资金管理制度1.docx

资金管理制度一、资金管理规定1 为了加强对资金的监督和管理，加速资金周转，提高资金使用利润率，保证资金安全，特制定本规定。2 资金范围资金是指由财务部进行管理与控制的资金，包括三生堂资金、正生锦泰连锁各门资金、吸收投资及借入资金等。3 资金管理部门公司设资金管理岗位（行政部经理兼管），专门行使对资金的监督与管理， 负责对资金的收入、投资、回收、日常开支等进行管理、监控。三生堂、正生锦泰相互调拨需报财务经理审批，出纳填、内部借款单于资金管理方面的规定与要求，保证资金的统一性、效益性。4 基本规定4.1贝贝熊公司对资金进行集中统一管理。4.2子公司收入款由总公司帐户直接归集。子公司资金支出额由总部每周按计划金额下拨。4.3各分公司在有临时特定需求时，可以按规定向总部申请临时资金，总部财务部预算负责人、财务总监审核认定后拨付。4.4总部资金实际拨付额周资金预算额支出户账面金额4.5资金预算表由分公司财务于每月25日前上报到总部财务部。5 货款结算规定5.1货款由总部统一支付，供应商的发票直接开给各子公司，货款从各子公司在长沙设立的帐户出款。5.2总公司可代各子公司付款，如以银行承兑统一支付的货款等。5.3按月结帐的，每月17-28号支付货款。现采或预付款的，每周三、周五支付。6 费用报销规定6.1每周二下午，财务对已审批完成的员工个人费用进行网银支付，款项支付到员工工资卡帐户中。每月最后两天，停止支付。6.2支付外部单位费用，由经办人填写内部付款申请单（申请付款时已有相应票据的，直接附付款申请单后。后补票据的，填费用报销单，票据附费用报销单后面，交财务入帐）。周三、周五下午，财务资金会计凭付款申请单付款。每月最后两天，停止支付。7 促销员款项收取7.1每周二、四下午收取促销员服装费、工牌费、保证金等。促销员在人事领取后，到财务现金交款，并领取交款票据。7.2服装费、工牌费开具国税销售发票，开票内容“服装费、工牌费”，违约保证金开具收据，开收据内容“违约保证金”。7.3促销员也可在人事办完手续后，直接存款到公司帐户，促销员凭存款回单到财务开具相应票据。财务凭存款回单及票据记帐联入帐。二、银行帐户管理规定1 银行帐户开户指新公司或新店为正常经营所需要开立的银行帐户，以及公司为某种用途而需要新增的银行帐户。需要开设银行帐户的公司，必须先就开户的意向与总部财务资金管理人员或财务总监进行沟通，在做出可以申请的答复后，按要求以OA形式报送开户申请。没有批准的开户申请，或在未批准前，公司严禁自行开设银行帐户。新设立公司由总部对口指导。资金实施“收支两条线”的管理方法。分公司收入户（一般户）仅作为其收入款项的存入和向总部回款；支出户（基本户）办理费用、货款的列支，支出款由总部拨入该户，子公司货款支付可由总部操作子公司收入户。收入户的设立要充分考虑门店营业款存款的便利，基本户要考虑手续的便捷及手续费等，优先选择在同银行开立两个帐户，优先选择网点多的国有银行，并洽谈较低的协定存款起始金额。2 印鉴管理经批准后开设的帐户，公司必须在正式使用时，将印鉴复印件、银行开户申请表复印件等资料一并以快寄或其他方式传到资金管理人员，以便统一归档管理。印鉴管理人签名原件，必须按每个印章的具体管理人分开进行，在原件上加盖印章原印、管理人亲笔原始签名、开始使用管理日期。3 销户销户是指对原已开立帐户进行取消。销户在总部财务部批准后方可进行。在与银行办理完销户手续后，公司必须及时将销户情况及回执（包括票据清理情况等）向资金管理人员报送。三、现金管理制度公司员工必须严格遵守国家现金管理制度和公司内部现金管理制度。 1 内部现金管理制度内容单位内部的现金管理制度一般包括：钱账分管制度、现金清查制度、保险柜的配备使用制度等几个方面的内容。收到供应商的现金应及时存入银行。公司门店营业款存公司收入户银行（非银行对公营业时间需暂存个人帐户的需总部财务总监批准）。收入户银行转帐由总部资金管理专员进行操作。公司名下银行提取现金必须填写支票领用单，经财务负责人及分公司总经理签字批准，方可去银行办理提现。每次提现的数额应以满足当天的零星开支为标准，每次最高提现金额不得超过1万元。提现后要及时制作凭证通过现金科目核算。1.1钱账分管制度。 现金出纳和会计记录工作分离，出纳工作由专人负责。1.2现金开支审批制度。所有现金支出必须经过批准；现金日记账应根据经审核合法的收付款凭证登记入账；现金支出必须符合国家和公司规定的使用范围；出纳办理收付款后应该在收付款凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记；出纳人员收取现金后应该开出收款收据。现金使用范围：员工费用报销、个人借款、备用金、宿舍押金、其他金额在2000元以内的支付事项等。