行政服务手册(确稿).doc

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行

政

服

务

手

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东易日盛&意德法家家居装饰集团
人力行政中心目 录

第一部分 前 言

第二部分 集团行政部部门职责

第三部分 行政部各岗位岗位职责

第四部分 各岗位工作指导作业书

第五部分 工具及附件

第六部分 应急预案

第七部分 结束语
第一部分 前 言

为了集团化管理的需要，提高集团行政对各事业部行政事务支持的效率，帮助您更好地完成各项行政工作，制定相应的岗位职责、工作标准，特制定本手册。请各位仔细阅读，希望对您的实际工作起到帮助作用。

第二部分 集团行政部部门职责

一、 负责集团行政管理体系的搭建，行政管理制度建设；
二、 建立健全各项工作流程，提高服务效率；
三、 根据各部门的工作计划，制定、指导各部门进行行政费用预算，并进行有效控制，以节约资源；
四、 负责集团采购体系的搭建及供应商的管理、监控、资格审批；
五、 负责对集团所属供应商的价格时行控制和监督；
六、 负责集团各类证照及印章管理，保证公司的合法权益；
七、 负责对各事业部、分公司、木业基地、经贸公司行政工作进行指导、运营接口；
八、 负责集团公司各类证照的年检、申报工作；
九、 负责指导各事业部、分公司进行固定资产的管理和维护；
十、 计算机系统、网络系统、办公设备以及其他软件系统和IT设备的维护管理。

第三部分 行政部各岗位岗位职责

第一章 前台接待员岗位职责及工作内容

一、负责前台电话的接、转工作；
二、负责前台来访客户接待的工作；
三、负责收发传真和信件，收发快递；
四、负责每月公司通讯录的调整及发放工作；
五、负责各会议室的管理和使用登记；
六、负责名片登记及制作发放工作
七、负责协助公司各部门复印和复印机的维修工作
八、前台区域及办公区的办公设备，发现问题，即时报修；
九、协助集团人力完成应聘人员的接待填表工作；
十、协助行政专员做好办公用品发放工作；
十一、协助行政专员维护办公区的环境和秩序。

第二章 保安员岗位职责及工作内容

一、负责公司的安全保卫工作
二、负责公司的消防工作，对公司的消防设施按规定进行统一管理，使其始终处于有效状态；负责对员工进行消防安全知识宣传，提高员工消防意识
三、坚持预防为主防消结合的原则，负责检查并解决公司存在的治安、消防等安全隐患
四、严格执行公司关于物品出门转移管理制度，确保物品凭证出门转移，维护公司财产完好有序
五、负责公司的内部巡查工作，认真负责做好每日的巡查记录表及交接表，及时处理巡查过程中发现的各项问题
六、负责公司的行政设施、设备的定期检查并主动协调相关部门报修
七、以节电为原则，负责合理安排公司内部照明、员工上下班、午休的随机开关
八、负责合理控制公司室内温度，按气候变化设置空调风机风量
九、负责维护公司大型会议、活动的安全保卫工作，并主动协助他人做好后勤保障工作
十、负责公司装修、改造施工期间的管理和后勤保障工作
十一、以客户服务为宗旨，维护公司客户利益，并积极主动协助各部门工作，及时做好各部门需求记录，逐一落实
十二、负责公司内部综合性、突发性事件的处理，协助部门负责人维护协调公司内、外部关系，高效、务实的完成上级交办的临时工作。

第三章 保洁员岗位职责及工作内容

一、负责整体办公区域地面、桌面、椅子的清洁；
二、负责各级总监办公、大小会议室的卫生清洁；
三、公司公共办公区域的卫生清洁（地面、桌面、椅子、复印机、传真机、饮水机、花盆、植物、门、窗等）
四、每季度清洁办公区玻璃隔断一次；
五、办公区域内各种设施设备的报修（电灯、展板、门锁、饮水机、玻璃等）
六、办公区域内绿植情况巡查，不合格及时上报后勤主管协调解决；
七、协助行政主管维护办公环境和秩序；
八、上级交办的临时性工作。

