写错误和印刷错误等原因产生的作废合同并随附分支机构作废合同清单（见附件九）一并寄送给公司合同管理人员。公司合同管理人员应根据各分支机构的作废合同清单对整个公司的管理中心销毁合同清单信息进行更新，并在登记完毕后以适当方式对其进行销毁。第四章 合同的填写和检查第十七条 公司对外签订合同，应由该合同业务经办人员签字并加盖公司合同专用章签署。第十八条 各分支机构填写合同应参照管理中心法务部发布的填写规范进行填写。第十九条 对合同的填写应符合以下基本要求：1合同填写必须全面、完整、真实。原则上不容许出现空白处，确实无需填写的须划掉。2.合同填写必须清晰、工整、准确。3.合同金额大小写填写应一致，有大写要求的一定要大写，如果没有大写要求，一律填写小写；金额无单位要求的一律填写为“元”。4.自然人客户签署合同要求签字加摁手印，不得只加盖个人印章（自然人的亲笔签名应与身份证所用姓名一致，如果有出入，以身份证为准）；单位客户签署合同要求必须由法定代表人或负责人及其授权代理人签字并加盖公章或合同专用章（印章应与营业执照等登记文件上的名称一致）。5.所有签字人必须为本人，任何人签字不得有代签现象。自然人（包括自然人客户、单位客户的法定代表人或负责人及其授权代理人）在合同或授权委托书上签字，应当当面签署，不得寄往或留存在客户处让其签订。6.填写中如有涂改需让客户在涂改处签字或盖章确认（每份合同必须都进行相同修改）。如需大量涂改，则要求重新签订合同或签订变更协议。7.同一业务的相关合同协议和其他法律文书之间的信息应保持一致。第二十条 各分支机构必须指定法务人员或合同管理人员或其他专职人员对合同进行审核。经审核无误后，才可以将合同交给对方合同当事人、分支机构归档和寄送管理中心法务部。第二十一条 管理中心法务部可以对各分支机构合同管理进行定期或不定期的检查，其检查结果将作为公司对各分支机构进行绩效考核的依据之一。第五章 合同的变更、解除和终止第二十二条 合同在履行过程中需要进行变更或解除时，应按照符合法律规定的方式进行变更或解除。第二十三条 变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。第二十四条 变更、解除合同时，应在法律规定、合同约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。第二十五条 分支机构业务部门合同经办人员在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请所在分支机构或公司管理中心法务部的法务人员处理。 第二十六条 变更、解除合同应当通过签订书面协议来实现。第二十七条 变更、解除合同的协议在达成之前，根据实际情况，应采取继续履行、补救或中止履行等措施。第六章 合同的档案管理第二十八条 公司合同管理人员负责建立和管理公司合同档案。公司每个合同档案通常应包含以下资料：融资租赁合同原件；车辆买卖合同原件；认租同意书原件；租赁物委托管理协议原件或复印件；发票复印件；上牌车辆的登记证复印件（至少包括登记证书第一页和第二页，如含有抵押登记或过户信息的，登记栏相应页的复印件也应提供）不上牌车辆的合格证复印件；公司管理需要的其他资料。第二十九条 分支机构合同管理人员负责建立和管理分支机构合同档案。坚持一个合同编号的融资租赁合同（或售后回租赁合同）建一份档案的原则。分支机构每份合同档案至少应包含以下资料：客审资料：访谈笔录、评审表格、报价表和单车申报表；合同当事人复印件资料：身份证明、户口本、户籍证明、结婚证、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户证书、运输许可证和单位法定代表人（负责人）的相应资料等；合同协议资料：融资租赁合同、买卖合同、认租同意书、租赁物委托管理协议和其他补充、变更、解除和终止协议等原件；租赁物的资料：租赁物为车辆时，一般应包含如发票、购置税收据、登记证原件（上牌车辆）；合格证（不上牌车辆要原件，上牌车辆要复印件）、行驶证复印件等。合同归档资料的详细要求见附件十八：流程节点资料清单。第三十条 各分支机构应在每个月25日之前将上月已交付租赁物的合同随附分支机构寄送归档合同资料清单（见附件十）一并寄送给公司合同管理人员，以便及时进行归档。寄送归档合同资料应包括：融资租赁合同原件；车辆买卖合同原件；认租同意书原件；租赁物委托管理协议原件或复印件；发票复印件；上牌车辆的登记证复印件（至少包括登记证书第一页和第二页，如含有抵押登记或过户信息的，登记栏相应页的复印件也应提供）不上牌车辆的合格证复印件；公司管理需要的其他资料。第三十一条 各分支机构在寄送合同时，务必将合同包裹严实，而且应在快递单的“托寄物内容”一栏清楚填写“归档合同”等字样。分支机构合同管理人员在寄送归档合同的同时，应将分支机构寄送归档合同资料清单以电子邮件方式发送给公司合同管理人员，电子版清单文件名应写明时间、分支机构名称，以便公司合同管理人员整理归档。第三十二条 公司合同管理人员收到归档合同后应立即核对清单清点文件构成，并及时与分支机构合同管理人员联系确认送达。