丽达商贸财务物流项目实施工作说明书.doc

丽达商贸财务物流项目实施工作说明书
（Statement Of Work）

作者：
金蝶软件（中国）有限公司
创建时间：
2011年 月 日
最新更新时间：
2011年 月 日
版本：
1.0

签署：
丽达商贸有限公司

金蝶软件（中国）有限国内公司

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名称
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目录
文档控制 II
修改记录 ii
审阅 ii
分发 ii
1 概述 5
2 项目范围 6
2.1 实施范围 6
2.2 实施主体 6
2.3 实施部门 6
2.4 实施地点 6
2.5 工作时间 6
2.6 实施业务范围 7
2.7 实施模块范围 7
3 实施服务范围 9
3.1 项目管理 9
3.2 系统管理 9
3.3 培训服务 10
4 项目计划和交付项 11
4.1 项目总体计划 11
4.2 实施阶段划分 12
4.3 各实施阶段的主要交付项 12
4.4 职责分配 13
4.5 阶段完成 13
4.6 项目完成 13
5 项目组织和条款 14
5.1 双方组织架构 14
5.2 甲方项目组织与职责 14
5.3 乙方项目组织与职责 15
6 项目变更控制流程 16
6.1 提出变更 16
6.2 接收方的响应 16
6.3 申请方的认可 17
6.4 变更实施 17
6.5 变更程序流程 17
7 主要假定 19
7.1 项目管理: 19
7.2 数据工作： 19
7.3 测试工作 20
7.4 基础设施： 20
7.5 工作范围： 21
7.6 培训： 21
8 项目中止和暂停 22
8.1 项目暂停 22
8.2 项目终止 22
附录1:丽达商贸公司ERP项目实施功能范围 23

1 概述
本实施工作说明书（Statement Of Work，以下简称“SOW”）是曲靖市丽达商贸有限公司（以下简称“甲方“）和金蝶软件（中国）有限公司曲靖分公司（以下简称“乙方”）于 2011 年3月21 日签署的曲靖市丽达商贸有限公司（合同编号：68201103-0021）的附件，旨在界定实施服务明细条款。本工作说明书随主合同签署同时生效。
本工作说明书定义了甲方和乙方在本项目中约定的具体实施范围、任务、资源计划、实施计划、基本假定和交付项等内容，如与其他协议或约定存在差异，以本SOW为准。本SOW将作为项目执行过程控制和管理的指导文件。
2 项目范围
2.1 实施范围
甲方为曲靖市丽达商贸有限公司，乙方金蝶软件实施ERP企业信息管理系统，采用的是K3 WISE系统12.2 版本，产品的版本是V12.2
2.2 实施主体
本次ERP项目实施服务的主体为： 曲靖市丽达商贸有限公司，无下属分公司
2.3 实施部门
本次实施涉及的丽达商贸有限公司的相关部门列示如下：

单位名称
一级部门名称
丽达商贸
财务部
采购部
仓存部
销售部
2.4 实施地点
本项目实施地点位于甲方的如下办公地点：曲靖市麒麟区麒麟西路丽达商贸公司办公室。 乙方顾问将在上述地点开展实施管理工作。
如项目需要，在其他地点工作的甲方员工，需根据项目要求到上述项目实施地点配合项目实施工作。
如果项目需要乙方顾问到上述实施地点之外的其他地点开展实施工作，甲方需要承担乙方顾问与此相关的差旅及食宿费用，差旅和食宿费用标准按照乙方公司的差旅标准或双方商定的差旅标准执行。
2.5 工作时间
本项目的正常工作时间为周一至周五的上午9:00-下午18:00，法定节假日正常休息。
2.6 实施业务范围
序号
范围
1
财务管理：无凭证的预提 摊销处理处理，不支持外汇业务的处理
2
销售业务：不涉及可视化管理、模拟报价，不提供VIP管理、信用管理，物料对应表的管理，不涉及销售费用的管理，不提供销售合同的管理
3
采购业务：不涉及质检入库部分，不涉及采购费用的管理，不涉及工序委外的管理，不涉及采购合同的管理
4
库存业务：不涉及仓库调拨业务 仓存盘点为全盘 不提供带金额的盘点表
2.7 实施模块范围
本项目实施模块范围包括K3系统WISE版本12.2下列模块：
序号
模块
1
基础数据管理：
确定编码原则；
录入甲方基础数据，包括：计量单位、客户、供应商、物料、仓库等；
协助录入科目，部门，职员；
协助录入期初仓存数据及财务数据；
2
销售管理：
销售流程为销售订单——发货通知——销售出库——销售发票；
销售单据以金蝶为准，可以进行格式的微调，不提供在金蝶销售单据的基础上增加自定义的条目；
提供销售退货流程为：（1）直接生成退料通知单，退料通知单下推生成红字销售出库单；（2）由发货通知单下推生成退料通知单，然后由退料通知单下推生成红字销售出库单

