超市供应商管理办法.doc

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天天超市供应商管理

如何开发最适合综合超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个公司的重大战略任务。俗话说：“水能载舟，亦能覆舟”。超市好比是舟，而众多的供应商则是水。如果选择好的供应商，则他们可成为超市的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则超市的前途就不堪设想。
超市的供应商政策如下：

供应商政策
项 目

政 策 说 明

供货来源

本公司广求货源，供应商包括：提供农产品的农民、生产基地、制造商、代理商、总经销、及进出口商。避免向二级批发商、皮包公司及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。
供货家数

同价位没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌有较大的市场规模与季节性的需求。每一个门店总供货家数应限制家数。“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由。客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。供应商每月进货或销售金额不足1000者，应予淘汰。

选择要求

本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：
（1） 价格：愿意以本地最低供货价格供货给超市。
（2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信的行为。
（3） 质量：质量良好，能对其商品质量有所保证。
（4） 包装：其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客
群所需要的。
（5） 服务：能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。
（6） 批发：愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮
业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。
（7） 货源：财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。
（8） 远见：不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。
（9） 促销：愿意在促销活动给予大力支持。
（10） 赞助：愿意对各种赞助费用给予大力支持。
购 销

本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。
代 销

本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。
联 营

对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。

供应商管理的目的在于（1）培养有实力且愿与超市齐步成长的合作伙伴。（2）淘汰没有潜力或商业道德，且对超市无益的供应商。（3）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。（4）争取最好的商业交易条件。（5）将营业额与利润额最大化。
所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个重点，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、 “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受超市的目标顾客群所喜爱。
供应商管理可分为：（一）新供应商进场，（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。现分述如下：

一、 新供应商进场：
有些新供应商经营者经常抱怨说：“要见超市的采购不容易”。这句话说明了超市的部分采购人员较为牛气，喜欢或愿意与老供应商交往，把超市的进货大门关闭了，这是不对的。要知道超市的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上超市的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让超市错失了商机。同时，让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。
因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对超市有一些明显的好处：（1）对老供应商有压力，有竞争才有进步。他们会对超市提供更好的交易条件，以保住其生意；（2）新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进50家新供应商，就会为超市增加“50万元”的其他收入；（3）新供应商通常可弥补超市现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐全；（4）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。
公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：
1、 健全“新供应商进场程序”及制定“供应商手册”。
2、 在各门店公告栏里公示采购部的联系方式，让新供应商进入任何一家门店都能了解采购部的联系方式。
3、 同时“公告栏”上应说明可以在总部价购（例如：人民币10元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

4、 在总部采购部设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之内，会正式告知前来洽谈者超市采购部的决定。
5、 “公告栏”的信息举例：

新供应商朋友们：
（1） 假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。
（2） 你们可以经由采购部了解与超市交易的程序。
（3） 你们也可以向总部价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
（4） 在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给采购部的一周之内，采购部将正式通知是否需要进一步约定时间洽谈。
谢谢你们的合作，欢迎光临！
6、 “新供应商进场程序”见下。
7、 采购部收到 “供应商基本资料表”、 “供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购经理”。“采购经理”研究后，作批示，并交给相关的“采购主管”。“采购主管”做详细的调查与研究后，最后呈报“商品部经理”，由“商品部经理”作最后决定是否进一步洽商，并正式通知供应商有关超市采购部的决定。
8、若采购经理决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给商品部经理审批。
9、商品部经理对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商报价单” “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作应更慎重一点较好。商品部经理与财务主管确定收费细则，商品部经理有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由信息主管正式建档，并由采购主管下订单进货。

二、 旧供应商清场：
有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。这些都是应该“清场”的征兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则成为暗箱操作，这是采购工作的大忌！
为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与商品部经理同意下，正式办理“清场”手续。清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。

三、 旧供应商年度合同：
每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。
采购主管在谈判年度新合同时，最好能与采购经理或商品部经理或财务主管一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多能集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。

四、 旧供应商年度评估：
每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。
凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。
五、 年度供应商表彰大会：
每年底，公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。（2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。（3）展现超市的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。
“表彰大会”可以是有偿的（例如：由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。也可以仅有精神奖励（例如：奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：奖金或实物或提前付款等）。表彰的内容可以包括：“营业额增长率、毛利额增长率、毛利增长率、准时交货率、低或无退货、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。
更可以针对供应商的业务人员及超市的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：“奖状、奖牌、奖金、或旅游”等。在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会大。

