企业信息管理的原则教学文稿.doc

第二章 企业信息管理的原则一、教学目标及基本要求本章教学目标：帮助学生了解企业信息管理五大原则的内容和方法。本章教学的基本要求：要求学生对企业信息管理五大原则的范畴有全面了解，初步学会按照信息管理的原则办事。二、教学内容1本章教学内容及学时分配第二章 企业信息管理的原则第一节 系统原则（1学时）第二节 整序原则（2学时）第三节 激活原则（2.5学时）第四节 共享原则（1学时）第五节 搜索原则（1.5学时）案例讨论课（2学时）三、教学方式和手段（1）自编多媒体教学课件（2）选择居里夫人传中的我需要一克镭的故事和“盛源集团公司开发部历年可研究经费统计数据”，进行辐射推导激活的讨论四、主要参考书目；教 材：司有和企业信息管理学科学出版社，2003参考书：司有和信息管理学重庆出版社，2001杨志主编企业信息管理北京：清华大学出版社，2005张广钦信息管理教程北京大学出版社，2005五、单元授课的具体内容与作业第一节 系统原则含义：企业信息管理的系统原则，是以系统的观念和方法，立足整体，统筹全局地认识管理客体，以求满意结果的管理思想。理由：首先是因为企业信息管理的客体对象本身就是一个系统。其次是因为企业信息系统是企业信息流的通道。第三是对企业信息和企业信息活动进行管理的重要工具， 内容：整体性理念、历时性理念和满意化理念。一、整体性理念整体性理念，指的是企业管理者在管理中应该把管理客体作为一个合乎规律的由若干个部分组成的有机整体来认识。1系统的整体效应：整体功能大于部分功能之和整合后新系统的整体效应，是以整合合理和管理得力为前提的案例1：中国高校合并的案例案例2：五粮液与长安公司的整合2系统是开放的，从属于更大的系统若：局部可行，整体不可行，则：局部不能行。案例3：某学院的住房补贴案例案例4：引进人才的优惠条件若：整体可行，局部不可行，则：局部必须行。案例5：1998年时，中国电信一分为三案例二、历时性理念历时性理念，指的是企业管理者在管理中必须注重管理客体的产生、发展的过程及其未来的发展趋势，要把管理客体当作是一个随时间推移而变化着的系统来考察，根据管理客体在形成的过程中所表现出来的规律来认识客体。案例6：中国信息产业的管理体制选择分散与集中相结合的体制。三、满意化理念满意化理念，指的是企业管理者在管理中必须对管理客体进行优化处理，从整体的观念出发，调整整体与局部的关系，拟定若干可供选择的调整方案，然后根据本系统的需要（目的）和可能（条件），选择满意度最高的方案。1企业决策方案的选择标准是“满意”而不是“最优”在企业管理实践中，往往普遍认为最优的方案，对某一具体企业的结果并不满意。案例7：星龙公司进行企业文化管理模式变革的实践2企业决策的满意化方案，可以通过调整企业信息系统的结构来实现任何企业信息系统本身都是可以通过人为调整、进行优化处理的。对于一个系统，局部最优，不等于整体就一定最优；局部不优，也不等于整体就一定不优。案例8：田忌赛马的故事强调：在起初，三个弱势的局部，组成一个弱势的整体；而在第二种情况时，还是三个弱势的局部，却组成了一个强势的整体。可见，系统是可以优化的。第二节 整序原则含义：企业信息管理的整序原则，是指对所获得的企业信息按照某种特征进行排序的管理思想。理由：整有利于检索整序可以显现企业信息总体的内涵和外延、冗余和漏缺内容：分类整序、主题整序、著者整序、号码整序、时间整序、地区整序、部门整序、计算机整序等方法。一、分类整序分类整序是以信息内容的某一特征作为信息标识，以该特征固有的层次结构体系为顺序的整序方法。通俗地说，分类就是按照划分的规则对所拥有的信息进行划分。1分类的规则（1）书刊资料信息分类的通用标准中国图书馆图书分类法、中国科学院图书馆图书分类法（2）采用逻辑学划分规则进行分类划分必须相称划分出的各个子项的外延之和必须等于母项的外延。如果各个子项的外延之和小于母项的外延，属“以偏概全”的逻辑错误。划分出的子项不能越级，否则属“子项越级”的逻辑错误。划分出的子项不能相互交叉重复，否则属“子项相容”的逻辑错误。每次划分的根据必须同一，否则属“混淆根据”的逻辑错误。2分类整序的步骤和方法（1）面向用户，抽取特征信息特征的抽取，应该以方便用户检索为原则。案例9：收发室企业人员名单。（2）逐级划分，确定类名类名要做到单义、明白、准确，不要给出“死类名”。案例10：全校选修课的学生点名册的专业名称：“国经”、“工工”、“材控”。（3）类内再排，字顺为序在最低一层的类名之下，如果还有许多信息单元时，需要给这些信息单元再整序。所谓字顺为序，有音序法和形序法两种。第一，音序法，指以汉字的汉语拼音为序的整序方法。