3
采购管理：
采购流程为采购订单——收料通知单——外购入库单——采购发票；
采购单据以金蝶为准可以进行格式的微调，不提供在金蝶采购单据的基础上增加自定义的条目；

4
库存业务管理：
录入库存期初余额；
出入库单据以金蝶为准可以进行格式的微调，不提供在金蝶出入库单据的基础上增加自定义的条目；
输出出库数量;
盘点报告出具数量，不含金额
5
财务模块管理：
录入总账科目期初余额；
完成日常财务结账工作，完成总账凭证、总分类账，明细账，库存商品科目的数量金额帐的查询；
完成现金流量表，资产负债表，利润表的编制；

3 实施服务范围
基于金蝶的”Kingdee Way”实施方法论，在项目实施过程中，乙方将为甲方提供以下实施服务。
3.1 项目管理
乙方提供项目实施过程中的项目管理工作，将派出一位项目经理，与甲方项目经理共同负责管理整个项目生命周期的进度、各阶段日常事务和项目质量管理。其主要的工作内容如下:
l 项目实施范围控制
l 项目计划制订和管理
l 项目实施进度管理
l 项目风险的评估、监控和管理
l 项目组成员的调度和工作安排
l 与项目相关的人员和部门的沟通协调工作
l 召开各项会议，向项目团队和甲乙方各级相关人员汇报项目状况
l 处理项目中所遇到的各种问题
l 定义、监控和各阶段交付项，确保交付项的质量
l 管理项目变更
l 负责项目文档的检查与审核
3.2 系统管理
乙方在本项目实施过程中将向甲方提供K3系统WISE版本的系统管理服务，主要服务内容包括：
l 硬件配置建议
乙方为甲方提供服务器和相关硬件的配置建议。

l 系统安装
乙方将负责项目实施过程中的培训环境、测试环境和生产环境的安装工作。
l 系统维护
项目实施期间系统数据的管理工作由甲方自行完成，乙方提供必要的协助，支持甲方做好K3 WISE系统12.2的备份、克隆和恢复工作。
3.3 培训服务
本次财务物流项目实施乙方将为甲方提供如下的培训服务：
l 标准功能培训:
乙方将为甲方项目核心团队和关键用户提供标准功能培训，以便相关人员掌握产品的基本功能。
标准功能培训课程列示如下:
序号
培训内容
1
基础数据管理
2
销售管理日常业务流程系统操作
3
采购管理日常业务流程系统操作
4
库存业务管理日常业务流程系统操作
6
总账 报表日常业务流程系统操作
7
K3系统数据的日常维护
l 业务流程培训:
乙方顾问在整个项目实施过程中，在蓝图设计阶段将传授基于最佳实践的业务流程知识, 此项工作将结合项目实施过程进行，乙方不单独组织业务流程培训。
l 最终用户培训
为保证系统的正常运行，必须做好最终用户的培训工作，最终用户培训将由甲方的关键用户担任讲师，乙方将为关键用户提供必要的支持以便保证培训效果。

