艾科特客房管理系统操作手册.doc

管房管理系统操作手册1. 操作说明约定1.1. 相关概念 散 客：是一般零星客人的总称。 会 员：在宾馆的入住频率较高的客人，一般可以享有宾馆规定的各种优惠。 协议单位：指跟宾馆签订价格和服务协议的单位，协议单位来宾入住宾馆按照协议价格进行结算。一般不交押金，由财务收款。 联 房：联房重要用于团队和同时开多间房。 钟 点 房：酒店在白天临时提供应客人休息,但是夜的情况。可以定义钟点房房价。 凌 晨 房：来宾凌晨入住宾馆,相对天房房费较为便宜。可以定义凌晨房房价和生效时间段。 来宾续住：即补交押金，押金局限性和延长客人预离酒店的时间等情况都适合这类操作。 冲 账：解决或检查账务解决的过程中，发现解决过的业务中由于某一笔会计分录解决不恰当，需要进行更正，为保持调账的完整性，将此笔会计分录用红字原封不动的进行更正冲回，再重新进行对的的账务解决。1.2. 软件界面说明2. 基本操作2.1. 进入客房 管理系统双击桌面上的 即可打开宾馆管理系统客户端，出现对话框（如图 1） ，对的输入【用户名称】和【用户密码】这两项信息后，单击 确 定 即可进入宾馆管理系统。初次进入系统前，用户需校正电脑操作系统的时间；正常使用后严禁更改操作系统的时间。保证客户端运营时，客户端正常运营初次进入系统时，用户名为 admin，密码为 8888。2 2. 退出客房管理系统宾馆管理系统支持多种不同的退出方式，常用的有以下两种：（1）执行 系统中 退出 系统，系统提醒“您拟定要退出系统吗？” ，单击拟定即可退出。（2）单击系统右上角的X按钮，系统提醒同样的信息，单击拟定即可。（3）也可以执行 系统中 锁定系统 暂时中止系统操作。3. 系统设立3.1. 菜单位置在系统窗口的菜单栏中找到 （如图 2）（图 2）3.2. 用户单位设立执行 系统设立 系统选项 弹出设立的对话框 （如图 3） ， 用户单位信息涉及： 【酒店名称】 ，【电话号码】 ， 【传真号码】 ， 【酒店代码】 【单位地址】等酒店信息单击 确 定 即可保存设立，用户单位信息可以根据我们的需要在打印表单时提醒出来（图 3）3.3. 系统设立执行 系统设立 系统设立，弹出系统设立的对话框， （如图 4）在 系统设立中可对以下内容进行设立：(1)预定管理设立： 可以设立默认到店时间， 住店时间， 预定保存时间， 预定启用时间，预定过时取消方式（如图 4）注： 表达该选项被选择，反之则不选(2)前台设立a. 默认住店时间设立b. 登记入住单的打印设立c. 不同双击房态图的设立d. 入住单的说明设立如下图：（3）收银管理设立：押金单打印方式和格式，结帐单打印方式和格式，自动夜审，欠费条件，交班模式等设立。如下图：(4) 门锁设立: 假如您的酒店已经装了智能门锁系统， 我们的软件和酒店门锁系统进行联动，在客人入住酒店时能在酒店管理软件中制作房卡，减少收银人员的工作强度同时，加强了酒店的管理，但需要酒店方提供相应的房门接口参数给我们才可以实现。3.4. 用户角色设立 ：3.4.1 角 色 设 置 ： ： 点 击 用 户 管 理 新 增 增 加 组 ， 如 图 下 ：3.4.2.人员设立，如下图：3.4.3.权限设立：如下图：3.5. 数据管理3.5. .1 1 备份数据库 ： 执行 系统设立 数据库备份 ， 弹出备份数据库对话框 ， 选择默认的或者想要份到的文献夹 ， 既可进行数据库备份 实现功能: 可以将软件之前的营业数据以备份的形式保存下来,可以避免营业数据由于意外情况丢失.如下图：3.5. .1 1 还原数据库执行 系统设立 数据库还原 ，弹出备份数据库对话框，找到想要还原的数据文献（.bak文献）即之前“备份数据库得”到的文献，然后单击 还原 按钮，即可进行数据库还原。 如下图：3.5. .2 2 系统初 始化在安装完本软件时， 您可以通过系统初始化来清除软件自代的相关数据， 自己建立与酒店相应的数据方便以后的使用。如下图：3.5. .3 3 删除营业数据执行 系统设立 删除营业数据， 本功能是为了让清除一下不需要的数据， 如试营业数据和很久以前的数据尚有酒店不想要的数据，操作如下图：4 4. . 