上海纺织物业经营管理系统租赁管理操作手册V10.doc

操作手册

上海纺织
集团物业经营信息系统（GPMS）
租赁管理系统操作手册
文档编号：GPMS - -302

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2011-9-5
夏宇
V1.0

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0 系统整体流程 4
1 初始化步骤 4
2 日常业务操作流程 5
2.1 客户及商机登记 5
2.2 认租（租赁合同签订） 9
2.2.1 认租申请 9
2.2.2 合同交接 16
2.2.3 收款管理 16
2.3合同到期跟进 17
2.4续租 18
2.4.1 续租申请 19
2.4.2 续租合同收款 20
2.4.3 房间交接 22
2.5退租 22
2.5.1 正常退租 22
2.5.2 退押金 23
2.5.3 未到期退租 24
2.5.4 押金结算 24
2.6 更名管理 25
2.7 合同非主要条款变更 26
0 系统整体流程

集团业务系统管理员负责集团物业经营组织架构的设置、物业经营项目信息的设置，子公司系统管理员负责建立本公司的房源信息，可进行房间定价、房源放租管理，园区业务员进行具体的租赁业务操作。

1 初始化步骤
基础资料设置（集团设置） 房源建立 定标准租金 调整标准租金 放租
具体操作描述参考系统管理员操作手册。

2 日常业务操作流程
在上海纺织集团租赁日常业务中，会牵涉到认租、续租、退租、改租、更名的基本业务，下面对各个日常业务逐一详细说明。
2.1 客户及商机登记
路径：【房地产】—【基础资料】—【客户管理】—【客户录入】
鼠标定位到对应项目上，点击，选择系统维度是租赁系统，点击新增客户。

如果登记的该客户还有其他的联络人，则可以点击添加联系人，登记联系人的姓名、联系电话。客户的基础信息登记完毕，点击，点击新增商机，则可以登记该客户的意向，便于后续的跟进。

新增商机界面，租售项目及商机级别为必填内容，如果能够获取客户更具体的意向如：意向单价、意向总价、意向楼层、意向房源等，则可以在相应的框中选择意向内容。商机登记完毕后，点击。如果需要修改，则点击，修改完毕后保存即可。
意向客户（登记了商机的客户）跟进：
路径：【【房地产】—【基础资料】—【客户管理】—【客户录入】—【客户序时簿】
双击客户序时簿，针对这些意向客户进行重点跟进。在营销单元树中点击自己，在项目树中点击想要查看的商机所在的项目，可以看到商机查询列表中将所有自己登记的项目1中的商机。可以逐条进行电话回访等跟进操作，如果需要定向跟进，可以通过菜单中的过滤功能实现。点击，出现如下图所示的对话框，选择需要过滤的条件，可以查询到匹配该条件的商机。如选择意向房源等于201，则所有意向中带有201房的商机会过滤出来，可以定向跟进。

点击选择需要跟进的商机，点击添加跟进，弹出如下图对话框。选择跟进方式及跟进的事件，在描述中详细记录跟进的具体内容，与客户交流的内容等情况。登记完毕，点击保存。
保存后在客户录入、客户序时中都可以查看到该客户的跟进记录。

非意向客户（未进行商机登记）跟进：
路径：【房地产】—【基础资料】—【客户管理】—【客户录入】
双击客户录入，进入客户序时簿，通过过滤条件快速搜索到某个客户，如下图：

点击该客户，点击新增跟进，填写跟进信息，保存。

2.2 认租（租赁合同签订）

填写租赁合同—合同审批—商户缴款—打印发票给商户—合同打印—房间交接
2.2.1 认租申请
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁控制】
双击租赁控制，鼠标选中楼栋，按F6键，输入房号的全称，按确定即可定位到该房号上。如下图：

点击认租申请，如下图：

弹出租赁合同的界面，如下图，其中红框标识的地方是需要注意的：

在房间栏，点添加，选择需要出租的房间（支持多选），在下面的房间列表中会出现相应的房间行。
在客户信息栏，首先点新增客户，如果保存时提示该客户信息重复已经登记过，证明系统中曾经记录过该客户，此时不需重新登记。退出新增客户页面，点击添加，在客户序时簿中过滤筛选需要该客户。如下图：