4 项目计划和交付项
4.1 项目总体计划
时间

工作时间（天）
工作内容
3月14日
1
检查网络环境，安装软件，初始数据准备情况检查
3月15日
1
调研
3月16日
1
调研
3月17日
1
调研
3月18日
1
系统初次培训——供应链
3月19日
1
系统初次培训——财务
3月20日
1
供应链初始数据录入
3月21日
0

3月22日
1
客户基础资料检查 供应链初始化
3月23日
1
财务模块基础资料录入及初始化
3月24日
1
供应链模块培训
3月25日
1
财务模块培训
3月26日
1
项目验收
合计
12天

4.2 实施阶段划分
参照金蝶的项目实施方法论，本项目的实施可划分为以下四个阶段
实施阶段
工作内容
项目定义
项目组织机构的建立
项目调研，制定实施方案和实施计划
召开项目启动大会、项目宣传动员
办公环境准备等项目管理工作
软件安装
蓝图设计
核心用户产品培训
建立基础数据管理规范
准备基础资料数据，数据完善与校准
现有业务流程梳理，分析业务需求与系统的差异
系统测试与功能验证
系统实现
初始化数据准备，数据转换测试；
由核心用户完成最终用户培训
准备具体上线策略，系统管理与权限设计；
建立产品环境
导入并校验主数据，导入并校验期初数据；
系统初始化，上线切换
上线后期支持，业务流程调优
上线支持
编写上线支持阶段确认报告
召开上线支持阶段完成确认大会
4.3 各实施阶段的主要交付项
项目阶段
交付成果
项目定义
项目管理手册
项目实施计划
蓝图设计
核心小组成员培训资料
编码规则说明书
业务蓝图
系统实现
最终用户培训资料
岗位用户操作手册
系统初始化上线方案
实施工作总结
4.4 职责分配
甲乙双方的职责描述如下：
l P: 主要负责
l S: 协助
任务类型
服务/任务
职责分配
甲方
乙方
项目管理
项目管理
S
P
项目实施
产品功能培训
S
P
业务需求调研
S
P
业务流程优化
S
P
系统集成测试
P

数据收集、清理和校验
P
S
最终用户培训
P
S
数据手工录入
P

最终用户接受测试
P
S
产品环境的建立和设置
P
S
交付成果
项目管理手册
S
P
项目实施计划
S
P
编码规则说明书
S
P
核心小组成员培训方案
S
P
岗位用户操作手册
P
S
最终用户培训方案
P
S
4.5 阶段完成
该阶段的交付项全部完成，则该阶段实施工作完成，双方签署阶段实施工作完成确认单
4.6 项目完成
所有阶段工作完成确认单签署完毕，则项目完成，本项目实施工作结束。
5 项目组织和条款
5.1 双方组织架构
为保证本项成功实施，双方需要成立专门项目组织，组织架构如下：

5.2 甲方项目组织与职责
角色
主要职责
项目经理
ü 项目经理是项目的最高决策机构；
ü 对项目实施的整体策略、计划和方案给出指导性意见和建议；
ü 定期对项目的工作质量进行监督；
ü 与乙方方项目经理进行阶段性沟通与协调；
ü 对实施过程中出现的各种问题给予指导性解决意见和建议，对实施所需要的资源给予保证；
ü 定期接受项目经理对于项目进程汇报；
ü 作为甲方项目的负责人，负责项目的全面实施督导和项目进度过程控制；
ü 主要工作包括：整个项目实施方案制定、项目进度的控制、与乙方方沟通、下属分公司资源的协调、工作指导等；
项目实施小组
ü 负责项目及实施小组范围内的项目实施工作；
ü 按实施合同、实施方案界定的工作范围、实施计划开展实施工作，服从项目经理的工作安排，与乙方方项目经理及顾问协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展；
ü 负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；
ü 负责与乙方方顾问确认各模块初始化及日常操作流程；

