4.2.3文件控制程序.doc

SYDS-QES-CX-A/4.2.3
质量环境职业健康安全程序文件
发布实施: 10.3.16
版/次 : A/0
文件级别: 2级

文件控制程序
1 目的
对与公司质量环境职业健康安全管理体系有关文件进行控制，确保各场所和部门获得适用文件的有效版本。
2 范围
适用于所有与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件控制（包括外来文件）。
3 职责
3.1 总经理负责批准发布《质量环境职业健康安全管理手册》。
3.2 管理者代表负责组织技术质量部编写并审核《质量环境职业健康安全管理手册》，批准发布《程序文件》和《支持性文件》。
3.3 各个部门负责相关程序文件和支持性文件的编写、使用，对管理体系有关文件进行收集、整理并交技术质量部归档保存。
3.4 技术质量部负责管理体系文件、技术、工艺文件和相关资料的管理，并负责外来文件的收集、管理。
3.5 综合管理部负责培训文件管理。
3.6 生产部负责有关生产、设备的文件的管理。
3.7 市场部负责有关采购和营销资料管理。
4程序
4.1 文件管理工作流程

编写
审定
批准
发布
发放
贯彻

文件评审
公司内部管理体系文件
外来文件的识别

更改

借阅

得以批准

作废

销毁

4.2 文件分类与保管
4.2.1 《质量环境职业健康安全管理手册》、《程序文件》、《支持性文件》，由技术质量部备案保存，持有人在使用中注意保管。
4.2.2 《质量环境职业健康安全管理手册》为公司的一级文件。
4.2.3 《程序文件》为公司的二级文件。
4.2.4 《支持性文件》为三级文件，共分为四类：
a. 部门作业文件，作为各个部门运行管理体系的日常实施细则；
b. 其他质量、环境和安全文件，包括针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、产品标准、工艺文件和质量、环境和安全目标策划、管理体系策划、管理方案及应急计划等，文件的组成应适合于其特有的活动方式；
c. 公司管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来管理性文件，包括与管理体系有关的法律法规文件等；
d. 公司的质量环境职业健康安全记录。
4.3 质量环境职业健康安全管理体系文件的编号
4.3.1 管理手册编号说明：
公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-手册代号（SC）-版本/章节号，手册中各章节以章节号区分。
例如：SYDS-QES-SC-A，表示指XX公司《质量环境职业健康安全管理手册》A版，手册每页面右上角“版/次：A/”后的数字作为修改标识，例如：手册某页面修改一次，“版/次”应为A/1，依次类推。当手册累计修改页面超过总页面的三分之一时，版本应按A、B、C……依次升级。
4.3.2 程序文件编号说明：
公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-程序文件代号（CX）-版本/章节号。
例如：SYDS-QES-CX-A/4.2.3，表示《文件控制程序》。
4.3.3 支持性文件编号说明：
a. 支持性文件中的常规文件：
公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-支持性文件代号（ZC）-版本/文件顺序号。
例如：SYDS-QES-ZC-A/01，表示第1号支持性文件。
b. 各部门临时编制的文件：
1）公司名称代号（SYDS）-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-部门代号-版本/文件顺序号。例如：SYDS-QES-01-A/01，表示技术质量部临时编制的第1号文件。
2）各部门代号：技术质量部：01；综合管理部：02；财务部：03；市场部：04；生产部：05；审计监察室：06。
c. 记录编号：
公司名称代号-质量环境职业健康安全管理体系代号（QES）-标准条款章节号-JL序号。
例如：SYDS-QES-4.2.3-JL001，表示标准条款4.2.3章节产生的第一种记录，JL表示记录。
4.4 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
4.4.1 《质量环境职业健康安全管理手册》由管理者代表组织技术质量部编写，管理者代表审核，上报总经理批准发布，技术质量部负责发放登记。
4.4.2 《程序文件》、《支持性文件》由各部门负责组织编写，部门负责人审核，技术质量部进行汇编，管理者代表批准发布，技术质量部负责发放登记。
4.4.3 管理体系文件由技术质量部向各部门进行文件发放、回收，文件的发放、回收必须填写《文件发放、回收记录》，确保文件使用的各场所都能得到相关文件的有效版本。