附：

新供应商进场程序

供应商提出更好的
说明，请超市考虑
供应商决定是否向天天超市总经理提出申诉
向采购部了解
“新供应商进场程序”
向总部价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”
将“供应商基本资料表”、
“新供应商问卷调查表”“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片”
及“供应商报价单”
交给总部采购部
“采购部”于一周内正式答复
是否进一步洽谈
采购主管提出新供应商审批
申请书，最后由采购经理审批
新供应商向财务部缴交
“进场赞助费”
天天超市采购主管主动与
新供应商联系，并进一步洽谈
信息主管正式在电脑建
“供应商档、商品档及促销档”
是
是
否
否
否
是
采购主管正式下“初订单”
向天天超市总经理
提出申诉
停止与天天超市洽谈
天天超市总经理
约见供应商
天天超市总经理
指示是否继续洽谈
是
否
供应商决定是否提出与天天超市交易更好的
理由

天天超市
填 表 日 期

年 月 日

供应商基本资料表
（适合者打“√”）

供
应
商
名 称

销售部
电话

销售部
传真

销售部
地 址

邮 编

销售部
EMAIL

成立日期
年 月 日
资本额
万
员工
人

主要股东姓名
1．
2．
3．
4．
5．

职 称

主要客户名称
1．
2．
3．
4．
5．

供 应 商
综合状况
盈利状况
：
□是 □否 □不清楚； 比同业：□高 □相等 □低 □不清楚

资金状况
：
□充足 □刚好 □紧张 □不足 □不清楚

存货状况
：
□充足 □刚好 □紧张 □不足 □时多时少 □不清楚

销售状况
：
□良好 □一般 □较差 □很差 □不清楚

人员状况
：
□稳定 □流动率尚低 □流动率较高 □流动率很高 □不清楚

配送状况
：
□良好 □刚好 □紧张 □不足 □不清楚

供应商属性
□内资企业 □合资企业 □外资企业 □股份制 □国有企业 □集体企业 □私营企业 □上市公司
□制造商 □进口商 □经销商 □代理商 □一级批发商 □二级批发商 □其它：

目前主要 商品品牌
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7．
其 它
总计

商品品类

销售额占本市市场份额
%
%
%
%
%
%
%

年广告促销费（万）
万
万
万
万
万
万
万
万

主要销售渠道
经销商
代理商
批发商
零售商 直供
KAC（主要/重点客户）
其它：

其它：

总 计

销 售 占 比
％
％
％
％
％
％
％
100.0％

客 户 数
家
家
家
家
家
家
家
家

零售网点数
家
家
家
家
家
家
家
家

提供以下证件（有者请打“√”）：
1.□营业执照副本 7.□商标注册证（制造商适用）
2.□税务登记表（国税、地税） 8.□卫生许可证（食品制造商适用）
3.□生产许可证（制造商适用） 9.□安全认证（电工类商品适用）
4.□商检合格证 10.□代理授权书（代理商适用）
5.□进口商品检验合格证（进口商品适用） 11.□其他（1）
6.□商品检验报告 （2）

填表人姓名

销售部
负 责 人

公

章

职 称

职 称

联系电话

联系电话

手 机

手 机

日期：20 年 月 日
天天超市
供应商报价单
供应商
销 售
排 名
国际条码
品 名 及 规 格
销售
单位
商品陈列尺寸
长×宽×高
（公分）
每箱
件数
产 地
交货
天数
价格结构（人民币、含税）
目录
样品
零售
订价
二批商
进 价
一批商
进 价
连锁店
进 价
天天
进价
是
否
是
否
1

入

天
￥
￥
￥
￥
￥

2

入

天

3

入

天

4

入

天

5

入

天

6

入

天

7

入

天

8

入

天

9

入

天

10

入

天

11

入

天

12

入

天

13

入

天

14

入

天

15

入

天

注：
（1） 在报价之前，供应商应先完整填写“供应商基本资料表”。
（2） 请供应商务必按商品本身的“销售排名”顺序填写。如果栏位不够，请自行复印
“空白表格”，并更正“销售排名”顺序。
（3） 如以上报价不实，一经查证属实，天天将立即停止一切交易，并全数退货。
（4） “天天进价”系是“到岸价”，即供应商必需将商品按指定位置贴好“天天店内码”或
印上“国际条码”，整齐码放在“天天”指定的栈板及位置上，并当面点交给“天天收货部”。
供应商名称

