学院党委办公室档案综合管理实施细则.doc

-范文最新推荐- 学院党委办公室档案综合管理实施细则 第一章 总则 第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据中华人民共和国档案法及其实施办法和原国家教委普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。 第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。 第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。 第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求 第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。 第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。 第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。 第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。 第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。 第三章 经费、库房及设备 第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。 第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。 第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。 第四章 文件材料的归档 第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按会计档案管理制度（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。 第十三条归档文件材料要求： （一）纸质要好； （二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。 （三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。 （四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。 第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的MM学院各部门档案材料归档内容。 第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是： （一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。 （二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。 （三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。 （四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。 （五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。 凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。 （六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列； （七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。 （八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。 （九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“ ”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。 （十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。 （十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。 （十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉； （十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按高等学校档案工作规范中的规定制作使用。 第十六条归档时间和手续： （一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷； （二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷； （三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。 科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果； （四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。 基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管； （五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用； 对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续； （六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管； （七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。 第五章 档案的管理 第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。 第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。 第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。 第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。 第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。 第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。 第六章 档案的开放利用 第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。 第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的档案材料借阅规定（见附件五），办理有关审批手续，遵守档案材料安全保密规定（见附件六）规定，填写档案借阅登记表。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。 第二十五条利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表，留室存查。 第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。 第七章 奖励与处罚 第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励： （一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的； （二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的； （三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的； （四）对档案工作有突出研究成果的； （五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的； （六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的； （七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。 第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任： （一）损毁、丢失属于学校所有的档案的； （二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的； （三）涂改、伪造档案的； （四）擅自出卖或者转让档案的； （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； （六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的； （七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； （八）档案工作人员（包括专、兼职）玩忽职守，造成档案损失的。 第八章 附则 第二十九条本细则公布前本校制订的各种管理制度与本细则有矛盾的，以本细则为准。如有与上级规定不相符的，按上级规定执行。 一、凡因工作需要借阅本档案室管理的档案材料，校级领导可直接到档案室填写档案借阅登记簿借阅；各二级单位或个人需要借阅时，需由本单位开具借阅便条（盖章），到档案室填写档案借阅登记簿借阅。借阅一般材料，需经档案员同意；借阅一般秘密级文件材料，需经档案室负责人或学校办公室负责人同意；借阅机秘以上的文件材料需经学校保密委员会负责人同意，借阅教师业务档案材料，需经主管教学校领导同意；借阅党委会议记录、对党员的处分、落实政策及其他党内机密材料，需经党委书记同意；借阅院长办公会议、校务委员会会议、职称评审会议等记录、对教职工的处分材料及其他行政密级材料需经院长同意。 二、借阅档案时须先查档案目录，将需借阅的文件号和名称填在借阅登记簿上，由档案员根据借阅内容在卷中翻出给借阅者阅，卷内其他材料借阅者不能随便翻阅。借用或摘录有关密级文件材料的内容，必须写出申请并经相关的主管领导批准。借用或摘录后要经档案员核对，按保密规定严加保管，用后及时归还或销毁。 三、档案的案卷，原则上只限于档案阅览室查阅。如因特殊需要需借出档案室外使用，需经档案室负责人同意，并尽可能用复制件代替原件。 四、档案借阅期限为一周，如因工作需要不能及时归还，应办续借手续，外借超期未还的档案，档案员应及时催还。对借出的档案应妥善保管，不得转借他人，不得在档案上随便摘抄或复印、涂改、勾划、污损、丢失和带回宿舍。如发生丢失，须及时将经过情况写成书面报告档案室和学校有关领导，按情节轻重酌情处理。 五、本校档案材料一般不向外单位开放，对外提供利用需经院长办公室负责人同意，并按规定收取工本费及手续费。 一、凡以学校名义承办校外会议，必须办理报批手续，由对口业务单位向主管校领导提交书面申请，并获批准，规模较大的还要经校长批准。申请报告要阐述清楚会议费用的筹措情况，是否需要学校补贴以及补贴的数额。未按上述要求申报并获批准的会议，不得以学校的名义承接（办）。 二、凡经校领导批准来校召开的会议，由对口业务单位 （部门）负责承办。承办单位需提前一周将会议计划书面报送院长办公室。内容包括：校领导批准的报告、上级会议通知文件、参加会议人数、会议时间、会议室的使用、交通、代表往返地点和订票要求及需要说明的事项等，以便统筹安排。 三、承办校外会议，承办单位要认真做好会务工作，热情接待，服务周到。需要协调协作的事宜，承办单位可报院长办公室出面协调解决。 四、承办校外会议，必须落实会议经费。承办省教育厅和市政府及其有关部门来校召开的会议，学校接待用餐只安排一次，伙食费标准及要求按学校公务接待工作规定执行。承办其他系统来校召开的会议，以“谁开会谁出钱，以会养会”为原则，用餐标准自定，费用自理。承办上述会议，住宿选址及标准自定，费用自理。承办上级部门来校召开的会议用车费用由学校支付。其他会议，其人员的就近接送及就近参观的用车费用也可由学院支付。 五、会议收取的会务费应全部用于会议活动。是否收取会务费、收费标准及如何使用，均由承办单位提出，经主管该会议的校领导审查，主办单位同意，由承办单位收取。收据统一到财务处领取，会议结束后到财务处核销。 六、承办上级有关会议，会议室由承办单位负责布置，由会议室管理人员负责提供茶水服务。其他学会、研究会、协作会等群众团体的会议需用会议室，茶水服务等事项由承办单位负责。 七、本规定解释权归院长办公室。 17 / 17