5.3 乙方项目组织与职责
角色
主要职责
项目经理
ü 项目经理是项目的最高决策机构；
ü 对项目实施的整体策略、计划和方案给出指导性意见和建议；
ü 定期对项目的工作质量进行监督；
ü 与甲方高层及项目经理进行阶段性沟通与协调；
ü 对实施过程中出现的各种问题给予指导性解决意见和建议，并对实施所需要的资源给予保障；
ü 定期接受项目经理对项目进程的汇报；
ü 作为乙方项目的负责人，负责项目的全面实施督导和项目进度过程控制；
ü 主要包括：整个项目实施方案制定、项目进度的控制、甲方沟通、公司资源的协调、工作指导等；
实施顾问
ü 负责项目的具体实施工作；
ü 按实施合同、实施方案界定的工作范围、实施计划开展实施工作，服从项目经理的工作安排，与甲方项目经理协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展；
ü 负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；
ü 负责提供与甲方确认的金蝶软件各模块初始化及日常操作流程指导性文件及操作注意事项说明书，并提交双方项目经理审核；
技术支持
ü 负责产品功能、BUG问题的跟踪处理；
ü 产品配套的网络、硬件技术问题沟通与协商;
ü 负责后续的运维服务；
6 项目变更控制流程
在项目的实施过程中，任何一方要想更改由双方事先确认并计划好的服务内容，可以向对方提交一份“项目变更请求表”（PROJECT CHANGE REQUEST，以下简称PCR）。，详细说明想要做出的更改。可能的变更包括实施范围的更改、实施周期的更改、实施方案的更改等。双方将对所需的更改服务提供附加收费估算及项目进度、交付成果的调整建议；所有的变更请求均应报双方项目领导委员会审批，仅当与之相关的所有技术及商务事宜同时得到双方项目委员会的批准后，有关的项目变更才可执行:
l 项目变更请求（PCR）是协商变更的工具。 PCR 必须描述变更、变更的根本原因和变更对项目的影响。
l 甲方、乙方任何一方都有权利提出PCR
l 请求方的项目经理应复核建议的变更，并确定是否将该请求提交给对方。
6.1 提出变更
提出变更需首先填写PCR。PCR需由申请方项目经理交给对方项目经理。接收方项目经理将就PCR的技术可靠性以及对整个项目的影响作出评估。经接收方项目经理同意的PCR将提交项目领导小组批准备案，未被批准的PCR将退还给申请方项目经理。任何双方项目经理不能解决的争议将提交项目领导小组审议。
6.2 接收方的响应
接收方项目经理将在接到PCR的三个工作日内确认收讫，并说明分析PCR，做出相应的项目变更建议书（PROJECT CHANGE PROPOSAL，以下简称PCP）所需的时间。如果乙方是接收方，乙方可对PCR分析报告以及PCP进行收费并以书面形式告知甲方收费标准，乙方将于甲方同意收费标准后三十天或双方协定的时间内，对PCR进行分析研究并做相应的PCP。
PCP将就PCR中所提出的变更对整个项目的影响做出以下几方面的说明:
l 基本变更－文件的增改和删除
l 软件设计－程序编码的增加、修改和删除
l 测试项目－测试计划、测试和重新测试的修改
l 系统性能－确认修改项目对系统性能的影响以及增加或改装其它机器是否必要
l 培训－培训计划、课程准备及教材
l 其他材料－列出所有其它材料
l 人员需求－确认增加其他人员的必要性
l 进度－项目进展情况、交付件的进展速度和协议的终止日期
l 可能的费用
6.3 申请方的认可
l 申请方项目经理需对PCP进行书面确认。任何双方项目经理不能解决的争议将提交项目领导小组审议。
l 在申请方项目经理确认后，如果修改涉及项目合同或费用，还需由项目领导小组批准。
l 批准后的PCP将以“项目变更建议书”的形式列为本工作说明书的协议，同时取代前期的任何相冲突的协议。
6.4 变更实施
l 双方将根据经确认批准的PCP重新调整项目计划，并进行任务分配。
l 双方将根据新的项目计划履行各自的责任。
6.5 变更程序流程
l 甲方或乙方一方以书面形式提出PCR
l 将PCR提交对方(或项目领导小组)作技术可行性评定
l 乙方以书面形式给出PCP的准备时间和所需费用
l 甲方项目经理组织讨论乙方提出的时间和费用以及是否批准PCR
l 乙方做出PCP并确认所需费用和进度
l 双方(或项目领导小组)讨论PCP并提出实施建议
l 申请方对PCP提出认可项目领导小组批准对合同进行修改(如果需要的话)
l 实施PCP