第四章 行政专员岗位职责及工作内容

一、负责公司办公用品及临时性物品的申购、发放登记、统计及管理工作，做好出库入库盘存管理，做帐实相符。按周期提供数据分析报告（月度、季度、半年度、年度）；
二、根据各部门的工作计划，协助行政部经理制定、分析、实施行政费用预、决算、费用分摊，并进行有效控制；按周期提交数据及费用分析报告（月度、季度、半年度、年度）；
三、负责办公环境的布置、维护、监督、管理及办公环境的安全保卫及消防安全；
四、负责集团、木业工厂、经贸公司、各分公司各种采购报请的初步审核；
五、负责公司固定资产统计、发放及管理工作
六、负责集团各项后勤管理制度、流程的建设、修改和完善并监督实施；
七、集团采购供应商的甄选、审查、联系、协助工作，建立并管理供应商档案。对所提供的服务和产品进行监督检查。提交分析报告结果并做好审计工作，按周期在集团内进行公示（半年度、年度）；
八、负责后勤系统相关合同、档案的建立健全及管理工作；
九、 负责行政日常工作：制定行政工作计划，贯彻部门行政管理制度、流程，确保相关工作的顺利开展；
十、负责集团各种重大会议、活动的后勤支持工作；
十一、负责集团、木业工厂、经贸公司、各分公司各种采购报请的初步审核；
十二、 负责办公环境的布置、维护、监督、管理及办公环境的安全保卫及消防安全；
十三、负责前台、保安、保洁岗位的日常管理
十四、负责与内、外部各部门及关系单位的协调、沟通；
十五、负责协助部门经理对公司突发事件进行及时处理。

第五章 网管岗位职责及工作内容

一、负责公司各种IT设备及系统的维护与管理。
二、协助IT主管定期进行全公司的设备使用情况普查工作；协助主管对全部计算机设备的选型、配置、定购、验机、装机等进行计算机设备管理工作；
三、协助各部门做好各类应急IT事项、设备故障、IT重要事件的安全评估，落实事前防范措施、事中检查，提出事后改进意见等；
四、负责具体执行安全设备的配置、维护和管理；
五、负责机房硬件设备管理、维护；负责对服务器定期检查，包括杀毒软件、补丁状况等；负责并执行机房环境，包括温度、湿度、保洁、消防等巡检制度；
六、负责公司内网系统的日常运行维护工作检查，解决网络日常工作中出现的问题；并且直接参与总部及北京市内各个分部的综合布线规范与网络系统建设工作；
七、全面负责公司总部及北京市内各分部各种办公设备的维护与管理工作，包括计算机、打印机、复印机、传真机、电话通讯系统等；
八、配合公司各个部门临时的设备协调、管理及记录工作；
九、对于公司使用中的软件系统进行管理和维护工作，如视频会议系统、财务用友系统、短信平台系统、电子显示屏、普华培训系统、门禁系统、电动门等；
十、定期与供货商及服务商联系，并通过网络随时了解目前我公司所需和所使用软硬件的最新信息，获取相关资料，以便采购物美价廉产品；
十一、ERP系统网络、设备方面的IT支持工作。
十二、网站系统、邮件系统硬件设备、网络方面的IT支持工作。
十三、完成上级交办的其它工作及其它各种配合性的行政工作等。

第六章 驾驶员岗位职责及工作内容

一、责车辆的日常驾驶及保养维修工作，取保车辆安全行驶；
二、安全驾驶车辆，礼貌对待公司内部及外部客户，做到热情周到、态度温和；
三、负责车辆内、外部的清洁，保持车辆美观；
四、严格遵守交通法规及公司的各项相关制度，保证乘车人及车辆的安全；
五、努力做到节约用油；
六、每次出车前领取派车单并认真填写，回车时详细填写备案保存；
七、完成上级交办的其他行政事务。
第四部分 工作指导作业书

第一章、前台接待员岗位指导书

一、前台电话的接转工作
1电话铃响3声之内接起电话
2拿起话筒
3面带微笑，用甜美的声音清晰的说出“您好，东易日盛”
4询问来电找哪一位同事，哪一个部门，迅速转出电话到相关部门及员工
5如果来电话的客户不清楚找哪一位同事来处理相关事情，需耐心的询问客户哪一类事情，分析准确后将电话转到相应的部门。
6凡找总经理的所有来电，应详细询问客户的姓名及具体事情，除集团与分公司内部来电外，其余电话应先转至秘书或助理处
7确认将电话转出去之后，再将电话挂断