1.3日清月结制度。日清月结是出纳员办理现金出纳工作的基本原则和要求。所谓日清月结就是资金会计办理现金出纳业务，必须做到按日清理，按月结账。按日清理，是指应对当日的经济业务进行清理，全部登记日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。按日清理的内容包括：1.3.1清理各种现金收付款凭证，检查单证是否相符，也就是说各种收付款凭证所填写的内容与所附原始凭证反映的内容是否一致；同时还要检查每张单证是否已经盖齐“收讫”“付讫”的戳记。1.3.2登记和清理日记账。现金日记账应该序时逐笔登记，当日发生的所有现金收付业务全部登记入账，在此基础上，看看账证是否相符，即现金日记账所登记的内容、金额与收、付款凭证的内容、金额是否一致。1.3.3现金盘点。资金会计应按券别分别清点其数量，然后加总，即可得出当日现金的实存数。将盘存得出的实存数和账面余额进行核对，看两者是否相符。如发现有长款或短款，应进一步查明原因，及时进行处理。1.3.4检查库存现金是否超过规定的限额。如实际库存现金超过规定库存限额，则资金会计应将超过部分及时送存银行；如果实际库存现金低于库存限额，则应及时补提现金。1.4现金保管制度。1.4.1超过库存限额以外的现金应在下班前送存银行。1.4.2为加强对现金的管理，除工作时间需要的少量备用金可放在资金会计的抽屉内，其余则应放入专用的保险柜内，不得随意存放。1.4.3限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内，不得放在办公桌内过夜。1.4.4单位的库存现金不准以未经批准的个人名义存入银行。1.4.5库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管。资金会计对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数(即大数)和零数(即小数)分类保管。1.5现金清查制度。在坚持日清月结制度，及资金会计自身对库存现金进行检查清查的基础上，各公司应建立库存现金清查制度，由资金会计每周清查盘点，并由财务负责人和会计组成清查小组，定期（每月末）或不定期地对库存现金情况进行清查盘点，重点检查账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为。2 备用金指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；。2.1备用金申请手续借款人填写借款单部门主管或经理审核财务负责人员审批分公司总经理批准出纳审核付款。超出规定范围，必须报总部财务管理部财务总监审批。2.2备用金的对象、用途和金额限制使用部门或对象用 途限制金额出纳零星报销使用5000元门店收银收银找零周转使用10002000元/店行政采购零星采购需要使用2000元/人物流部临时外叫车、托运费5000-10000元南昌、重庆区日常现金使用需要5000元2.3备用金管理2.3.1备用金实行专人借款专人负责的办法，不得全部或部分转借他人。门店收银备用金由店长负责借款；2.3.2备用金作为个人借支入帐，以备用金形式反映；2.3.3备用金必须借款时间最长不超过一年，每年清理一次，如需继续借用的，重新办理OA申请审批手续，经总部审批后办理借款。2.3.4因人员调动或离职等原因造成备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。3 各类借款指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点3.1借款范围3.1.1包括差旅费、员工宿舍租赁及物品购置借款、临时采购款、人事及行政临时借款等。商品采购、行政采购及其他2000元以上费用性款项支出，公司所属名下的，必须从网上银行或以支票方式支付对方帐户，与对方单位暂挂往来，经办人填写“付款申请单”，不属于借款，经办人确保1周内收回相应票据平帐。3.1.2门店临时性活动的借款；3.1.3理赔等事故性质借款；3.1.4押金等性质借款；3.1.5其他经批准的借款。3.2借款申请程序3.2.1个人提出申请，必须真实详细的注明借支事由、金额、归还时间，出差性质的必须注明出差事由、地点；3.2.2部门领导就其借款事由的真实性、必要性进行审核；3.2.3财务负责人员就金额的合理性进行审核，出纳对审批手续和前期借款清查审核 试用期员工控制借支； 前期有未还款的员工控制借支； 根据事由控制借支金额的标准； 其他财务要求。3.2.4分公司总经理对借支款进行总体监督，分公司总经理个人不能借款（特殊情况需上报总部批复）；3.2.5超过规定金额（2000元及以上）必须报总部财务总监审批。