在合同信息中需要维护以下内容：

n 合同信息页签：
l 开始日期：合同的开始日期
l 结束日期：合同的结束日期
l 收租周期（月）：指约定几个月交一次租，系统默认是1，即一个月交一次，如果是半年一交，则将收租周期（月）的值改为6
l 合同租期（即合同的总收租期数）：等于租期长度除以收租周期
l 首期类型：完整首期、自定义首期
l 完整首期：在合同期是完整期的情况下，一般选择完整首期
l 自定义首期：在合同期不完整即不是整月的情况下，选择自定义首期，选择后，会增加一个首期截止日期，首期租金的计算方法为，前面按照完整的首期，从本月当天到下月的前一天算完整一个月租金，剩余不足一个月的租金，比如从20100516-20100610，这期间的租金按照5月份的实际天数计算每天的租金，再乘以剩余天数，作为剩余最后一期的租金。
l 收租日类型：租期开始日前、租期开始日后、租期结束日前、租期结束日后、固定日期
l 首期应收日期：就是在‘收租日类型’选中了‘固定日期’后确定首期付款日期
l 第二期应收日期：就是在‘收租日类型’选中了‘固定日期’确定第二期付款日期，然后以后的应收日期都是第二期相同的日期
l 偏移天数：|租期开始日/租期结束日-租金应收日期|
l 业务日期：当前合同发生的实际业务日期（默认是当天，如果出现补单情况，则此业务日期必须修改为合同实际签订的日期）
n 租金设置页签：

递增列表：
点添加，然后再下面出现的分录中选择递增开始的日期，选择递增方式，和递增的类型，以及填写递增值。
递增方式分四种：百分比、总价递增、单价递增、手工填写
递增后的租金：
l 百分比：原租金*（1+百分比值）
l 总价递增：原租金+总价递增值，这里的总价是指月租金总价
l 单价递增：（原租金单价+递增值）*面积
l 手工填写：手工设置递增后的月租金
免租列表：
免租列表点添加后在下方增加一行，在这一行中可以填写免租开始日期、免租结束日期
以及免租类型：免租不免费（减免只适用于租金不适用于周期费用）免租且免费（减免即适用于租金也适用于周期费用）免费不免租（减免只适用于周期费用不适用于租金），灵活实现各种减免情况。
租、押金具体设置：

租金定价方式：按单价计算——是指面积单价；按总价计算——面积单价*面积
计租周期：按年/按季/按月/按天
一般按照两种方式进行设置：
l 年租金模式
如：年租金12W/年，月均租金1w/月，计租面积120平方米
设置如下：

l 日租金单价模式
如：日租金单价2.456元/天/平方米，计租面积120平方米
则：年租金=2.456*120*365= 107572.8，月均租金=107572.8/12= 8964.4

n 收款明细

是否允许修改收款明细：
是：则可以修改每一期的开始日期、结束日期、应收日期及每一笔款项的应付金额。
对应的前面的租金设置等一系列跟后面计算收款明细相关的设置都不能修改。
否：自动根据前面的设置生成收款明细，不能修改。
n 其他应收

点击新增行，将需要收取的除合同保证金、租金、物业管理费之外的其他款项添加到合同中。
款项名称、应收日期、应收金额是必填项。
合同中所有信息维护完毕后，点击。进入合同审批流程。
2.2.2 合同交接
合同审批之后，需进行合同交接，表示该合同已盖章生效。交接之后，合同状态变为“执行中”。

2.2.3 收款管理
路径：【房地产】—【租赁管理】—【收款管理】—【租赁新收款单】
第一步：选择需要收款的租赁合同，选择需要收款的应收明细列表

其中，收款科目和收款账户信息根据结算方式自动带出。
第二步：提交租赁收款单。如果业务客户和财务客户没有对接，则系统提示：客户没有对接。同时，系统将发送消息给合同开票方组织下具有出纳角色的用户。
第三步：合同开票方组织下的用户进入【功能菜单】—【基础数据管理】—【主数据】—【客户】，根据消息提示维护财务客户信息，然后进入【功能菜单】—【基础资料】—【客户管理】—【客户关联表】进行业务客户和财务客户的对接。
第四步：客服人员新增租赁收款单，录入相关收款信息，提交收款单。
第五步：财务人员审核租赁收款单，审批通过后，系统自动发送出纳收款单到开票方组织。开票方财务人员进入【财务会计】—【出纳管理】—【收付款管理】—【收款单查询】，修改出纳收款单，维护会计科目等信息，保存后提交审核，最后生成凭证。
2.3合同到期跟进
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁合同】
合同到期支持合同到期预警。
另外，双击租赁合同，进入租赁合同序时簿。点击过滤，设置如下的过滤条件，过滤出是本人制单的本月到期的合同，可打印续租征询单对每个将要到期客户进行跟进，如果需要续签，则点击续租申请；如果不续签，则点击退租申请。