二、前台来访客户接待工作
1、看到来访客户，起立站直
2、面带笑容对客户说：“您好，请问您有什么事情？”或“您好，请问您需要什么帮助？”
倾听明白客户要找的人或事
3、将客户引领至洽谈区，对客户说：“您好，请你稍等，马上为您联系您要找的人”及时送上饮用水
4、回到前台的岗位打电话通知客户要找的同事，清楚的告知同事对方的来意，便于同事准备材料等
5、挂掉电话后去洽谈区跟客户说 “您好，请稍等，已通知您找的人，他马上就来”
客户离开离开时，应起立微笑，并说：“您请慢走”
6、告知保洁员，清理洽谈区的一次性纸杯或废弃物
7、如遇到没有预约的客人，问清楚何事，例如：是材料合作者，将联系方式和合作样品留下，双手接过后用文明用语送别客人，再将物品转交给相关部门的同事

三、收发传真、信件、快递
传真：
1、每天接收到的传真会在第一时间并且准确无误的转发到收件人的信箱里
2、发送传真时应将已发送的邮件标注上“已发送”
信件：
1、每天下午三时许，物业会将公司的信件送来
2、微笑的对物业工作人员说“您好”
3、双手把工作人员手里的信件接过来同时说“辛苦您了 谢谢”
4、看清楚每一封信是哪个部门哪位同事的，将统一部门的信件放到一起
5、整理好信件，送信的时候交给各部门的行政对接人
6、面带微笑的同时说您好有您部门的信，同时将手中的信交给行政对接人
快递：
1、从快递员手中接收快递的时候看清楚接收人的姓名和部门，确认确实是公司在职的同事，方可接收快递。
2、签字确认后，在记录本上进行登记，记录收件日期、收件部门、收件人、快递的单号、件数。
3、电话通知部门同时到前台来领取快递
4、如果有快递没有取走，将发完的快递保存好（不能丢失）
5、收取快递的时候需要同事在领取人一栏签字确认
6、如果有需要同事自行付费的快递，需要提前告知同事

四、每月集团通讯录的调整及发放工作
1、每月月底向人力资源部索要人员结构表
2、向家居体验馆、木业工厂、物流中心索要各自更新好的通讯录
3、按新的人员结构表情况进行通讯录的更新，如：新增人员或人员
4、检查日期、格式没有错误后，每月8日发邮件给行政经理审核
5、行政经理确认无误后，于每月10日发邮件给各部门的总监以及行政对接人各一份，同时将更新后的通讯录放至前台的通讯录共享文件夹内。

五、共好会议室的使用登记
1、每月25日将下月共好会议室的固定例会和各部门月度会的使用时间填充到会议室使用表内
2、固定例会优先级别：总裁例会、预决算会议、重要项目组会议、各部门部门会
3、各部门需要使用大会议室须提前到前台预定并进行会议预定登记
4、如遇会议时间冲突的，应按优先级别进行预约
5、如遇与固定例会有冲突的情况，前台接待员需告知预定部门，请双方协调后再行调整预定
6、前台接待在登记过程中应遵巡的原则是：认真核查预约情况，不出现登记时间冲突的情况

六、为北京公司、木业工厂、物流中心制作名片
1、填写名片印制登记表，由部门负责人签字确认后交至前台
2、将名片信息录入成电子版，发邮件给名片制作商
3、通过打电话与名牌制作商沟通，告诉他哪些信息是需要特别注意的
4、名片制作商将名片的小样发送给前台接待，根据名片印制登记表进行对照，对照无误将小样发送给印制部门进行确认签字确
5、收到各部门签字确认的打印单后，电话通知名片制作商，可以印制
6、名片印制完成，收货对照无误签字确认
7、电话通知部门同事到前台领取名片，并在领用人一栏签字即可