地 址

电 话

公

章

传 真

报 价 人

职 务

天 天 超 市
新 供 应 商 问 卷 调 查 表

供应商名称

地址

感谢贵公司考虑与超市合作，共同拓展市场，双赢双利。请就近先考察超市的门店，并阅读“供应商手册”，然后回答以下问题，适合贵公司的意见者，请在“方格”内打“√”。

门店考察
门店：
考察次数
□ 没有 □一次 □两次
□ 三次以上
□
对门店的建议
□应降低价格
□应提升服务
□应改善布局
□应增加品种

□ 其他：
□
门店：
考察次数
□ 没有 □一次 □两次 □三次以上

对门店的建议
□应降低价格
□应提升服务
□应改善布局
□应增加品种

□其他：

供应商手册
□ 尚未阅读 □略为阅读 □详细阅读
□ 阅读一次 □阅读两次 □阅读三次以上
□
供 应 商
产品定位
□ 高档 □中高档 □中档 □中低档 □低档
□
□ 家庭用 □专业用
□所有年龄 □特定年龄

□ 所有性别 □特定性别
□所有文化水平 □特定文化水平

□ 所有职业 □特定职业
□所有商圈 □特定商圈

供应商能力
是否能协助超市降低采购成本
□能 □不能 □不确定

是否能协助超市降低营运成本
□能 □不能 □不确定

是否能协助超市增加销售份额
□能 □不能 □不确定

供应商对
超市的认识
全市连锁
□是 □否 □不清楚，目前门店数： 家店， 个城市

天天低价
□是 □否 □不清楚，比市价便宜： ～ ％

品种齐全度
□5,000个以下 □5,000～10,000个 □10,000个以上

来客数
比本市同类超市：□多 □相同 □少 □不清楚

客单价
比本市同类超市：□多 □相同 □少 □不清楚

销售额
比本市同类超市：□多 □相同 □少 □不清楚

超市的熟人
姓名

职务

关系
□朋友 □同学 □别人介绍

姓名

职务

关系
□朋友 □同学 □别人介绍

姓名

职务

关系
□朋友 □同学 □别人介绍

可以打听
供应商的人
公司

姓名

电话

公司

姓名

电话

公司

姓名

电话

对超市的
综合建议
⒈

⒉

⒊

供应商业务
负责人

职 务

日 期
年 月 日

天 天 超 市
新 供 应 商 产 品 问 卷 调 查 表

（适合者打“√”，请按一个品牌填写一张）

供应商名称

地址

电话

品 牌 及
品类名称

货源
□ 自制 □进口 □代理 □购销
□ 代销 □联营 □其他：
□
供应商
产品定位
年龄
□ 所有年龄层
□0～5岁
□5～12岁

□ 13～19岁
□20～50岁
□50岁以上

姓别
□男女都适用
□男性适用
□女性适用

职业
□ 农民
□国企职工
□事业单位职工

□ 私企职工
□集体职工
□外企职工
□个体

家庭人数
□所有家庭
□1～3人/户
□4～6人/户
□7人/户以上

家庭月收入
□ 0～500元
□500～1,000元
□1,000～2,000元

□ 2000～5000元
□ 5,000元以上

商圈
（距超市门店）
□ 0～500米
□500～1,000米
□1～3公里

□ 3～5公里
□5～10公里以上
□10公里以上

产品生命周期
□萌芽期
□成长期
□成熟期
□饱和期
□衰退期

产品质量
□高档
□中高档
□中档
□中低档
□低档

产品责任险
□没有投保 □有投保，保险公司： ，保额：￥ /事故

质量管理
□ISO 认证 □其他方式（简述）：

产品包装
□说明清楚适合自选式销售
□说明不清楚须有促销员解说
□无任何文字说明

□ 有打洞适合吊挂式陈列
□塑料或彩盒包装适合叠放式陈列

□ 纸箱包装
□ 其它包装：
□
国际条码
□有 □无 □正申请中，预计 个月落实

主要直接
竞争对手
第一家
牌，其档次为：□高档 □中档 □低档

第二家
牌，其档次为：□高档 □中档 □低档

第三家
牌，其档次为：□高档 □中档 □低档

与主要直接竞争
对手的价格对比
第一家
□我公司价格较低 □我公司价格相同 □我公司价格较低

第二家
□我公司价格较低 □我公司价格相同 □我公司价格较低

第三家
□我公司价格较低 □我公司价格相同 □我公司价格较低

与主要竞争
对手的质量对比
第一家
□我公司质量较高 □我公司质量相同 □我公司质量较低

第二家
□我公司质量较高 □我公司质量相同 □我公司质量较低

第三家
□我公司质量较高 □我公司质量相同 □我公司质量较低

与超市现有商 品 的 对 比
品 牌
价 格
质 量
服务（售前与售后）

⒈
□ 较好□相同□较差
□ 较好□相同□较差
□ 较好 □相同 □较差
□
⒉
□ 较好□相同□较差
□ 较好□相同□较差
□ 较好 □相同 □较差
□
⒊
□ 较好□相同□较差
□ 较好□相同□较差
□ 较好 □相同 □较差
□
供应商业务部
负责人