在分支机构合同管理人员发现对于送交归档的合同有缺漏，或接到公司合同管理人员有关文件缺漏的通知后，分支机构合同管理人员需立即整理并将缺失文件寄送公司合同管理人员归档。第三十三条 公司合同管理人员在收到归档合同后应填写管理中心收发合同简表，对长时间未归档的融资租赁合同应与分支机构合同管理人员联系确定合同的实际使用情况。第三十四条 公司合同管理人员应将合同按所属分支机构分类、装档案夹归档，填写“合同存档编码”，将合同档案统一保存于固定文件柜中。第三十五条 公司法务工作人员和公司审计人员可以根据公司管理需要对各分支机构寄送的归档合同进行检查。检查项目如下：合同填写规范性和信息一致性：对分支机构寄送的上月合同资料检查合同填写是否规范、合同之间信息是否一致、合同与业务信息系统之间信息是否一致；合同归档的及时性：分支机构应将上月已交付租赁物的合同按本细则规定的时间内寄送公司合同管理人员归档。第三十六条 公司员工因工作需要借阅已归档合同时，应办理借阅手续，填写合同借阅登记表（见附件十一）。在归还借阅合同时，公司合同管理人员或分支机构合同管理人员应针对合同归还时是否涂改、缺失和毁损等方面进行检查，如有问题，应及时汇报。第三十七条 分支机构应当在交付租赁物后、第一期租金支付日期前三天将已签订的融资租赁合同、认租同意书、车辆买卖合同、租赁物委托管理协议等以及其他需要资料以EMS方式寄送客户或经销商，保存快递单存根。第七章 机动车登记证书、合格证书和发票管理的特别规定第三十八条 公司因对外融资等需要，可以要求各分支机构提供上牌车辆的机动车登记证书原件、非上牌车辆的合格证书原件和购买租赁物发票原件或以上资料复印件（除特别说明外，以上资料在本章简称资料）。第三十九条 各分支机构向公司合同管理人员寄送资料的流程如下：1.各分支机构合同管理人员根据公司管理规定的时间和质量等方面的要求将资料寄送公司合同管理人员。各分支机构合同管理人员应在快递单“托寄物内容”一栏中严格填写“登记证书、合格证和发票”等字样，并附分支机构登记证书、合格证和发票寄送明细表（见附件十二）。2.分支机构合同管理人员在公司合同管理人员确认送达后，应向其提交分支机构登记证书、合格证和发票寄送明细表电子稿。电子稿文件名包括时间、分支机构名称。3.公司合同管理人员在收到分支机构登记证书、合格证和发票寄送明细表电子稿后，核对分支机构合同管理人员所寄送的租赁物发票、机动车登记证书和合格证书，确认无误后应填写管理中心登记证书、合格证和发票签收回执（见附件十三）并亲笔签名以传真方式送达分支机构合同管理人员。4.公司合同管理人员将登记证书、合格证和发票转交给公司管理中心财务部财务人员，同时将分支机构登记证书、合格证和发票寄送明细表电子版以电子邮件的形式送达公司管理中心财务部财务人员。5.公司合同管理人员从财务处获得分支机构登记证书、合格证和发票统计表【财务】（见附件十四），并将标号告知分支机构合同管理人员。第四十条 登记证书、合格证和发票的提取流程如下1.分支机构合同管理人员如需领取登记证书、合格证和发票的,应在每周二下午5点前以发送分支机构登记证书、合格证和发票领用登记表（见附件十五）电子稿的方式联系公司合同管理人员。电子稿文件名应包括时间、分支机构名称。若有承租人出险等特殊、紧急情况，分支机构合同管理人员可不受每周二申请领用时间限制，填写好分支机构登记证书、合格证和发票领用登记表，并注明为加急情况，以电子邮件方式发送公司合同管理人员，由其转交给管理中心财务部财务人员；或分支机构合同管理人员可直接联系管理中心财务部财务人员，并自行提交的分支机构登记证书、合格证和发票领用登记表。2.公司合同管理人员汇总分支机构登记证书、合格证和发票领用登记表，将其以电子邮件方式发送管理中心财务部相关人员。3.公司合同管理人员将管理中心财务部财务人员取回的登记证书、合格证和发票按不同分支机构包裹严实并寄回，要求详细填写快递单“托寄物内容“一栏，并保存快递单存根。4.分支机构合同管理人员在收到公司合同管理人员寄送的登记证书、合格证和发票后应向公司合同管理人员发送分支机构登记证书、合格证和发票签收回执（见附件十六）以确认送达。第四十一条 公司合同管理人员应每周将根据本周领用情况更新分支机构登记证书、合格证和发票领用汇总表（见附件十七）。第八章 附 则第四十二条 本细则由公司管理中心法务部负责解释。第四十三条 本细则自发布之日起实施。附件：表格清单附件一：管理中心合同库存表附件二：分支机构领用合同申请表附件三：管理中心收发合同简表附件四：印章使用登记表附件五：法务部寄送合同清单附件六：分支机构合同签收回执附件七：分支机构合同使用情况月报表附件八：管理中心销毁合同清单附件九：分支机构作废合同清单附件十：分支机构寄送归档合同资料清单附件十一：合同借阅登记表附件十二：分支机构登记证书、合格证和发票寄送明细表附件十三：管理中心登记证书、合格证和发票签收回执附件十四：分支机构登记证书、合格证和发票统计表【财务】附件十五：分支机构登记证书、合格证和发票领用登记表附件十六：分支机构登记证书、合格证和发票签收回执附件十七：分支机构登记证书、合格证和发票领用汇总表附件十八：流程节点资料清单