七、协助公司各部门复印和复印机的维修工作
1、有的同事不会使用复印机，前台接待员会协助并告诉同事复印机的使用方法
2、在复印文件之前各部门首先输入自己部门的复印账号，然后确认密码
3、打开复机机上边的盖子，将要复印的文件放在复印机的玻璃板上
4、查看进纸盘内是否有纸，如果没有纸应填充复印纸
5、选择好要复印的页数，确认没有错误的情况下按启动键，复印即完成
6、如果复印机感光鼓、墨盒自动显示并且提醒更换新的，由前台负责报修
报修复印机程序：
1)首先打800-820-5146听提示音操作，直到转入客服人员人工服务状态下，告知客服人员复印机的型号和序列号，然后说出需求
2)与客服人员确认信息（卡纸保修还是更换设备）、核对地址
3)维修的工程师在30分钟内和前台联系，并在第二个工作日来维修或更换设备

第二章 保安岗位指导作业书

一、岗前准备
1、上岗前应提前十五分钟到岗，与上一班值班人员进行交接，并记录于《值班记录本》上。
2、值岗人员应着公司统一配备的保安服，并保持自身形象良好。
3、检查工作器具（对讲机、照明灯、充电器），发现出现故障的设备应及时处理或上报领导，对讲机必须每人一部。

二、门卫岗
1、岗位位于前台左侧电梯厅位置，跨立或立正式执勤。
2、协助前台工作（当前台暂时离岗时）
1）接听电话
接听电话应站立式面带微笑言语委婉，第一句应说“你好，东易日盛”；问清来电人有何事情，后转接相关部门（如不清楚来电寻找哪个部门的电话，可查询前台专用通讯录）；另外，不是公司内部员工来电询问公司员工移动通讯一律婉言回绝，公司高层领导通讯方式不可外泄。
2）接待访客
前台不在时或前台来访客人过多时，应主动协助前台接待员，询问清楚客人有何事宜后，通知被访人或相关负责人出来接待，来访客人登记后带领客人到前台左侧接待室等候。
3）签收快件：
前台不在时或双休日时，需要签收公司员工的快递时，应先打电话进行确认收件人，签收后妥善保存并在《快递签收单》上登记，及时通知收件人领取，收件人需在《快递签收单》上签字确认，方可领取。如需本人亲自签收的快递，请快递员在工作日送达。
4）复 印
因公司员工众多，在前台接待员处理其他事情时，分公司、木业工厂、物流中心、北京公司各分部的同事来集团办事，需复印并对复印机使用不熟练的同事，需协助同事进行复印，复印者需自带纸张。
由于印量较大，复印机会经常出现故障，发现故障应及时解决，如遇到解决不妥的故障，打电话通知厂商来维修（维修电话前台有，基本复印和故障处理，可请教前台、保安或会使用者）。
5）开关门禁
公司有四道门禁系统，前台有四个开关1 2 3 4 ，分别对应全国家装大区、设计中心、荣誉室、集团办公区（平时员工必须佩戴门禁胸卡）。
6）检查出入公司的物品
对进入公司的物品应进行安检，带出公司的物品进行登记确认后方可放行（登记确认后开出门条，出门条存放在保安队长处，出门条必须经行政部盖章）。
7）维持前台秩序和安全
前台所属公共区域保持安静，无众多人员聚集。
8）物品借用
公司员工借用小推车、十字改锥、插座等物品，需在《借用物品登记簿》上登记（公司所属物品不外借，除有担保人外），归还物品时检查物品是否完整，如物品损坏，上报行政经理。
9）排查可疑人员
因所属公司总部，会有民工讨要工资，进行阻拦并告知‘工资讨要应到东直门北京分公司’，如告知不听，上报行政部行政经理；如蓄意聚众闹事者，直接请出公司（可联系物业保卫部），如事态严重，上报直属领导并致电东大桥派出所。
注意：劝阻时应态度良好，尽量避免发生口角争执或肢体冲突
10）查看监视器
共七个监视探头，分别查看四个消费通道、财务、电梯厅和三层一个，应不定时查看，间隔时间不要太久（10—15分钟一次）
11）协助
协助部门在前台右侧的公告栏粘贴通知或海报。
12）负责董事长和总裁的安保工作：
陈董和杨总出来进去都需要开门和护送；护送时两人应一前一后，到达B2时应快速查看周围情况，送上车后方可撤回。