基础数据 维护4.1. 房态类型设立执行 基础数据 维护 房态类型设立， ， 弹出 房态类型设立对话框， 这些类型是系统默认的不允修改和删除。如下图：4.2. 房态图设立：执行 基础数据 房态图设立 ，可以根据酒店的情况进行设立，如下图：4.3. 楼层区域设立 ：执行 基础数据 维护 楼层区域设立， 可以根据酒店实际添加相应楼层， 单击新增后依次增长楼层，新增完后，再单击保存即可。如下图：4.4.房间类型设立：执行 基础数据 维护 房间类型设立， ， 可以对宾馆中的房间类型进行新增编辑等操作， 如要新增类型：单击新增，然后依次填入编码，名称，床位数量，标准房价，说明，再单击保存即可。如下图：4.5. 房 间信息设立 ：执行 基础数据 房间信息设立 ， 方式一 ： 单间新增 ： 单击新增，然后依次添入房间号，所在区域，电话号码，其它属性等，再单击保存完毕设立。方式二 ： 批量新增 ： 单击批量新增，然后依次添入开始房间号，结束房间号码，所在区域，其它属性等，再单击保存完毕设立。如下图：4.6. 特要说明设立 ：执行 基础数据 特要说明设立，可以进行客人特需规定进行说明。添加：单击新增，输入名称，再单击保存即可。编辑或者删除：先选中要编辑或修改的信息，再进行操作即可。如下图：4.7. 消费项目设立 ：执行 基础数据 维护 消费项目设立，先增长消费品别类，如下图：再增长商品信息，如下图：4.8. . 房价方案设立 ：执行 基础数据 维护 房价方案设立，单击启用，依次输入要加入的信息，单击保存即可4.9. . 客房特价管理基础数据维护 客房特价管理 ，单击启用，依次输入要加入的信息，单击保存即可。5. 前台 接待登记5.1. 房态图. .本系统在房态图上设立了大量常用功能， 它能使此后的操作更加方便快捷， 操作者应优先选用在房态图上操作的方式。打开方式：（1）执行 前台接待 实时房态图,打开房态图.（2）单击工具栏房态图按钮,打开房态图.我们一共将房态图分为四个区:分类查询栏、房态显示区、右键功能区,和房态显示区。房态显示区:（1）.该区中每一方格代表一个房间，不同的颜色代表不同的房间状态。如:房间图表达房间号为 220 的豪华单人间,并且当前状态为空房间.这些方格的大小和颜色以及显示方式等均可以通过 系统设立 房态设立进行调整.（2） 房态标记（即方格中的符号） ：（3） 分类查询栏:提供用户可按房态,楼层,类别来分类显示房态图.并可使用房号定位功能快速定位某个房间.（4）右键功能区:在任意房间图上右键单击即出现该菜单.我们可以通过该菜单进行接待登记。（空房间）（入住房）5.2. 入住登记注：绝大部分入住操作可以通过在房态图上右键功能区进行操作。因此，在下文说明中，我们重要讲述右键功能区的操作方法。（1） 散客登记操作方法： 在房态图中相应空房间右键单击或者在房号定位处输入房号按回车， 选择单间入住登记，出现散客登记界面。依次填写客人基本信息（注，如信息缺失，可不填）（2）联房开房操作方法：在房态图中相应空房间右键单击，选择联房入住登记，出现联房登记界面。如图，登记好客人信息后，单击添加房 进行多个客房选择。打开添加界面如图，选择房间类型显示该类型当前空房间信息，,将需要入住房间选择到已选房间中，选定房间以及开房方式后单击拟定回到登记界面.单击“确认入住”按钮，完毕入住登记.5.3. 预定登记单击空房间右键的预定登记.出现下图所示对话框.（1）新增预定信息.操作方法：出现如上图 后，填写客人基本信息后，单击增长房按钮将需要预定的房间添加进列表。单击删 除 房按钮对已选如列表的房间进行删除操作。（2）查询预定信息.执行 前台 接待的预定 查询，出现下图。可得到符合条件的已登记之预定信息.（3）修改预定信息.假如客人预定情况发生变更， 可以进行预定信息的修改。 执行 接待登记的入住登记查询到需要修改的预定信息.单击修 改按钮进入预定信息修改界面，如图。客人信息可以直接在该界面中进行修改。