第二，形序法，指以汉字的笔划为序的整序方法，包括部首法、笔划笔顺法。（4）编号得表，基本稳定给划分出来的类名编号，得到一个由类号、类名组成的“分类表”。3分类整序的适用范围公用信息资源整序。企业的图书室、资料室、文书档案室所藏信息的分类整序。自用信息资源整序，可以不受分类规则的限制。二、主题整序主题整序是以能够代表信息单元主题的词语作为信息标识、再按词语的字顺为序的整序方法。1主题整序的种类（1）标题法 （2）单元词法 （3）叙词法 （4）关键词法2主题整序的步骤（1）步骤：选择方法选取主题词以选出的主题词按字顺为序排列。（2）主题词选取的要求：一是必须从被整序的信息单元所包含的内容中选取。二是必须是能够代表信息单元内容的词语，尽可能使其概念单一、准确。三是尽可能地选择规范词，或选用本学科内使用频率高、比较通用的词语。3主题整序的适用范围主题整序主要适用于公用文献型信息资源和机关公务文书的整序。三、其他整序1著者整序，按著者名字顺为序的整序方法。2号码整序，按信息单元的固有序号为序的整序方法。3时间整序，按信息单元发表的时间或数据、事实发生的时间为序的整序方法。4地区整序，按企业区划名称字顺为序的整序方法。5部门整序，按部门名称字顺为序的整序方法。6计算机整序，运用计算机的排序功能，给存入计算机的信息进行整序的方法。第三节 激活原则激活原则是对所获得的企业信息进行分析和转换，使企业信息活化，为我所用的管理思想。理由：未经激活的企业信息没有任何用处，只有在被激活之后才会产生效用。内容：个体激活：综合激活法、推导激活法和联想激活法群体激活：头脑风暴激活法、德尔菲激活法、对演激活法。一、个体激活法1综合激活法这是通过对已经拥有的众多相关信息，进行深入分析和理解，根据需要将它们逻辑地组合起来或加以转换，以求获得新信息的方法。它又分为简单综合和辩证综合两种。（1）简单综合。这是“部分相加等于整体”的综合或“1 + 1 = 2”的综合。第一，纵向综合。第二，横向综合。案例11：日本松下公司的电视机。第三，外观综合。案例12：TCL手机和珠宝的合一。第四，方面综合。案例13：对付分割专利第五，纵横结合的综合。案例14：日本的钢铁工业发展很快，就是因为它综合吸收了奥地利的转炉顶吹技术、美国的高温高压炼钢技术和西德的熔钢脱氧技术的结果。（2）辩证综合。这是“部分相加大于整体”的综合或“1 + 12”的综合。第一，兼容综合。这是将来自不同区域、不同角度、不同方面、不同层次的信息集中起来，兼顾考虑，进行推演，以求达到多样统一的综合。案例15：日本炼油设备厂商搞中国大庆油田的信息。第二，扬弃综合。这是对于若干内容上相互矛盾的信息，既不是全部抛弃，也不是全部接受，而是辩证地分析，扬弃其中的伪信息，保留真信息的综合方法。案例16：日军偷袭美国珍珠港事件案例17：识别假专利的专利综合第三，典型综合。这是根据具有典型意义的局部信息做出整体判断的综合。案例18：1978年冬天安徽省凤阳县小岗村的十几户农民首创包产到户的实例。2推导激活法推导激活是从已知的企业信息出发，根据已知的定理、定律或事物之间的某些联系，进行逻辑推理或合理推导，以求获得新信息的方法。（1）因果推导。这是根据事物之间的因果关系，从属于“因”的已知信息出发，作前因后果的纵向推导，以求获得新信息的方法。案例19：电影林家铺子中“一元货”。（2）关联推导。这是根据事物之间的已知规律或某种相互关联，从已知信息出发作前后左右的横向推导，获得由已知信息可能引起发生的新信息的方法。案例20：1973年非洲扎伊尔叛乱导致日本的三菱公司赚了一大笔钱（3）辐射推导。这是以已知企业信息为中心，向四周作发散思维，以求获得对自己有用的新信息的方法。由于发散思维，就是进行多角度思考，故又叫“多角度思考”法。根据辐射的中心点不同，辐射推导又可以分为以下四种：第一，要素辐射。以组成企业信息的某一个要素为中心进行的辐射推导。案例21：从“农民收入增加”的要素可辐射推导出该地农民购买力上升等新信息。第二，功能辐射。这是指以已有信息的功能为中心进行的辐射推导。就是说，已知信息是这一种功能，如果能获得那一种功能，对于我们是不是有利。案例22：日本索尼公司家用录像机的推出第三，范围辐射。这是指在已有信息的范围内、以不同的信息处理方法获得新信息的辐射推导。就是说，同样的信息范围，以这种方法处理所得的结果对我们有利，还是以那种方法处理所得的结果对我们有利。案例23：盛源集团公司开发部历年科研经费情况统计表数据的推导第四，延伸辐射。延伸辐射是指以辐射后的新信息为中心再进行辐射推导。案例24：1981年英国查尔斯王子婚礼的潜望镜案例25：牛群品牌“牛哥”的延伸（4）逆向推导。