7 主要假定
为保证项目的成功实施，本SOW是基于如下假设前提，以下前提的变更将可能影响项目的实施计划与服务价格。
7.1 项目管理:
l 在项目实施中采用金蝶的方法论体系，甲方需认可该方法并且能够按照该实施策略执行
l 双方项目小组成员能够服从项目工作计划安排，在整个项目实施期间能够按照资源计划从事本项目工作；
l 任何可能影响项目计划的第三方因素(非乙方)应由甲方控制和管理，由乙方提供的第三方服务和产品除外；
l 项目实施的成功在很大程度上取决于用户的配合，能够及时的解决企业在实施项目中出现的问题，原则上，对于这些问题，乙方顾问提出建议性方案，甲方应该在48小时内作出最终确认，对于一些较难解决的问题，则由双方共同商定解决的时间安排；
l 乙方能够按时提交有关文档，如无质量问题，甲方在规定的5个工作日内给予明确答复，如逾期未答复，视同确认；
l 甲方应明确签字代表以及签字代表的授权人，以保证项目能够按照工作计划顺利进行；
7.2 数据工作：
l 甲方能够按照项目工作计划的要求，及时提供实施项目实施所要求的各种业务数据信息并满足整个项目的进度的要求；
l 乙方项目组顾问负责提出实施的数据准备项目和计划，乙方假设甲方将负责源数据的准备、整理、转换及负责数据的准确性，并且指导甲方组开展准确性的验证；
l 由于数据准确性导致上线不成功的，甲方将承担再次上线造成额外工作量的费用增加。
7.3 测试工作
l 实施顾问负责提供测试计划，甲方按要求负责准备测试的流程、测试数据。在顾问团队的协同下，甲方将审阅所有测试资料，以使测试准确进行；
l 甲方人员将在实施顾问的指导下准备测试资料、执行测试、以及测试分析，并提交项目测试报告；
7.4 基础设施：
l 甲方将为项目组在现场的工作提供合适的办公条件，在项目进行期间，乙方项目组的工作人员将在甲方安排的办公室办公。这些应该包含：安静的工作空间，开发用的机器，外部电话线，及为完成本项目必要的办公室设备，办公室文具、纸张和其它资源。乙方项目组将不需要为办公场地支付任何费用；
l 项目开始后两周内，我们建议系统服务器配置的计划，我们将审察甲方的开发和测试服务器的配置是否符合要求，并且确定生产服务器的安装时间；
l 甲方将按项目要求及时准备项目需要的服务器设施；
l 甲方的工作人员将对数据中心的日常运营负责。这包括每天服务器的备份，网络和防火墙，第三方厂商的产品和各服务器的运行维护等；
l 由于甲方负责的基础设施没有按时到位，以及基础设施的故障造成项目进度延期，甲方将承担相关延期费用。
7.5 工作范围：
l 本项目实施将严格遵循本SOW所界定的工作范围，任何增加、增强或修改将通过变更控制流程作为变更请求处理；
l 由于项目实施中甲方组织结构、业务模式的调整，从而影响到甲方已确认的系统设计和项目实施计划，责任不由乙方承担，甲方需要支付实施的额外费用；
7.6 培训：
l 甲方须与乙方项目组一起制订培训计划和安排培训课程，派遣甲方员工进行必要的培训和与项目组一起工作；
l 甲方应确保实施组的关键用户具备基本的计算机应用能力；
l 在蓝图规划阶段开始之前，甲方核心项目组成员应接受相关的金蝶产品知识的培训。
l 金蝶采用“培训培训者”的方式进行培训
8 项目中止和暂停
8.1 项目暂停
项目暂停是指由于各种原因，项目需暂时停止，并且在未来有预期的时间内，项目将重新起动。项目暂停指令必须由项目领导小组发出，在项目领导小组发出项目暂停指令之前，项目工作还需要按原计划进行。如果项目复工时，需要保留原来的顾问团队，则保留顾问团队的成本将由甲方承担。否则，乙方将不承诺复工时的项目团队为原来的顾问团队，并且，乙方有权利要求组织团队所需要的时间段。该时间段由双方进行友好协商。对于项目复工，组织团队时间最长不得超过6周。
8.2 项目终止
项目终止必须由项目领导小组决定。在项目领导小组发出项目终止指令之前，项目工作还需要按原计划正常进行。在项目终止指定发出之后，由乙方项目经理领导，甲方项目经理协助，完成项目终止计划。此终止计划内必须包括终止费用类型及金额。项目终止计划执行完毕前的所有费用，将由甲方承担。如果对于项目终止计划以及费用有任何争议，由项目领导小组商定。