单击界面中 修 改 可以对预定的房间信息进行修改，如图。修改完毕后单击确认预定即可完毕房间信息的修改并回到修改主界面。(4)撤消预定信息。见 预定 查询的取消 预定5.4. 门卡制作（1 1 ） 前台接待的门卡制作（2 2 ） 在入住 登记 自动弹出门锁制作对话框 。 如下图 ：5.5. . 来宾续住. .打开方式:（1）在房态图中，选中房间，单击右键出现操作菜单，选择 来宾续住 。（2）执行主菜单 前台 接待的来宾续住,打开来宾续住对话框.如下图：操作方法：“来宾续住”又叫“补交押金” ，通过房号拟定来宾单号,姓名,入住时间以及押金情况.设立现定离期以及续住天数，输入来宾补交的押金数量以及付款方式.完毕之后单击 拟定 按钮进行保存即可.5.6. . 来宾换房打开方式:（1）在房态图中，选中换房客房，单击右键出现操作菜单，选择 换房 操作 。（1）执行主菜单 前台 接待的换房 操作,打开来宾换房对话框.（2）单击工具栏 来宾换房 按钮,打开来宾换房对话框.如下图：操作方法：1.通过单击 【空房列表】对空房间进行选择，可通过选择【类别】 对空房间进行类别过滤.2.同房价换房：在换房信息处先选择“同房价换房” ，双击左侧空房间同房价的换入房间，显示换入房间信息，输入换房因素，单击 换 房即可。3.不同房价换房：在换房信息处先选择“不同房价换房” ，双击左侧空房间的换入房间，显示换入房间信息，输入并检查【房价】 ， 【新房间生效时间】 ， 【换房因素】 ，之后单击 换 房即可。注意：不同房价换房时，请注意【新房间生效时间】 ，假如选择“下次记账时间” ，新房价将在下次记账时间生效，假如希望新房价立即生效，则选择当前时间即可。5.7. 消费入账. .打开方式:（1）在房态图中，选中入账房间，单击右键出现操作菜单，选择 消费入账 。（2）执行主菜单选项 接待登记 房客消费入账, ,打开“房客消费入账”对话框.（3）直接单击工具栏 消费入账菜单,打开“房客消费入账”对话框. “消费入账”对话框如下图：操作方法：双 击 选 择 商品信息（1）通过【房号】选择在店来宾信息.（2）通过单击【服务项目】对商品进行选择.操作方法：双击即可选中商品，如双击下图中“电吹风”即可在费用明细中出现该商品信息。（3）入账：对于已经出现在消费明细列表中的商品进行入账.5.8 消费付现操作方法：（1）通过【房号】选择在店来宾信息.（2）通过单击【服务项目】对商品进行选择.操作方法：双击即可选中商品，如双击下图中“电吹风”即可在费用明细中出现该商品信息。（3）入账：对于已经出现在消费明细列表中的商品进行付钞票操作不计入房帐中。5.9. 增长押金操作方式 ： 对指的房间 进行增长押金操作 ， 并打印押金单给客人 。5.10. . 结账 退房打开方式:双击选择商品信息（1）在房态图中，选中换房客房，单击右键出现操作菜单，选择 结账退房 。（2）执行主菜单 前台 接待的结账退房,打开退房结算对话框.（3）单击工具栏 结账退房 按钮,打开退房结算对话框.操作方法：（1）通过房号拟定客人信息.（2）选择退款方式以及填写退款金额.（3）单击 退 房 结 账按钮进行结账操作.5.11. 房态修改操作 ： 对指定的房间进行房态修改 。5.12. 设立自用房5.13. . 寄存打开方式:执行主菜单 前台 接待的物品 寄存, ,即可对寄存物品进行寄存、取回、打印等操作。寄 存 ：打开寄存对话框，进行单击 寄 存 寄存操作。假如勾选上“自动编号”此物品将自动分派编号,输入客人编号,姓名,物品以及备注.单击 确 定 进行保存.并可在寄存后打印寄存单据。取 回: 通过输入编号或者姓名,定位到寄存物品.单击 取 回 进行物品取回操作。6. 结账管理6.1. 押金管理操作 ： 结账管理的押金管理 ，6.2. 结账单补救操作因素：结帐后发现账目有问题，在房在脏房状态下可以进行结账单作废解决（反结算） 。把账目修改对的。需要高级权限才干操作。操作：结账管理结账单补救。如下图：6.3. 入住单重打操作 ： 结账管理的入住单重打 ， 选择需要打印的入住单点打印 。6.4. 