3.2.6超过规定金额（10000元及以上）必须报总部总经理审批。3.3借款管理3.3.1理赔、押金等性质借款，在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；3.3.2具体借款人为借款的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；3.3.3部门领导为各种借款归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；3.3.4以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报销抵冲。出纳开具还款收据（外帐要求税务收据）。3.3.5各部门员工变更或离职必须及时办理清帐手续，人事部门应及时通知财务部门清帐，否则造成的损失由相关部门负责。3.3.6资金会计在审批手续不全情况下私自借款的，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名。到期借款未及时收回的，也无法提供其他特批书面报告的，每发现一笔，对出纳扣罚100元。3.3.7临时借款超过归定时间不归还，每逾期一天按5计息，并在归还借款时付清；因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的，必须提出书面报告，并经部门经理证明，分公司总经理批准后免于罚息。3.3.8若借款人拒不归还情况下，由资金会计提出申请经批准后，在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。人事部门必须配合做好工作，如人事部门未作扣款处理，每次处罚200元，造成损失的，由责任人承担。四、门店销售款管理规定1 管理规定1.1店长担负起整个门店的资金安全的重大责任，需对门店日常营业款的缴存及保管进行监督与管理，确保资金的安全。1.2门店一律不得欠款销售。注：欠款销售包括先发货后收款；收取部分货款即开票发货，送货到家后再收取余款。收银必须保证当日开具票单与收到现金的一致性。1.3任何人员不得擅自动用销售款。1.4公司名下门店销售款一律存入公司收入户，节假日银行对公帐户不能收存时，可报总部财务总监批复后暂存指定的个人帐户，节后第一天上午由总部资金管理专员将销售款从个人户转入公司户（或与银行签订自动转帐协议）。1.5任何人不得挪用、侵占公司销售款及其它收入款项；严禁门店以任何名义截留顾客预付款、押金，上述款项必须在当日存入公司账户或交到公司财务部。违反规定者除按所涉金额2倍罚款外，情节严重者送交司法机关处理；1.6任何人不得以个人银行卡等套取公司销售款；违反对责任人处以套现金额2倍的罚款，并立即开除！1.7门店收银员必须在每日16：00时之前将所属门店的前一日下午营业款项及当日上午营业款存入公司指定银行帐户；每月最后一天的营业款必须在次日十一点前存入公司提定银行帐户；门店不能及时将营业款存入银行时，先通知报备核对收入的资金会计。当日未能存入银行的销售款项和门店备用金，必须存放在门店保险柜中。1.8销售款存款途中安全防范：收银员在存销售款时，需2人同时前往，以保障资金安全；1.9收银员不得向其他人透露任何销售数据；不得与顾客私自换零抄；1.10本规范除已有相关处罚规定外，其它事项如有违反视情节轻重给予50100元的罚款。2 相关人员职责2.1店长负责本规定在门店的贯彻执行，门店收银为具体责任人。2.2分公司财务负责本规定在财务部门的贯彻执行，作好相关的知识培训和制度落实。2.3分公司经理不得干涉财务人员按财务规定执行的工作内容，对于分公司经理和其他人员的违规指令，财务人员有权拒绝执行。五、POS管理规定1 银行POS机的安装1.1银行负责免费提供POS机，并提供移动POS机备用，所需耗材由银行承担。1.2银行负责派专人安装、调试到位。1.3 POS机安装由总部财务相关人员指导确定，日常工作由分公司资金会计负责。1.4银行全面负责POS机的日常维护及我司操作人员的培训工作。1.5 POS费率原则上不得超过千分之三点八，优先使用无通讯费用的POS机。2 POS机的使用和管理2.1收银员正确使用POS机，能够熟练操作收银员要格外爱惜POS机，对其应轻拿轻放。2.2会计在核对POS的时候，一定要核对各银行收取的手续费是否正确，银行进帐的金额是否正确。2.3在遇到顾客退换货时，若顾客当时购买方式为刷卡，就必须办理退货冲帐手续，需通过银行卡部将此笔款项退回顾客卡内，不得返还现金，退款流程详见贝贝熊POS机刷卡退款流程。公司门店POS营业款入帐POS专户银行收支户。