附录1:丽达商贸公司ERP项目实施功能范围
序号
模块
子模块
应用功能点
应用功能范围
1
基础数据管理
科目
ü 科目
ü 引入金蝶预置科目 增删科目 对科目进行权限的管理
物料编码管理
ü 物料编码编制管理
ü 物料编码的权限管理
ü 物料编码属性维护管理
ü 物料编码类别管理
ü 制订合理的物料编码管理，统一编码，按需分发、授权给相关用户组或个人
ü 提供物料属性管理，完整的记录物料的库存、成本、计划采购和销售等方面的属性。
ü 可按照物料的不同属性将物料分为不同的类别，按照不同的物料类别查看物料的的各种报表，如啤酒、红酒销售报表等。
2
销售管理
甲方管理
ü 甲方信息创建和维护
ü 可以录入甲方相关的基础信息，如甲方编号、名称、简称、销售人员、销售资料、财务资料等。

销售管理
ü 销售订单
ü 销售出库的管理
ü 销售退货管理
ü 销售相关查询和分析报表
ü 系统提供销售毛利润、销售排名分析等查询，可以在销售收入表中录入相关的销售人员，甲方等信息，可相应查询到销售人员某时段销售的某种产品的数量 金额
ü 可通过销售订单生成销售出库单
ü 销售退货管理
ü 提供销售出库单的红字冲销

采购管理

ü 采购订单
ü 采购收货
ü 采购入库
ü 采购退货
ü 采购管理的相关报表
ü 由采购订单生成外购入库单
ü 提供采购退货管理
ü 不涉及质量检验入库的业务
ü 提供采购汇总表，采购明细表，采购价格分析

4
库存业务管理
库存管理
ü 采购入库
ü 采购退货
ü 销售出库
ü 销售退货
ü 库存全盘

ü 提供库存管理的常用报表。如入库出库汇总、明细表、库存台账等。
ü 提供啤酒的保质期管理
ü 提供库存的即时查询
6
财务会计
总账
ü 凭证处理
ü 账表查询
ü 损益结转
ü 月末结帐
ü 凭证的查询和录入
ü 损益的自动结转
ü 提供财务往来管理
报表
ü 管理报表定义
ü 管理报表模板定义
ü 报表公式设置
ü 报表自动取数
ü 提供新会计制度科目
ü 提供符合《新会计制度》要求的资产负债表，现金流量表，利润表，所有者权益变动表
ü 本次实施只涉及已有报表的修改，比如资产负债的取数，但是不制作客户自定义的报表，如需制作需另议费用