4.5 文件的受控状态
文件分为“受控文件”和“非受控文件”两大类，凡与管理体系运行紧密相关的文件为受控文件，需加盖表明其受控状态的印章，各责任部门按规定管理。
4.6 文件的评审与更新
4.6.1 文件在实施中发生变化（如组织机构、过程、产品或法律法规等）或不适应，各部门有修改意见时，应及时向技术质量部提出，由技术质量部适时组织对现有管理体系文件进行评审后，对文件进行更改，以确定文件的适宜性。
4.6.2 《质量环境职业健康安全管理手册》的更改
a. 技术质量部填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，总经理批准后，技术质量部组织更改；
b. 划改：当更改页更改内容不超过三次时，由更改人在更改页中划改；
c. 换页：当更改页更改内容超过三次时，由更改人实施换页；
d. 划改或换页由更改人在《质量环境职业健康安全管理手册》修改控制记录附页中予以注明，更改页次号由“0”变为“1”，依此类推，技术质量部必须保留文件历次更改的记录；
e. 换版：《质量环境职业健康安全管理手册》内容出现实质性的变化，或更改页（换页）超过文件总页数的三分之一时，可考虑换版，此时，《质量环境职业健康安全管理手册》封面的版本号由A改为B、C…，依此类推。
4.6.3 《程序文件》、《支持性文件》的更改由提出修改意见的部门或个人填写《文件更改申请单》，经原编审部门负责人审批后，经管理者代表批准后，由技术质量部组织部门进行更改、备案、登记。
4.6.4 所有被更改的原文件必须由使用部门收回交技术质量部，以确保有效文件的唯一性。
4.7 文件的领用
4.7.1 领用《质量环境职业健康安全管理手册》、《程序文件》须经管理者代表批准，领用《支持性文件》须经各部门负责人同意，领用文件必须办理相关签收手续，技术质量部负责领用签收记录。
4.7.2 因破损而重新领用新文件，分发号不变，使用部门须向技术质量部交回相应的旧文件；因丢失而补发的文件，由技术质量部核实原因，给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，技术质量部负责新文件发放签收记录。
4.8 文件的保存、作废与销毁
4.8.1 文件的保存
a. 体系文件应存放在干燥、通风、安全的地方；
b. 各部门文件由本部门文件管理人员保管，技术质量部每半年对各部门文件的保管情况进行检查；
c. 任何人不准私自外借受控文件，不得在文件上乱涂乱改，以确保文件的清晰，使文件易于识别和检索。
4.8.2 文件的作废与销毁
a. 所有作废文件由使用部门及时从所有使用场所撤出，确保防止作废文件的非预期使用；
b. 技术质量部为某种原因保留已作废文件，应对作废文件进行标识，以与有效文件区别；
c. 对要销毁的作废文件，由技术质量部填写《文件销毁记录》，经管理者代表批准后，由技术质量部销毁。
4.8.3 文件的借阅、复制
相关人员借阅、复制与管理体系有关的文件，须经部门负责人批准后，填写《文件借阅、复制记录》，由技术质量部实施文件借阅或复制。在复制受控文件时，技术质量部填写《文件借阅、复制记录》，对复印件加盖受控标识，做好发放记录。
4.9 外来文件的控制
4.9.1 相关部门收到与管理体系相关的外来文件，需识别文件适用性，及时到技术质量部登记备案。生产部负责识别国家在环境和职业健康安全方面法律法规的最新版本，执行《法律法规与其它要求控制程序》。如需要，对收集到的外来文件可复印并加盖“受控”印章，由收文部门按4.4.3的要求控制发放。
4.9.2 技术质量部负责收集国际、国家、行业有关质量管理标准的最新版本，统一加盖受控印章，分发到相关部门使用，并收回旧标准。
4.9.3 对受控文件（包括上述标准及其他与管理体系有关的外来文件），技术质量部负责填写整个公司的《受控文件清单》，生产部负责将收集的填写公司的《相关法律、法规和其它要求一览表》（环境、职业健康安全法律、法规），对新收到的文件及时登记。
4.10 技术质量部每年组织对现有管理体系文件进行一次全面的评审，各部门结合运行情况对管理体系文件进行评价，必要时予以修改，执行4.6条款规定。
4.11 作为记录的文件执行《记录控制程序》。
5 相关文件
5.1 《记录控制程序》
5.2 《法律法规与其它要求控制程序》
6 记录
6.1 《文件发放、回收记录》
6.2 《受控文件清单》
6.3 《文件借阅、复制记录》
6.4 《文件更改申请表》
6.5 《文件销毁记录》
6.6 《相关法律、法规和其它要求一览表》合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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