三、巡逻岗
1、交接班
提前十五分钟到岗于夜班进行交接班，交接事宜记录于《交接班记录本》上。
2、巡逻
1）8：00点时分
打开所以公共区域的照明灯、各办公室的饮水机、空调；校对各会议室的钟表，查看电表，当电表电度低于200度的时候，会出现红灯常亮警示，这时需要在次充电，电卡在保安队长处保管；打开集团所属所有办公室的门，保洁打扫卫生，所需钥匙在前台桶柜中，钥匙和部门有对称编号。
2）8：45时分
播放早操前，打开在机房DVD机柜第二台DVD的攻放设备，同时打开DVD设备下的音箱总控设备，然后打开电梯厅的三台壁挂电视，播放东易传播，此功放设备在机房DVD机柜第一台DVD设备，同时打开DVD上的一台传输开关设备即可。
3）9：00点时分
播放早操音乐，打开在机房DVD机柜第二台DVD的攻放设备，音乐停止时关闭DVD设备。
4）12：00点时分
关闭公共区域及无人办公室的照明灯、空调及饮水机；播放午休音乐，打开功放设备在机房DVD机柜第二台DVD设备。
5）13：00点时分
打开公共区域和办公区的照明、饮水机、空调，关闭午休音乐。
6）18：00点时分
关闭公共区域及无人办公室的照明灯、空调、饮水机、电梯厅的电视和机房的功放。
7）19：00点时分
对公司加班员工进行登记，加班人员必须认真登记,离开时需员工本人签名。
3、巡逻期间
巡逻期间发现的问题应及时解决或上报。
1）公司规定公共区域和办公区域不能吸烟和吃带有异味的食品，如发现应及时制止，不听者上报行政经理。
2）检查会议室桌椅摆放情况，无人使用时摆放整齐。
3）根据实际情况开关各区域的照明、空调和开窗通风，保持公共区域的物品摆放整齐。
4）查看库房储存水数量低于5桶时，给桶装水供货商打电话，通知其来送水，如发现饮水机漏水或不正常工作，自行解决不了的需通知桶装水供货商打电话来维修，发现饮水机上没有水时更换新水。
5）查看电表，查看各区域的照明灯是否有损坏情况。
4、机动性
巡逻人员隶属机动，巡逻期间如有需要可协助部门处理事务，前提是在无紧急事情或经领导批准。
5、负责三层巡查
三层所有员工全部下班时下去锁门。
备注：巡逻间隔应在10到15分钟一次，中间可在库房休息；巡逻岗和门卫岗每一小时一换岗；

四、夜岗
夜班执勤，负责公司下班后执勤，时间是20：00—8:00,执勤期间负责公司财产安全；由于下班后公司员工离开后，公司面积大物品多，应特别注意消防安全；执勤期间可坐在前台。
1、19：45时分
与白班进行交接班。
2、20：00时分
巡逻，检查电表、办公室巡视、关闭无人区域的饮水机和空调、关闭窗户；关闭四个消防通道的门（钥匙在前台桶柜中）。
3、22：00时分
查车，对公司的公用车辆检查，检查车辆在晚22：00点到次日早6：00点是否按规定停在底下二层车库，车身是否有损坏，检查结果记录在《查车记录本》上（公司车辆明细详见‘查车记录本’）。
4、23：00时分
换水，公司20层共15台饮水机，每晚对饮水机进行换水，库房有储备水源和小推车，每台饮水机保持机上有水，附有备用水一桶，如人多的部门可放两桶备用水。
5、6：00时分:
查车
（6）执勤期间应不定时巡查，巡查时应佩戴手电筒，巡查仔细。