这是从已知企业信息出发，通过由果到因的思考，或者是向已知信息相反方向思考，以求获得新信息的方法。案例26：2000年初，安捷伦科技有限公司正式却从原惠普公司分离出来3联想激活法联想激活是从已知信息联想到另外一条信息或几条信息，以求获得新信息的方法。经过联想获得的信息，可能是管理者所需要的，或者可以用它们综合成新信息，或者可以从它们中得到启发产生新的信息。（1）相似联想。这是由已知企业信息联想到与此相似的另一信息，而另一信息是企业管理者需要的新信息的方法。案例27：1944年4月6日的苏、德军队对峙的战场（2）接近联想。这是由已知企业信息联想到与此相接近的另一信息，而另一信息是企业管理者需要的新信息的方法。案例28：哈默的“酒桶生意”的案例。（3）比较联想。这是将已知信息与由此联想到的另一信息进行比较，激活产生出企业管理者所需要的新信息的方法。比较时，运用类比的方法叫类比联想，运用对比的方法叫对比联想。案例29：韩企帝国的崩溃，引发对中国民营企业发展的思考（类比）案例30：高尔文精神的失落，引发对中国民营企业发展的思考（对比）二、群体激活法鉴于群体激活法的内容在后续课程竞争性情报中还要讲，这里略去。第四节 共享原则含义：共享原则是指在企业信息管理活动中，为充分发挥企业信息的潜在价值，力求最大限度利用企业信息的管理思想。理由：信息是可以共享的。信息的共享可以挖掘出信息和信息活动的潜在价值。内容：贡献原则，防范原则。一、贡献原则贡献原则，指的是企业管理者要善于最大限度地将企业和全体员工所拥有的信息都贡献出来，供企业和全体员工使用的管理思想。贡献原则是实现信息共享的前提。它包括以下内容：（1）动员全体员工把信息贡献给企业（2）把企业内各自独立的信息系统联成局域网。（3）企业及时地向员工公布应该公布的信息（4）利用社会公益信息系统和信息市场共享企业外的信息（5）让员工和管理者都建立起“共享”他人信息的意识二、防范原则关于信息安全问题的具体情况以及如何防范的问题，我们在上一章第四节中已经介绍过了，这里就不重复了。第五节 搜索原则含义：企业管理者在信息管理过程中千方百计地寻求有用信息的管理思想。理由：企业信息是可以任意索取的，且可以为我所用。任何信息不会自动地来到企业管理者面前内容：强烈的搜索意识，明确的搜索范围，有效的搜索方法。搜索原则包括以下四种搜索意识：一、凡事先查，有意搜索这指的是信息管理者在做任何事情之前，都要去查一查有关这一事情的现实和历史情况的信息管理观念。案例31：20世纪60年代的“以镁代银工艺”的案例案例32：著名数学家华罗庚曾有过大量被退稿的苦恼。二、随意获取，抓住不放这指的是信息管理者在事先毫无思想准备的情况下，对于发生在身边的、瞬息即逝的信息流，能够发现其中与自己相关的信息，并且能够及时地抓住不放，进一步予以激活和利用的信息管理观念。案例33：武汉某硅钢片厂在购买了变压器案例。三、确立目标，刻意搜索这是指企业管理者在确定了某一目标信息之后，千方百计地去获取该信息、不达目的绝不罢休的信息管理观念。案例34：美军阿尔索斯突击队的案例四、遇有困难，咨询解决这是指企业管理者在工作中遇到困难自己又没有能力解决，或者是确定的目标信息自身没有能力去采集时，能够知道寻求社会帮助的管理思想。第二章 思考与练习1企业信息管理的系统原则包括哪些内容？2分类整序的步骤包括哪些？每一步都有什么具体要求？3“主题整序中主题词的选取，就是从文献的标题中选择几个词就可以了。”这种说法对不对？为什么？4公司收发室为了及时将地址不详的信件送到职工手中，从公司人事部要来了全公司各单位职工名单。这个名单收发室是否合用？为什么？5共享原则中的“贡献原则”和“防范原则”是不是两个相互对立的原则？这是为什么？6信息搜索意识主要表现在哪些方面？你平时是否有这些方面的体会？7在信息管理激活原则中，个体激活包括哪三大类？你平时有无激活信息为自己服务的体会？试举例说明。8阅读下面提供的材料，你可以确立几个主题？请用简单的一两句话写出你所确立的几个主题。我 需 要 一 克 镭1920年5月的一天，美国女记者问居里夫人：“若是把世界上所有的东西任你选择，你最愿意要什么？”居里夫人毫不犹豫地回答：“我需要一克镭，以便继续我的研究，但是我买不起，镭的价格太高了。”原来，居里夫人历尽千辛万苦提炼出来的一克镭，已无偿献给巴黎镭学研究所了，而当时一克镭的价格是十万美元。女记者回美国后组织了一个委员会，动员全美国妇女捐款。不到一年，女记者写信给居里夫人：“款已凑足，镭是你的了！”但作为交换条件，美国妇女希望居里夫人访美。居里夫人十分感动，欣然接受邀请。1921年5月20日，美国第34任总统哈定在白宫代表美国妇女把一克镭交给了居里夫人。