合同管理规定.docx

合同管理规定前言为公司的发展与管理逐步走向规范化，为合同的签订流程更加具体明确，拟定此合同管理规定。本规定由总经理办公室提出，由总经理核准，并成立合同审核组和公司的法务人员共同负责公司所有合同的修订和审核工作。本规定起草部门：总经办本规定审核人：总经理本规定批准人：总经理本规定实施时间：二0一二年一月一日合同管理规定1.1 合同的草拟1.11 凡国家、行业或公司有标准或示范文本的，应当结合实际需要予以使用或借鉴1.12 合同必备条款包括标准的（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。1.13 合同应明确约定纠纷管辖地，并力求选择公司所在地法院或者仲裁机构。1.2 合同的审核1.21 公司的每一份合同签订前必须先交由合同审核组和公司的法务人员分别进行审核和风险评估，并把审核评估意见和合同一起以书面或电子报告形式递交总经理或董事长核准。1.22 合同审核组人员需对合同的如下内容进行审核：A）合同项目是否符合国家政策及有关政府部门的批准文件；B）合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范；C）合同条款是否是双方真实意思的表示；D）合同必备条款是否完整、准确；E）合作条件、方式是否符合公平、效益原则；F）其他应该审核的内容1.23 合同审核组及公司法务人员对合同承办人员提交的合同按要求进行法律风险的评估和审核，并提出审核意见，依据评估和审核意见进行以下处理：A）若评估无风险，则对合同进行“背书”（签名）或加盖合同审核专用章，由承办部门或人员递交总经理或董事长（吴自祥、李永良），经总经理或董事长核准无问题后，按程序进行合同的签订等后续工作。B）若对合同条款有不同意见，则合同审核组及公司法务人员须对合同提出修订意见，返还承办部门或人员修订，修订后以书面或电子邮件形式递交总经理或董事长核准，确保无误后，再由承办部门或人员按程序进行签订等后续工作。C）若合同的承办部门或人员不同意合同审核组及法务人员的修订意见，则合同的承办人须向总经理提出书面或电子书面报告，递交总经理，由总经理确认并核准。D）合同审核组及法务人员若对合同承办部门或人员提交的合同存在疑义，必要时可要求提供关于合同的背景，合作双方的相关资料，双方法律细节等方面的书面解释，并把疑义或意见以书面或电子报告的形式承交总经理核准。1.24 提交合同给合同审核组及公司法务人员时，五页以下的合同，至少需提前半个工作日提交，五页以上或金额大于50万的合同，至少需提前一个工作日提交，若紧急的合同，视情况特殊处理。1.25 若合同中涉及税务或财务风险，合同承办部门及公司法务人员应将合同提交财务部门负责人审核，并提出相应的审核意见，以书面或电子邮件形式转给合同的承办人及总经理。1.3合同签署1.31 合同经审核组和公司的法务人员确认后（涉及税务或财务风险，则由财务部门指定负责人确认），由承办人将合同及相关资料送交总经理或董事长签署，签署人负责最终核准合同。1.32 签署合同的授权人以公司授权一览表为准，未经授权的个人不得擅自签署合同。如果授权人由于工作原因不能签署合同，必须书面委托他人签署。1.33 合同签署后，参照印章管理办法的相关规定加盖印章。1.4 合同档案的管理与使用1.41 合同文本份数按实际需要确定，原则上承办部门或人员需要提供三份编号的合同原件，承办部门、总经办和财务部各一份；如果合同的原件份数有限，则按承办部门、财务部、总经办的顺序保存原件，承办部门需将合同的复印件交财务部和总经办核对原件后存档。1.42 因工作需要查阅或复印合同和其他相关材料，由需求部门相关人员提交使用申请，由公司或部门主管批准后方可办理合同的借阅手续，以复印件借出。除办理诉讼、仲裁事务外，合同原件无特殊情况不得外借，如需外借，必须由总经理签字批准后方可借用。1.5 附则1.51 合同的承办部门对合同的订立、履行和执行的合过程全面负责，合同承办人为直接责任人。1.52 公司各部门或人员一律不得以私人名义对外签订合同，如需以个人的名义签订的合同，应当具有公司的授权委托书。1.53 董事长或总经理不能签署而授权代理人签署的合同，必须有授权文件支持。1.54 本规定成立之日（二0一二年一月）起开始实施。