五、维修
1、灯具
1）办公区域格栅灯维修
所用灯管是【18W/54白光】型号，维修时先打开格栅灯的灯罩（两边有四个按钮），在旋转拧下灯管，换上灯管后盖上灯罩。
2）办公区域黑筒灯维修
所用灯泡是【泰诺26W节能灯泡】，维修时旋转拧下灯泡，后可换上新灯泡（螺口）。
3）公共走廊格栅灯维修
所用灯管是【18W/33暖光】型号，维修时先打开格栅灯的灯罩（一边有两个卡扣），在旋转拧下灯管，换上灯管后盖上灯罩。
4）公共走廊、会议室及卫生间白筒灯维修
所用灯泡是【泰诺13W节能灯泡】，维修时抠下外灯罩，横向用力拔出灯泡；对准位置插入新灯泡，后盖好灯罩（插口）。
5）共好会议室小筒灯维修
所用灯泡是【60W白炽灯泡】，维修时旋转拧下灯泡，后拧上新灯泡（螺口）。
6）电梯厅长明灯维修
所用灯管是【28W细长暖光灯管】，维修时拧下灯管后换上新的即可；更换底座时需打开底座上的卡扣，移开两边的灯座。
7）中心射灯维修
所用灯杯是【50W灯杯，变压器为220V/50HZ】，维修时旋转拧下灯具，用十字改锥拧下聚光板上的螺丝，取下灯杯换上新的；更换变压器时，先拧开顶部4颗螺丝取出变压器，（更换时一定要注意线路的对称，一般红线为火线）。
8）前台射灯维修
所用灯泡杯是【50W灯杯】，维修时需移开顶部吊顶，宁开两边四颗螺丝，拧开线路接口的绝缘螺帽，取下灯具，更换灯杯或变压器（更换时一定要注意线路的对称，一般红线为火线）。
注意：维修时必须先断开电路，处理不了时致电物业工程部处理。
2、桶柜维修
一般情况是更换锁头、锁头锁不死或是撬锁、拉手损坏。
1）换锁头
抽出第一节抽屉，拧开锁头上的两颗螺丝，取出锁头换上新的。
2）调 整
锁头锁不死时，抽出三节抽屉，用十字改锥调整桶柜内部左侧的拉杆条上的卡扣位置。
3）撬 锁
用一字改锥从桶柜第一节抽屉的左侧缝隙中插入，手持改锥向右扳，另一支手拉抽屉，注意不要用力过大。
4）修拉手
用小螺丝拧紧即可。
3、修理铁皮柜
一般情况是更换新锁和撬锁。
1）换锁
打开柜门，用十字改锥拧下锁头上的螺丝取下旧锁，换上新锁既可。
2）撬锁
用一字改锥插入柜门中间缝隙中，向右用力，从上到下一直撬，另一只手拉着柜门，撬开后恢复变形的柜门。
4、修理饮水机
一般情况是水龙头漏水、电路不通等。
1）龙头漏水
逆时拧下龙头然后换上新的（之前把水放完）。
2）电路不通
拧开饮水机后盖的螺丝，取下后盖，找到有一个红色按钮的电路开关，轻按一下即可（如处理不了通知水厂商修理）。
5、更换门锁
用十字改锥拧下锁头上的两个螺丝，取下把手，换上合适的把手；如是锁芯的锁舌弹不出来，卸下锁芯，在拆开锁芯，把里面的一根晚了的贴片扮直既可，然后装好。
6、安装拉链窗帘
用所需安装的窗帘在强顶比划好位置，标记一下，然后把窗帘的支架和拉链分别固定在两端，然后放上窗帘。
7、安装百叶窗帘
在百叶窗帘的中间位置安装两个固定支架，然后打开固定支架放上窗帘既可以。
注意：以上所需工具和物品库房均有储备。

六、服务
保安隶属行政部门，因行政部门属于服务性部门，所以服务也是保安的职责，服务的态度是对保安的工作评价的标准之一。服务应态度良好，思维敏捷，做事有始有终（中间有反馈，事后有记录有会报），不做超出自己职责和能力之外的事。