针对即将到期的合同进行客户跟进，确认是否续签，如果续签，则系统中走续租申请流程；如果不续签，则在系统中走退铺申请流程，详细介绍如下。
2.4续租

在合同即将到期时，业务员跟进客户确认是否续租，如果续租，系统中进入续租流程。
跟客户确认续租后，业务人员在系统中做续租申请，经过领导审批同意该续租申请时，打印应缴明细给商户，应缴明细中是要包括本次应缴的全部费用。商户缴款后，凭借发票领合同。在最后商户进场时，做房间交接，合同正式执行。
2.4.1 续租申请
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁控制】
双击租赁控制，选中需要进行续约的房源，点击续租申请，如下图：

点击续租申请后，弹出一份新的租赁合同，租赁合同类型为“续租”。续租合同自动带出旧合同的房源、客户信息。合同起始日期默认为旧合同的终止日期，不允许修改。续租合同如下图：

合同编辑提交后，进入审批流程。
2.4.2 续租合同收款
商户缴纳新合同款项时可能希望拿旧合同的押金冲抵。此时需要回收商户的收据，重新开取新的收据。
系统中需要做退原合同押金、收新合同押金的操作。如下图：
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁合同】
双击租赁合同，进入租赁合同序时簿。
通过房间过滤方案的设置，快速过滤出所选房源相关的合同。

选择合同状态为续租中的合同点击退款，退除商户的所有押金。

退款单提交后，退出。
重新选择合同状态为已审批的合同，点击收款，收款时根据收回商户的收据及缴纳的金额收取。根据新合同的押金-商户提供的旧合同押金收据来判断应补的差价。如果收款时是以老收据作为的收款（即转来的押金），则结算方式选择“押金结转”。以作区别。
2.4.3 房间交接
收款后，选中已审批的合同，然后点击房间交接，则新生成的合同继续执行，老合同终止。
租赁控制中查看时，房间状态为续租状态。
2.5退租

分为两种情况：到期退租、中途退租
2.5.1 正常退租
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁控制】
在对商户进行合同到期跟进后，如果商户不续租，则属于正常退铺，需要在系统中提交“退租申请”
选择需要退租的房间，点击退租申请，弹出如下图界面：

修改退租日期（默认是当天），如果是提前办理退租申请，则可以将此退租日期修改为商户实际需要进行退租的日期。当退租日期>合同结束期时，显示退租单类型为“到期退租”；当退租日期<合同结束日期时，退租单类型为“未到期退租”。可以根据退租单的类型划分不同的流程走向。
退租单审批通过后，可以进行退押金操作。
2.5.2 退押金
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁合同】
双击租赁合同，打开租赁合同序时簿，选择需要退款的合同，点击退款，如下图：

勾选需要退给商户的押金款项，点击确定。确定后选择相应的退款方式，并且填写应退的金额（默认是已收金额）。填写完毕后，点击提交。
2.5.3 未到期退租

在退租日期小于租赁合同终止日期时，退租单类型为“未到期退租”。
未到期退租涉及到违约，可能会扣除客户的押金。则在退租单审批完毕后，主要是财务人员对押金的处理问题。
2.5.4 押金结算
在客户的退铺申请审批通过后，就可以进行押金的结算工作了。
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【租赁合同】
双击租赁合同，打开租赁合同序时簿，选中需要进行退款的合同，点击退款，弹出退款单界面，如下图：
修改退款金额（减掉扣除的违约金）。

客户违约的时候，如果存在使用押金冲抵租金的情况，财务人员可以直接通过凭证处理。如果希望在系统中直接自动生成凭证则需要做一笔退押金和收租金的模拟操作。

2.6 更名管理
路径：【房地产】—【租赁管理】—【认租管理】—【更名管理】
双击打开更名管理，如下图：

点击新增按钮，弹出更名申请界面如下：

注意：更名申请业务适合合同编号不变，客户发生变化的业务处理，在这个更名申请界面，还提供了新增客户（维护客户）的操作按钮，方便用户增加新的客户信息。

2.7 合同非主要条款变更
路径：【房地产】—【租赁管理】—【租赁合同】
双击打开租赁合同，进入租赁合同序时簿，如下图：

选中要做合同非主要条款变更的合同，点击特殊流程下面的变更菜单，弹出租赁合同界面如下：

注意：非主要条款变更只能变更合同名称、开票方、付款方、收租周期和合同其它条款及说明。
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