职务

日期
年 月 日

※供应商填写不实，超市有权停止合作。

供应商编号
供 应 商 名 称
天天超市
新供应商进场审批申请书

生
鲜
□蔬果组 □肉品组 □水产组
食
品
□酒饮组 □休闲食品组
百
货
□精品组 □文教组 □文体组 □家居组 □鞋帽组
□面包熟食组 □日配组
□粮油组 □冲调组 □日化组
□小家电组 □DIY组 □妇婴组 □家纺组 □服饰组
评 估 项 目
采购主管评估（打“√”）
采购经理评估（打“√”）
商品经理评估（打“√”）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
（1） 价格：愿以最低价格供货

（2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信行为

（3） 质量：质量有保障

（4） 包装：商品及包装符合顾客需要

（5） 服务：能配合超市的营采作业及售后服务

（6） 批发：愿意经由超市批发给专业客层

（7） 货源：财务及管理完善，货源可靠

（8） 远见：不贪近利，愿与超市齐步成长

（9） 促销：促销支持力度

（10） 赞助：赞助金支持力度

总 分
分
分
分
预估每月销售额及毛利率
￥ 万 ％
￥ 万 ％
￥ 万 ％
是否有特殊关系
□是: □否
□是: □否
□是: □否
综合评估
（针对优缺点）

同意进场与否
□同意 □不同意
□同意 □不同意
□同意 □不同意
签 字
（采购主管）
（采购经理）
（商品经理）
日 期
20 年 月 日
20 年 月 日
20 年 月 日
附件： 1、供应商基本资料表。 2、供应商报价单。 3、目录、照片、或样品。 4、进场赞助同意书。
供 应 商 名 称
供应商编号
天天超市
旧供应商清场审批申请书

生
鲜
□蔬果组 □肉品组 □水产组
食
品
□酒饮组 □休闲食品组
百
货
□精品组 □文教组 □文体组 □家居组 □大家电组
□面包熟食组 □日配组
□粮油组 □冲调组 □日化组
□小家电组 □DIY组 □妇婴组 □家纺组 □服饰组
评 估 项 目
采购主管评估（打“√”）
采购经理评估（打“√”）
商品经理评估（打“√”）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
（1） 价格：愿以最低价格供货

（2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信行为

（3） 质量：质量有保障

（4） 包装：商品及包装符合顾客需要

（5） 服务：能配合超市的营采作业及售后服务

（6） 批发：愿意经由超市批发给专业客层

（7） 货源：财务及管理完善，货源可靠

（8） 远见：不贪近利，愿与超市齐步成长

（9） 促销：促销支持力度

（10） 赞助：赞助金支持力度

总 分
分
分
分
平均每月销售额及毛利率
￥ 万 ％
￥ 万 ％
￥ 万 ％
综合评估
（针对优缺点）

同意清场与否
□同意 □不同意
□同意 □不同意
□同意 □不同意
签 字
（采购主管）
（采购经理）
（商品经理）
日 期
20 年 月 日
20 年 月 日
20 年 月 日

供 应 商 名 称
供应商编号
天天超市
供应商年度评估表

生
鲜
□蔬果组 □肉品组 □水产组
食
品
□酒饮组 □休闲食品组
百
货
□精品组 □文教组 □文体组 □家居组 □大家电组
□面包熟食组 □日配组
□粮油组 □冲调组 □日化组
□小家电组 □DIY组 □妇婴组 □家纺组 □服饰组
评 估 项 目
采购主管评估（打“√”）
采购经理评估（打“√”）
商品经理评估（打“√”）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
好
（10分）
一般
（7分）
差
（5分）
（1） 价格：愿以最低价格供货

（2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信行为

（3） 质量：质量有保障

（4） 包装：商品及包装符合顾客需要

（5） 服务：能配合超市的营采作业及售后服务

（6） 批发：愿意经由超市批发给专业客层

（7） 货源：财务及管理完善，货源可靠

（8） 远见：不贪近利，愿与超市齐步成长

（9） 促销：促销支持力度

（10） 赞助：赞助金支持力度

总 分
分
分
分
年度总销售额及毛利率
￥ 万 ％
￥ 万 ％
￥ 万 ％
综合评估
（针对优缺点）

同意往来与否
□同意 □不同意
□同意 □不同意
□同意 □不同意
签 字
（采购主管）
（采购经理）
（商品经理）
日 期
20 年 月 日
20 年 月 日
20 年 月 日
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