七、紧急情况
遇紧急情况应保持冷静，头脑清醒，内部处理不了的及时上报。
1、断电情况
如有部门断电，应先检查6处电表箱的12块电表是否有跳闸，在检查对应个区域的闸箱，如闸合不上先把跳的闸所对应的区域所有的用电设备插座拔掉，再次合闸；如有部门电路短路，应致电物业工程部，找电工师傅检查处理。
2、火灾
进入公司应先了解公司环境，熟知消防器具的摆放位置和消防通道位置【共有62具灭火器（其中含2具二氧化碳灭火器在机房）、10处消防栓、4个消防通道】；如发生火灾第一时间疏散人群拨打火警119，使用灭火器具灭火。
3、水灾
如发现喷淋漏水或水管道漏水，应第一时间通知物业工程部，抢救没被水淹的物品。
4、聚众闹事
如有人有组织有预谋的聚众闹事，应及时制止并上报或拨打110、拨打物业保卫部电话，应避免和闹事者发生冲突。

八、通讯录
1、呼家楼派出所：65021574 民警赵文英：13910259102
2、物业电话：保卫部张经理：58701029 工程部：58701021
六日值班电话：58701025 中控室：58701027
保卫部于经理：13611140596 电信客服：58692000
3、空调维护：********
4、灭火器厂家：********

九、其他
1、购电
根据买电需要人民币的多少，填写《借款单》并上交经理；总监签字后拿借款单到财务领取现金，现金必须单面点清，然后到中国银行或工商银行买电，一般购电3000度，三层电卡需先到5层物业客服开票，在到2层物业财务交款，后再到5层充电。
2、B3库房出入管理
由于储存物品较多，20层库房放不下的物品统一放到B3库房；B3有行政部两个库房，库房钥匙在前台筒柜中，通常存放一些不经常用物品，要熟知所存物品，以便取用。

第三章 保洁员岗位指导作业书

一、保洁上岗前的准备工作
1、要求保洁员提前10分钟做好自己的准备工作
2、换上整洁的工作服
3、见到各部门的同事要主动打招呼说您好
4、面带微笑的对待每一项工作

二、8点到9点打扫公共区域的卫生
1、用消过毒的墩布将公共区域的地面擦拭干净
2、见到同事面带微笑的主动问好

三、 9点到10点做老总办公室里的卫生
1、先敲门，打开办公室的门进入房间将前一天的茶水倒掉，把杯子刷干净后放回原位
2、将办公室所有办公家具擦一遍，注意所有的物品一定要轻拿轻放，擦完的物品一定要放回原位
3、给办公室里的植物浇水，周期为一周浇一次水，水不宜过多
4、将各办公室里的垃圾倒掉，更换新的垃圾袋
5、使用清洗干净的墩布将地面擦拭干净
6、需要为董事长和总裁沏好茶水，打扫完成后把门关好

四、10点到11点做办公区的卫生
1、在不打扰员工的正常工作的情况下将地面擦拭干净
2、用干净的抹布将办公区里所有存放文件的柜子擦拭一遍，同时会把空着的办公位整理干净
3、消毒所有的电话，擦拭所有部门里的饮水机，最后擦拭所有的踢脚线和墙角

五、11点到12做会议室的卫生
1、轻轻敲门，在没有人开会的情况下进入会议室
2、将会议室的椅子摆放整齐
3、桌子上的空水杯收走，桌面上不能留有杂物
4、用墩布将地面擦拭干净，不能有水印和污渍
5、打扫完后把门关好

六、13点到14点擦拭门板和相框
1、用消过毒的抹布把所有的门板和相框上的浮土擦拭干净
2、门板和相框上不能留有污渍一定要清洁干净
3、擦完以后需再次把抹布消毒

七、14点到15点各部门进行消毒
1、将调配好的消毒药水喷洒到办公区内各个角落
2、打开所有的窗户保证办公区良好的通风

八、15点到16点巡查办公区的卫生
1、巡视办公区的卫生看见地面有污渍要及时的清理干净
2、乱放的椅子要摆放整齐
3、为所有纸篓换上新的垃圾袋，保持一个良好的办公环境

九、检查自己区域内玻璃的卫生
1、每星期要对自己管辖的区域玻璃进行擦拭，保证自己区域内玻璃没有污渍

十、打扫老总卫生间的卫生
1、轻敲门，在没有人的情况下进去，把垃圾桶里的垃圾倒掉，换上新垃圾袋
2、使用洁厕灵，将马桶刷干净，用抹布把马桶上的水滴擦拭干净
3、用清洗后的抹布将面盆擦干净，不能留有水渍和污渍的存在，一定要光亮
4、把玻璃用刮玻璃器，清理干净，不能留有水印和污渍
5、将地面擦拭干净
6、最后喷上空气清新剂，关好门
7、定时去卫生间巡查，有污渍和水印的时候要进行及时的清理

