私营企业档案管理挑战与对策分析.docx

私营企业档案管理挑战与对策分析 李洪凤摘 要：在私营企业的发展过程中，档案是企业生产和经营信息的原始记录。在社会发展的新时期，信息技术发展迅速，档案管理的理念和技术手段逐渐的得到改进和和创新，这对我国私有企业的档案管理工作而言，在带来新的发展机遇的同时也带来了前所未有的挑战，为了应对这些挑战就需要采取相应的对策，本文就对此进行简要的分析。关键词：私营企业 档案管理 挑战及对策引 言随着我国经济发展的水平逐渐提升，各个行业的私营企业的逐渐涌现出来，而在企业的运营和发展过程中所产生的各种生产、经营信息都以档案的形式进行存储，这就形成了私有企业档案，并为企业的未来发展策略的制定以企业经营状况判断提供着重要的依据。就我国当前的私有企业档案管理现状而言，与国有企业之间存在不小的差距，并且随着信息技术的快速发展带来的管理理念和手段的革新，也为其带来了诸多的挑战。1档案工作面临的机遇与挑战1.1对傳统档案管理手段和方式的挑战随着社会逐渐走向信息化，信息产业的发展十分迅速，各种形式的电子文件层出不穷，并且在各个行业的发展中占据了越来越重要的地位，而在档案管理工作中也逐渐由纸质文件转变为了电子文件。相比于其他类型的文件，电子文件具有相同的存储、记录信息的属性，除此以外还具有了不同的技术特性，比如信息的盗用和窜改更容易实现、不具备稳定的信息载体、需要依赖网络和信息系统才能实现等等，这些技术特性使得为企业的档案管理工作带来了极大的挑战。在传统的纸质档案管理工作中，所实行的档案管理方法能够有效的确保档案信息的真实性和安全性，并且能够实现对档案信息的有效利用，而随着纸质档案文件逐渐转变为了电子档案文件，传统的档案管理方法也需要作出相应的改进，这是实现电子文件安全性、真实性所必须的。1.2对传统档案管理工作观念的挑战在一些私有企业的方案管理工作中，对档案的私有性过度重视，重视对档案的保管忽略了档案的利用，将一些不必保密的文件严密的保管起来，一些档案室更是只针对领导或者相关机构进行开放，从而使档案的使用范围大大的降低，严重的影响的档案信息所能发挥的价值，普通员工以及服务对象无法有效的利用方案，忽视了档案所能发挥的信息服务价值。1.3对档案管理人员自身素质提出的挑战随着信息技术的不断发展并逐渐应用到了企业的档案管理工作中，相关管理人员也应逐渐从纸质档案管理转变为档案信息管理。在当前社会背景下的档案管理工作，对人员提出了更高的要求，不仅仅是对档案的信息的保管，更需要具备足够强的专业技能和知识素养，从而符合新时期企业方案管理工作的需要。2档案管理应采取的对策2.1提高私营企业经营者档案意识在私营企业的档案管理工作中，企业管理者的管理意识发挥着重要的作用。相比于国有企业，私有企业在成立之初由于缺乏经验，往往会忽视对档案信息的收集和管理。大部分的私营企业在运营的过程中，在进行技术研发、扩宽市场、规划企业未来发展以及品牌的建立过程中，才逐渐意识到了档案信息所能发挥的重要的作用。在这种背景下，私营企业在档案管理工作中应做好正面案例以及管理不善的负面案例的先关宣传，从而让企业管理者养成正确的档案管理意识，并列出相关的法律规定明确档案管理的法制属性，从而引起管理人员对档案工作的建立建全重视起来，并介绍成功的档案管理经验，促使私营企业的档案管理水平在新时期背景下逐渐提升。2.2积极引入新方法和新手段随着档案文件的信息化，管理手段和方式也应该相应调整。针对电子文件档案，确保其安全性和可靠性最有效的管理手段就是对数字、信息化、网络化等技术等。在现代化背景下，档案管理常用手段主要表现为：对电子文件采用计算机技术进行处理，对数量呈几何增长的电子文件采用数据库技术进行存储，对传统文件采用数字化技术进行处理，对电子文件采用网络和数字通信技术实现传输，通过信息库的完善实现对信息的快速、精确检索，为确保电子档案信息的安全性使用防火墙、数字签名、数据备份等等信息安全管理技术。2.3坚持档案为社会服务的思想在私有企业的运营过程中，其主要的目标除了实现自身的经济效益外，还包括为客户和社会提供更为完善的服务，而企业档案作为重要的信息资源，也可能是客户和社会所需要的，因此，在企业方案管理的过程中应摒弃传统的重藏轻用的管理理念，应将“以人为本”理念落实到档案管理工作中，提高档案的使用范围，提升档案所能发挥的价值。就档案管理而言，虽然不会直接参与经济活动中，但是却可以为企业赢得潜在的社会效益，这对企业的发展而言是极为重要的。现代档案管理部门和档案管理人员要解放思想，坚持档案为社会服务的思想，努力完成自己的工作职责，担负起为社会发展提供强有力支持的历史和时代的使命，才能赢得自身生存和发展的空间，为社会做出应有的贡献。2.4建立多元化的继续教育培养体系继续教育是全体档案管理人员适应新时期新要求的重要手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分档案管理人员是不可能有时间和机会进校园进行全日制系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。结 语从上述分析可知，在档案管理工作方面，私有企业相比于国有企业存在着不小的差距，而随着新时期信息技术快速的发展，信息产业逐渐磅礴起来，信息技术也逐渐应用到了企业的档案管理工作中，这对私有企业的档案管理而言既带来了广阔的发展空间，也带来了诸多的挑战，而为了使企业的档案管理工作顺应时代发展的脚步，以及满足企业在未来长远发展的需求，就需要采取相应的措施加以应对，上述的观点和建议希望对相关人员有所帮助。参考文献：1 王蔚丹.私营企业档案管理问题的思考J.现代营销（学苑版），2011（09）：208.2 韩丽华，张文美.浅谈私营企业档案管理J.兰台内外，2006（02）：46-47.3 辛伯庆，钱秀珍.私营企业档案管理的问题探讨J.江南论坛，2005（09）：30-31.4 韩宝安，张弘，戴普欣，张卓云.关于私营企业档案管理现状及对策研究J.档案学研究，2001（04）：42-45. -全文完-