临时挂帐结算操作 ： 结账管理的临时挂帐结算 ， 选择需要打印结帐单的点打印 ， 需要结算就点结算 。6.5. 下放备用金操作 ： 结账管理的下放备用金 ， 上班前把下放的备用金输入里面 ， 交班时会自动显示在交班表中 。6.6. 协议单位结算操作 ： 结账管理的协议单位结算 ， 选择相应的单号时行结算 ，6.7. 结班交帐操作 ： 结账管理的结班交帐 ， 点 ， 就会产生本班班次所有的收款付款情况，确认无误点结帐交班，如下图：6.8. 夜审解决操作 ： 结账管理的夜审解决 ， 本软件的夜审管理是自动解决的 ， 假如手动解决 ， 需要预审 ，才干夜审 。6.9. 房租报表操作 ： 结账管理的房租报表 ， 夜审以后 ， 相关人员就可以得到房租报表 。6.10. 夜审报表操作 ： 结账管理的夜审报表 ， 夜审以后 ， 相关人员就可以得到房间状态表 。 如下图 ：6.11. 夜审日记操作 ： 结账管理的夜宴日记 ， 夜审以后 ， 相关人员就可以查看夜审解决情况 。 如下图 ：7.会员中心7.1.会员类型操作：会员中心会员类型，添加会员卡的类型，点新增，根据酒店需求，设立内容和规则，如下图（图一）（ 图二 ）7.2.发行新卡操作：会员中心发行新卡，按规定，填入相关内容，点发卡，如下图：7.3 会员管理操作：会员中心会员管理，管理所有会员的相关资料，查询，修改会员相关信息。如下图：4 7.4 会员充值操作 ： 会员中心 会员充值 ， 刷卡后 ， 填入需要充值的金额 ， 点充值 ， 如下图： ：7.5.会员卡密码修改：操作：会员中心会员卡密码修改，如下图：7.6. 积分兑换操作 ： 会员中心 积分兑换 ， 如 下图 ：7.7. 积分返点操作 ： 会员中心 积分返点 ， 如下图 ：7.8. 协议单位设立操作 ： 会员中心 协议单位设立 ， 添加协议单位信息 ， 如下图 ：（图一）（ 图二 ）7.9. 销售员资料操作 ： 会员中心 销售员资料 ， 添加营销人员资料 ， 如下图 ：7.10. 会员卡相关查询操作 ： 直接点 查询相关资料。8. 库存管理8.1. 库存初始化操作 ： 库存管理 库存初始化 ， 清除库存系统中的一切信息 ， 方便酒店根据自己的需要建立数据 。8.2. . 供应商资料操作 ： 库存管理 供应商资料 ， 建立与酒店有关的供应商的 信息 ， 先建立供应商类别 ， 再建立供应商信息 ， 如下图 ：(图一)（图二）8.3.仓库资料操作：库存管理仓库资料，建立酒店相关存放商品的仓库信息，如下图：8.4. 部门资料操作: : 库存管理 部门资料 ， 建立酒店各部门的资料 ， 如下图 ：8.5. 入库单操作 ： 库存管理 入库单 ， 商品进入仓库进行些操作 。 如下图 ：8.6. 退货单操作 ： 库存管理 退货单 ， 酒店商品退给供应商时进行些操作 。 如下图 ：8.7. 领料单操作 ： 库存管理 领料单 ， 酒店各门部从仓库领出商品时进行此操作 ， 如下图： 8.8. 领料退货单操作 ： 库存管理 领料退货单 ， 酒店部门将商品退给仓库时进行此操作 ， 如下图 ：9 8.9 仓库调拨单操作 ： 库存管理 仓库调拨单 ， 酒店仓库之间商品流通时时行此操作 ， 如下图： 8.10. 库存管理相关查询 ：操作 ： 库存管理 ，查询仓库相关的信息。9. 查询中心操作 ： 查询中心 查询酒店相关的营业数据。10. 记录报表操作 ： 记录报表 查询相关的营业报表。11. 系统11.1. 修改单前用户名字和密码操作：系统 修改单前用户名字和密码 ， 如下图 ：2 11.2 常用 工具操作 ： 系统 常用工具 计算器 万年历 记事本 。 如下图 ：3 11.3 个性设立操作 ： 系统 个性设立 ， 如下图 ：4 11.4 锁定系统操作 ： 系统 锁定系统 ， 操作人员暂时离开时 ， 进行此操作 ， 恢复操作时需要输入密码 。5 11.5 切换用户操作 ： 系统 切换用户 ， 系统操作员更换时进行此操作 。 如下图 ：5 11.5 退出系统操作 ： 系统 退出系统 ， 结束软件使用时 ， 进行此操作 。