第四章 行政专员岗位指导书

一、办公用品统计及发放
1、每月25日之前各部门负责办公用品的人员将下月的办公用品申请表电子版发送到邮箱wangyanxz@
2、将有部门负责人签字的打印版办公用品申请单提交到行政部
3、制作集团、北京分公司、大店、木业工厂、物流中心的办公用品申请表的汇总表
4、审批后，将汇总表返回给北分、大店（由于北京分公司和大店部门较多，回传给北京分公司行政部，按照审批后的办公用品表进行发放）
5、向办公用品厂商下订单，要货
6、厂商在每月10日前，将办公用品送到指定地点，签收人签字验货
7、电话通知各部门行政对接人，前来行政部领取当月的办公用品，并在办公用品申请表上签字确认，如果是北京公司各分部，在送货单上签字确认即可。
8、如有货不全或各部门还有其他需要时，及时通知厂家补货，再次下发。

二、各项费用分摊
1、厂商将所有的送货单汇总到行政部，交给行政专员，清查所有的送货单，必须要有各部门行政对接人员签字确认，无签字确认的送货单，视为无效。
2、收集集团、北分、大店、木业工厂、物流中心的出库单，出库单需各部门办公用品领用人签字确认。
3、致电厂商，与之一一对清所有的送货单。
4、计算出各部门所发生的总额，并非常精确的做出财务要求的相关明细表。
5、电话通知厂商开发票，填写报销单
6、请部门经理和人力行政总监审查，确认无误后，签字批准；送到财务部经理处，审查，确认无误后，签字批准分摊至各部门的费用，方可为供应商结账。

三、办公区巡查
每日早操时间和下午各进行巡查一次
1、检查办公区，办公桌面是否整洁，有无杂物，办公椅是否摆放到位；办公设备是否清洁
2、检查所有员工是否按规定的时间和动作做早操，佩戴胸卡，着装；
3、检查办公区是否有需要修理的办公家具，破损的地面，墙面等，如有问题，登记在每日巡查表内，并及时通知相关部门进行维修；
4、遇到有部门员工提出需要帮助的问题，例如：没有遮阳帘，办公用品不过用时，及时为员工解决
5、定期巡查会议室、前台的假花、相框、绿色植物，发现问题，及时解决

四、处理集团、各分公司、木业工厂、物流中心报请批示
以需要印刷为例：各部门将报请批示单提报至行政专员处
1、对所需的厂商，进行市场调研，选取3-5家印刷厂，必须正规厂商
2、行政专员于7日内，提报性价比最高的三个厂商，上报行政经理
3、行政经理签署意见，告知行政专员最合适的厂商
4、行政专员将所需印刷的文件交给该厂商，厂商进行排版工作
5、待小样出来后，以邮件形式发送给部门印刷负责人
6、印刷负责人，确认小样无误后，将电子版打印一份文稿，并签署“可以印制”和姓名
7、行政专员电话通知印刷厂印制文稿，并敲定送文稿时间、地点
8、待文稿印制完毕后，请厂商按照事先约定好的时间、地点送货
9、印刷负责人，验货确认无误后，在送货单上签字收货

五、固定资产统计
制作固定资产统计表：
1、策划统计固定资产工作的人员、分区域进行
2、用相机拍下所需要填入表内的所有固定资产的种类
3、行政专员、前台接待员、保安，两个人一组，以部门为单位进行固定资产统计
4、将统计结果汇总到行政专员处，由专员填入到固定资产统计表
5、整理好后，提报给行政经理
第五部分 工具及附件

第一章 前台接待员

一、信件、传真、快递传递单

东 易 日 盛 信 件、 传 真、快 递 传 递 单
序号
来件日期
收件部门
收件人
寄件单位
件数
收件人签字
收件日期
备注
1

2

3