公司办公用品的管理办法.doc

公司办公用品的管理办法
1、目的
　　为加强公司办公用品管理，核算并控制各部门费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定本办法。
2、分类定义
　　2.1固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。
　　2.2非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。
　　2.3消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。
3、职责
3.1公司副总经理负责办公用品的审批。
3.2部门负责人负责办公用品的审核。
3.3公司行政人事办公室主任负责办公用品的全面管理。
3.4公司行政人事办公室内勤具体负责执行。
3.5汽车由总经理特批，由李志荣全面负责购买、维修、管理等事宜。具体制度见《公司汽车管理办法》
4、具体规定
4.1 办公用品的申请
4.1.1办公用品申请各部门统一申请，每月20日前交至行政人事办公室主任处，过期申请表将归纳于下月采购中。办公用品未经申请和批准的一律不允许领用。《办公用品申请表》见附件1。
4.1.2因特殊原因需紧急处理采购的，由申请人填写《办公用品申请表》经部门负责人审批后交总经理或者副总经理签字同意后交至行政人事办公室。
4.1.3收到办公用品申请表后，行政人事办公室主任将根据各部门每月申请情况和本月实际情况对申请内容作相应调整，并将调整的结果反馈各部门。
4.1.4行政人事办公室内勤整理调整后的申请表并核算出各部门的购买金额，制成电子表格，分别归纳于各部门成本费用中。最后根据各部门申请表编制本月申请汇总表。《办公用品汇总表》见附件2。
4.1.5办公用品申请汇总表经行政人事办公室主任审核后交由总经理或者副总经理审批。
4.1.6审批后的申请表交给行政人事办公室内勤，落实采购。
4.2办公用品的采购及发放
4.2.1行政人事办公室内勤根据汇总表项目及规格，市场调查比价，货比三家，择品质良好价格适中处购买。备用采购办公用品商家不得少得三家。
4.2.2办公用品集中采购，于每月25日前采购结束。每月月初前通知各部门专人一次性领取，领用时登记于册，便于查询。
4.2.3新员工到职或临时急用品，行政人事办公室可根据实际每月适时备用部分用品。
　　4.3 办公用品的管理
　　4.3.1固定资产类办公用品
　　A、进行编号管理，由行政人事办公室内勤统一登记用品，并指定专人保管。
　　B、日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由行政人事办公室内勤或指定专人进行管理。
　　C、非人为原因出现损坏或故障根据实际情况由行政人事办公室内勤统一安排修理。人为原因追究至相关人员并进行等值赔偿。
　　4.3.2非消耗和消耗性办公用品
　　A、由各使用部门或使用者管理。
B、非消耗性办公用品如有损坏应以旧换新，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。
　　C、行政人事办公室内勤根据每月《办公用品申请表》掌握办公用品的领用状况。
　　D、员工离职前应如数交回或转交所领用的办公用品，由行政人事办公室内勤签字确认。
　　4.4各部门负责人应了解每月本部门的办公用品预算，在办公过程中如确有特殊原因须要增加或另买时对于填写的《办公用品申请表》需认真考虑审核。
4.5如部门办公用品预算实际每月累计金额超支，公司将不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，自行解决余下时间的办公用品费用。
5、办公用品维修
固定资产类办公用品和非消耗性办公用品如出现损坏或者故障，由各部门书面申请维修，书面申请由各部门负责人审批后交至行政人事办公室。行政人事办公室内勤统一安排修理，如为人为原因造成将追究相关人员并进行等值赔偿。
6、惩罚
　　6.1公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按其办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。
　　6.2公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将按其办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。
　　6.3员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用而损坏应照价赔偿。
7、相关表格
《办公用品申请表》
《办公用品汇总表》
8、附则
本制度于2012年3月1日开始生效执行。

部门办公用品申请表

月 份：
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备 注

原 因 说 明：

注：固定资产类办公用品及非消耗性办公用品的申请，必须在表中“原因说明”中详细说明申请的原因。

申 请： 审 核：
办公用品汇总表

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